社区档案管理办法
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湖北省社区档案管理办法
第一条 为加强和规范社区档案管理,更好地为社区各项事业发展服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》及国家有关法律、法规,结合湖北省实际,制定本办法。
第二条 本办法所指的社区档案,是在社区管理、服务等活动中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的各种门类、形式和载体的历史记录。
第三条 不设区的市、市辖区、县民政部门和档案行政管理部门在其上级业务部门的指导下,负责本地社区档案工作的业务指导,帮助社区制定档案工作制度,培训档案管理人员,加强档案管理的执法与检查。
第四条 乡(镇)人民政府、街道办事处应加强社区档案工作,帮助解决社区档案工作所需的经费和设施。
第五条 社区应建立综合档案室,配备档案人员,集中统一管理社区档案,开展档案利用服务工作。社区应建立档案人员岗位责任制以及档案保管、利用、鉴定和销毁等相关工作制度,编制本社区档案分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)。
社区档案管理人员应参加业务培训,取得上岗资格证书。 第六条 社区文件材料的收集 在社区管理、服务工作中形成的,对国家和社会有保存价值的文件材料应当依法归档保存,任何单位和个人不得据为己有。
社区文件材料的收集范围参照《湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表》(见附件1)执行。
社区形成的文书文件材料于次年6月底前归档。基建文件材料于项目结束或中止后归档。设备随机文件材料在开箱时归档,安装及维修材料在工作结束后归档。会计文件材料由财务部门按年度整理归档,在财务部门保存一年后向档案部门移交。声像材料、电子文件、实物档案等随时归档。国家有特殊规定的,从其规定。
第七条 社区文件材料的整理
社区文件材料按照国家和湖北省有关规定、标准整理,做到分类科学、整理规范、编目有序,便于保管和利用。档案整理工作在档案室组织指导下,由文件材料形成部门或经办人员负责。
第八条 社区档案的保管
社区档案由社区综合档案室集中保管。有条件的社区要实行档案库房、阅览室“二室”分开。档案库房应具有防火、防盗、防有害生物、防高温、防潮、防水、防霉、防尘、防紫外线等设施。社区档案的装具应符合国家标准。
第九条 社区档案的统计、鉴定和销毁
社区应建立各种档案统计台账,对档案的收进和移出、档案保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况进行及时、准确的登记和统计。
保管到期的档案应组织鉴定小组进行鉴定。鉴定小组由社区档案工作负责人和相关人员组成。对失去保存价值的档案由鉴定小组撰写销毁报告并编制销毁清册,经社区居委会主任审批后,指定两人监督销毁。国家有特殊规定的,从其规定。严禁擅自
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销毁档案。
第十条 社区档案的利用
社区综合档案室应积极开发档案信息资源,做好档案利用服务工作。机关、团体、企事业单位、其他组织及本辖区居民持有介绍信和合法身份证明,可利用社区已公开的档案。利用不宜公开的社区档案,需经社区居委会主任审批。利用社区档案,不得侵害国家、集体和个人的合法权益。
社区应根据工作需要,编制常住人口登记表,失业、下岗人员登记表,社区优抚对象登记表,社区服务点登记表,社区低保人员情况表,社区残疾人情况表,社区企事业单位基本情况表,计划生育卡片,撰写社区大事记、组织沿革等专题材料,并建立全宗卷。
第十一条 社区档案的信息化管理
社区综合档案室应积极采用计算机等先进技术,逐步实现档案管理的信息化、现代化。社区形成的电子档案,应采取2种以上可靠存储介质进行离线备份。
第十二条 社区档案工作目标管理
各社区要实现规范化建档,并创造条件逐步达到省级社区档案工作合格标准(见附件2)。合格单位认定工作由社区申报,经县级档案行政管理部门和民政部门评审后,报市、州、省直管市、神农架林区档案行政管理部门审批。社区档案管理达到省级合格标准,作为评选省级示范社区的条件之一。湖北省社区档案工作合格单位申报审批表见附件3。
第十三条 社区档案工作的奖惩
在社区档案工作中作出显著成绩的单位和个人,由其所在的乡(镇)人民政府、街道办事处或县以上档案行政管理部门给予表彰和奖励。
发生违反《档案法》及《湖北省档案管理条例》行为的,依法追究相关责任。 第十四条 本办法由湖北省档案局和湖北省民政厅负责解释。
第十五条 本办法自发布之日起施行。原《湖北省社区档案管理暂行办法》(鄂档„2003‟20号)同时废止。
附件:1.湖北省社区档案分类方案、归档范围、保管期限表(参考式样)
2.湖北省社区档案工作合格标准
3.湖北省社区档案工作合格单位申报审批表