办公室风险评估活动及记录.分析

2013年度项目部综合办公室

风险评估活动

为了认真贯彻落实综合办公室风险评估制度，推进综合办公室建设工作，提升服务质量，进一步做好综合服务工作，为加强项目部综合办公室风险管理工作控制，明确项目部综合办公室风险点，杜绝风险事例的发生，项目部综合办公室组织进行办公室管理工作风险评估活动。

一、活动目标

1、分析项目部综合办公室职责，对办公室风险点进行自查。

2、讨论办公室风险点可能产生的后果。

3、记录此次活动的内容，并对风险点进行分析和排序。

二、活动组织人员及邀请人员

组织人员：

三、活动日期：2013年3月10日

2013年度项目部综合办公室

风险评估活动记录及分析

一、办公室工作职责

负责综合协调、文秘、档案的管理工作；负责项目部综合统计、报表等审核上报工作；负责综合文字调研、行文办会、信息报送，政务公开等筹备工作；负责人事、劳资、职工考核、年度考评工作；负责保险等申报工作；负责项目部的后勤、印章、公务接待、物品采购、公车使用、环境卫生等工作；负责综合治安治理、信访接待、应急管理等工作。

二、综合办公室风险点

1、印章管理方面：

（1）是否用印登记。（2）印章是否严格保管。（3）是否有来人自行用印行为。（4）用印有无签字备案。（5）印章带出有无分管领导签字（电话同意）。

2、档案管理方面：

（1）借阅档案有无登记，有无签字。（2）有无未经批准查阅行为。（3）接收档案是否逐项检查，有无交接签字，有无鉴字人在场。（4）有无外来人员自行查阅行为。（6）各部室借阅将档案带出档案室的问题。（8）档案收录是否备份。

3、综合统计报表方面：

（1）是否按时限上报统计报表。（2）是否对前线项目部上报的数字进行审核。（3）填写报表是否有上报的依据。

4、综合文字工作方面：

（1）领导交办工作，是否能够认真及时高质量完成；（2）对本职工作是否尽职尽责；（3）对各部门各项督办工作，信息反馈是否及时准确全面。

5、车辆管理方面：

（1）为领导和部门服务是否安全、及时、满意。（2）车辆修理是否存在假修或假换件。（3）有无日常报销虚报费用。（4）有无酒驾行为。（5）有无公车私用行为。

6、公务接待方面

（1）是否严格执行公务接待制度。（2）是否严格落实接待标准。（3）是否严格履行接待费审批制度。

三、风险分析及排序

1、印章管理：严格用印登记，有经理审批；领导电话通知用印，做好记录，事后补签；严格保管印章，专人负责，专人管理；移交印章有交接人签字，鉴证人签字，时间记录等。否则会造成用印风险。

2、档案管理：借阅档案做好登记，有领导和借阅人签字，档案管理员在场查询；接收档案有交接手续，有交接人、鉴交人签字；逐页检查，每宗卷宗要有立卷人签字；档案室做好保密工作；新接收的档案资料要及时收录登记，做好备份。否则造成档案丢失，造成记录无追溯性的潜在风险。

3、综合统计报表：由专人具体负责统计报表工作，落实责任；要认真审核项目部上报的数据；项目部报表要有项目负责人签字。否则报表上的数据不符合要求或者错误造成资金的风险。

4、综合文字工作：办文工作按照“运行规范、优质高效”的原则，全面提升办文水平。在办文工作上，要严把握文件起草和发文两个关口，全面规范审核程序，按照时间要求，快速履行发文程序，转办文件要按照要求，确保上情及时下达，下情及时上报。否则耽误工作的延迟，造成重大事件不能及时完成的风险。

5、车辆管理方面：严格贯彻落实公司制定的《车辆管理制度》，加强车辆管理，规范车辆使用及保养秩序，确保车辆服务质量，提高车辆使用效率。否则造成车辆性能过早变低依然使用时发生事故的风险。

6、公务接待方面：对公司上级主管部门、业务联系部门及领导交办的接待工作，遵循“集中管理、对口接待、热情周到、厉行节约”的原则，并实行项目经理审批制。否则造成接待费用过高导致项目部资金周转出现问题的风险。

四、其他风险要点

1、信息报送、政务公开工作。坚持准确、快速、真实、深刻、全面的原则，打造方便快捷的政务信息通道，加强对各部门政务公开和办事公开的督促、指导和检查。否则造成重要事件不能按时完成造成经济等损失的风险。

2、应急管理工作。组织协调各部门，建立完善各种应急预案；加强日常的应急管理和应急信息报送；应急办要建立快速反应的信息沟通渠道，确保发生突发事件，能够第一时间达到现场，组织应急救援。否则会造成救援不及时导致人员伤亡、资产损失的风险。

3、项目办公室应保持每天进行清扫，室内要整洁，不能有杂乱物品堆积，办公桌物品要摆放整齐有序，地面干净无灰尘、无积水、无烟蒂、无死角，门窗

干净明亮，保持空气清新。防止疾病传染扩散。综合管理专员负责不定期对卫生情况进行检查, 发现问题应立即整改。否则造成疾病传染扩散的影像员工健康的风险。

5、考勤管理方面：

1）施工队伍人员及项目所有员工均实行考勤制，由综合办公室专员负责及统计。否则造成项目部资金（特别是针对农民工工资发放）的流失的风险。

2）所有项目部人员上班前必须先到综合办公室刷卡。因工作需要不能按时出勤者，必须先向项目经理申请，否则按外出办私事处理。综合办公室专员建立员工外出登记表，员工回来后需补签员工外出登记，单位负责人签字确认。否则造成项目部管控出现风险

3）考勤工作由综合办公室专员负责，填写出勤登记，负责考勤工作，每月月底将考勤表送交项目总经理。项目总经理对考勤表进行检查核实，经确认无误后，用于考核工资发放。否则造成损失后没有追溯性的风险。

5）考勤工作要求：综合管理专员于每周周日核查考勤表，整理并归档。

6、为加强办公用品使用的管理，节约开支、杜绝浪费现象。项目办公用品由办公室统一保管发放，并指定保管人，保管人应对领用的物品做好登记，做到账物相符。并时时对仓库的货物进行盘存；对于库存不多的物品及时将情况上报给办公室主管人员以便申购补充。各部门在领用办公用品时统一在办公用品领用记录本上签字确认由保管人统一领出，遵循先签字后领物的基本原则。办公电脑、打印机、复印机、等办公设备的耗材及维修由办公室主任负责，并经项目经理批准，由办公室负责申购。否则造成账物不符，贵重物品丢失或者过早报废影响使用功能降低、项目办公用品资金使用过多的风险。