企业采购管理方案

采购管理流程及示意图

制定人：

审核人：

批准人：

分发部门：采购部、行政部、生产部、质量部、工程部、财务部、营销部、副总经理、总经理各一份

发放日期：

本文件至发放之日起生效。

一、采购的物品按物品类别分为四类，请购时须填写清楚物品类别：

（一） 耗材和辅助材料（一般物品采购流程） ：主要包括用于生产、检定、仓储、工

程、办公所需的易耗品等，如：滤芯、洁净服、手套、垃圾袋、笤帚、玻璃器皿、牛皮纸等杂品。

（二） 原辅包装材料（一般物品采购流程） ：主要包括生产所需要的原料、辅料、包

装材料和QC实验所使用的试药试剂、标准件等。（一般在合格供应商清单内）

（三） 大宗原辅包装材料（特殊物品采购流程） ：主要包括大宗原辅包装材料（总价

超过10万元以上的）

（四） 设备（特殊物品采购流） ：公司生产所需要的各种仪器及检测设备、大型、小

型生产设备、工装夹模具及附件等。

二、各类物品的采购流程及示意图

（一）耗材和辅助材料

1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门做年度资金预算。 2、各部门根据年计划每月统计下一个月所需物品清单，每月第一周内报采购部门。 3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购。

4、物品购进后，物供部门须对所购进物品进行物品的初验，初验合格方可入库发放。

一般物品采购流程图

（二）原辅包装材料

1、使用部门每年年底制定下一年度的物品年计划，报采购部门做年度资金预算。 2、各部门根据年计划每月统计下一个月所需物品清单，每月第一周内报采购部门。 3、采购部门根据各部门提供清单的物品名称、规格、数量进行采购，同时核对是否为合格供应商清单上所列的物品。

4、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。

原辅包装材料采购流程图

（三）大宗原辅包装材料

使用部门、采购部门、审核小组进行。走特殊物品采购流程：

1、使用部门根据要求提出采购申请（内容包括：材料名称、用途、基本参数和质量标准等）。 2、公司副总经理审核，总经理批准。

3、采购部门联系该产品供应商，收集产品资料及供应商资质，选择同类产品国内外知名度较高的供应商，根据使用者提出的要求，进行初步筛选，将筛选后的供应商资料交予使用部门和质量部门审阅。

4、使用部门和质量部门根据资料内容选择适合自身要求的产品及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。

5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、质量部门三方共同进行。使用部门根据需要与供应商交流产品质量和参数方面的内容，质量部门衡量其是否现行法规和GMP要求，采购部门与产品供应商进行初步议价。如果需要现场考核，可由三方共同参与进行。

6、多家洽谈结束后，使用部门和质量部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。合同价款超过10万元的需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对产品购买和报价的合理性做最后确认。

7、公司副总经理将根据使用部门和质量部门提出各家产品的优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组的审核意见（合同价款超过10万元），最终选择一家合理设备供应商报总经理批准。 8、总经理最终批准。

9、采购部门与供应商进行合同的拟定和签订。

10、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。

11、物品购进后，需经初验合格后向质量部QC进行请验，走物料审核放行程序。审核放行合格后方可入库发放。

大宗原辅包装材料采购流程图

（四）设备

1、使用部门根据要求提出采购申请（内容包括：设备名称、用途、应具备的功能等）。 2、公司副总经理审核，总经理批准。

3、采购部门联系该设备供应商，收集该设备的资料及供应商资质，选择同类产品国内外知名度较高的供应商，根据使用者提出的要求，进行初步筛选，将筛选后的设备及供应商资料交予使用部门审阅。

4、使用部门根据资料内容选择适合自身要求的设备及供应商，由采购部门联系厂家，当面洽谈。大型设备尽可能以招投标方式进行，应至少有三家设备供应商可供选择。

5、当面洽谈时由使用部门、采购部门、工程部门三方共同。使用部门根据需要与设备供应商交流设备性能方面的内容，工程部门与设备供应商交流设备原理、结构、重要配件生产厂家各方面性能、设备维护保养、售后服务等方面的内容，采购部门与设备供应商进行初步议价。如果需要现场考核，可由三方共同参与进行。

6、多家洽谈结束后，使用部门和工程部门提出各家优缺点及最终意向，物供部门提供各家最终报价。合同价款超过10万元的需同时将采购意见报审核小组审核。由审核小组对设备购买和报价的合理性做最后确认。

7、主管副总或总经理将根据使用部门和工程部门提出各家产品的优缺点及最终意向，结合物供部门提供各家最终报价和审核小组的审核意见（合同价款超过10万元），最终选择一家合理设备供应商报总经理批准。 8、总经理最终批准。

9、采购部门与供应商进行合同的拟定，生产部门提供合同中设备性能要求及售后服务等要求，工程部门提供设备维护等方面的要求，财务部门对付款方式进行审核和提出相应意见。 10、合同最终由采购部门和设备供应商签订。 11、采购部门跟踪设备供应商合同履行进展。

12、对于大宗设备如果需要对设备进行厂家现场验收，可由使用部门和工程部门协同进行。 13、设备到厂后验收需由使用部门、采购部门、工程部门三方进行。

设备采购流程图

五、特殊情况采购审批：

对于计划内物品的采购可直接走各种采购流程，对于计划外的物品，须经部门经理批准，报副总经理，数额较小的可由副总经理审核并批准购买，对于数额较大的（合同价款超过10万元），须由副总经理审核，报总经理批准购买。

对于急购的计划外物品，如副总经理和总经理不在公司时，可由部门经理向副总经理电话征求意见，待副总经理批准后，由副总经理电话通知采购部门先行购买，后续补齐请购手续，标明“急购补单”字样。

六、采购过程各部门职责人：

使用部门申购人： 各部门分管主管、组长或部门经理授权的本部门员工（提报书面人员名单至采购部门备案） 采购部批准人： 部门经理 行政部批准人： 部门经理 生产部批准人： 部门经理 质量部批准人： 部门经理 工程部批准人： 部门经理 财务部批准人： 部门经理 营销部批准人： 部门经理 审核主体责任人： 各部门分管副总 批准主体责任人： 公司总经理 七、货款支付方式（参照）：

1）甲方在合同签订后支付合同总价的30%作为预付款。 2）物品到乙方指定地点清点后一周内付合同总价的30%。

3）设备安装调试初步验收合格后一月内（大宗货款可延至三月内）凭三方（使用部门、采购部门、质量部门或工程部门）签字确认的设备验收单付合同总价的30%。

设备正常运行一年后，经设备使用部门和工程部门确认该设备可以达到合同各项要求后，支付合同总价的10%尾款。

4）对于其它物品（非设备或大宗物品），验收合格后一个月内凭两方（采购部门、使用部门或质量部门）签字确认的设备验收单付合同总价的40%。

对于急购的计划外物品，可直接递交书面申请报告，经部门经理签字确认后，直接报财务部门借款。采购员先行垫资的，凭报账单据到财务部门报销。