001文件资料控制程序

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恒升包装有限责任公司

文件编号： HS-P-001 版 本： A0 总 页 数： 9 发行日期：

1．目的

规范本公司的质量管理体系文件拟订、发行、分发、修改、保存 废止、贮存等管理作业程序。 2．范围

适用于本公司质量管理体系文件及外来文件的管制。 3．权责

3.1本公司文件制订、审核、批准与收发管制权责表如下：

3.2外来文件

4．定义

4.1管理手册：是规定公司质量管理体系的文件，是一份公司纲领性文件，英文简称为“QM”； 4.2程序文件：将管理体系中各管理流程以书面文件叙述，用来规定哪个部门/人员，何时应做何事的文件，英文简称为“P”。

4.3管理规定：管理体系中各管理规定、工作手册，英文简称为“W”。

4.4指导文件：操作规程、作业指导书、检验作业指导书、工艺文件、工程图面、工程规范等用

来规定如何做的文件，英文简称为“Z”。

4.5表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项，以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。是一种特殊类型的文件。 4.6外来文件：

a)相关的法律、法规、规章(指国务院各部、委、局下发的文件,这里仅指强制执行的文件); b)相关的国际、国家、行业、地方标准(主要指技术标准、产品标准); C)顾客提供的设计图样、 工艺文件、技术资料。

4.7受控文件：管理手册、程序文件、管理规定、指导文件、外来文件等,需要控制其分发份数、分发部门，并且在修订或作废时需回收旧版的的文件。 5. 作业内容 5.1文件编写原则

管理手册、程序文件、管理规定、工作指导书除以文字由左至右横向书写外，且在必要时佐以表格、图片及流程图作为附件。 5.2文件打印规格

5.2.1管理手册/程序文件由综合部依实际需要确定打印规格；程序由相关单位按5.6格式进行编写； 5.2.2管理规定、指导文件按5.6由各部门自行依实编写，纸张规格为A4。

5.2.3字体统一为宋体小四，一级标题和二级标题为宋体小四加粗，上边距为3.4毫米，下边距为13.4毫米，左边距18毫米，右编距15毫米，各级文件为公司统一格式。 5.3文件系统架构

文件系统架构分为：管理手册、程序文件、作业指导书（管理文件、指导文件）、表单四阶。 5.4管理手册格式规范 5.4.1管理手册编号原则

HS―――QM――――01 公司简称 文件阶别 流水号 5.4.2管理手册格式 5.4.2.1首页为封面

5.4.2.2第二页为《变更履历表》 5.4.2.3第三页为手册目录 5.4.2.4第四页起为管理手册正文 5.4.3管理手册正文内容包括 5.4.3.1公司质量管理体系范围；

5.4.3.2总经理承诺、质量方针、公司简介、公司组织架构图及职责描述； 5.4.3.3公司质量保证作业流程图；

5.4.3.4 ISO9001：2008标准与本公司程序展开权责对照表； 5.4.3.5公司质量管理体系运作过程识别及相互关系； 5.4.3.6质量管理体系过程分析及程序的引用； 5.4.3.7引用及参考标准。 5.5程序文件格式规范 5.5.1程序文件编号原则：

HS―――P―――□□□

公司简称 文件阶别 流水号（001－999） 5.5.2程序文件格式 5.5.2.1首页为封面

5.5.2.2第二页为《变更履历表》 5.5.2.3第三页为文件正文

5.5.3程序文件分八段式编写，无流程的作业程序则从5.5.3.2条款“目的”开始编写。 5.5.3.1该作业程序作业流程图。

5.5.3.2目的：叙述制定该作业程序目的。 5.5.3.3范围：说明该作业程序适用范围。

5.5.3.4权责：作业内容中，牵涉到主要单位或人员所须担当事项。

5.5.3.5定义：解释在本程序内容中，涉及非国际公认或特殊事项或专业名称或英文缩写，若无需定义的名词，可标明“无”。

5.5.3.6作业内容：说明该作业程序流程，同时内文须提及相关程序文件、工作指导书参考时机，与其附件或表单使用时机。

5.5.3.7相关文件：列举与该作业程序相关程序文件、工作指导书。

5.5.3.8使用表单：列举并附上该程序实施过程中需使用到表单、记录等。原始表单大小不予规定，但作为作业程序附件时，纸张规格（含首页）为A4大小。 5.6管理规定格式规范

5.6.1管理规定类三级文件编号原则：

□□□―――――W―――――□□□ 部门代码 文件阶别 流水号001－999 部门代码见下表所示：

公司部门代码(2014年7月份开始实施)

5.6.2管理规定类三级文件编写格式规范同程序文件格式规范。 5.7指导文件格式规范

5.7.1指导文件（如：检验指导书、作业指导书、设备操作规程、图纸等）编号原则： □□□――――Z―――□□□（□） 部门代码 文件阶别 流水号001－999 图纸的编号参见《工程图纸编码规定》。

5.7.2指导文件部门代码与管理规定类文件部门代码一致。 5.8受管制表单编码格式规范：

HS－――————XX――――——□□□

公司商标简称 表单类别代码 对应表单流水号 5.8.1“表单对应部门流水号”按001-999，表单类别和对应代码按下表:

公司记录表单类别及代码

5.8.2以上规定的每一类表单都应当在右上角印制编码。 5.9文件制订

5.9.1 管理体系所必须的《质量手册》、《程序文件》制订由管理者代表统一规划，各部按规定格式要求起草编制；

5.9.2根据工作的需要，相关部门/个人填写《文件资料更改单》，将待审文件作为附件随《文件资料更改单》一起按3.1权责办理，更改单要明确文件属于“新增、更改或换版”；

5.9.3由综合部负责为审批完善的质量手册、程序文件、管理文件添加“文件编号”、“版本/版次”，发文时将对应的《文件资料更改单》附在文件后，并在《变更履历表》上填写对应的更改单号；

5.9.4各部门编写的指导文件由编制部门自行添加“文件编号”、“版本/版次”，按3.1权责进行审批后，报综合部发文；

5.9.5管理手册、程序文件及管理规定类三级文件编有页码的每一项均须包含下列项目。 ●文件编号：填写该管理手册、程序文件、管理规定编号。

●版 本：版本以英文字母表示（A、B、C„„），显示在文件封面上，新制订的文件版本均为A版，依此类推； ●版 次：

◇版次以英文字母和阿拉伯数字表示（A0、A1、A2、A3、A4、A5，B0、B1、„„、B5，C0„„），版次显示在文件每页表头的右上角。新制订文件的版次均为A0，当文件为5次以下修改或1/3页码以下修改时，只修改文件版次；当文件有5次以上或1/3页码以上修改时，提升一个文件版本。（如A1修改版次为A2，A5修改后就变为B0版）。

◇一份文件，不同的页面可以有不同的版次，但绝不能有不同的版本，如一份A版的文件，其中允许不同的页面有A0、A1、A2等版次，但页面中不能出现B版。文件的现行版次以最高版次为准。

●页 码：页码格式为P／N，P为页次；N为文件内容总页数。由文件封面开始编列，正文总页数为页次编列的最大数字。文件改版本时，如页码有变动，则所有页次须重编。 ●文件标题：即为该手册或程序文件名称。 ●制订部门：文件实际编写部门。 ●制订日期：文件实际制订日期。 ●内 容：则依阶梯式编码如 1． 1．1 1．1． 1 1．1．1．1

5.10文件修订、废止

5.10.1 所有文件根据其使用的适应性与充分性可随时申请作内容修订。

5.10.2文件修订、废止，由提出人负责填写《更改单》说明变更的理由及拟变更的内容，必要时得召开文件修改审查会并召集有关部门，商议文件修改事宜。填写好《更改单》后，将修改后文件或需要废止的文件作为附件，按照3.1权责办理审批流程；

5.10.3文件更改申请完善后，发文方式按照5.9.3和5.9.4要求，更改原因按照《更改单》内容填写；文件废止申请完善后，按3.1权责内“收发控制”权限部门对文件进行废止；

5.10.4修改文件需删去表单时，表单编号也随删去，其余表单编号不予变动，需增加新表单时从后开始编码，程序文件对应的表单修按5.10.2条款和5.10.3条款执行。

5.10.5应将修订状况记录于《变更履历表》中，并修订其版次，若该文件不合时宜时应予以废止。文件废止时原始文件编号需予以保留或销毁。

5.10.6文件修订，其版本版次管理如下：当文件为5次以下修改或1/3页码以下修改时，只修改文件版次（如A0改为A1版、再到A2，以此类推）；当文件有5次以上或1/3页码以上修改时，修改文件版本（如A版到B版）。此处同“5.9.4版本版次”。

5.10.7文件修订在同一版本不同版次的情况下，须将《拟稿单》装订保留在对应文件后，直到文件版本变更后，可按照5.10.2对旧版《更改单》进行废止。

5.10.8每个文件的《拟稿单》编号应在《变更履历表》进行记录，保证变更的可追溯性。 5.11文件接收、分发与回收

5.11.1凡是属于受控文件分发前必须由发出部门负责加盖受控章，各部门贮存的受控文件必须纳入部门《受控文件清单》。

5.11.2所有文件发放，无论是新版、修订后页码更换、换版后发放等必须建立《文件发放、回收记录》

A）需要明确发放范围；

B）需要有接收部门/人员签字确认； C）需要明确文件版次、版号、页次和页数； D）文件回收要明确原因；

E）需要明确回收文件版次、版号、页次和页数； F）需要明确回收后文件的处理办法和依据。

5.11.3各类文件的分发按照3.1权责“收发控制”权限部门控制分发，并为文件加盖受控章； 5.11.4外来文件发放依据“3.2外来文件”权责表，由控制部门主管核准后分发，分发时，应在适当位置加盖“受控”章予以发行，发行时应确定发行部门及份数，具体按5.11.1执行；

5.11.5部门间记录的接收和传递应当建立《记录台账》，各类记录要分类登记，记录需要进行编号，便于检索和追溯，具体按《记录控制程序》执行；

5.11.6内部仅作为参考而不作为作业基准须加盖蓝色“非受控”印章，可不收回；对外发行文件（如提供给客户、供应商）亦须加盖蓝色“非受控”印章。

5.11.7有遗失文件情形，或因工作需要须申请文件时，应填写《文件补发申请表》，填写补发原因、补发的文件及数等，经部门最高主管必要时经管理者代表核准后，向综合部申请补发。 5.12文件的使用及管理

5.12.1 所有的受控文件任何人不可以随意修订、涂改，必须保持文件清晰、易读。

5.12.2文件的发放必须确保适用的部门或场所获得文件的最新有效版本并及时撤离失效文件。 5.12.3从使用部门回收的旧版或作废文件（影印件）由文件发放部门统一销毁或适当标识后作再生纸张利用，其他任何部门不可私自处理作废文件。

5.12.4原版文件废止时由按3.1权责“收发控制”权限部门负责加盖“作废”章进行作废，文件须按保存期限予以销毁。

5.12.5 各部门和个人都不得保留已失效或作废文件。

5.12.6各部门必须对部门内所有的文件进行分类、标识、归档，并于每一档案首页建立《文件档案目录》，以便文件的检索，当有新文件增加或修订时，《文件档案目录》必须及时修订。 5.12.7借阅有关文件、资料时，需征得同意后并填写《文件借阅登记表》。

5.12.8综合部随时更新《受控文件清单》将其放置于电脑网络上并设置使用权限，以供各单位核对所使用的文件是否为最新版本与分发份数，文件使用部门须保持文件为最新版次。 5.12.9文件发行/回收、作废等控制所用的印章 5.13资料的管制

5.14.1一般资料要经适当的审核才可发出，发出时以适当的方式签收。 5.14.2一般资料可利用适当的目录方式管理。 5.14.3一般资料不可随意涂改，要求签名以示负责。

5.14经填写内容后表单，依《质量记录管理程序》进行保存与管理。 6．相关文件 6.1《记录控制程序》 6.2《电子资料管理规定》