浅析商务英语信函写作
一
语 言 研 究
浅析 商务英语信 函写作
宋丹 阳 内蒙古大学外 国语 学院
摘 要 :商 务英语 信 函在 国 际贸 易 中一 直有 着举 足 轻重 的地位 ,特别 是 中国加入 WT O 以后 ,商务 英语 信 函在对 外 贸易 中 的作用 也越 来 越 明显 。现 在 ,在许 多大 学 的英语 专 业新 开 设 了经 贸英 语这 一 专 业课 , 系统教 授 学 生商务 英语 信 函写作 ,由此可见商务英语信 函的重要性。本文浅析 了商务英语信 函写作的特征、原则和技巧,使英语学习者更加 了 解 商务英 语信 函写作 。 关键词 :商务英语信函;写作特征;写作原则 ;写作技巧
商 务 英语 是 一 种 有 专业 用 途 的 英 然 后 用 简 单平 实 的 语 言 、结 构 清 晰 的 商 务英 语 信 函 写作 的一 大 特 点就 语 ,虽 然 本 质 仍是 英 语 ,但 是 却 具 有 句子 和段落 表达 。 是属 于 的使 用 。为 了避 免造 成 损 失 , 特 殊 的语 言 现 象和 表 现 内容 。商 务 英 3 、完 整原则 要熟 练 地 掌握 并在 信 函 中正 确 地使 用 语信 函是 商务 英语 中很 重要 的 一部 分 , 完 整 原 则就 是 商 务 英 语 信 函 中包 相 应 的专业 术语 。例 如:l e t t e r o f c r e d i t 。 因 为一 项 交 易 过程 中的 大量 书面 工 作 括 对 方要 求 的 或 者 你希 望 对 方 产 生某 L / C , C I EF O B等 等 。 都 要落 实 在 商 务 英 语信 函上 。 由此 , 种反 应的一 切事实和 细节 。所 以 ,当商 3 、变换句 子长度 商务英语 信函是 交易成 功的必要 保证 。 务英 语信 函中包 含所 有 的必要 信 息时 , 长句 含 有 大 量 的信 息 容 易 使所 要 商务英语信函的写作特征 它 就 是一 封 完 整 的 信 函 。将 信 函 中所 表达 的意 图变得模 糊,而短句 则表 意 明 例 举 的各 点详 细 阐述 和 回答 对 方 问到 确 , 易 于理 解 。但 是 如 果 一 封 信 函 中 1 、词汇 专业化 商务 英 语 信 函 通 常选 用 表 达 相 同 的所有 问题 可是帮助 实现完 整原则 。 都是短句 , 又会让信 函变得无 聊 。 所 以, 或 者 相 近 含 义 的书 面 用语 而 非 口语化 4 、具体 原则 在 商务英语 信函 中要长短句 结合使用 。 词汇 。在 一项贸 易进 行 的全 过程 中,不 具 体 就 是 明确 的、 确切 的而 不 是 4 、规划段落 长度 论是询盘 、发盘 、 还盘还 是接受 、 拒绝 , 模 糊 的、 总 括 的。 特 别 是 当对 方 要 求 前面 提 到 了句 子 的长 度 问题 ,实 多数用词基 本使 用商务英
语 专用 词汇 。 具体 的 回复 时 ,具 体 原 则 的 重要 性 就 际上 段 落 的长 度 也 需 注 意。 信 函 的起 尤为突 出。 2 、内容清 晰化 始 段 落和 结束 段 落 最好 不 要 超过 三 到 商务 英 语 信 函 的 一大 忌 讳 就 是有 例 如 :We h o p e t h e g o o d s wi l l b e 四行 。主 体 段 落 最 多不 能超 过 八 行 。 e l i v e r e d a s s o o n a s p os s i bl e . 太 多 的铺 垫或 者繁 琐 的客套 话委 婉语 , d 如 果 主 体 段落 过 长 ,就 会 使信 函结 构 We h o p et h e go o d swi l l b e d e l i v e r e d 松散 ,让读者很 难抓住 关键点 ;反 之 , 将 所 要 表 达 的 意思 写 得 含糊 不 清 ,让 人 无 法 作 出明 确 的 判断 。所 以, 商务 b e f o r eOc t o b e r 9. 会 给 读 者 留下 观 点 没有 被 充 分 证 明 的 英 语 信 函 使 用 一些 表 意 确切 的表 达 , 上例 中,后者表 达 的时间更具 体 , 印象 。 5 、多用主动语 态 语 言精 练 、 内容 简 明、开 门见 山,直 符合具体 原则 。 击 主题 5 、礼貌 原则 总 的来 说 ,与 被 动 语 态 相 对 比 , 3 、语言规 范化 礼貌原 则不仅仅 指使用 “ p l e a s e ”、 主 动 语 态 的句 子 更 简 洁有 力 。主 动 语 商务 英 语 信 函语 言 的规 范化 随着 “ ha t n k y o u ”此 类词 ,而是通 过使 用得 态 的 表达 更 容 易 让读 者 抓 住动 作 的 主 对 外贸易 的频繁而不 断得到 改善 ,不地 体 的语 气 和礼 貌 的表 达 来 显示 真 实 坦 体 , 明 白是 谁 在做 什 么 事 。一 般 被 动 道 的表 达 也正被 规 范 的表 达逐 步 替代 。 诚 的态 度 。及 时 的 回 复 是表 达 礼 貌 最 语 态 用来 陈 述 一 些厌 烦 的或 者 未被 适 另 外,因为信 函中透露 出的尊重对 方 、 简单 的途 径 。另 外 ,不 在 信 函 中表 现 当执 行的事情 友 善 合 作 、寻 求共 同利 益 的 态度 为 一 出生 气 、质 疑 、 责备 的情 绪 也 是 很 重 商 务 英语 信 函是 贸 易双 方 进 行 书 项 交 易 的 成功 创 造 了 良好 的氛 围 ,所 要 的 。 面 沟 通 的 重要 手 段 。我 们在 写 此 类 信 以商务英语 信函 的语 气也被 重视起来 。 例 如:W e a r e s o r r y y o u h a v e m i s u n d  ̄ - 函 时 ,一 定 要 牢 牢把 握 其 特 征 ,严 格 t o
o dU S . 遵 循 其 写作 原 则 ,合 理 有 效使 用 其 写 二 、商务英语信函的写作原则 s We a l e s o r r yWed i dn o t ma k eo u r s e l v e s 作 技 巧, 从而 达 到 写 出有 效 的商 务 英 1 、简洁 原则 n d e l  ̄ t o o dc l e a r l y . 简 洁 原 则 就是 用 尽 可 能 少 的词 传 u 语信 函的 目的。 上 例 中,后 者 既表 达 出 了误 解 这 递 出 要表 达 的含 义 。一 封 简 洁 的商 务 参考文献 : 英 语信 函节 省 了寄信 人 和 收信 人 双 方 事 实 ,但 又 毫 无 责 备 之 意, 这 样 的 【 1 】 蔡芳. 浅谈 商务 英语信 函写作 田 . 湖南冶 金职 业技 术 学院学报 ,2 0 0 6 . 3 的 时 间 和 精 力 。例 如 :表 达 “ 现在” 表达 更可取 。 这一含 义时 ,可 以使用 “ n o w”或者 “ a t 团 张迪 ,张爱华 . 实用英语教你 三 、商务英语信函的写作技巧 写 商务信 函 Ⅱ ] . 北 京 :北京航 空航天 大 t h e p e r s e n t 师e ”,在 商 务 英 语 信 函 写 1 、合 理选择 用词 作 中, 我们 青睐 于前者 , 因为其更 简洁 。 商 务 英 语 信 函 用 词 的 总 体 原 则 学 出版 社 ,2 0 0 3 . 1 2 2 、清 晰原则 就 是:多 用 简单 的、常 见 的 单词, [ 3 ] 周桂英,张冬梅,李瑞 . 商务英 清 晰 原则 就 是 你 的表 意 可 以被 读 少 用 冗 长 的、 不 常 用 的 单 词 。 以 方 语信 函的写作原 则 与技 巧 . 郑 州轻工 业 者清楚地 领会而 不产生 误解 。可 以说 , 便 读 者快 速 顺 畅 的 理解 表 达 的意 思 。 学 院学报 ( 社会 科 学报 ) ,2 0 0 3 . 4 清 晰 原则 是 商 务英 语 信 函 写作 原 则 中 例 如 : 用 “ n e v e r ” 代 替 “ u n d r e n O 作者简介:宋 丹阳( 1 9 9 3 . 5 一 ), 女, 最重 要 的原 则 ,因 为信 函 的有 效 性 依 c i r c u ms t a n c e s ” 来表 达 “ 决不 ”的含义 。 内蒙 古 自治 区呼伦 贝 尔人 , 内蒙 古 大 赖 于此 。写信 前 明确 想要表达 的 内容 , 学 ,英语 专业 。 2 、注 意专业术 语
一
、
一
北方文 学杂志欢 迎投 稿 : h t t p : / / ww w. b f wx
・l 4 9・