用友项目实施(七):简约原则设置会计科目
项目实施（七）：简约原则设置会计科目
作者：倪晓红出处：IT专家网2009-05-31 09:04财务软件往往会提供一套会计科目的模板，但它是把企业会计制度中定义的所有会计科目都放进去了，企业最后实际需要用到的大概只有10%左右。
连载目录：
项目实施（一）：初始部署与导入“期初数据” 项目实施（二）：细节出发做好财务软件初始化工作
项目实施（三）：财务系统初始化之账套问题 项目实施（四）：财务系统权限设计中的两条捷径
项目实施（五）：选择合适的总帐实现模式 项目实施（六）：善用分类管理 便于统计分析
【IT专家网独家】中小企业在财务软件实施的过程中，难以避免的一个步骤就是需要设置会计科目。像用友、神州数据易飞财务管理模块等等，其本身就提供了一套会计科目的模板。不过这套模板中是把企业会计制度中定义的所有会计科目都放进去了。但是企业最后实际需要用到的大概只有10%左右的科目。为此系统管理人员要跟财务负责人一起，根据企业的需要对会计科目进行自定义的设置。这是财务软件实施顾问在整理会计科目的时候对王晓说的一番话。
还好王晓是信息化管理专业毕业。在学校中也学过一年的会计知识。所以对会计科目还有一点印象。但是对于在系统中根据企业实际情况优化会计科目这一点上，还有不少的距离。那么该如何帮助企业财务经理一同做好这个会计科目的优化设置呢?实施顾问对王晓的建议是以简约为原则，具体做好如下几方面的优化工作。
一、 合理设置受控会计科目
会计科目数以千计，即使剔除了那些企业不用的会计科目，仍然会有很多种。为此企业在选择的时候，就会很麻烦。其实系统管理员在这方面可以进行适当的控制。如某些会计科目只有在特定的子系统中使用，而在其他子系统中不能够使用。如应收帐款这个会计科目，只有在应收子系统中用得到。而在其他系统中无法用到。为此如果在总帐系统中显示这个应收帐款会计科目的话，不仅会给用户选择上带来麻烦，而且万一用户不小心选择这个应收帐款会计科目，后续调整会更加的麻烦。这些只有在特定系统中使用的会计科目在财务管理软件中就叫做受控制的会计科目。不同的企业这个受控制的会计科目有所不同，王晓要提醒财务经理，根据自己企业的实际情况来设置这个受控会计科目。
在用友财务管理软件中就有这方面的设置。如在每个会计科目设置页签中，都有一个“受控系统”选项。系统管理员可以在这里输入“受控系统”，如在应收帐款会计科目中输入应收子系统。那么只有在应收子系统相关的单据中可以带出并使用这个会计科目。而在其他的系统的会计凭证中则无法适用这个会计科目。为此如果王晓跟财务经理能够花点心思，最大限度的最好这个受控会计科目的管理与设置工作，那么在子系统上可以使用的会计科目就会很少(都是一些可以使用的会计科目)。这对于后续凭证的制作会提供很大的方便。
二、 不用的会计科目及时作废
企业由于业务的调整，所需要的会计科目也会有相应的调整。如企业可能在某个时期除了会做好主营业务之外，还会进行一些投资等等。此时就需要设置一些跟投资相关的会计科目来核算这些非主营业务。不过过了一段时间，企业可能会发现自己并不擅长这方面的业务，为此又会把投资出去的钱收回来，老老实实的作好自己的本职业务。此时这些跟投资有关的会计科目该如何处理呢?
首先，实施顾问是禁止删除的。因为这些会计科目已经发生了经济业务，虽然以后不用了，但是在系统中仍然禁止删除的。这主要是为了后续查询的需要。像用友、神州数码等财务管理软件，都有这方面的限制。只要会计科目发生过交易，那么都不能够删除。在系统中实现这个强制限制，是非常有必要的。
其次，既然不能够删除的话，那么就需要采用其他的措施。因为如果随他放在那边的话，那么除了干扰用户的操作，没有其他任何的用途。为了解决这些以后不用的会计科目，在用友财务管理软件中采用了“封存”的处理方式。即如果企业用户觉得某个会计科目以后不用了，那么首先确定这个会计科目没有余额了。然后找到这个会计科目，在其设置页签上，会有一个“封存”选项。在这个会计科目没有余额的情况下，可以选中这个选项。在系统中被封存的会计科目在制作凭证等相关单据时就无法使用了(根本不会显示)。不过如果是生成报表的话，只要前提业务用到过这个会计科目，那么仍然会正常显示。
所以，对于一些以后很可能不用的会计科目，王晓要提醒财务经理，及早把这个会计科目“封存”掉，免得再单据制作时看的碍眼。不过需要注意的是，在将会计科目封存时，一定要注意先要把这个会计科目的余额调整为0。否则的话，无法把这个会计科目设置为“封存”。在Compiere系统中也有财务管理模块。在这个系统中，如果某个会计科目不用的话，那么可以把其设置为“不活跃”。其实只是名字不一样而已，后台的控制都是类似的。
三、 查询关键字
在会计凭证制作时，当可选的会计科目比较多时，如果通过下拉列表来选择的话，工作效率会比较低。此时财务用户可以通过查询关键字来提高工作效率。如应收帐款，用户可以为其定义一个关键字YSZK。那么在制作凭证的时候，只需要输入YSZK，系统就会跳出应收帐款这个会计科目，而不需要再去通过下拉列表进行选择。由于在财务管理中，各个员工是分工协作的。每个财务人员所接触到的会计科目可能并不是很多，为此要记住每个会计科目对应的查询关键字并不是很困难。但是这却可以大幅度的提高他们制作会计凭证的速度。有时候，一个经验老到的业务员10秒钟就可以制作一张凭证，这就是依靠这个查询关键字的帮助。而一些新收则需要通过下拉列表来选择会计科目，为此他们可能需要2分钟才能够完成一张。所以通过合理设置这个查询关键字可以提高会计科目选择的速度与准确率。
大部分财务管理软件中都提供了类似的功能。如在用友财务管理软件中，会计科目设置时就可以设置一个“助记码”，就可以起到类似的作用。通常情况下，这个助记码就是各个会计科目中各个汉字拼音的头一个字母组成的。不过每个财务人员都有自己的工作习惯。特别是当财务人员调动的时候，新来的财务人员以前也可能用过财务管理软件，有自己的一套助记码。此时王晓就需要知道，是在会计科目的设置页签中对其进行定义与调整。
另外需要注意的是，除了会计科目助记码码之外，还有一个会计科目编码也唯一的标识了某个会计科目。这个会计科目编码最好采用全国通用的纯数字编码。往往随系统提供的会计科目模板中已经定义好了这个代码。虽然后续企业用户可以进行自行调整。但是最好不要在这里调整。如果真的要定义自己熟悉的别名的话，那么通过助记码来管理是最好的选择。如果一些老的财务人员可能对会计科目非常的熟悉。虽然纯数字的代码很难记忆，但是他们仍然可以在需要用到科目的时候准确无误的说出相关的代码。其实这个数字代码也是有一定规律，是根据类别来进行编码的。所以熟能生巧，一些老到的财务人员不需要助记码的帮助，在需要某个会计科目时能够马上想到其对应的编码。此时王晓可以把助记码跟会计编码同步，以帮助财务人员根据会计科目的编码来迅速定位所需要的会计科目。