员工档案信息管理办法0doc
员工档案管理办法 员工档案管理办法
1 目的 为规范公司员工的档案管理,变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理,特 制定本管理办法。 2 适用范围 所有分子公司 3 术语定义 员工档案:指公司为加强对员工的管理,而建立起来的有关员工基本情况的资料以及对 在工作过程中发生的重要事件的记录与异动、培训资料等。 4 权责 4.1 全体员工档案的建立、管理工作由企管部人力资源科薪酬福利专员负责,各分公司人力 资源专员应在其指导下完成所属单位中层及以下员工的档案的建立、更新工作。 4.2 档案资料的查阅权限范围: 4.2.1 部门领导可以查阅本部门人员档案材料。 4.2.2 副总经理可以查阅其主管范围内所有人员档案材料。 4.2.3 总经理/董事长可以查阅所有人员的档案材料。 4.4.4 该员工申请调入或因工作需要拟将其调入其他部门时,调入部门主管申请查阅该员工 的档案材料。 5 工作内容 5.1 员工档案涉及内容 包括:员工档案表、身份证复印件、学历学位证明复印件、特殊工种证书复印件、体检 表、各种职称证书复印件以及发生异动时需要的相关材料。 5.2 员工档案管理 5.2.1 员工档案的建立
5.2.1.1 员工档案应在员工入职时,由企管部人力资源科招聘培训专员负责将员工报到所需 的基本资料收集完整; 5.2.1.2 薪酬福利专员对新入职员工所填报资料进行审核,发现有资料不完整的及时向相关 部门和人员追索,以确保人事管理档案的真实与完整。
5.2.1.3 薪酬福利专员应将试用(工)员工档案资料单独存放,并在员工入职 7 天内将其信 息录入公司员工信息库,待员工办理转正手续后建纸质档案按照各部门分类存放、统一归档、 严格保管。 5.2.2 人事管理档案的健全、更新 5.2.2.1 在公司员工有考核、任免、奖惩、教育培训、职务异动等调整时,薪酬福利专员应 及时整理、更新纸质、电子版本相关资料。 5.2.2.2 员工调任、晋升、降职、免职等人员异动资料归档时,同时应在《人力资源月报表》 以及《人员异动表》中登记。 5.2.2.3 人力资源科要本着对员工负责的态度,按照员工档案管理的有关规定,定期对员工 档案进行更新。 5.2.3 员工档案建立后,由企管部人力资源科按照档案管理的有关规定统一保管。 5.2.4 员工档案及档案查阅、借阅管理 5.2.4.1 有下列情形之一时,方可查、借阅员工档案: a. 了解所属员工基本情况; b. 员工晋升、降职; c. 员工奖惩; d. 员工调动。 5.2.4.2 查阅员工档案的手续 a. 须查阅公司人员档案时,查阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》 ,经人 力资源科长签核后,即可查阅所需
的档案资料。 b. 查阅公司员工档案,必须在企管部内完成;不准将有关资料私自带出或复印。 5.2.4.3 借阅员工档案的手续 a. 须借阅公司人员档案时,借阅人需持所属部门主管签批的《人事档案查阅/借阅单》 ,经有 核准权限的人员签核后,即可办理借阅手续。 b. 员工档案的借阅期限,一般为一天,特殊情况可延长至十天。借阅人必须保证档案资料的 安全、完整,不准私自复印或转借他人。 c. 借阅档案人员应按期交还所借阅之档案,逾期未还者,薪酬福利专员有责任进行追索。 d. 归还档案时,薪酬福利专员应依《人事档案查阅/借阅单》的记载逐一核对,并检查档案 资料的完整性,确认无误后,在《人事档案查阅/借阅单》备注栏中注明归还日期。 e. 因工作调动需要需调员工档案的,由薪酬福利专员进行复印交与调换工作者。
5.2.4.4 员工档案的借阅及查阅者,应注意资料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成资 料丢失、损坏或不注意保密擅自扩大资料的阅读范围影响者,而对当事人造成损失或不良影 响者,责任由其个人承担。 5.2.5 薪酬福利专员应及时将人事信息归档,及时记录,及时进行电子信息更新,保证实存 档案信息与电脑存储信息一致。 5.2.6 薪酬福利专员每月月末需对纸质档案进行整理,将当月转正员工档案整理归档、离职 员工档案进行剔档。 5.2.7 离职人员档案的处理 5.2.7.1 企业建立的内部员工档案原则上永久保存,对于辞职、辞退和离职等人员档案,自 员工离职之日起保存一年后方可销毁; 5.2.7.2 按规定销毁的档案由专人填写销毁申请单,经人力资源资源科长审核,报企管部部 长批准,并指定两人执行销毁。审核、批准、执行人员需在销毁申请单上签字,并存档。 6 本办法自颁布之日起开始执行。
7 附件 7.1 《员工档案表》 7.2 《人力资源月报表》 7.3 《人员异动表》 7.4 《人事档案查阅/借阅单》
拟 文:企管部 发 文:企业管理中心 报:集团公司总经理、副总经理 发:****有限公司、********有限公司
批 准: 时 间:2009 年 5 月 15 日
查阅、 查阅、借阅人事档案审批表
内容 项目 被借阅人 借阅人 借阅档案 理由 主管领导 签字 姓 名 部门及职务 备 注
流程 名称 行为实施 环节
员工档案管理流 程
编 码 执行核心部门
人力资源科
受控状态 控制部门
人力资源科
人力资源科 招聘专员 将新入职员工 报到所需资料 收集完整报到 薪酬福利专员
相关部门以及相关人员
对收集上来 的资料进行 审核
存档 管理 行为 需要借阅、查阅
交薪酬福利 专员备案
填《查阅、借阅人 事档案审批表》并 , 由该部门领导签字
员
工档案 交予借阅、 查阅档 案人员
相关说明 编制人员 编制日期
2009 年 5 月 20 日
审核人员 审核日期
批准人员 批准日期