工程监理资料归档规定
工程监理资料归档规定
1、编制目的 编制目的 建设项目档案管理是工程管理的重要内容。 将工程监理过程中所形成的文件 (含电子文 件)按照有关规定及要求,进行规范化、标准化管理,并实现计算机存储检索、网络运行之 功能,更好地为电力工程监理和各项工作服务,特制定本规定。 2、编制依据 2.1 GB/T11822 2.2 GB50319 2.3 GB/T50328 2.4 DA/T28 2.5 GB/T18894 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 《建设工程监理规范》 《建设工程文件归档整理规范》 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 《电子文件归档与管理规范》
3、适用范围及说明 本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV 以上输变电工程、房屋建筑及市政 建设工程所形成的监理资料的整理及归档。 本规定只对公司工程监理档案(第 6 大类)资料的整理和归档进行了规定,不适用于其 他类别资料的整理和归档。 4、职责 4.1 经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。 4.2 各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。 4.3 质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。 5、工程监理资料整理、归档要求 工程监理资料整理、 5.1 总体要求 5.1.1 部门负责人(总监)应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交 工作,工程监理档案应在工程达标验收后 1 个月内向公司质量安全部全部移交。 5.1.2 档案移交时同步移交纸质的 《监理归档文件总目录》 (20806-N01) 一份、 卷内目录 (附 录 B)2 份(一份在卷内、一份在总目录后)放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码, 并将页码标注在总目录的备注栏内。 5.1.3 所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件,具体移交范围按《工程 监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录 A)执行。 纸制文字性归档文件的质量要求 5.2 纸制文字性归档文件的质量要求 5.2.1 归档的工程监理文件应为原件。 5.2.2 监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。 5.2.3 工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
5.2.4 工程文件载体应采用耐久性强的书写材料,如:碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪 色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5.2.5 归档文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 5.2.6 文字材料幅面尺寸规格宜为 A4(297mm×210mm) 。 5.2.7 文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 5.3 电子档案的归档要求 电子档案的归档要求 档案 5.3.1 电子档案的
归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘,刻录、移 交均为一式两份,以确保数据安全。 5.3.2 电子档案归档范围包括: a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》 (电子版)《归档资料电子版目录》 、 ,格式要 求为 EXECL 格式; 归档资料电子版目录(EXECL 格式)格式如下: 归档资料电子版目录(EXECL 格式) 归档资料电子版目录( 卷内目录 柜号 档号 序号 责任者 案卷(文件)题名
025-650-001
1
XXX
XXXXXX
注:除“柜号”项不填外,其他项目由监理部填写完整。 b)监理策划文件,包括:监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件; c)监理报告及记录文件,包括:工程质量评估报告、监理工作总结,专业、阶段、专题 性报告,监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料; d)工程影像资料文件。归档要求见 5.4。 e)纸质档案电子扫描件。归档要求见 5.5。 5.3.3 电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录 A) 制定,并按以下要求进行组卷: 5.3.3.1 电子文件档案按一级目录(类目名称)进行组卷,档号省略三级分类号。如“025 号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001” ,档号标记在光盘包装盒上。 5.3.3.2 光盘内档案资料逐级建立文件夹,一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案 的组卷、分类及保管期限一览表》 (附录 A)中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档 范围名称”组成,例如“025 号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监 理策划文件” 。若同类文件占用空间过大,需存储在不同光盘上的,可将该类文件分若干文 件夹存储,文件夹名按先后顺序编制流水号,例如“025 号”项目“纸质档案电子扫描件” 分为若干文件夹存储在不同光盘上,各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件(1)、 ”
“025-纸质档案电子扫描件(2) ”等。 二级文件夹建立规则为: a)“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。 b)“监理策划文件”“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归 、 档资料卷册建立,每一卷建立一个文件夹,文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名” 。 c) “工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。 d) “纸质档案电子扫描件” 文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。例如 “025 号”项目“汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为“025-633” 。 5.3.3.3 光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录,一级文件夹内应附该文件夹内
电子 版目录(列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可,要求为 EXECL 格式) 。 5.3.3.4 归档时应随光盘同时移交 6.4.3.3 条所列两级目录的纸质文件。 以 025 号项目为例,一、二级文件夹设置示例如下: 号项目为例, 二级文件夹设置示例如下: 文件夹设置示例如下
工程影像资料的归档要求 5.4 工程影像资料的归档要求 5.4.1 工程监理影像资料归档范围包括视屏资料、音频资料、数码照片资料,文件类型要求 为电子文件,储存载体统一要求为光盘。 5.4.2 内容要求: a)能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容; b)重大会议(有会议标题)的场景; c)全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况; d)隐蔽工程验收时的质量状况 (照片内要显示用黑板标注出的验收部位、 内容和时间) ; e)反映现场发生的有关工程质量、安全文明施工的问题及经整改后的情况; f)反映现场发生的重大事件、重大质量(安全)事故、重大自然灾害及其它异常情况和 现象(时间、场所、人物、多视角观察记录) ;
g)反映工程阶段性重大形象及总体形象。 5.4.3 影像资料应图像清晰, 按专题内容进行分类, 逐级建立文件夹, 按形成时间进行排序, 并统一编制影像资料目录和编号(目录与照片编号对应) 。 5.4.4 归档的影像资料文件题名为文件标题的全称或进行编号 (照片编号与目录编号对应) 。 5.4.5 归档的影像资料应附文字说明,注明文件所反应的主要内容、地点、人物、背景等简 要说明。 5.5 纸质文件电子扫描件归档要求 纸质文件电子扫描件归 5.5.1 电子扫描件归档范围按 《工程监理资料档案的组卷、 分类及保管期限一览表》 (附录 A) 执行。 5.5.2 电子扫描件按对应纸质档案卷册形成,每一卷形成一个扫描文件,文件名称为对应纸 质档案档案号。案卷文件过多无法扫描形成一个扫描文件的,可分开扫描,文件名依次为 025-60-001(1) ,025-60-001(2) 。 5.5.3 扫描形成的文件按 6.3.3.2 所要求的二级文件夹进行分类,分别放入相应文件夹内。 6、立卷的原则 6.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利 用。 6.2 一个监理工程由多个单位工程组成时, 监理归档文件应分专业并按单位工程及所含的分 部、分项工程组卷。 6.3 案卷不宜过厚,一般不超过 50mm。 6.4 案卷内不应有重份文件;不同载体的文件应分别组卷。 7、卷内文件的排列顺序原则 7.1 按问题的重要程度:重要问题在前,次要问题在后; 7.2 按文件形成时间的先后顺序; 7.3 按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与
附件不能分开,并按正件在前、 附件在后;转发在前、原件在后;批复在前、请示在后;结论在前、依据在后;文字在前、 图样在后;译文在前、原文在后的顺序。 8、案卷的编目 8.1 编制卷内文件页码的原则 a)卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。 b)有多份文件装订成一册的,要重新连续编号码,且卷内目录中在“页次”栏应标出每 份文件的起始页号,最后一份文件填写起止页号。 c)页号编写位置:单面书写的文件标在文件的右下角;双面书写的文件,标在正面在右 下角,背面在左下角。 d)印刷成册的文件资料自成一卷的,卷内目录只列文件名称、文件号、页次等,且文件
不再重新编写页码。 e)卷内每份文件材料已编写页号的, 可不再重新编写连续页号, 只在卷内目录中列出各 文件材料的件号, 且不用填写页号, 但在最后一份文件的 “页次” 栏要填写本案卷的总页数。 f)内容较少的同类资料按一级目录(类目名称)进行组卷,档号将省略三级分类号。如 将 025 号项目的 60 类资料组成一卷,该卷档号应为 025-60-001。而卷内目录则应列二级目 录(归档范围名称) 。 g)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号,也不进行装订。 8.2 卷内目录编制规定 a)卷内目录表式见附表 B。卷内目录应注明该卷档号,卷内留一份、总目录后防一份, 另制成电子版的卷内目录交公司质量安全部。 b)档号章:一卷分几册装订或不装订的案卷,在每册(或每份)文件资料的右上角加盖 档号章(到质量安全部领取) ,档号的内容为项目代号─案卷分类号─案卷流水号;序号按 卷内目录文件的顺序号,用钢笔填写。 如:档号为 025-650-001 卷中的第 3 件资料,其档号章及序号应标注为: 档 号 025-650-001 序 3 号
c)责任者:填写文件的直接形成的部门或主要责任者。有多个责任者时,选择两个主要 责任者,其余用“等”代替。 d)文件编号:填写工程文件原有的文号(无原有的文号的可不填写) 。 e)文件题名:填写文件标题的全称,对无标题的文件,整理归档人员可根据文件内容拟 定关键词命名。 f)日期:填写文件形成的日期,格式统一为:XXXX.XX.XX(如 2002.01.03) 。 g)页次的填写:执行 9.1 有关要求。 h)卷内目录排列在卷内文件首页之前(不装订) 。 8.3 卷内备考表的编制规定: a)卷内备考表的式样见附表 C。 b)卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数) ,以及立卷单位 对案卷情况的说明。 c)立卷人:由组卷人签字或盖手章;审核人:由总监或总监代表签字或盖手章。 d)卷内备考表排列在卷
内文件的尾页之后(不装订) 。 8.4 案卷封面的编制规定: a)案卷封面采用内封面形式,其式样见附表 D。 b)案卷封面的内容包括:档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。 c)档号应由项目代号、分类号和案卷号组成。
d)案卷题名应简明、 准确地揭示卷内文件的内容。 案卷题名应包括工程名称、 专业名称、 卷内文件的内容。 e)编制单位应填写案卷内文件的形成单位(项目监理机构)或主要责任者。 F)起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早至最晚日期。 g)保管期限分为永久、 长期、 短期三种期限。 各类文件的保管期限详见本办法的附表 C。 永久:是指永久保存; 长期:是指档案文件的保存期限等于该工程的使用寿命。 短期:是指档案文件保存 5—15 年 同一卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限从长。 h)密级分为绝密、机密、秘密三种。我公司的监理归档文件均为秘密级。 8.5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面均采用 70g 以上白色书定纸制作,幅面统一采用 A4 幅面。 9、案卷的装订 9.1 各项目监理机构在整理归档文件装订时,必须首先剔除金属物,然后采用线绳三孔左侧 装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用;不含金属物且装订成册的文件资料,可保持原样 不再重新装订。 9.2 已装订成册的文件资料与其它散装文件资料组成一卷的,应排在卷内文件资料的最后, 将其作为一份文件填写入卷内目录, 不必重新编写页号, 在卷内目录备注及卷内文件备考表 中,注明总页数。 10、案卷装具、 10、案卷装具、脊背要求 10.1 案卷装具采用卷盒, 且卷盒的外表尺寸为 310mm×220mm、 厚度分别为 20、 40、 30、 50mm, 卷盒采用无酸纸制作。 10.2 案卷脊背的内容包括档号、案卷题名、保管期限等。见附表 E。 11、 11、档号的编制 11.1 归档资料的档号由监理项目代号、分类号、案卷流水号等三个主要部份组成。 □□□ — □ □ □ — □□□
案卷流水号(001—999)
三级分类号(0—9)
二级分类号(0—9)
一级分类号(0—9)
项目代号 (001—999)
11.2 工程监理文件档案的组卷、分类号及保管期限:见附表 C 11.3 举例说明 0 0 1 — 6 2 9 — 005
第 5 卷(XXX 监理日志)
监理日志
邯峰工程
附录 A 工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表
类目名 称 (一级 目录) 目录) 原件( 原件(纸质 扫 档案) 档案) 描 是 件 否 保存 归 归 期限 档 档 √ 20 年 电 子 文 件 归 档
分类 号
归
档 范 围 名 ( 二 级 目 录 )
称
备注
60
合同资 监理委托合同 料 施工阶段监理资料
61
611
设计交底与图纸会审会议纪要、记录
√ 工程变更单、设计变更、变更设计、 工程洽商报审表 √ (含材料变更、检验项目让步申请) 分包单位资格报审表 (含供货商) 试 、 验室资格报审表、 施工承包单位质量、 √ 技术、 安全体系报审表/监理考察评价 报告 施工组织总设计,各标段、各专业施 √ 工组织设计 安全作业指导书审查计划记录表/措 √ 施(方案)报审表 专项作业指导书(方案) √
5年
√
卷内文件应保留会议签到和会签页,分专 业按时间前后顺序组卷。
612
10 年
√
分专业按时间顺序组卷。
613
5年
√
被审查单位的资质证书、责任制等文件不 归档。
614
5年
√ 措施审查计划记录表在前、报审表在后, 分专业组卷,且相互对应。 分专业并与审查计划记录表相对应。
615
5年
√
616
5年
√
62
监理管理性资料 总监理工程师的书面任命资料及人员 变更资料、 √ 监理规划及监理实施细则;安全监理 工作方案等 监理月报 √
620
5年
√
√
621
5年
√
√
每月一份的月报归档,其它形式或非监理 单位的月、周报表等均不归档。
工程监检报告(质量监督站) 622 工程质量评估报告
√
5年
√
√
5年
√
√
623
监理工作总结以及专业 (含安全) 阶 、 √ 段、专题报告等 监理协调会、专题会会议纪要 √
5年
√
√ 分类并按时间顺序组卷;卷内文件应含会 议纪要、会议签到表和会签页 。 来往函件:指业主对监理或监理部发出的 或施工单位报申的需协商并要求回复的 函件(施工单位、建设单位的周、月报及 上级下达的文件不归档) 。 卷内文件分类分专业按时序排列,卷内目 录应注明各类各专业文件起始时间。 1、纸质档案及扫描件只移交封面、编审 批页及其他无电子版文件。策划类文件具 √ 体内容以电子文件移交。 2、火电、风电项目获行优及以上工程,
624
5年
√
625
监理工作联系单及来往函件
√
5年
√
626
监理工程师通知单/回复单
√
10 年
√
627
工程创优相关策划类文件 (包括质量、 √ 安全资料)
5年
√
分类 号
类目名 称 (一级 目录) 目录)
归
档 范 围 名 ( 二 级 目 录 )
称
原件( 原件(纸质 扫 档案) 档案) 描 是 件 否 保存 归 归 期限 档 档
电 子 文 件 归 档
备注
输变电项目获华北网级及以上流动红旗 工程移交,其他工程不移交。 工程项目监理日志、监理大事记 √ 5年 √ √ 业主要求《监理工作日志》归档时,可不 必向公司移交,但应在本卷内保留移交签 证、归档卷册目录(姓名、专业、起止日 期、册数) 。
629 监理工作日志 √ 5年
63
工程质量检验记录及强条实施检查记录 1、电厂、变电站工程验
评资料分标段以 单位工程组卷;线路工程分标段以分部工 程组卷。各卷内容为该单位(分部)工程 及所含的分部、分项、检验批、隐蔽工程 的报验单/验收签证。卷内目录应列出该 单位工程的分部工程。 2、施工单位报审,监理审核签字的强条 实施记录和监理单位形成的强条检查记 录等资料根据现场实际情况进行组卷:可 纳入对应的分项、分部、单位工程验评, 与验评共同组卷,也可分专业按单位工程 独立组卷,按本专业所有验评在前、强条 资料在后的顺序编制案卷流水号。 3、若单位工程记录较少时,可数个单位 工程合并组卷,但卷内目录应列该卷单位 工程名称。 单机试运验收签证、调试报告也入此卷。
631
土建专业
√
5年
√
632
锅炉专业
√
5年
√
633
汽机专业
√
5年
√
634
电气专业
√
5年
√
635
热控专业
√
5年
√
636
焊接专业
√
5年
√
637
输电专业(含光缆通信、基础、杆塔、 √ 线路、接地等) 项目调试、试运行验收签证、工程竣 √ 工预验报验单 工程中间交接验收签证、工程移交签 证、竣工报告、达标检查验收文件, √ 监理业务手册 投资进度控制资料 ①工程款支付台帐 ②工程变更费用报审表/工程量变更 签证 √ ③费用索赔报审表 ④工程竣工结算审核意见书 ①工程一、二级网络计划,调整计划 报审表、调整计划、实际进度 ②标段划分 ③工程项目及单位工程的开工报审表 ④工程暂停令/复工报审表 √ ⑤工程阶段盘点报告 ⑥工程最终延期审批表 ⑦图纸交付进度计划 ⑧设备交付进度计划
5年
√
638
5年
√
639
20 年
√
64
641
5年
√
642
5年
√
组卷顺序:分标段、按项目单位工程(分 专业组卷) 。
分类 号
类目名 称 (一级 目录) 目录)
归
档 范 围 名 ( 二 级 目 录 )
称
原件( 原件(纸质 扫 档案) 档案) 描 是 件 否 保存 归 归 期限 档 档
电 子 文 件 归 档
备注
65
其它 1、台帐在前、报验和委托单在后,且对 应。 2、原材料见证取样包括:沙石、水泥、 混凝土外加剂、防水材料、钢筋、钢材等。 1、分专业按单位工程组卷,台帐在前报 验单在后。 2、施工过程见证取样包括:砼强度试验、 钢筋连接拉力试验、焊口、回填土等。 1、各专业项目划分报审表和项目划分表。 2、分专业按项目划分建立验收台账(含 隐蔽工程) 。 3、强制性条文执行计划报审表及强条计 划。 台帐在前、记录在后,分专业按项目划分 的先后顺序以单位工程或专业组件。 平时无事故也应有台账。
650
工程原材料、构配件、设备验证(进 √ 场见证取样)台帐及报验单、委托单
10 年
√
651
施工
过程中的见证取样台帐及委托单 √
5年
√
652
①各专业(或单位工程)检验项目报 审表/检验项目划分 √ ②工程质量验收台帐 ③强制性条文执行计划
5年
√
653
特殊工序旁站台帐及旁站记录
√
5年
√
质量事故或质量问题跟踪台帐/工程 √ 质量事故报告单及处理方案报审表 ①设备缺陷记录、签证以及相关资料 ②启委会批准的未完项目清单及完工 √ 后的交接验收文件 其它监理资料:工程质量保修期的监 理资料、向业主移交的监理文件清单 √ 等 66 工程监理电子档案
20 年
√
20 年
√
654
设备缺陷记录、照片(打印出来)和缺陷 处理报告等要对应。
20 年
√
资料目录
√ 20 年
监理策划文件
监理报告及记录文件
√
保存期限:20 年
工程影像资料文件
纸质档案电子扫描件
附录 B
卷 内 目 录 档号: 档号:XXX-XXX-XXX
附录 D
案卷封面
档
序号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页次 备注
号
案卷题名
编制单位
编制日期
密
级
保管期限
附录 C
卷内备考表
附录 E
页,其中: 其中:
案卷脊背 保管期限
本案卷共有文件材料
文字材料
页,图样材料
页, 档号
照片
张。
说明: 说明:
案卷题名
立卷人: 立卷人: 年 审核人: 审核人: 年 月 日
月
日