文件编写规范

文件控制程序（即文件编写规范）

1目的

对公司所建立的食品质量安全管理体系而编制的管理体系文件进行控制，确保各相关部门使用文件为有效版本。

2范围

适用于组成公司食品质量安全管理体系有关的文件。

3职责

3．1 总裁负责批准发布食品质量安全管理手册、程序文件、三级文件、记录。

3．2 管理者代表负责审核管理手册、程序文件、记录。

3．3 各部门负责人负责审核三级文件。

3．4 公司各部门负责本部门制度、规定、标准等有关文件的编制。

3．5 品控部负责组织对管理手册和程序文件的编写、发放、修订、归档、编目、处置等管理工作，并定期对其进行评审。

3．6部门文件管理人员负责本部门与体系有关的文件的收集、整理和归档等。 4程序

4．1 食品质量安全管理体系文件的分类

4．1．1一级文件：管理手册；

4．1．2二级文件：程序文件，HACCP计划书；

4．1．3三级文件：与体系运行有关的以公司或管理部门名义下发的管理制度、规定和标准文件（包括外来文件）。

4．2食品质量安全管理体系文件的编号

4.2.1公司（部门）代码：

集团简称“XLD”；人力资源部简称“HR”；餐厅简称为“CT”；品控部简称为“PK”；技术部简称为“JS”；采购部简称为“CG”；开发部简称“KF”；工程部简称为“GC”；市场部简称为“MK”；审计部简称为“SJ”；物流部简称为“WL”；招商部简称为“ZS”；优化部简称为“YH”；IT部简称为“IT”，财务部简称为“CW”。

责任部门发布的文件需在公司代码后注明所属部分代码，集团级文件则不标注部门代码。

4.2.2文件级别代码（顺序号）：

F代表一级文件，S代表二级文件，W代表三级文件（包括部门管理手册、操作规程或作业指导书等）。一级文件顺序号用一位阿拉伯数字，二级文件顺序号用两位阿拉伯数字，三级文件顺序号用三位阿拉伯数字。

4.2.3年号（版次）：

年号和版次用于区分不同时效的同一文件。

年号即文件发布的年份；版次用英文字母“A、B、C„”表示文件在该年度的发布/改版序次。

4.2.4 体系管理文件的编码一般由五部分组成，即：

公司代码—部门代码—文件级别代码—文件简称—年号（版次）。

例： XLD-F-SC-2011A；

XLD：代表北京管理有限公司

F：带表文件级别为一级

SC：代表管理手册

2011A：代表2011年编制第一版

例： XLD-CT-W-SC-2011A；

XLD：代表北京管理有限公司

CT：代表北京理有限公司餐厅

SC：代表管理手册

W：带表文件级别为三级

2011A：代表2011年编制第一版

例： XLD-CT-W-SOP-2011A；

XLD：代表管理有限公司

CT：代表有限公司餐厅

SOP：代表操作规范

W：带表文件级别为三级

2011A：代表2011年编制第一版

例：XLD-CXWJ-S-2011A；

XLD：代表限公司

CXWJ：代表程序文件

S：代表此文件级别为二级

2011A：代表2011年编制第一版

例： XLD-CXWJ-S-01；

XLD：代表有限公司

CXWJ：代表程序文件

S：代表此文件级别为二级

0 1 ：代表程序文件中的序列号

例： XLD-CT-W-SSOP-01

XLD：代表公司

CT：代表餐厅

SSOP：代表卫生标准操作规范

W：代表此文件级别为三级

0 1 ：代表程序文件中的序列号

4.2.4外来文件：对外来文件仅标注其流水号以作区分即可。

4.2.5记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。

4．3食品安全管理体系文件的编写、审核、批准、发放

文件发布前应得到相关授权人及部门的审核与批准，以确保文件是适宜性。

4．3．1管理手册和程序文件由品控部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理或公司办公会讨论通过；填写《文件发放申请单》，由总经理批准签发，由品控部负责确定发放范围，并进行登记、发放。

4.3.2文件编写格式：

4.3.2.1文字要求：文件标题为黑体初号，做加粗、居中处理；文件一级标题为四号宋体，做加粗处理；文件二级标题为小四宋体；文件正文为小四宋体。

4.3.2.2格式要求：

a) 段落行距1.5倍行距，视内容调整（固定行距22-24）；

b) 正文首行缩进2字符，段落前后0行；

c) 标题标号和内容之间无空格，表格类需做居中处理；

d) 公司LOGO置于页眉左上角。

e) 页眉共分两行：第一行为文件编号，第二行为文件修改日期，页眉格式

不做修改。

f) 按照这个模板不要调整页边距，文件标号不用调整。

4．3．2与体系运行有关的以公司或管理部门名义下发的管理制度、规定和标准文件由相关部门负责组织编写，由各部门负责人审核，报主管经理批准，品控部备案，同时根据文件性质确定是否属于食品质量安全体系文件，如属于食品质量安全体系文件由品控部给予序列号和发放范围，方可发放，发放前都要加盖公章，由各部门文件管理员做好发放工作。

4．3．3公司食品质量安全管理体系相关的各个部门都应得到相关文件的有效版本。文件编制部门的文件管理员填写《文件发放记录》。

4．4食品质量安全管理体系文件的受控状况

文件分为“受控”和“非受控”两类，凡与食品质量安全体系运行有关的文件均为受控文件，所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。与食品质量安全管理体系有关的外来文件作为非受控文件管

理，但要确保外来文件为有效版本。

4．5食品质量安全管理体系文件的更改

4．5．1管理手册和程序文件由品控部负责组织更改，文件更改应填写《文件更改申请》，经食品安全小组组长审核，上报总经理批准后，方可进行更改；

4．5．2管理手册和程序文件更改时应做到发放的所有文件都应更改，更改前应收回所有文件，并做好《文件回收/销毁单》，更改后的新文件由品控部按原发放范围实施发放，并保留文件更改内容的记录；

4．5．3与体系运行有关的以公司或管理部门名义下发的管理制度、规定和标准 文件的更改由主管部门填写《文件更改申请单》，经部门主管审核，上报主管经理批准后，将更改的内容报品控部确认后，方可填写《文件回收/销毁单》，收回所有文件，实施更改，更改后的新文件由相关部门按原发放范围实施发放，并保留文件更改的内容记录，并到品控部备案。

4．6食品质量安全管理体系文件的领用

4．6．1管理手册和程序文件根据发放范围各有关部门文件管理员到品控部领用，并填写《文件发放记录》；

4．6．2由各相关部门根据发放的范围进行发放，并填写《文件发放记录》；

4．6．3因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效；品控部及相关部门要做好相应发放签收记录

4．7食品质量安全管理体系文件的保存、作废与销毁

4．7．1文件的保存

a)管理手册和程序文件由品控部负责保存；

b)与体系运行有关的以公司或管理部门名义下发的管理制度、规定和标准文件由相关部门分别负责保存；

c)受控文件由各部门资料员填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。如文件有调整时应及时到品控部备案；

d)文件的持有者不得在受控文件上划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4．7．2文件的作废与销毁

a)管理手册和程序文件的作废与销毁由品控部负责，填写《文件回收/销毁单》。经管理者代表审核，报总经理批准，实施销毁。

b) 与体系运行有关的以公司或管理部门名义下发的管理制度、规定和标准文件的作废与销毁由相关部门负责填写《文件回收/销毁单》，经主管领导批准后，

报品控部审核确认后实施销毁；

c)所有作废文件如需保存，需加盖“作废”印章，隔离存放，确保防止作废文件的非预期使用。

4．8外来文件的控制

4．8．1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。

4．8．2品控部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，并统一编号，分发到相关部门使用，并把标准旧版本收回。

4．9每年至少两次由品控部组织对现有食品安全管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，按4.5条款规定执行。

4．10对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。

4．11作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5 支持性文件

5．1《记录控制程序》

6 记录

6. 1《文件发放记录》

6．2《文件更改记录》

6. 3《文件回收记录》

6. 4《部门受控文件清单》