秘书学的含义

秘书学的含义

秘书的历史和广大秘书人员的丰富工作实践，为秘书活动及其规律的研究提供了条件。秘书学就是研究秘书工作的产生、发展极其工作规律和发展趋势的科学，其目的在于使秘书工作科学化、理论化，以充分发挥其自身效能，具有极强的应用特性。它的研究任务是揭示秘书活动产生和发展的本质和特性、功能和作用的一般规律和特殊规律，指导秘书工作走向理论化、规范化和科学化。

秘书学的性质

一、 理论的应用性 秘书学是一门实践性很强的应用学科。

二、 知识的综合性 秘书学是一门综合性的新兴学科。

三、 工作的政治性 秘书学是一门政治性很强的学科。

四、 学科的群体性 秘书学是一门综合性学科，同时也是一个独立、

完整的理论体系，是以秘书学概论为主导的众多学科群。

秘书学的研究对象

一、 秘书人员 秘书人员是秘书活动的主体，秘书活动主体研究是

对秘书活动主体的特征、地位、思想修养、心理素质、职业道德、行为准则等方面展开的研究

二、 秘书工作 秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的

载体要素，秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能显示出自身的存在价值。

三、 秘书方法 秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，指秘书人

员在认识、表达和处理各种事物时所采取的途径、方式、手段

和程序等的总称。

四、 领导意图 领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动

的准绳和尺度。

五、 秘书环境 秘书环境是秘书活动的外在要素。

秘书工作的含义

秘书工作就是以领导的工作运转和决策服务为宗旨，在办文、办会、办事等方面从事参谋性、辅助性的工作。

秘书工作的内容

一、 政务性工作 政务性工作是指直接为领导决策（不限于党政机

关的政治决策，包括企业的重大决策）服务的综合性工作，包括：调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、监查工作、建议和提案工作、文字工作。

二、 业务性工作 业务性工作是带有专业性质的常规工作，包括：

文书处理、档案管理、资料工作、会务工作、信访工作、密保工作、网站（网页）管理、谈判工作、公关工作。

三、 事务性工作 事务性工作是指一些专业性不强、主要依靠经

验和责任心就能办好的机关具体事务，包括：领导日程安排、随从工作、通信联络、接待和礼仪、值班和突发事件处理、机关日常事物的管理。

秘书工作的特点

一、政治性 秘书工作，是为现时的领导或领导机构服务的，必然体现领导者的意志和愿望，带有较强的政治性。

二、辅助性 秘书工作是辅助领导进行决策管理和领导服务的工作，因此，辅助性是秘书工作的根本属性和最基本特征。

三、综合性 秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的，随着现代化管理进程的加快而更加显得突出。

四、机要性 秘书工作的机要性，就是指秘书工作的机密性和重要性。

五、事务性 秘书工作的事务性，主要是指秘书和秘书部门是为领导中枢和领导者服务的，这种服务往往体现在对各种事物性工作的处理上。

六、被动性 秘书工作的被动性是由秘书工作的辅助性特点和服务宗旨所决定的，秘书和秘书部门的工作总是围绕着领导中枢和领导者的工作需要而进行的。

秘书工作的作用

一、 参谋、助手作用 秘书部门和秘书人员经常调查情况，研究政

策，向领导提供信息、资料、文件等决策依据；出谋划策，提出工作建议和决策方案，辅助领导进行决策，制定工作计划，起到参谋作用。

二、 枢纽作用 秘书工作的枢纽作用首先表现在它要做好上情下

达，下情上达的工作。

三、 协调作用 秘书部门和秘书人员运用各种工作方式和手段在

单位与单位之间、部门与部门之间、个人与个人之间联络、沟通、协商、调节，使之消除隔阂，解决矛盾，目标统一，步调

一致密切合作，达到最佳工作效果和最高工作效率。

四、 耳目工作 秘书工作的耳目工作是指秘书要充当领导的“眼睛”

和“耳朵”。

五、 门面工作 秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。秘书工作是

一个组织与各方面联络、接洽的门面和窗口，反映了这个组织工作作风和领导水平的高低优劣，对于树立组织的良好形象影响很大。

秘书工作的原则

一、 保密原则 保密既是对秘书人员的要求，又是秘书工作的原则。

二、准确原则 准确，是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础。

三、迅速原则 迅速，是对秘书工作效率的要求，指办文办事讲究时效做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的效果。

四、实事求是的原则 坚持实事求是是 一切工作的原则。 秘书工作的方法

一、调查方法 调查研究是秘书人员的重要职责之一，它贯穿于秘书人员的各项任务之中，是十分重要的工作方法。

二、研究方法 秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性、和创造性，充分发挥秘书工作的参谋性作用。

三、参谋方法 秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程

秘书工作的常规方法

1、 从把握领导近期工作的重点上领会领导意图。

2、 从不同角度捕捉和领会领导意图。

3、 从把握领导个性特点中领会领导意图。

4、 从把握领导一体的实质上领会领导意图。

请示的方法

1、 请示的对象要准确

2、 请示的内容要单一

3、 请示的时机要恰当

4、 轻视的形式要灵活

报告的方法

1、 报告的内容要客观真实

2、 报告的语言要简明扼要

3、 报告要区分不同对象

4、 报告要选择适当的时机

5、 报告的方式要灵活

挡驾的方法

1、 来访挡驾

2、 电话挡驾

3、 事务活动挡驾

协调方法 协调就是解决矛盾。通过协调，淡化矛盾，调和矛盾，最终解决矛盾。协调方法是指为达到协调目的所采取的有条理、可因循

的措施和办法。

秘书开展督查工作的方法主要有：

1、 时效性较强的要及时催办

2、 时限性长的要分阶段催办

3、 涉及部门多的项目要联合催办

4、 难点问题要上门催办

5、 涉及基层的事项依靠督查网络催办

工作进程调度方法

1、 ABC 分类处理方法

2、 集中办理与分段进行相结合的方法

3、 统筹计划法

秘书机构的概述

秘书部门即秘书机构，是秘书人员工作的地方，也是秘书群体和个体活动的组织形式。

秘书机构的设置原则

1、 适应性原则

（1） 一个机关或单位必须根据实际需要决定是否设立秘书机构。

（2） 一个机关是否只设置一个秘书部门（一般就是办公厅或办公

室），应该根据领导工作的需要来确定。

（3） 秘书机构的内部层次和人员编制应根据实际需要决定。

2、 精简原则 精简原则是指秘书机构必须精简，其目的是减少层

次，减少环节，高效运转。

3、 高效原则 高效原则是指秘书机构的设置，力求办事效率高。

必须注重秘书机构的群体优化，充分发挥秘书机构的整体效能，有效利用所有资源.

4、 相对稳定性原则 稳定原则是指秘书机构一旦建立起来，就应

当保持相对稳定的状态。

秘书的辅助管理职能

一、 辅助获取并利用信息

（1） 在获取信息的方向上参谋辅助

①

② 分析信息本质，不为假象蒙蔽。 提供客观信息，保证领导科学决策。

（2） 在扩大信息量上的参谋辅助

① 秘书在信息的收集过程中，要重点把握最新的动态和数据，并有选择的对本机关单位或单位有用的信息进行摘录、摘

要或剪切加工，然后在适当的时机提供给领导，使之在精

要的阅读中扩大信息量。

② 秘书在广泛的调查研究中，要牢牢把握食物的发展变化，并对事物变化的信息进行动态处理，编写针对性较强的

“信息快报”供领导阅知。

（3） 在优化信息结构上的参谋辅助

若发现信息结构不合理，秘书一方面要获取并及时提供所

短缺的信息；另一方面应提醒领导者重视信息结构不合理现象，建议采取措施优化信息结构。

二、 秘书辅助决策

1、 决策准备阶段

（1） 做出某项决策是否必须和应该

① 协助分析某项决策的重要性和必要性，主要看该项决策是否是本单位本组织的关键和要害问题。

② 从权责与法律的角度分析某项决策是否在本组织的领导者的权责范围内，是否与国家方针、政策、法律相悖，是

否与上级、相关职能部门及本机关的其他决策有冲突。

（2） 决策前的信息是否全面和真实。

（3） 某项决策在何时做出最恰当。

（4） 看决策目标是否有实现的可能。

（5） 看决策内容是否规范和系统 。

① 决策内容的规范性包括据以决策的信息是否真实、准确和全面；决策的程序是否规范、科学、合理；决策的目标

是否切合实际和有可能实现；决策的执行是否完善和可操

作；执行的监控是否严谨规范。

② 决策内容的系统性，就是看该决策在单位和组织的整体中所产生的综合效应及对眼下和将来的影响。

（6） 决策是规划未来、影响未来工作的决断。要使决策正确可行，

必须对决策对象未来发展作出科学的预测。对未来发展作出正确判断将决定决策目标实现的程度。

辅助监督检查

1、 秘书辅助监督检查的意义

督促检查是领导实施决策、保证领导工作部署得以有效实施的重要组成部分。

2、 秘书督促检查的内容

（1） 发现执行机构出现失调现象，提出监督检查建议

（2） 检查执行的实施进展情况，保证执行顺利进行

（3） 督促检查办理决策方案的措施，保证实现预期目标

（4） 及时反馈实施的情况，评估归纳督促检查效果

3、 秘书辅助督促检查的种类

（1） 一般性督促检查。这是指组织系统内部按层次和隶属

关系、工作关系，自上而下和横向交错的督促检查。

（2） 专门性督促检查。这是指组织内部就重大关系的决策

问题设立专门机构对执行组织的专项管理活动实行的

监督检查。

4、 秘书督促检查的要领

（1） 重点督查。

（2） 坚持原则。

（3） 及时反馈。

秘书的综合服务职能

（一） 秘书“办文”服务事务

（1） “办文”在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行、

整理及保管利用。

（2） 秘书在“办文”服务事务处理过程中，要熟练掌握

并严格按各类文书的规范格式要求进行撰写；要严

格按文书运行程序操作；要讲已经办理完毕的文书

进行整理立卷及归档保管，以备查考利用。

（二） 秘书“办会”服务事务

（1） 秘书“办会”指的是协助领导者筹备会议、操办会

议、为会议有序进行和取得预期效果提供服务的事

务工作。

（2） 秘书办理会议事务主要包括会前准备，会间服务，

会后事务及在会前、会间、会后的大量会议文字工

作和文件材料处理事务。

（三） 秘书“办事”服务事物

秘书“办事”服务事务是指为领导操办处理勤杂事物。

秘书“办事”服务事物的范围相当广泛，大体上可以分为常规事务、随机事物和受权理事三类。

秘书处办公室工作职责：

1、 主持秘书处日常工作

2、 负责起草、拟定协会职责范围内的各项管理制度、规定、办法

及相关文件等。

3、 负责整理保存的协会各类文件、档案资料。

4、 负责组织策划和安排协会各类会议及有关活动的前期准备工作，

并做好会议记录。

5、 负责对外办理各类申报、申办、年检手续及相关协调事物处理。

6、 做好与政府、企业、上级协会以及其他社团组织机构的沟通、

交流工作。

7、 协调、参与秘书处内设各部门的有关工作。

8、 完成领导交办的其他临时性工作。

秘书处组织联络部工作职责

1、 负责协会内外联络活动和资金筹集

2、 负责与政府、企业及其他社团组织的沟通联络，寻求合作机会，

为协会发展创造一个良好的内外环境和提供必要的帮助。

3、 以合理合法的方式为协会筹集活动经费和发展资金，拓展协会

的生存空间。

4、 有计划地组织会员单位举行适当的考察学习、交流活动，增强

协会的凝聚力。

5、 负责做好行业先进典型的推介、评选、申报工作。

6、 完成领导交办的其他临时性工作。

秘书处信息研究部工作职责

1、 负责做好网站的正常运行、上传和维护工作。

2、 负责建立通联队伍，健全通讯员网络，及时收集筛选、反馈各

类信息，适时组织通讯员培训交流活动。

3、 建立激励机制，落实信息和宣传工作实施意见。

4、 抓住行业企业发展问题，进行专题研究，为政府决策提供可靠

依据。

5、 完成领导交办的其他临时性工作。

秘书职业道德修养的内容

1、 爱岗敬业、任劳任怨

2、 尊重领导、主动服务

3、 遵纪守法、严守机密

4、 团结合作、廉洁奉公

5、 谨行尚实、善于学习

危机处理能力

1、 有危机意识

2、 做到当机立断

3、 能够沉着应对

4、 善于总结

秘书如何克服焦虑的心里障碍

（1） 树立自信

（2） 不患得患失

（3） 制定新计划

秘书如何在工作中保持健康的心理健康

（1） 要树立正确的人生观

（2） 要树立适度的报复水准

（3） 要创造良好的人际关系

（4） 要及时调整不良心理

（5） 要参加各种有益活动

秘书调查研究工作的特点

1、 一致性

2、 经常性

3、 广泛性

秘书调查研究的作用

1、 调查研究是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提

2、 调查研究是秘书人员完成好各项工作的基础

3、 调查研究是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径 调查研究的方法

1、 实地观察法 实地观察法是指调查者亲自到现场，通过对调查

对象的直接感知来获取第一手资料的一种调查研究方法。

2、 个别访谈法 个别访谈法是指调查者通过与调查研究对象进

行面对面访问交谈来获取较深层次信息的一种调查方法。

3、 座谈调查法 座谈调查法是指调查者以座谈会的方式把调查

对象召集在一起，对其进行询问或引导他们进行讨论来获取直接材料的一种调查研究方法。

4、 问卷调查法 问卷调查法是目前国内外社会调查中使用最广

泛的一种方法。

5、 通信调查法 通信调查法是指调查者利用电话或邮件向被调

查对象了解应该查知的事项的一种调查研究方法。

6、 网络调查法 网络调查法是指调查者利用网络把分散的调查

力量组织起来，围绕一定主题开展调查的一种调查研究方法。

信息收集的主要方法

1、 观察法

2、 听读法

3、 调查法

4、 索购法

5、 交换法

档案工作的基本内容

1、 档案的收集

2、 档案的整理

3、 档案的鉴定

4、 档案的保管

5、 档案的检索

6、 档案的编研

7、 档案的提供利用

8、 档案的统计 会议的构成要素

1、 会议的名称

2、 会议时间

3、 会议地点

4、 会议参见者

5、 会议议题和议程

6、 会议的形式

7、 会议的文书

8、 会议的结果 明确会议内容

1、 确定会议议题

2、 确定会议名称

3、 确定会议时间

4、 确定与会名单

5、 选择会议地点 制定会前文件

1、 制定会议议程

2、 制定会议日程

3、 制定会议程序

4、 编制会议方案

5、 完成会议通知