纸质档案与电子档案

作者：唐亿芬

档案 2000年05期

　　有人说，在“电子档案”兴起的今天，我们完全没有必要再去研究纸质档案，因为未来的档案世界，将会是电子档案的天下。那么，这究竟是不是档案发展潮流的必然趋势呢？对纸质档案的研究是否真的已完全失去了意义呢？为此，笔者谈以下几点看法。

　　一、纸质档案与电子档案的区别

　　所谓纸质档案，就是以纸张为信息记录载体的档案；而电子档案则是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如磁带、磁盘、光盘）上的档案。作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，但有着悠久历史传统、且至今仍广泛流传着的纸质档案也始终是一个关注的焦点。纸质档案与电子档案共存于社会中有着各自不可替代的优点，二者之间就自然存在着区别：

　　1.载体形式及体积上：电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了纸质档案仅仅是单一的纸张为载体的格局。相对于纸质档案而言，电子档案容量大、体积小、可以大大节省库房存储空间，这就解决了档案保存与存储空间的矛盾。

　　2.信息的可控性和可变性。电子档案相对于纸质档案而言，可以直接由计算机进行处理，省去了传统档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，又能节省时间。电子档案的可操作性使利用者可以把获得的信息变活，让它们为自己的各种需要服务。利用者可以要求计算机对文件中的信息进行分类、统计、汇总、打印或复制，将这些信息转换成自己需要的形式；而纸质档案在这些方面不具备这些优点。

　　3.信息的共享性和无原件概念。纸质档案是以符合证据性要求而产生并得以保护的。存在的唯一性使纸质档案的原始性容易被确定，这也是其作为凭证作用的根本原因所在；而电子档案不像纸质档案一样具有唯一性，其原始性就难以确认同时，电子档案的可共享性，使得档案可能供所有需要它的人共享，因而轻而易举地创造了“多人共用同一文件”的奇迹。这就打破了纸质档案利用排它性的局限，实现信息共享。

　　4.电子档案相对于纸质档案有很好的复用性。对电子档案的重复利用不会在它身上留下老化的痕迹，一份电子档案无论多少次在计算机屏幕上被显示，或有多少次被打印在纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏，正当的利用活动不会对电子档案的信息寿命产生一丝一毫的伤害；而纸质档案在重复利用上明显逊色于电子档案，且在利用过程中很容易受外界因素的影响而遭破损。

　　5.在利用上，电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能。传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，这就免不了路途奔波和时间的浪费；而电子档案在现代信息传播技术条件下，利用极为方便。利用者不用到档案馆来，在任何地方一台联网的计算机上，都可以利用档案馆的开放档案。这样，提高了利用率，方便了利用者。

　　总之，纸质档案与电子档案之间存在诸多的不同。纸质档案具有的特点是：稳定、永久、静态、不积极、固定的，而电子档案则是不稳定、非永久性、动态、积极、流动的，纸质档案和电子档案各自的特点表露得淋漓尽致，其区别也就显而易见。

　　二、纸质档案与电子档案的联系

　　尽管纸质档案与电子档案之间存在诸多的区别，但同为档案，只要对二者作深入一层的分析，便可以从中发现纸质档案与电子档案实际上有着某些不容忽视的联系。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着某些关联，主要表现在：

　　传统的纸质档案所形成的档案学理论和方法在一定程度上仍适用于电子档案。在十三届国际档案大会一些报告中，其中有一种意见就认为：“机读档案（电子档案）的问世不是要更改档案学原则”，“档案的一般立法事实上适用于机读档案”。传统的档案学理论原则，如“档案是历史记录”、“档案的证据与信息价值”等等也是适用于电子文件的档案化原则。

　　1.从档案管理的原则、方法、技术来看，我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有指导作用，纸质档案管理的一些业务原则在电子档案管理中也具有生命力。档案工作的基本原则之一是要确保档案的完整和安全；同样，在电子档案管理中一样要遵循完整性原则。同时必须注意的是，电子文件档案化的业务方法、技术不是完全否定现有档案业务环节的方法、技术，而是必须沿着继承与创新的辩证法前进。电子文件与纸质文件之间虽有不同的特性，然而也有相同的共性，那种完全抛弃现有业务、方法、技术而完全另起炉灶的想法不切实际，也是不利的。

　　2.从档案归档范围的确定及其内容鉴定上看，电子档案的归档范围，同样要参照执行国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其它有关科技文件、专门文件归档范围的规定。由于电子文件的特殊性，除具有查考利用价值的电子文件需归档外，和它有关的纸质文件同样要归档。与电子文件有关的各种纸质文件主要包括两方面内容：一是产生电子文件所使用的计算机硬件说明文件，如计算机技术说明书、图纸、使用说明书、操作手册等；二是在电子文件形成过程中产生的纸质文件，如系统设计任务书、说明、技术鉴定材料等。这些文件与电子文件的正常运行具有密切的联系，不可忽视。

　　另外，对电子档案内容的鉴定，我们所遵循和采用的原则、标准和方法与纸质档案大体相同。电子文件内容的鉴定可以从纸质文件鉴定的原则、标准、方法中获得很多有益的经验。例如，分析文件重要性的思路，档案保管期限表所规定的各类文件的保管期限等。

　　电子文件鉴定的最终结果也同样表现对存与毁的选择和对留存文件保管期限的确定。纸质文件鉴定中把鉴定的思想和原则转化成明确、具体的保管期限表的做法在电子文件的鉴定中依然必要，这可以给文件管理人员提供一个清晰的易于执行的标准。纸质文件的保管期限对于从内容上鉴定电子文件具有一定的参考价值，但由于电子文件的诸多新特点，一些文件的价值还会随着信息技术的发展而有所改变，因此不能简单地套用原有保管期限表。我国应在积累经验的基础上为电子文件编制专用的保管期限表，用以体现文件内容和信息技术对保管期限的双重要求。

　　3.从对档案的保管来看，众所周知，任何文件保管的最终目的都是供人利用。因此，电子文件和档案的保护观念，首先应该是如何保护所存信息长久或永远的安全可用。大家都知道电子文件的载体脆弱、寿命不长，而要长期或永久保管就有必要将电子文件的信息内容在纸上或缩微片上制作拷贝。如黑龙江省档案局对电子文件有关问题的规定：鉴于目前纸质文件和电子文件处于过渡时期，很多技术环节、管理方法和手段尚不成熟的实际情况，决定对于永久和长期保存的档案应存有一份纸质档案，以应不测。同时，电子档案是伴随着计算机技术产生而产生的，发展时间不长，其保管技术起步不久，非常不成熟，存在多方面的不足；而对纸质档案的保管已有悠久历史，已形成了一套完整的管理体系，其保管技术也较成熟。在这一点上，电子档案的保管技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的保管技术和经验。

　　三、电子档案并不能完全取代纸质档案

　　正因为电子档案有其它档案不具备的优点，从而在当今档案界中，出现了“电子档案热”的高潮，甚至产生了电子档案将完全取代纸质档案的论调，认为在“电子档案热”的今天，没有必要对纸质档案进行管理和研究。那么，在现实情况中是不是真的如此呢？笔者认为，至少中国目前，甚至今后很长一段时期内，是不可能完全抛开纸质档案而以电子档案取而代之的。电子档案并非完美无缺，与纸质档案相比也存在自身无法克服的局限性。

　　1.电子档案的依赖性与不可识别性。电子档案是伴随着电子计算机技术、光盘技术等高新技术而产生的，对电子档案的利用自然要求有一定的电子技术环境。电子文件相对于纸质文件而言，有信息与载体相分离，不能直接阅读的特点，必须依赖于技术设备（硬件和软件）才能识别和利用。

　　2.载体不稳定且寿命短。电子档案相对于纸质档案而言，对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高，且寿命一般不超过20年，载体脆弱且不稳定，这无疑与档案的作用产生矛盾。档案馆内许多长期保存的档案，需要30年或者50年后才能对外开放，有些绝密文件，其保存期限还可以在此基础上延长。试想，1995年进馆的电子文件，30年后载体可能已变质，其读出设备也早已更新多次，因此它是不可能等到我们将来利用之日的。

　　3.检索和利用各种电子档案，对电子档案中的信息进行加工处理需要一定的技术，这也成为一些“机盲”利用电子档案的障碍。目前档案界的状况是基层电脑设备没有完全普及，懂电脑、会操作的人较少，即使会操作也是半路出家，遇上技术环境的快速变化就难以适应和掌握。

　　4.管理、开发和利用电子档案要花钱，资金问题可能会成为管理者、开发者或利用者的一种负担。管理电子档案的费用在于保障其安全性、可持续性、易用性等所需要的技术设备和环境维护中，必须考虑档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子档案的技术要求，而这些技术设备往往都是昂贵的。在开发利用中，开发活动比纸质档案的开发成本要高得多，不仅对工作人员有特殊的业务、技术要求，而且在设备材料的消耗及通讯方面的费用也高，妥善处理好这些花费是保证电子档案的开发利用持续发展的重要条件。

　　5.档案作为原始的历史记录是有其参考和凭证作用的。但电子档案的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以确认，这样，在现实利用中对档案的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。另外，电子档案的共享性，使电子档案在利用过程中会涉及一些权益方面的问题，如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案文件的公布权等。档案有其一定的机密性，而电子档案在其保密上存在缺陷。电子档案的共享利用使一些机密文件，甚至关系到国家、社会利益的重要文件容易泄密，从而带来无可估量的损失。

　　另外，就我国的现状来看，电子档案的利用和推广也存在资金、技术、设备、人员等不足。电子档案要求有高素质的档案管理人员，要求有特殊的环境和技术。虽说目前某些档案馆达到了这一要求，但毕竟只是少数。比如电子档案利用中，我们必须借助计算机，甚至是一台已联网的计算机，但现实与理想中的环境存在很大差距，这个差距至少在短期内不可能消失，因而电子档案在一段时期来看，是无论如何不可能推广和普及的，更不可能替代纸质档案。

作者介绍：唐亿芬 湘潭大学 邮编：411105