浅谈合同管理在建设工程项目管理中的作用

浅谈合同管理在建设工程项目管理中的作用

[导读] 工程项目管理是全方位的，有其重要性和特殊性，要求项目经营者对施工项目的质量、安全与文明施工、进度、成本等都要纳入正规化、标准化管理，这样才能使施工项目各项工作有条不紊、顺利进行。施工项目的成功管理不仅对项目、对企业有良好的经济效益，对国家也会产生良好的社会效益。合同管理是工程项目建设管理的重要组成部分，控制好合同管理将是工程项目管理成功的第一步。

【摘要】本文论述了合同管理的本质和职能，提出了建筑企业应当如何加强招标过程中合同管理、实施过程中的合同管理、施工索赔的合同管理，以实现项目管理的投资控制、进度控制和质量控制。

关键词：建设工程 项目管理 合同管理 合同变更 索赔

引言

建设工程施工合同是建设单位与施工单位以工程施工为目的，明确相互权利与义务关系的协议。建设单位要按照合同规定提供必要条件并支付工程价款，施工单位要按合同要求完成建筑安装工程任务。合同是否公正、可行，对建设项目的具体实施及其经济效益都会产生影响。随着我国加入世界贸易组织，国际工程合同条款将逐步应用于国内的建设项目，如何利用有效的合同管理规避风险，降低成本，提高经济效益，将成为建设项目合同管理的重中之重。

1 合同管理的本质

建设施工合同是指承发包双方为实现建设工程目标, 明确相互责任、权利、义务关系的协议; 是承包人进行工程建设, 发包人支付价款, 控制工程项目质量、进度、投资, 进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务, 确保实现建设目标的重要手段。 改革开放后，我国建筑业随着现代化建设的大力拓展，取得了瞩目的成就，同时也产生了包括工程款拖欠、工程质量以及安全等很多问题。大家可能要问：这些问题与合同管理有什么关系? 其实，仔细想想，哪个环节能与合同脱离关系呢? 如果工程款支付按照合同执行，怎么会有拖欠工程款以及农民工工资的问题呢? 如果施工按照合同中规定的技术标准履行，又怎么会出现质量问题呢? 这些只不过是表面现象，其本质在于市场经济下建筑市场的改革，市场经济的本质是契约(即合同) 经济，合同是市场主体进行交易的依据。从另一个角度讲，市场经济就是信用经济。信用是市场经济平稳运行的保证，是合同正确履行的保障。但是，我国目前建筑行业就存在着很多问题，没有信用，业主与承包商的信息不对称，合同监督机制的不健全等，施工合同、咨询管理合同、劳务合同的不履行等。合同的本质在于规范市场交易、节约交易费用。

2 合同管理的职能

合同确定了工程项目的成本、工程和质量等目标，规定了合同双方责、权、利的关系。因此，合同管理是工程项目管理的核心。合同管理贯穿于工程实施的全过程，对整个项目的实施起着控制和保证的作用。在现代工程中，没有合同意识则项目整体目标不明确：没有合同管理则项目管理难以形成系统，就不能实现项目

的目标。在现代建筑工程中，不仅需要专职的合同管理人员和部门，而且参与建筑工程项目管理的其他各种人员和部门都必须精通合同，熟悉合同管理和索赔工作。所以合同管理在开发、设计、监理(咨询) 、施工等过程中占据非常重要的地位。现在人们越来越认识到合同管理在建筑工程项目管理中的特殊地位和作用。国外很多工程项目管理(咨询) 公司和大的工程承包企业都十分重视合同管理工作，将它作为工程项目管理中与成本(投资) 、工期、组织等管理并列的管理职能。合同管理作为工程项目管理的一个重要组成部分，它必须融合于整个工程项目管理中。要实现工程项目的目标，必须对全部项目及项目实施的全过程和各个环节实施有效的合同管理。合同管理与其他管理职能密切结合，共同构成工程项目管理体系。

3 合同管理措施

合同签订前的准备工作

在竞争日益激烈的建筑市场中，要想通过投标和谈判签订一份较为理想的合同，要求企业管理者从获取招标信息开始，就应做好项目分析、评估、决策、合同预审等合同签订前的全部准备工作。对企业的基本情况，包括劳动力、技术力量、设备装备能力、企业资信、获奖荣誉等，特别是企业的财务状况和类似工程经验等与欲投标项目情况进行具体对照，分析本企业在该工程中的优势与劣势。从而决策是否投标。平时应通过计算机建立一个有关这些资料的专门资料库和信息网，并注意补充与完善。一旦要参与某个项目的资格预审，即可从资料库中调出相关资料，再针对招标单位的具体要求加以修改和补充，使资格预审文件能准确快捷地到达招标单位(或可通过电子邮件的形式发送到招标单位) 。在投标决策前，认真做好市场调研工作(有条件的企业应成立市场调研部) ，根据资格预审的评审要求、市场情况、竞争对手的情况和自身的竞争实力，用科学的决策方法加以分析，及早发现问题，及时研究对策，从而作出正确有效的投标决策。

3.2 合同签订后项目实施阶段的合同管理

承包商作为合同的乙方，在合同签订后的项目实施过程中，必须严格履行合同规定的各项责任与义务，做好以下几个方面的工作：

3.2.1 合同评审与合同管理规划

合同签订后，按ISO9002质量保证体系文件要求，进行合同评审，明确合同规定的各方责任与义务，并制定相应的方案与措施。在编制《实施性施工组织设计》的同时还应编制《实施性合同管理规划》，明确合同管理的目的、内容、程序、方法．在进行合同管理时，按《实施性合同管理规划》进行合同管理。由于施工条件的复杂性和多变性，合同变更经常发生，因此对合同管理应实现动态管理，建立《施工合同动态管理日志》，发现新问题及时调整合同管理策略。

3.2.2 合同技术资料管理

因合同文件和技术资料是合同管理的基本依据，所以应首先建立和健全施工往来函件的签收、发放登记手续。根据合同规定的工作范围、技术规范、设计图纸要求和进场后报送的并经监理工程师批准的施工进度实施计划(《实施性施工组织设计》) ，负责组织现场施工。每月(旬) 的施工进度计划，亦须事先报送监理工程

师批准。承包商在施工过程中要注意收集、记录和整理以下各方面的技术资料：①施工日志；②来往函件；③气象资料：④施工备忘录；⑤会议纪要；⑥工程照片和工程声像资料；⑦工程进度计划和实际进度计划；⑧工程核(结) 算资料；⑨工程图纸；⑩设计变更；11招投标文件；12市场信息价；13不可抗力事件等，以便进行合同索赔时能提出有力证据。

3.2.3 履约中的施工现场管理

按编制的《实施性施工组织设计》组织施工合同签订后，在投标阶段所编制的《施工组织设计》的基础上，结合实际情况再编制《实施性施工组织设计》，并按此指导工程施工，完成合同所规定的工期目标、质量目标、安全目标、成本目标。在施工过程中又应根据实际情况，将施工计划进行对比检查，并进行合理调整，以满足合同要求。按照工程进度及施工规范的要求，及时进行有关单元工程(或分部工程) 的现场检验或试验，所有的检验、试验结果均应报送监理工程师审核批准，以便进行单元工程(或分部工程) 验收。对施工放样及测量的所有原始数据(包括图纸、设计变更) 及施工过程中所发生的隐蔽工程验收计量，均应报送监理工程师检查并签字批准，这样便于工程计量与支付。

合同变更

作为发包方，因为采购建设工程合同签订后，仍存在原设计方案、材料、设备、施工环境等方面的不确定性，这就不可避免地容易发生工程合同变更，而工程变更又伴随着合同价格和工期的调整。这既是合同双方利益的焦点，也是采购建设工程合同管理中的难点。对供应商（中包方）来说，这正为自已摆脱低价困境，扩大自身利润，延迟建设工期提供了机会；对采购人（招标方）来说，这带来了挑战，稍一疏漏管理，不仅会造成没必要的浪费，还会使自身利益受到损失。因而，建设工程合同变更正成为商业贿赂频发的热点环节。许多不法供应商与一些招标方中的腐败分子相互勾结，大做工程变更的“文章”，有意进行工程合同变更，甚至于一项工程连续变更多次，从中肆意侵占国家大量资金。

作为承包方，因为工程项目建设过程中由于施工周期长，许多的因素均可导致工程变更，影响到工程造价和工期，因此，须根据具体变更情况及合同条款中的相关规定，明确应支付给承包人的变更费用。影响工程造价的变更有设计变更、施工条件变化变更、技术标准变更、进度计划调整变更，一次来减少或者弥补承包方的利益。

作为发包方如何对待工程变更

建设工程的特点是投资大、工期长、技术复杂。工程造价的组成包括建筑安装费、设备工器具费、工程建设其他费（勘察设计、征地费、工程保险、财务费用等）、预备费和固定资产投资方向调节税，它的确定必须分步进行、逐步深入。从投资估算、设计概算到施工图预算、工程结算和竣工决算，是一级控制一级的关系，加之合同履约情况的不确性，使得工程变更不可避免。因而我们必须重视工程变更，加强变更价款的管理。

首先要加强工程项目的管理工作。在设计质量上严格把关，大力推行设计监理制度，尽可能降低设计变更的数量；在项目发包阶段，要由有编制资格的造价中介单位编制工程量清单，减少工程的计算偏差，减少因业主提供的工程量清单与施工图纸不符造成的工程价款的变更；在施工合同履行阶段，加强合同管理工作，按照国家公布的施工合同示范文本进行合

同管理工作，在有条件的地区和部门，也可以采用国际通用的FIDIC 条款签订合同、管理合同。总之要全方位加强管理，尽量减少工程价款的变更。

鉴于工程建设本身的特点，又不可能完全杜绝工程变更。要采取积极的态度，要有预见性在发现问题时及早提出解决方案，即尽可能提前变更，将造价的变动控制在最小范围内。 合同违约与索赔管理

索赔是指在建设工程施工合同过程中，由于非己的过错，而是应由对方承担责任的情况造成的实际损失，向对方提出经济补偿和工期顺延的要求。在建设工程施工当中，由于其投资大、工期长、工序复杂、环境变化、政策法律的变化特点，建设方和施工方在履约过程中为维护自身的利益，必然对工程的技术要求和有关合同文件的解释方面会产生争议和矛盾，这就决定了合同双方之间索赔事件的发生时不可避免的。所以在索赔事件发生后，如何保护自己的权利不受损害至关重要。所以说索赔时建设工程合同管理的一个非常重要的环节。建设工程合同索赔，包括承包人向发包人索赔、发包人向承包人索赔和相互之间的反索赔。

索赔方法 由于目前在施工合同管理方面，国内与国际相比还存在一定差距，目前建筑市场大多处于买方市场，因此承包商在进行合同索赔时，应抓住主要矛盾，不能事事索赔。尽量采取多个单项索赔方式，避免到工程完工后采取一揽子索赔的方式。对某些小额费用的事件，承包商不应斤斤计较，以利于大额索赔事件获得成功。

4 结束语

合同在建设项目管理过程中正在发挥越来越重要的作用，合同管理是项目管理的重要工作之一，合同管理过程贯穿项目管理全过程。良好的合同管理不仅能协调工程项目施工，推进工程的进度，很好的控制工程的成本，而且还能协调好项目相关方的友好合作关系，为项目管理起到积极的推动作用。无论作为合同管理部门还是合同执行部门，都必须理解合同，熟悉合同的组成部分，尤其是合同中的特殊条款和合同的工作范围，找出合同的关键性在哪里，哪些部分和条款在执行中遇到困难，找出解决困难的最优方法。

合同管理过程中要注重合同资料的整理，并随着工程进展的不断发生变化，参与到工程项目建设中去收集，整理并加以完善，做到合同资料的动态管理，从而保证合同管理过程的动态管理。对于项目建设过程中来往合同资料，包括相关合同商务文件、技术文件、现场修改变更文件、信函等仔细阅读、理解，及时做出相应的处理和安排，并归档存放，对于重要的资料要单独保管存放，不能丢失和泄露。所以，合同资料管理是合同动态管理的重要依据之一，切不可粗心大意。 合同管理工作在项目管理中显得非常重要，特别在一些大的和国际性项目管理中，良好的合同管理不但能控制项目的成本，提高项目的管理效益，而且能推动项目的先进管理，所以良好的项目合同管理和优秀的合同管理者都是非常重要的。善于利用先进的管理模式和经验，对于我们的合同管理、项目管理工作中用都有很大的促进和帮助作用，我相信只要不断地努力学习理论知识和积累实践经验，在今后的管理工作中加以吸收和运用，我们将会在工程建设项目管理、合同

管理乃至企业经营管理方面都将会取得更大的成功，给企业带来更大的经济效益和良好的社会信誉。