档案的分类文档

档案的分类

根据公司的情况档案分类可以分成不同的类别:

一般有以下几类:

一、文书档案:

（1）党群工作类:党务工作、组织工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；

（2）行政管理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等

（3）经营管理类：经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等

（4）生产管理类：生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等

二、科技档案

（1）产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等

（2）科研文字材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等

（3）基建文字材料：各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等

（4）设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等

三、财务档案

会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。

四、人事档案

职工的招聘、履历、培训等

五、电子档案

计算机磁带、磁盘和光盘等

六、声像档案

照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等

文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。

文书档案管理一般把档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、文书档案管理收集工作的重要性

广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档文书档案管理的接收工作；

二是文书档案管理馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；

三是档案馆对历史文书档案管理的接收和征集工作具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案管理归档制度，包括文书档案管理归档范围，文书档案管理归档时间和文书档案管理归档要求。

二、文书档案管理的基本要求

要整理好文书档案管理就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

三、文书档案管理的基本概念

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案管理保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、文书档案管理thldl.org.cn的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的文书档案管理有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

四、文书档案管理的整理方法

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1、整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2、文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的文书档案管理不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

1、区分年度

①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2、区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案管理保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工

作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

3、保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4、件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3……82

30年件号：1、2、3……73

10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1、件号：填写室编件号。

2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期文书档案管理安全的几点意见]的通知。

5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008

0708。

6、页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1、装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行文书档案管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证文书档案管理盒制成材料的质量。

3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4、备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2、打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年

文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作。

精编文书档案管理：文书档案案卷格式

1、文书档案管理国家技术监督局1988年9月5日批准，1989年3月1日实施。

文书档案管理适用范围：本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。

2、文书档案管理案卷卷皮格式

文书档案管理案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。

2.1硬卷皮格式

2.1.1硬卷皮外形尺寸

封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。

封底尺寸同封面尺寸。

封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。

卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。

用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。

本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目

封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。

2.1.3封面项目的填写方法

2.1.3.1全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。2.1.3.2类目名称：

类目名称指全宗内分类方案管理的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的文书档案管理thldl.org.cn方案管理分类，并应保持分类体系管理的稳定性。

2.1.3.3案卷题名：

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确管理。

2.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。

2.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。

2.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

2.1.3.8档号的编制：

封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。

全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。

2.2软卷皮格式

使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸：

软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。

2.2.2软卷皮封面项目：

软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。

2.2.3软卷皮封二项目：

软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。

软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。

2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置。

软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。

2.3卷盒格式

2.3.1卷盒外形尺寸采用300mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。

2.3.2卷盒封面和卷脊格式

卷盒封面为空白面。

卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。

2.4填写要求

填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。

3、文书档案管理卷内文件目录格式

3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。

3.2页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm

卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm

卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm

卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm

3.3卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸。

3.4卷内文件目录填写方法

3.4.1顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。

3.4.2文号：文件制发机关的发文字号。

3.4.3责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。 3.4.4题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。

3.4.5日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右下角加“·”号。

3.4.6页号：卷内文件所在之页的编号。

3.4.7单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页的右上角，其格式与尺寸是：

全宗号目录号案卷号件号

4×15 mm

3.4.8备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

4、文书档案管理卷内备考表格式

4.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸均同卷内目录。

4.2卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸。

4.3卷内备考表填写方法

4.3.1本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

4.3.2立卷人：由责任立卷者签名。

4.3.3检查人：由案卷质量审核者签名。

4.3.4立卷时间：填写完成的立卷日期。

5、文书档案管理案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：

案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。

5.2使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒保存。

6、文书档案管理案卷格式监制

6.1文书档案管理案卷的硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷内文件目录、备考表的监制权属于各级档案局。

6.2在卷皮封底的下部应印上“由××档案局监制”的字样。

文书档案管理制度

一、文书档案管理制度总则

1、文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料，它记录了一个企业的发展历程，为企业的发展壮大提供了文字依据，文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为加速企业规范化管理进程，进一步完善文书档案管理工作，特制订本制度。

2、归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。

二、文书档案管理

1、各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书档案管理人员的职责范围。

2、文书档案管理归档范围

凡是企业经营管理活动中形成的具有保存价值的文件材料均应归档，主要包括：（1）具有保存价值的本单位正式收文、发文，除文件的正件外，还应包括它的附件；（2）本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等；（3）本单位经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、计划、总结、条例、会议纪要、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等；（4）企业在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。

3、文书档案管理归档要求

（1）已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。

（2）归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。

（3）存档文件必须为原件，至少三份（包括复印件）。

（4）文件归档时要有交接手续。

（5）每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案（要办理移交手续）。

（6）各部门的文书和具体办文人员有责任协助档案管理人员共同做好文件的收集和保管工作。

4、文书档案管理的借阅

（1）档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅文书档案者需说明利用目的，并办理借阅手续。

（2）根据公司实际情况，将已存档的文书档案按其重要性分为重要文书档案（已标注密级）和一般文书档案两种。

（3）因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案，须经部门负责人、办公室主任、主管副总经理签字后方可借阅，绝密类的文书档案管理thldl.org.cn除需经部门负责人、办公室主任、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅。如遇特殊情况，属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、办公室主任签字后可借阅。

（4）因工作需要借用一般性文书档案，需部门负责人签字后方可借出。

（5）借阅文书档案使用后应及时归还，借阅时间一般不得超过一天，如因需要超过借阅时间，借阅人应提前向公司办档案室说明，并办理续借手续，否则将根据超过时间长短给予相应处罚。

（6）档案管理员每星期检查一次借阅登记薄，对到期未还的档案应及时催还，归还时要当面点清并放回原处。

（7）借阅人应妥善保管所借出的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，否则将依照规定给予直接扣罚2-10分；如发生失密、泄密现象，要及时汇报有关领导，采取补救措施，并追究相关人员责任，给公司造成经济损失的，要给予相应的经济处罚，情节严重的给予辞退或开除处理。

（8）凡从公司办借出的文书档案资料，因工作需要复印，需经办公室主任同意签字后，方可复印，使用后需将复印件归还公司办，个人不得留存，如因工作需要无法拿回复印件，需报公司办批准，由办公室主任酌情处理，并在借阅登记薄中注明。

5、文书档案管理的保管及销毁

（1）档案室档案管理员有责任对各部门文书档案的归档进行监督指导。

（2）公司对所有文书档案实行集中统一管理，由公司办档案室负责。

（3）档案室档案管理员要对各部门移交的文书档案进行必要的整理，并分类、立卷、编目。

（4）文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁，并建立文书档案销毁清册。

文书档案管理归档整理操作方法和技巧 文书档案归档整理操作方法--收集 装订 归档判断 分类 排列 编目 装盒

档案管理分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、文书档案管理基本要求

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。

二、文书档案管理基本概念

（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理thldl.org.cn的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、文书档案管理整理方法

（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）文书档案管理归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）文书档案管理装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的文书档案管理归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1、整理单位：确定以件为文书档案管理归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2、文件的装订：文书档案管理归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3、装订的部位与对齐方式及注意事项：？文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。？装订时，应将保管期限为永久的文书档案管理归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）文书档案管理分类：

文书档案管理归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

1、区分年度

①年度以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008年度； 某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2、文书档案管理区分保管期限

将每年的文书档案管理归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是文书档案管理归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。 （五）文书档案管理排列

1、把同一年度、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2、在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

3、最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）文书档案管理编号

文书档案管理归档文件编号是指将文书档案管理归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在文书档案管理归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使文书档案管理归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映文书档案管理归档文件在全宗中的位置和固定文书档案管理归档文件的排列先后顺序的重要标识。

文书档案管理归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内

容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

1、全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

3、保管期限：文书档案管理归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4、件号：文书档案管理归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在文书档案管理归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3……82

30年件号：1、2、3……73

10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）文书档案管理编目

文书档案管理归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制文书档案管理归档文件目录。

文书档案管理归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

文书档案管理归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

1、件号：填写室编件号。

2、责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的文书档案管理归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3、文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。

4、题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如20080708。

6、页数：每一件文书档案管理归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7、备注：用于填写文书档案管理归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）文书档案管理装盒

装盒是将文书档案管理归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1、装盒要求：文书档案管理归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与文书档案管理归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2、档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

3、档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4、备考表放在盒内所有文书档案管理归档文件之后，用以对盒内文书档案管理归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内文书档案管理归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后文书档案管理归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行文书档案管理归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

②整理人：填写负责整理文书档案管理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查文书档案管理归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写文书档案管理归档文件整理完毕的日期。

（九）文书档案管理编制检索工具

1、归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2、打印文书档案管理归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。文书档案管理归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久，永久、30年、10年

设备档案管理的3个基本内容

设备档案管理是各项管理中的一个重要组成部分，设备档案管理是设备管理的基础，其管理水平的好坏，直接影响到办公效率，所以加强设备档案管理极其重要。设备档案管理作为综合档案管理的一个重要部分，应重点加强环节管理，使设备档案在工作中起到了较好的作用。

一、设备建档的必要性

设备在各自运行过程中产生的文字、卡片、参数等具有参考和保存价值的各种载体材料，称为设备档案。设备的

正常运转是保证事业的稳定发展，保障科研、开发等工作顺利实施的重要手段和保证。部分部门还拥有与其功能业务相适应的各种专业设备。如何管好用好这些设备，提高设备的有效使用率，减少设备突发故障和开机率低的状况，提高设备的使用寿命呢？这就必须建立较为全面的设备科技档案，并辅之以科学有效的管理。设备档案的建立是为了在设备的采购、使用、维修及管理等工作中充分利用，更好地发挥其社会效益和经济效益。如通过查看设备档案资料，根据其维修记录，对较为贵重的设备采取预防性维修，充分做好维修前的准备以缩短停机时间，减少修理费用，减少事故隐患的发生率等。管好用好设备档案，使其充分发挥其在各自“岗位”工作中的作用，主动、及时、准确地为每一位员工服务。

二、设备档案管理的基本内容

⑴建立完善管理网络

强化各级管理人员依法治档的意识，使之自觉接受法规的约束和监督。定期召开有关人员会议，明确工作目标，修订和完善设备档案管理thldl.org.cn制度。同时明确各部门工作管理目标和各自的岗位职责，并将设备档案管理工作作为管理责任制的一部分。对一些重要设备(如中央空调)，明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，做好日常设备记录，每次使用后，要将使用情况认真做好记录，每半年将整理好的记录上报给设备科负责人，经核查后存档，使其形成一个有效的管理网络。

⑵确定设备档案的归档范围

根据设备档案的管理要求，结合实际情况，明确设备档案管理的归档内容。归档内容由二个部分组成：设备申购过程中形成的档案和设备运行过程中形成的档案。设备申购过程中形成的档案主要包括申购单、论证表(记录)、购销合同、协议书、发票复印件(原件保存在财务档案中)、安装调试及验收报告、设备操作规程、全套随机技术资料等。特大型的设备还应包括招标的有关材料等。设备运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录，每年的使用率与完好率统计等。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备科人员做好档案的收集整理工作，使之配合设备档案管理部门，做好资料的归档工作。

⑶广泛收集设备档案

每一种设备从申购到报废都经过购置、安装、调拨、报废四个阶段，设备档案管理工作应随着设备的变化而进行跟踪收集相关资料，认真把关。一是在设备验收时，档案管理人员要参与部门设备的验收，将有关资料收集整理好。二是在设备的安装和调试阶段随时收集资料，如操作人员需参考操作手册，再进行借阅。三是了解各部门、各阶段设备文件的形成规律，根据各自的归档范围，有目的进行收集。四是将收集来的资料逐一进行分类整理，尽量将资料收齐，以便于日后的使用，如进行根据设备维修记录进行效益分析等。

设备档案的有效利用是档案管理工作发展和提高质量的基础，对固定资产的设备管理具有深远意义。设备档案管理人员以主动、积极、周到的服务来保证档案资料的有效完整，收集和捕捉有用信息，充分发挥档案的作用，以此来促进有关工作的进行，使各种设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的回报，促进各项建设的发展。

电子文件与电子档案管理近年来，电子计算机迅速普及，政府机关和社会各行各业都在积极创造条件采用电子计算机提高工作效率，加速现代化进程。传统的办公过程产生的纸质文件已逐步被电子文件取代，电子文件如何监管？如何进行电子档案管理和开发利用？这已成为文秘工作必须面对的问题，是当前文秘人员努力探索的热点问题，作者认为，目前必须解决下面几个问题。

一、掌握电子文件的特性，做好电子档案管理工作。

电子文件和纸质文件都是人们社会活动的记录。两者既有共性，也有差异。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、管理等均与传统的纸质文件所用的技术、方法不同。电子文件是指一种通过电脑进行操作、传输或处理的文件。电子文件与纸质文件相比较，有如下特性：

1、信息与载体的相分离性。电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可在不同的载体之间相互复制而信息形态无任何变化。这样很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，这个特征直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。

2、易更改性。电子文件是通过键盘、扫描仪等工具输入，存在于磁盘等介质上，更改、伪造数据不留痕迹，还有可能因计算机病毒及网络安全等原因而导致文件变更，所以为保证其安全、准确，需要解决很多的技术难题。

3、数据的易消失性。电子文件数据存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，是无形物，一旦操作不当，则可能损害甚至抹掉，均可造成难以挽回的损失，会直接影响电子文件的凭证作用或价值。

电子文件还有信息共享性、非直读性、标准化依赖性等特性。

电子文件的特性是客观存在的，例如：江门市国家税务局目前就采用了统一的OA办公系统，内外文书都采用网上运行。各市在网上收文后迅速在网上转发到各个税收网点，甚至向社会公布，充分地体现了无纸化办公在节省时间、节省纸质材料、节省人力的优势。但在整个运行过程中电子文件随时会被更改，无法保证数据百分百准确。江门市国税局和各市国税局、税收网点，在收、发、存储的过程中或者受到外来病毒的入侵，都会造成数据的消失。这是电子文件的特性所决定的，所以档案部门限定永久、长期保存的电子文件必须制成纸质文件归档，使国税系统充分发挥了自动化办公的优势，也避免了因电子文件特性可能造成的损失。

只有认清电子文件与纸质文件各自的特点。才能对电子档案管理提出正确的要求。既坚持档案管理的基本原则，又不致将纸质档案管理的理论、方法原封不动地用于电子档案管理thldl.org.cn，有利于创建电子档案理论、方法和技术。这样才能在电子档案大量涌现时，真正做到既重视电子档案，又能正确对待纸质档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

二、电子文件的整理

电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：

1、对分类、排序的组织。就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。

2、组织建立数据库。首先是对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次对电子文件的登记。电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。

与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。

三、电子文件的归档

电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。不同环境条件产生的电子文件其归档的方法是不同的，如果是网络，可按要求转到档案数据库或记有归档的标识。如果是载体传递归档就要做一些辅助和认证工作，要与纸质文件结合归档。归档工作的主要内容有：

1、确定电子文件的归档范围。这是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。按国家档案局的规定，电子文件归档范围与纸质文件归档范围相同。目前，鹤山市档案局制订的《电子文件管理办法》规定：机关、企事业单位、团体在工作中形成的，有保存价值的电子文件都要整理归档，列出了文字类、图表类、声像类等电子文件的收集内容和质量要求，确保电子档案的齐全与完整，为电子档案管理提供了最可靠的基础保证。

2、规定归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档(称阶段归档)，可视其具体情况而定。目前，鹤山市规定科技档案要在工程竣工验收后一个月内归档，其它门类档案一年归档一次，电子文件的归档应与纸质文件归档同期进行。3、规定归档份数。按国家档案局电子文件归档的规定，电子文件归档后一般拷贝三套，封存一套，一套用于利用，第三套异地保存。例如：鹤山市档案局就规定：各个政府部门电子文件归档后拷贝三套，单位档案室必须封存一套，一套用于平时利用，第三套在每年的文书档案验收时交市档案馆验收并保存。

4、对电子文件归档的要求。总的要求是：真实、完整，达到档案的功能价值。要做到这一点，首先遵从归档各阶段的规定、标准，如收集积累、鉴定等环节的规定、标准；其次是准确说明配套的软、硬件环境；第三是归档电子文件格式要通用、标准。

5、归档方法。一是将应归档的经过整理的电子文件存入磁、光介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。

四、电子文件归档后应妥善保存

电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存，维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。

1、确保电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。

2、确保电子档案内容准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容，还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。这对于电子档案而言是一个较为复杂的过程。因为，电子档案来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系统上形成的，且在内容的格式编徘上也不尽一致，这种在技术和形式上的差异，必然导致在以后还原时，所采用的技术与方法的不同。而电子档案在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。

因此，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。

3、确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，要原始形成的格式进行还原显示。可进行以下的处理：一是保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，保存与电子档案相关的软件及整个应用系统，恢复时，使之按本来的面目进行显示；二是保存原始档案的电子图像；三是保存电子档案的打印输出件或制成缩微品，因为这是最为稳妥的永久保存方法。

4、确保电子档案的可理解性。对一份电子档案的内容来说，常常有不被人完全理解的情况。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就要把元数据；物理结构与逻辑结构的关系；相关的电子档案名称、存储位置及相互关系；与电子档案内容相关的背景信息等相应的信息保存下来。

5、要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用抽样方式进行。检测时，首先进行外观检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，要进行有效的修正或更新。一般四年拷贝一次，且原载体继续保留的时间不少于四年。对于电子档案的检测与维护，电子档案管理必须严格，因为任何一次误操作，都可能使保存的电子档案遭到人为损害，甚至造成难以弥补的损失。必须建立相应的维护电子档案管理，对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。

五、电子档案的利用

电子档案的利用与纸质档案相比，显着不同的是更快捷、更方便更准确。其查准率和查全率是纸质档案无法可比的。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的电子档案管理措施才能够实现。

电子档案提供利用一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。

1、向利用者提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件或缩微品。

2、利用网络传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。目前全省规定各市建立旧政权档案和革命历史档案数据库，这些已超过三十年保管期限的历史档案按《档案法》规定要向社会开放，所以省内可以进行互相交换。

3、在网上直接利用。是在档案部门的网络上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的电子档案管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。例如，目前鹤山市档案局（馆）

网站已开通，公众利用互联网可以直接查询网站内的山林权证、土地证等达到开放期限的非涉密电子档案，社会各界还可以在限定范围内通过权限审批在网上利用相应范围内的电子档案。

电子文件归档后，由档案馆经过排序、编号等一系列处理，那些非涉密可以公开的文件，就可以挂到网上，便于各部门直接在网上查阅，大大方便了档案的有效利用。

知识经济时代的今天，对电子档案管理工作人员提出了更新更高的要求。电子档案管理工作人员必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使电子档案管理工作赶上时代步伐，适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，使电子档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。

这个是比较全面的档案管理分类方法。

企业档案管理分类设置十个一级类目，即：

1、党群工作档案管理分类；

2、行政档案管理分类；

A、行政事务 B、安全保卫 C、人事管理 D、公关接待

3、经营档案管理分类

A、经营决策

企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标档案管理thldl.org.cn等。

B、计划工作

企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专企业中、长期计划，年(季)度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。

C、统计工作

各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。

D、财务管理

资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。

E、物资管理

物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。

F、产品销售

市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，售后服务工作等。

G、企业管理

企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。

4、生产技术档案管理分类：

A、生产调度

生产组织，调度指挥工作等。

B、质量管理

档案管理分类小窍门

企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。

C、劳动管理

劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。

D、能源管理

能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

E、安全管理

安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。

F、科技管理

新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。

G、环境保护

环境保护检测与控制，污染治理等。

H、计量工作

各种计量检测工作。

I、标准化工作

企业标准化管理工作，各种标准档案管理分类。

J、档案和信息管理

企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等

5、产品档案管理分类：产品档案二级类目按产品种类或型号设置（同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。）

6、科学技术研究档案管理分类：科研档案二级类目按课题设置（同一科研项目内， 包含课题立项、 研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。）

7、基本建设档案管理分类：本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置

（同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。）

8、设备仪器档案管理分类：设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置

（同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程）

9、会计档案管理分类：

A、凭证

各种会计凭证。

B、帐薄

各种财务帐薄。

C、报表

各种财务报表。 D、其他 10、干部职工档案类： A、干部档案 B、工人档案 C、离退休职工档案

档案管理办法一、档案管理办法总则

为规范档案管理工作，特制定本办法。

二、公司档案管理办法范围

公司建档范围确立为：

公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

财务、会计及其管理方面的文件材料；

劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

经营管理方面的文件材料；

生产技术管理方面的文件材料；

产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

仪器、设备方面的文件材料；

基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；

科研、技术引进、转让方面的材料；

教育培训方面的文件材料；

信息、情报方面的文件材料；

党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；

其他具有利用和保存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

公司档案还包括声像资料：

照片档案：新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成；

影片档案：原版底片、拷贝及文字说明；

录音档案：唱片、录音带；

录像档案：政治、经济、科技、文娱、广告活动。

三、公司档案管理办法体制

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案管理thldl.org.cn，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部可设立专门档案室，配备专了、兼职行政主管分管公司主体档案工作。

根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。暂不具备档案案安全保管条件时，要委托有关档案部门代为保管。

四、档案管理办法工作

(一) 档案材料的收集：

建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

及时催办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。

(二) 档案的归档、立卷与管理。

区分全宗，确定立档单位。

分类。依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

案卷排列。立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份。

整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题。

对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

每年对档案进行一次清理：

清除不必要保存的材料；

对破损和褪色的材料进行修补和复制。

(三) 档案的保管：

防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

公司设立专门地点或专用库房或专用文件库保存档案；

做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

(四) 档案的鉴定：

从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。

确定各类档案的中管期限表。其中财务档案见财务档案保存期限表。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

(五) 档案的销毁：

对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁；

销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。

公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

(六) 档案借阅、利用工作

凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅

案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

借阅期限不得超过枣星期（如三个星期），到期归还；如需再借，应办理续借手续。

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

公司内档案管理办法利用的方式有：

1)、提供档案原件；

2)、提供档案复印件；

3)、提供文献索引资料。

7、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

8、档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

9、依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。

10、政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。

五、附则

档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。