如何要撰写项目建议书

为什么要撰写项目建议书?

● 申请经费

● 吸引投资者的关注

● 获取机构或政府的批准

一般撰写方案策划书的主要原因是吸引资金，这也是我们所关心的。你必需通过向资助机构推行你的方案来申请经费。若投资者对科研较感兴趣，就意味着你必须强调你所进行的研究结合了当前国内外发展前沿。同样道理，在建议书中突出你利用发展扶持基金在从事领域中所开展的社区发展及相关工作，也是比较明智的做法。以下几点建议对撰写大多数项目建议书来说是必需的；但个别基金会对内容上还有一些特殊要求，你必须确保已经满足。

你为了什么?他们为了什么?

在确定你所想做的，潜在符合基金会欲进行资助的项目之后，你需向他们解释为什么你认为情况如此。不要为此而不好意思。如你认为有一个值得他们关注的项目，那么可以简明地向他们解释为什么你会认为如此。

● 解释为什么你或你所代表的机构适合做这个项目，在这个领域内所做过的工作，以 及你对该领域的兴趣，与他人的兴趣或工作有什么联系。

● 解释为什么你认为你的项目符合基金会的(资助)标准，不要对此缺乏自信，而要肯定的说出符合的程度并告诉他们为什么要进行资助?如果你表现出对项目是否符合标准的踌躇不定，这可能会鼓励基金会寻找其他项目取而代之。

下框是一些能实现获取资助的技巧

从实而述

● 避免用被动语句

● 避免使用不必要的长句和专业术语来耍小聪明

● 尽量使用短句

● 把建议书按清晰的逻辑顺序划分成不同部分，并加上简明的标题

● 不要让基金会标准支配项目的结构(更不要让它支配其具体内容)

以他们喜欢的方式叙述——你怎样知道?

● 仔细阅读申请指南及其注释，注意所有特殊要求。

● 将建议书与基金会标准进行核对；尽可能在标书中使用与基金指南相似的词汇。

● 通过制作一个标准清单，并以此对标书进行评价来模拟基金会的评定过程。尽量以他们的立场来评定你的项目与基金会的要求的符合程度。你是否已使建议书更易于他们进行评定或是更易于得到一个肯定的结论。

项目概要

你必须对项目的目标及目的十分清晰，以致通过这一部分对项目的要点进行简介的概 述。概述计划的一种十分有效的方式就是，用一句话来说明项目的参予人、内容、时间、地 点以及目的。这就描绘出了项目的大致轮廓，能使读者或电话的另一方很快明白你的项目。如果你在开端用几句话就能推销你的项目，那么你便可紧紧吸引潜在投资人的兴趣，并能在进入细节介绍之前给其留下良好的印象——别忘了第一印象十分重要(见背面)。

典型标书的内容

每一份项目建议书的实际内容各不相同，但大多数建议书都有一个核心部分。不同的基金会

对于核心部分的表述形式要求各异，有的请倾向于文字叙述，有的喜欢用表格表达，还有的则喜欢两者结合。有时在表格中只需填写基本的信息，而详细信息则包含于附件的商业计划书中。大多数所要求的(或是应当考虑的)要素见以下清单：

封面

● 标题(仔细思考，保证其简明准确)

● (任选)一张有关工作地点、动物栖息地、物种或动物活动的相片，可以使项目的 主题更加生动

● 项目合作人的名称及其标志

标题页 (任选——在封面中尽可能给出一些细节)

目录和页码

概述(虽只有一页，但却是整个建议书中至关重要的部分。确保你已用大量时间写好这一部分。否则，这也许是标书唯一被浏览的部分。)

申请表：

● 背景

● 提出理由，存在的威胁和问题

● 描述项目所在地区

● 所关注的栖息地，物种的重要性

● 以前对该物种，栖息地或工作地点的保护行动(由你或他人组织的)

● 项目目标(总体目标，项目目的，结果)

● 为达到以上目标所提议的活动

● 项目运转计划

● 预算——费用和资金筹措

● 后续项目，影响的持久性

● 风险承担

附件(在前面做一个清单用线分隔各项及计数，你也许不需要囊括这的全部内容) ● 商业计划(一般只有基金会要求才需要这一部分)

● 逻辑框架图(如果建议书正文没有要求的话)

● 有关项目所在地区的地图，介绍更大的地区和一些详细情况。(尤其要特别介绍提议活动的所在地区)

● 图像(对介绍某些问题有用时才需要)

● 负责项目的单位及合作人前期的一些相关经验，(合适的话)申请人个人的一些特殊经验 ● 用以介绍项目结构和合伙人及个人(包括作汇报的顺序)之间关系的管理图表

● 推荐信

● 简短的学术论文(只有当论文能够清楚说明项目申请背景时才需要)

● 所使用的缩写

包括应包括的内容，不应包括的内容

只需给出能有说服力说明情况的细节(而不需再多)－－你并不会因为用论文来灌输听众(错误的做法)，以此显示出你掌握有很多信息而获得好印象。更有意义的是你能够提取一些潜在投资人对项目进行评估所需的基本细节。如果他们想要检查某一方面，你可以引用一些关键性的资料。但不要依赖于此来推销你的项目，因为大多数基金负责人没有时间来深究这些内容。

理解申请的形式

通过阅读从基金会网页上下载的相关文档，可以更容易接近基金会的要求。

另一方面，令人遗憾的是某些基金会借此机会把申请程序的电子表格形式不断复杂化。这就使他们当中的某些人使用该文档时，遇到从存在一些疑问到极端受阻不同程度上的困难。你得适应所面对的任何类型的申请形式，按照它们的形式和说明尽可能确切地完善建议书。它们似乎是在测试符合程度(如果你符合我们的形式，那么你也许可开展这个项目)。

一般表格是为了用来获取申请项目的相关信息，基金会可通过这些信息了解和评估你的项目并作出决定。因此，只要可能，严格按照程序所要求的去做。总之，若你不明白某一部分的目的何在，可以向他们咨洵。

预算及时间安排

对项目尽早作出一个基本的预算和阶段计划是十分有益的。显然，在提出资助申请之前你必须十分清楚你需要多少资金。

随着获取信息量的增加，你可以随时修改预期的阶段计划。但你至少要有个根据所计划提出的(项目)运转模式，并逐步充实它的内容和提高其准确度。制作预算迫使你的思路集中于明确需要开展哪些活动，以怎样的顺序及每项活动需要的经费。

微软Excel及其类似电子制表软件对于编排数据，以及按你所需的各种方式(按地点、合作人、支出类型、阶段和目标等)计算小计非常方便。在软件中，你可以制作图表，规划时间表，记录重要事件和完成情况等。通过这一步骤尽可能详尽做出预算和规划时间安排，并通过累加各部分细节计算出预算总和。以下是一个非常简单基本的项目预算例子，它提供了包括在初始阶段你需考虑的一些预算要点的概念。

时刻牢记基金会可能会要求建议书遵循的特定的形式，确保你注意到所有需要考虑的方面。接下来你便可以在电子预算表中组织预算的详细类别，并与基金会的预算形式保持一致。

预算：

项目筹备费用 小计 ￡3,060

项目管理／项目发起／项目建议书 ￡300

保险(￡50／6人) ￡300

体检费 ￡250

科研器材(相机和镜头) ￡1，130

摄影费用 ￡340

地图(影像) ￡400

录影带 ￡340

野外费用 小计 ￡11,950

生活费用(1320人x5／(人•天)) ￡6，600

当地助手(600人x￡51(人•天)) ￡3，000

出差津贴 ￡1,000

交通费用 ￡1,000

各种杂费 ￡350

项目后期费用 小计 ￡1,250

管理费用 ￡150

摄影费用 ￡200

报告制作 ￡300

影碟制作 ￡600

意外费用(预算的10％) ￡1,626

总计 ￡17,886

留下良好的第一印象——你读了这部分吗?

“你没有第二次机会留下第一印象”，虽是个老笑话却又是至理名言。因此你想留下一个怎样的第一印象十分重要的。

有人认为在项目建议书，必须不要过于专业化或花哨，否则让人认为你已有过多的经费，而只能开展看起来十分昂贵的项目。当然，项目陈述并不是最重要的部分，尤其是在以损害项目内容质量为代价来改善陈述的情况下。同样，你必须记住应该让项目表现出值得关注，而不仅仅只是试图表明目前你没有足够的经费来开展一项有组织的项目。

这一段主要是关于如何权衡各方面。每一个基金会必然都会对信誉要求有个底限，在底限之下基金会可以不进行资助。虽然，给基金会留下能够胜任的印象十分重要，但你必须十分清楚你正要做的以及认真对待项目和潜在的投资人。此外，若想获得批准，你必须让投资人相信你有能力并愿以无私奉献的精神完成项目，采取一切适当的行动有效地维护授权方的利益。

例如，不要为任何拼写或印刷上的错误寻找借口。计算机上的拼写检查功能(对世界上的许多语言都支持)应能帮你找出绝大多数这类错误。在提交建议书之前，让其他人而不是你自己，或者更好让参予标书撰写小组成员之外的人对最终文件进行校对。“我没有足够时间进行校对”的抱怨往往意味着“我没有花足够时间来规划标书的制作，所以没能对标书进行拼写检查和阅读校对”。

更重要的是，确保建议书有一个清晰的结构并认真遵循申请格式的说明。这些都能有助于打造一个你所需要的良好印象：你富有竞争力，认真仔细且有能力按照指导方针完成你所提出的方案。

提交

不可避免的，你不可能总是一直在撰写项目建议书。在一定时间(随着期限的接近)，你得停止工作并提交(给基金会)。停止工作有时非常困难，因为你觉得大多数需考虑的细节正在酝酿之中，有些细节还未准备好，在你提交标书后一些细节已经发生了较大改变。投资人也清楚这经常是个问题，所以只要在建议书中表现出你至少考虑过这方面，他们会感激你所付出的努力。

最后期限等同于生死线

大多数基金会对项目提交都会设定一个最后期限，一般是一年一次或者是半年一次。即使他们会考虑迟交的申请项目(而绝大多数不会)，但他们也不会同意资在期限之后的项目。它将有损你的印象从而也对你项目带来不利影响。如果你规划得很好，那么你的项目建议书应在提交期限之前完成，所以你有充足的时间检查和改进。若你想表现出有能力组织和开展好一个项日，那么你可以向基金会展示你得当的时间规划而且你的建议书不需要任何借口。 附信

附加在整个建议书之后的附信给了你一个自我介绍的机会。附信内容取决于你所申请的资金类型，有些基金会要求的更加详细。形成一个良好的印象是十分重要的，这是潜在投资人了解你的首要依据。为此，附信必须简洁明了，只需占用标题页的一片区域，如果可以的话，留下所列举到的每个人的地址。附信应包含以下内容：

● 你是谁?

● 你有什么计划及其原因

● 为什么他们(潜在投资人)要考虑资助你?

● 你总共打算筹集多少经费，如何使用?

● 任何回报：名声，报告等

● 联系姓名、地址及电话

● 提供更多需要的细节

等待结果

一旦你提交了项目建议书并得到对方收到的确认之后，你尽可把所有东西抛至脑后放松一下自己。但如果投标没有成功应该怎么办?你当然不能把所有希望寄托于某个项目的申请(即使你知道他们会向你提供资助)。明智地使用你的时间，而不是止步休息，更不要不停的为结果而焦虑不安。为了后续的资金申请，继续开展你的研究并不断完善你的项目计划，耐心地等待基金会的答复。

当得到结果时

如果(项目)遭到拒绝，务必要找出被拒的原因。若他们给出的一些建设性意见，对其仔细考虑。无论成功与否，更重要的是从每次尝试尽可能学到更多(知识和经验)，以致在下次努力中取得进步。

如果项目获得批准，那么恭喜你。但并不代表你与投资人的工作这时已结束。一旦你获得资助人的批准，别冷落他们!在完成项目的整个过程中与他们保持规范中的合作关系是十分重要的。保持告知他们项目的完成情况，邀请他们到工地进行检查。牢记投资人希望你即可能多的实现项目中的每小部分——你所花的可是他们的钱!这也表示即使在项目进展不够好的情况下，他们帮助你可获得利益。若你的项目举步维艰，不要害怕与投资人坦诚地进行讨论——他们也许能够提供正是你所需要的帮助和经验。