如何正确认知时间管理

如何正确认知时间管理

一、什么是时间管理

1.时间管理的内涵

时间管理指的是日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用拥有的时间。

时间管理不仅仅是指管理工作时间，也包含管理业余时间；不仅仅是指管理企业里的时间，也包含管理家庭里的时间。也就是说，时间管理包含了生活中所有时间的合理利用和支配。

2.时间管理的必要性

时间具有供给无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，不为人们理解和重视，正是因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费更为普遍，也更为严重。

在经理人的工作中，最容易忽略的就是时间管理。初级经理人从员工过渡到管理者，比较容易忽略管理角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作任务更多，时间更少，时间管理也就显得更加重要。因此，当人们无所事事或忙而无效时，应该停下来审视一下自己的时间利用率。

【案例】

三枚硬币

假设一个人的生命是由三枚硬币组成的，其中一枚代表财富，一枚代表健康，一枚代表时间，那么，哪一枚硬币最重要呢？

如果把代表财富的硬币拿掉，那么这个人就有足够健康的身体和足够多的时间，可能暂时没有财富，但他有无限可能重新创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进生命中。

如果把代表健康的硬币拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够多的时间，可能他被病魔缠绕，但他可以花费金钱治疗自己的疾病，拖延一定的时间，借助高科技手段延长生命，最终可以把代表健康的硬币重新放进生命中。

如果把代表时间的硬币拿掉，那么这个人就有足够多的财富和足够健康的身体，

但是没有时间享受这些，他无法用1亿美元换来10分钟生命，不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，财富和健康也变得毫无意义了。

因此，对于经理人和企业家来说，在拥有大量金钱的基础上，时间管理就显得更为重要了。

3.时间管理的认识误区

关于时间管理，很多人普遍存在认识误区：宁愿正确地做事，而不是做正确的事；宁愿解决问题，而不是有创意地选择；宁愿保持原来的做法和手段，而不是优化工作的流程和方法；宁愿被动地服从和遵循义务，而不是主动积极地进行创新求得最佳结果；宁愿节约成本，而不是主动增加利润。

4.传统的时间管理观念

传统的时间管理观念强调以下几方面的内容：

时间的重要

古语有云：“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴。”强调的就是时间的价值和重要性。 时间流失的速度

孔子曰：“逝者如斯夫！不舍昼夜。”看到滔滔不绝的江水，孔子想到时间也如这流水一样，不分昼夜地消失了，说明古人也注意到了时间无法失而复得的特性。

时间管理的计划性

古人管理时间的最基本的方法是计划性，“预则立，不预则废”就是说做事之前要有充分的准备和计划，强调的就是计划的重要性。

5.时间管理的四个发展

竞赛以快取胜

竞赛以快取胜，军事先下手为强，速度快者方能取胜。这个道理同样适用于商界，商界过去的竞争是“大鱼吃小鱼”，比的是资本量、规模和实力，在市场环境急剧变化的今天，讲究的是“快鱼”策略，比的是学习的速度、反应的速度、创新的速度。

你有多少资本

问一个人拥有的资本时，得到的回答往往是车子、房子、股票、债券等有形资产，时间财富就被忽略掉了。通常来说，年轻人的有形资产通常不及中年人，但是“少年不怕穷”，时间就是年轻人最大的财产优势。

爱因斯坦曾经说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！”时间是宝贵的，对每个人也都很公平，无论富裕还是贫穷，上天给予的时间都是一样的，不会对任何人厚此薄彼。时间又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士的单位时间价值非常高，普通人的时间单位价值就比较低。无论时间价值如何，每个人只有利用好当下，让“这一刻”不被浪费，才能为“下一刻”的精彩做好铺垫。

一生72年

一个人的时间是如何运用的？一个人的一生是如何度过的？时间到哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人们的时间利用做了科学的研究，统计结果如表1所示，假设人的一生有72年，则他的时间使用情况为：

效率与效能

人们重视生命、乐于理财，却疏于时间管理。例如，人们生病了就会去医院治疗，丢了钱就会着急懊恼，但是耗费了2小时的时间却不会着急，因为时间无形，看不见，摸不着。

鲁迅先生说：“时间就像海绵里的水，想挤的话，总还是有的。”

【案例】

装瓶实验

一位教授拿来瓶子、石子、沙子、水，把石头装进瓶子里，装到瓶口的时候，

转头问学生：“瓶子装满了没有？”

学生们说：“装满了。”

教授没有说话，开始往瓶子里倒沙子，等到沙子倒到瓶口时，又问学生：“这

次满了没有？”

学生们说：“装满了。”

教授还是没有说话，又把水倒进瓶子里，当水倒到瓶口时，再次问学生：“这

次装满了没有？”

学生们不敢回答了。

案例中的实验也揭示了时间管理的秘密，石子之间有空隙，沙子之间也有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间要从珍惜点点滴滴的零碎时间做起。

6.时间管理三大观念

时间管理有三大观念，对这三大观念的理解和把握，是改善时间管理的关键。

时间观念

建立时间观念十分重要，有了时间观念，才能有效利用琐碎的时间。例如，人们普遍认为3年是一个很大的时间单位，1小时是一个常被忽略的时间单位，实际上如果每天节约1个小时，在人生的70年岁月中就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性可见一斑。

效率观念

效率观念就是要有速度。例如，将石头投入水中，正常情况下石头会迅速沉入水底，但在一种情况下石头也可以连续在水面上弹跳几下，原因就是《孙子兵法》所说的“疾也”，也就是速度够快的意思。

效能观念

如果效率的代表是“快”，效能代表就是“多”、“快”、“好”、“省”，也就是说仅仅速度快还不够，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本低廉。效能观念始终不偏离终极目标和结果，与人生的奋斗方向和企业的终极目标相吻合。

【案例】

龟兔赛跑

龟兔赛跑，兔子输了，因为兔子骄傲自满，在树荫下睡了一觉，睡醒时乌龟已

经跑到了终点。裁判大象批评兔子说：“你这样不行，不可以骄傲自满，要勤奋努力，你懂不懂啊？”兔子说：“我懂了，我要求再比第二回，我不相信我跑不过乌龟。”

于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样

窜了出去，一下子就没有影子了。乌龟与第一场一样慢慢腾腾地往前爬，等到乌龟爬到终点时却不见兔子的影子，裁判大象和观众四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，原来兔子低着头只顾着跑，忘了看比赛的方向了。

在这个小故事中，兔子赛跑的速度毋庸置疑，但是屡次败给乌龟，原因就在于兔子不看方向、不讲方法，导致效能很低。同理，初级经理人在做事情的时候，注重效能观念是非常重要的，不能一味求快。如果偏离了方向，即使效率很高，也得不出正确的结果。

二、时间管理的四代发展历程

人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间经历了管理方式和管理重点的转移，大致可以分为四个历程。

1.时间增加和备忘录

时间增加是指当时间不够用、工作任务比较多的时候，单纯地加班加点，延长工作时间。备忘录是指把要做的项目列举出来，制作成工作任务清单，做完一件就勾掉一件，以此种方式进行时间分配和管理。

2.工作计划和时间表

这个阶段称的特点是，在开始工作之前，先列出一个清单，给每项任务制定时间期限，确保自己在制定的时间段中完成规定的任务。这个方法也可以称为行事历时间管理法。

3.排列优先顺序

当工作任务多到在规定时间内无法彻底完成的时候，经理人就要对时间管理内容进行更改，首先取舍工作任务，其次给工作任务排序，此时四象限法是一个很有效的方法。

如图1所示，横坐标轴代表事情的紧急程度，纵坐标代表事情的重要程度，就可以将所有工作分为A、B、C、D四个象限，A象限是既重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但不重要的事情，D象限是既不重要也不紧急的事情。

图1 四象限法示意图

A类工作

A类工作既重要又紧急，一般表现为突发事件。显而易见，为工作排序后，首先要做的就是这类工作。当工作中出现了突发事件时，应该放下手头所有的工作，全身心地解决突发事件，这种行为被形象地称为“救火行动”。例如，119消防队接到火灾警报，就要马上去处理现场。

要点提示

在四象限法中，各象限工作的特性有：

① A类工作：既重要又紧急；

② B类工作：重要但不紧急；

③ C类工作：紧急但不重要；

④ D类工作：不重要不紧急。

B类工作和C类工作

当这两类工作同时发生时，应该先处理哪类工作？按照时间占用的顺序划分，即按照时间的紧急程度划分，专家认为应该扔掉C类工作，保住B类工作，因为B类工作的价值更大。

B类工作例如学习和职业成长、健康、休闲等，虽然重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间进一步推移而越来越紧急，直到突破一定的极限，就变成了A类工作。

C类工作紧急但不重要，如果不做的话，随着时间推移，会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，就可能因为失去时机而消失，因此遭受一定的损失，工作本身也会随之消失。例如，下午3点到4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可以得到一袋洗衣粉，如果某人因故未能参加，4点之后缺勤者将损失一袋洗衣粉。

如果B类工作和C类工作之间发生时间冲突，在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，在保证B类工作不变成A类工作之前，可以先完成C类工作，再按部就班地处理B类工作，达到双赢的效果。

但是管理专家发现，这种状态很难实现，虽然处理每件C类工作花费的时间都不多，但是C类事件的数量层出不穷，经理人如果疲于应付，最终就会陷入C类事件的汪洋大海之中。C类事件过多又被描述为“帕金森定律”，也称为“爆米花定律”，就是两斤玉米看上去不是很多，但是经过膨化后就会变为一筐玉米花。很多经理人面对大堆繁杂事务的时候，习惯于急事急办、特事特办，毫无时间管理理念，总是在做最紧急的事情，结果发现永远处理不完。

【案例】

箩筐任务测试

美国专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：

在一个箩筐中有10件工作任务，假设一段时间内无法完成所有任务，请中国经理人挑选优先的任务。

在测试中，中国经理人挑出的第一件是最紧急的任务，第二件是最简单的任务，

第三件是花费时间最短的任务，第四件是最有趣、最喜欢做的任务，第四件任务还没有做完，测试时间结束了。这时箩筐中剩下了6件任务，这些任务有一些类似的特点：重要、不紧急、很难、耗时长、无趣。

4.以重要性为导向

这个阶段的代表是二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，即80%的结果是源于20%的努力得来的。人们在特定的时间段，注

意力会高度集中，办事效率最高。认识到这个规律后，就要“打蛇打七寸，擒贼先擒王”，用最有效率的时间做最重要的工作。

三、时间管理的进一步认识

1.时间管理的六个概念

在时间管理中，有六个概念始终贯穿其中。

消费与投资

如果将时间用于工作、学习，这就属于一种投资，因为有回报。如果将时间用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，这就属于消费，因为没有回报。时间管理认为要多投资、少消费，达到投资和消费的平衡。

机遇与选择

在时间管理中，要主动选择，而不是被动等待。主动选择可以带来机遇，被动等待只能让人处于无奈的状态。

应变与制变

应变就是问题发生时被动地做出反应，制变则是控制住事情，主动制定预防措施，让事情最大限度地向自己预定的方向发展。

效率与成效

时间管理要求有很高的时间利用率，并且要求时间利用的结果是可见的、优质的、与奋斗目标一致的。

紧要与重要

时间管理认为处理紧要问题与重要问题的关系时，具体做法如下：重要且紧要的问题立即处理，重要但不紧要的问题优先处理，紧要但不重要的问题最后处理，既不重要也不紧要的问题则予以回避。

反应与预应

时间管理认为，问题发生后要能及时做出反应，采取必要的措施，对于未发生的问题，也要防患于未然，提前做好预防工作，建立良好的预警处理机制。

2.时间的杀手

时间损失分析

很多管理者都曾惊呼：“谁动了我的时间？”感觉每天24小时，每小时60分钟，不知不觉地就消失得无影无踪了。

一般来说，时间损失不外乎以下几个方面的因素：设定目标方面的时间损失、制定计划方面的时间损失、做出决定方面的时间损失、工作组织方面的时间损失、工作开始时的时间损失、每日安排上的时间损失、信息和沟通方面的时间损失。

耗时因素分析

外因和内因的耗时。按照外因和内因对时间损失因素分类，人们日常消耗时间的因素表现为：外在因素耗时类型，如电话干扰、不速之客、沟通不良、资料不全、文件复杂、工作搁置等；内在因素耗时类型，如计划欠妥、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。

有形和无形的浪费。在时间浪费中，有些时间是眼睁睁地消耗掉的，有些时间则是毫无知觉的情况下浪费掉的，因此浪费时间的现象也可以按照有形浪费和无形浪费区分：有形浪费，如开小差、资源不足、电话、程序繁琐、间断、等待等；无形浪费，如计划不周、不懂拒绝、拖延、不懂授权、不分轻重缓急等。

3.走出时间管理误区

时间管理困惑

初级经理人在管理时间时，经常会出现这样的困惑：工作无计划，忙忙碌碌，不知道干了什么，总是感觉时间不够用；工作计划常被突发事件、会议中断或打乱；工作总是被小问题拖延；工作时间超出原计划；下属工作的突发事件多。

时间管理误区

人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面：

第一，不尊重时间，认为时间属于自己的私人财富；

第二，没有认识到时间是不可竭尽资源，认为过了今天还有明天，过了今年还有明年； 第三，不了解重要性与紧急性；

第四，没有时间管理系统，总是突然感觉自己时间不够用，进而无所适从。

良好的时间安排

经理人的时间管理最主要的是提高效率，善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性。要想走出时间管理误区，就需要认识到时间的供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得等特性，并安排自己的工作和生活。

良好的时间安排应该做到以下几个方面：确定事情的优先顺序、做好计划安排、及时解决问题。