如何让你的员工都成为时间的主人?(干货速收)

在教员工时间管理时，你是怎么做的？

文 | 陈明旭   国网辽电管培中心管理培训部副主任

来源 | 《培训》杂志11月刊

2016年初，由于需要处理的事情杂乱繁多，我的工作总是出现“出力不出活”的“窘况”。为改变现状，我购买了很多时间管理类的书籍来学习。与此同时，丹东供电公司的青年后备干部班也需要一门素质能力提升的课程，我于是向主办方推荐了“时间管理”，并承担起这门课的开发与讲授。

在开发课程的四个月里，我每天阅读相关书籍，向同事、朋友了解其对时间管理的认识、需求和亟待解决的问题，并亲力亲为尝试各种时间管理的方法。最终，我将“时间管理”课程分为三个模块：

时间管理是什么？

如何避免时间浪费？

应怎样进行时间管理？

避免误解，减少时间浪费

课程伊始，我从生活中的实例出发，向大家介绍常见的便签、日历、记事本、日程安排表等，其实都是时间管理在现实生活中的应用。而当我询问“学习时间管理是为了什么”，发现大部分学员对时间管理存有误解，错误地认为学习时间管理是为了“提高效率”“节约时间”“掌控时间”。

走出三个误区

时间管理的真正涵义是指通过事先规划、运用一定的技巧/方法/工具，对时间进行灵活、有效的运用，从而实现个人、组织的既定目标。针对学员的认识误区，我进行了详细解答。

时间管理≠对时间的管理

由于每个人固定拥有一天24小时，因此，时间管理其实是自我管理，而非对时间进行管理。

时间管理≠效率管理

提高效率（以正确的方式做事）只是时间管理的目的之一，提高效能（做正确的事）才是最终目的。

时间管理≠掌控时间

在社会中生存，我们难免要遇到各种各样的突发事件，所以时间管理并非要掌控时间，而是降低变动性。

消灭“时间杀手”

在厘清了时间管理概念后，我与学员们详细探讨了日常工作中常见的“时间杀手”（见图表1），并分析其产生的原因，提供相应的解决思路与方法，帮助大家减少时间浪费。

图表1  常见的时间杀手

很多学员在发言时反映，自己有轻微的“拖延症”，原本能很快完成的工作，却习惯在截止日当天才完成。我为学员分析了产生拖延的两大原因：一方面，拖延可以暂时带给人们释放压力的快感；另一方面，人们总是愿意做相对简单或愉快的事情。

对于如何克服拖延症，学员表现出了很强的好奇心，我向他们介绍了四个解决方法：

面对复杂任务，可以采取切香肠战术（将事情分为若干小事情，循序渐进地完成）；

面对新任务，要敢于迈出第一步；

面对熟悉的例行公事，应毋需动脑就能尽快完成；

面对外界环境里的干扰信号源，应自动屏蔽，提高做事的关注度。

通过实战掌握时间管理技巧

为教会学员掌握时间管理技巧，我精选了一个时间管理工具GTD，并现场应用学员的真实案例，来教会大家如何做时间管理。我将GTD的五个核心分别对应到了大家熟知的“衣柜整理法”来帮助理解：清空衣柜（收集）、衣物分类（整理）、衣物存储（组织）、衣物整理（回顾）、选择衣物（执行）。

所谓GTD

GTD（Getting Things Done），即“把事搞定”的意思。它由美国效率专家戴维·艾伦（David Allen）提出，是一种将繁重超负荷的工作、生活方式变成无压力、高效的时间管理系统。GTD包括五个核心，分别是收集、整理、组织、回顾、执行。

首先，我邀请学员进入“收集”环节，将最近需要完成的所有事情都罗列出来，写在纸上。例如一位学员的待完成事项包括“周四上午要参加消防安全培训”“月底要交一份项目计划书”“朋友约我周二晚上打球”“有空时去医院镶牙”“妻子今年想去日本旅游”等，共11件事项。

随后，我与学员一起对这些琐碎的事件进行整理，辨别其属于“将来/也许清单”（将来可能要做的）、“等待清单”（计划要做的），还是“行动清单”（需要立即采取行动）。

图表2  行动清单示例

明确每件事的意义之后，我带领学员进入“组织”环节，将11件事项分门别类地划分到三类清单中（见图表2），制定相应的日程表与行动计划。我们只要依据这份日程表定期回顾、更新并执行事件，就可以确保自己能够有选择、有重点地完成事项。

于生活中领悟

这门“接地气”的课程得到了主办方与学员的一致认可。“时间管理”针对的不只是特定的工作场景或生活环境，还能给我们的人生带来深刻的启示。如何避免时间杀手消磨掉宝贵的时间，让每天24小时过得有意义，正是这门课能够解决的问题。

在教授时间管理的过程中，让我最开心的事是可以教学相长，既能帮助学员，同时可以提升自己时间管理的能力。时间管理的真谛“人比事重要”，让我意识到自己过去不应深陷备课压力，错过了许多更重要的事情，包括休息、运动与家人。

建立专属GTD清单

每次开发新课的那段时间里，我都会深陷其中，只顾阅读大量书籍、搜集相关素材，有时甚至忽略了规律饮食与休息，让大家感觉我总是心事重重，格格不入。

当我真正了解时间管理的含义和斯蒂芬·柯维（Stephen Richards Covey）提出的“要事第一”理论后，才醒悟——我每天用事务把自己绑得紧紧的，生活没有一点乐趣。

所以，我选择改变。结合“人比事重要”的理念，我为自己建立了专属的GTD清单，而且每天都预留机动时间，用于运动和跟家人相处。过了一段时间，我发现这种改变不仅没有耽搁工作，反而让工作有条不紊，生活开始变得轻松，既不会过于忙碌，也不会无所事事。

让事情变得简单

应用时间管理工具，开始让我的工作变得简单。每天上班该做什么，我只需要看看“今日待办”清单，然后按照清单内的排序开展工作即可。如果清单内的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以着手项目里的“下一步行动”清单；如果状态不是很好，或所剩时间不多，那我会干脆放松、运动一下。

晚上回家后，我会花几分钟时间了解“明日待办”清单，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前准备的材料，做到心中有数。到周末闲暇时，我习惯性地回顾上周的清单完成情况，并制定下周清单。周而复始，形成规律，这让我不会被繁琐的事务所困扰。

深入思索时间管理

在讲授与应用时间管理的同时，我观察到很多人都在用时间管理安排工作与生活：有人会准备便签/备忘录，记录需要完成的事项；有些同事会在桌上放一本台历，记录各项工作的截止日期；那些计划性更强的人，会给自己制定月/周时间安排表，标明每天应该做什么。

然而，人们的这些时间管理做法真的有效吗？我认为第一种做法缺乏计划性，一旦事情变多就很难安排好，第二种做法缺乏对事情轻重缓急的划分，第三种做法会使人做事缺乏选择，在一些无关紧要的事情上浪费了太多时间。

因此，我倍加推崇斯蒂芬·柯维博士提出的第四代理论，它强调以人、生活为重心，承认人比事重要，有选择地把个人精力的焦点放在“重要”的事务上，全盘规划工作和生活，平衡发展个人的不同角色。

与此同时，我们应了解自己到底在追求什么，知道什么对自己是最重要的，分辨出何事为重，何事为轻。不妨找个时间，静下心来，问问自己：“我的价值观是什么？每天忙来忙去，为了什么？我到底要过什么样的生活？”只有明确了这些问题的答案，我们才能决定如何分配时间，珍惜当下的每一天。

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