06-谈判文件

谈判文件

项目名称：副食品配送

项目编号：WJ-2015-2559-C 001

武警普洱支队物资采购小组

2015年7月13日

招标文件 目录

目 录

第一部分 谈判邀请书 .................................. 3

第二部分 物资一览表及技术、服务要求 .................. 5

第三部分 报价方须知 .................................. 7

第四部分 合同样本 ................................... 18

第五部分 附件/报价文件格式 .......................... 20

第一部分 谈判邀请书

我单位就以下项目进行竞争性谈判，欢迎贵单位参加谈判。

一、项目名称：副食品配送

二、项目编号：WJ-2015-2559-C 001

三、物资数量、名称：机关和驻思单位副食品配送，包括各类肉制品、奶制品、豆制品、水（海）产品、禽蛋及制品、蔬菜、水果、饮料等。除大米、小麦粉、面条以外的其它粮食制品。期限为一年，配送金额约为200万元。

四、谈判文件发出时间、地点、售价

（一）时间：2015年7月13日—2015年7月17日 11:00分前

（二）地点：武警普洱支队

（三）售价：免费

五、报价文件提交截止时间、地点

（一）时间： 2015年7月20日 11:00分前

（二）地点：武警普洱支队

六、报价文件提交方式：现场提交

七、谈判时间、地点

（一）时间： 2015年7月21日上午9：00整 （二）地点：武警普洱支队电视会议室。

八、联系方式

联 系 人：田股长 电话：[1**********] 传真：0879-2121804

地 址：普洱市人民西路7号 邮政编码：665000

武警普洱支队物资采购小组

二〇一五年七月十三日

报价文件 物资一览表及技术、服务要求

第二部分 物资一览表及技术、服务要求

二、配送要求

（一）投标方须明确物资质量保证期。

（二）报价方对提供的物资在保质期内，因产品质量而导致的缺陷，必须免费提供包换、包退服务。

（三）投标方就所配送的副食品必须在每日 9时前送达甲方营区内；

（四）投标方须提供一份当前副食品市场价格清单，并在当前市场价格基础上下降5%－10%的的能力，并具有长期提供副食品配送的能力。

（五）报价方应保证使用方在使用该物资或其任何一部分时，不受第三方侵权指控。同时，报价方保证不向第三方泄露采购方提供的技术文件等资料。

第三部分 报价方须知

一、说 明

（一）使用范围

本谈判文件仅适用于本次竞争性谈判采购。

（二）定义

1. “采购方”系指承办本次竞争性谈判的（武警普洱支队物资采购小组）

2.“报价方”系指向采购方提交报价文件的制造商或代理商。

3. “副食品”系指本次采购活动采购的各类包含的副食品。

4. “服务”系指合同规定中标人必须承担的运输、配送、质量、副食品供应及其它义务。

(一)合格的报价方

1.经采购方资格审查合格，接受邀请，并有供货能力的制造商或代理商。

2.能够遵守国家和军队、武警部队的有关法律、法规以及谈判文件的规定。

3.能够承担谈判及履约中应承担的全部责任与义务。

（四）报价委托

如报价方代表不是法定代表人，须持有《法定代表人授权书》(附件六)。

（五）付款及结算方式

自签订采购合同后，付款方式按供应商与各中队签订合同方式付款。

（六）投标人自行承担参加投标的一切费用。

二、谈判文件

(一) 谈判文件的内容

谈判文件由谈判邀请书，物资一览表及技术、服务要求，报价方须知，合同样本，附件及报价文件格式等内容构成。

(二) 谈判文件的澄清

报价方对谈判文件如有疑问要求澄清，应当在谈判开始2日前以书面形式通知采购方，采购方应当予以澄清，或以书面形式答复。如有必要，在不标明问题查询来源的情况下，采购方可将答复内容以书面形式通知有关报价方。

(三) 谈判文件的修改

1.采购方对谈判文件内容进行修改的，应当在报价文件提交截止时间 日前，以补充文件书面形式通知所有报价方，所修改的内容作为谈判文件的组成部分。

2.报价方在收到补充文件后，应立即以传真等形式确认，但随后必须以正式文件形式予以确认。

3.为使报价方有足够的时间按补充文件的修改要求考虑报价文件的修改，采购方有权推迟报价文件提交截止时间和谈判时间，并以书面形式通知报价方。

三、报价文件编制

（一）注意事项

报价方必须依据本谈判文件要求编制报价文件，未按要求编制报价文件的，可能导致谈判被拒绝。

（二）报价文件的语言及计量单位

1.报价文件和来往信函均以中文书写。

2.报价文件中所使用的计量单位，除谈判文件中有特殊要求外，均采用国家法定计量单位。

（三）报价文件组成

1.投标文件包括：

（1）报价函（附件一）

（2）副食品当前市场价格明细表（附件二）

（3）物资简要说明一览表（附件三）

（4）产品卫生检测试验报告

（5）配送服务承诺（附件四）

（6）近三年主要业绩情况

2.资格证明文件包括：

（1）营业执照副本（复印件）

（2）组织机构代码证副本（复印件）

（3）税务登记证副本（复印件）

（4）经营许可证（复印件）

（5）食品流通许可证（复印件）

（6）保密资质(复印件)

（7）有正规门店、配货场地及办公场所（照片）

（8）配送运输车辆是箱式货车且具备冷藏运输能力（照片）

（9）具备一定的生产基地,实际数与报名数相符（相应资料）

（10）已配送单位情况（复印件）

（11）卫生检测设备（照片）

（12）银行资信证明

（13）资产负债表、损益表

（14）法定代表人资格证明书（附件五）

（15）法定代表人授权书（附件六）

（16）报价方基本情况表（附件七）

3.投标人认为需要加以说明的其他内容。

（四）报价文件的格式规定和签署

1.报价文件必须工整、规范、统一、清晰，采用A4幅面纸装订成册、标注页码。

2.报价方应当按照谈判文件中提供的统一格式填写报价文件，报价文件

中应当有目录。

3.报价方名称应填写全称，同时加盖公章。

4.报价文件一式 份，其中正本1份，副本 份。在每一份文件上要注明 “正本”或“副本”字样。如果正本与副本不符，以正本为准。

5.报价文件必须打印或用黑色、蓝黑色墨水填写。

6.报价文件必须由法定代表人或授权代表签署。正本每页必须加盖单位公章。

7.报价文件不得涂改和增删。如有修改错漏之处，必须由法定代表人或授权代表签字、盖章。

8.报价文件因字迹潦草或表述不清以及复印件不清所引起的后果由报价方自行负责。

（五）报价文件有效期

1.报价文件自提交截止时间起15日内保持有效。

2.报价文件有限期需要延长的，采购方可与报价方进行协商，并以书面形式予以确认，谈判保证金有效期相应延长。报价方拒绝延长有效期不致被没收谈判保证金。同意延长有效期的报价方不能修改报价文件。

（六）谈判报价

1.所有报价均以人民币为货币单位。

2.所有单价均为含税价格（视情对价格构成进行说明）。

3.所有总价均为单价乘以数量。

4.报价方对同一种物资每次只允许有一种报价，采购方不接受任何可供选择的报价。

5.报价文件如果出现大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价汇总金额不一致的，以各项单价金额计算结果为准；单价金额小数点有明显错位的，以总价为准，并修改单价。报价方不同意以上修

正，其报价将被拒绝。

（七）谈判保证金

1. 报价方于2015年7月21日参加谈判时向采购方缴纳5000元（伍仟元整）投标保证金，待中标结果确定后，投标保证金将全额无息退还未中标供应商，中标供应商的投标保证金待合同签订完后将转为配送风险保证金。

2.投标人未按上述要求交纳投标保证金的，将取消投标资格。

3.有下列情况之一的，投标保证金将被没收：

(1)谈判开始后，报价方撤回其报价文件的；

(2)谈判期间，报价方干扰谈判活动，造成严重影响和后果的；

(3)报价方不按规定签订合同的；

(4)报价方不按谈判文件规定提交履约保证金的；

(5)其他违反国家和军队、武警部队有关法律法规行

四、报价文件递交

(一) 报价文件密封及标记

1.报价方应当将报价文件的正本和副本统一装入密封袋内，封口处应当有报价方单位公章，封面上注明谈判项目编号、项目名称、报价方名称，并注明“谈判时启封”字样。

2.报价方应当在谈判文件明确的提交报价文件截止时间前，将报价文件送达采购方指定地点。逾期提交的报价文件，采购方将拒绝接收。

3.电报、电话、电传等形式的报价文件概不接受。

4.报价文件未按要求密封、标记的，采购方将拒绝接收。

(二) 报价文件的修改和撤回

1.报价方在报价文件提交截止时间前，可以对所提交的报价文件进行补充、修改或者撤回。补充、修改的内容应当书面通知采购方，并按照谈判文件要求签署、盖章，作为报价文件的组成部分。

2.报价方修改补充报价文件的书面材料，须密封送达采购方指定地点，并在封面上注明“报价修改文件”、项目编号、项目名称、报价方名称及“谈判时启封”字样。

3.撤回报价文件应以书面形式通知采购方。如采取电报或传真等形式撤回报价文件，必须补充法定代表人或授权代表人签署的要求撤回报价文件的正式文件。撤回报价文件的时间以正式文件送达采购方时间为准。

4.谈判开始后，报价方不得撤回报价文件，否则谈判保证金将被没收。

五、谈判与评审

(一) 谈判小组

采购方根据谈判项目成立谈判小组。其成员由经济、技术等方面的专家和采购方代表组成。

(二) 谈判方式

本次谈判采取 1 轮谈判 1 次报价的方式。

(三) 谈判步骤

1.采购方按谈判文件规定的时间、地点召开谈判会议，介绍采购项目情况和报价文件受理情况，宣布谈判纪律，明确谈判顺序。

2.监督人员检查报价文件的密封情况，确认无误后，由工作人员统一拆封。

3.资格性审查。依据谈判文件规定，对报价文件中的资格证明、谈判保证金等进行审查，以确定供应商是否具备谈判资格。

4.符合性审查。依据谈判文件规定，从报价文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度进行审查，以确定报价方是否对谈判文件做出实质性响应。

5.第一轮谈判。谈判小组所有成员集中与单一报价方分别进行谈判，报

价方派 2 名代表参加（法定代表人或授权代表必须参加），时间不超过 30 分钟。

报价方介绍单位概况、物资技术方案、价格构成、服务承诺等事项，澄清谈判小组提出的质疑。双方进行磋商。

(四) 无效报价和谈判终止条款

1.有下列情形之一的，按无效报价处理：

(1)未足额交纳谈判保证金的；

(2)未按照谈判文件要求密封、签署、盖章的；

(3)不具备谈判文件中规定资格要求的；

(4)报价文件有效期少于规定期限的；

(5)不符合法律、法规和谈判文件中规定的其他实质性要求的。

2.有下列情形之一的，应当终止谈判：

(1)出现影响采购公正的违法、违规行为的；

(2)报价方的报价均超过了采购预算，财务部门不能支付的；

(3)因重大变故，采购任务取消的；

(4)所有报价方的报价文件都不符合谈判文件要求的。

(五) 评审

1.评审原则

(1)严格遵守公平、公正、择优的原则；

(2)对所有响应谈判文件实质性要求的报价方一视同仁；

(3)根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则推荐成交候选供应商。

2.评审方法步骤

(1)评审。根据评审相关表（附件十）内容进行评审排序。

(2)拟制评审报告。谈判小组根据谈判评审情况和排序拟制评审报告。

(六) 确定成交供应商

采购方根据谈判小组的最终审查结果和书面评审报告，确定成交供应商。

(七) 成交通知

1.采购方在成交供应商确定后5个工作日内，以书面形式向成交供应商发出《成交通知书》，同时向未成交供应商发出《未成交通知书》。

2.《成交通知书》一经发出即产生法律效力。

六、授予合同

(一) 签订合同

1.成交供应商在接到成交通知书后，应当按照采购方规定的时间、地点签订合同。

2.谈判文件、成交供应商的报价文件及成交通知书等，均为签订合同的依据。

3.成交供应商应当按照合同约定履行义务，完成成交项目。成交供应商不得向他人转让成交项目，也不得将成交项目分包向他人转让。

(二) 履约保证金

1.履约保证金是对合同履行的担保。

2.签订合同时，成交供应商交纳的谈判保证金转为风险保证金。

3.成交供应商未按照合同约定履行合同的，风险保证金将被没收，因此造成的损失超过履约保证金数额的，还应当对超过部分予以赔偿。

七、质疑与投诉

(一) 报价方认为谈判工作人员、谈判小组成员及其他相关人员，在本次采购活动中与其他报价方有利害关系的，可以申请其回避。

(二) 报价方对采购事项有疑问的，可以向采购方提出询问，采购方应当及时做出答复，但答复内容不得涉及军事秘密和商业秘密。

(三) 报价方认为谈判文件、谈判过程和成交结果使自己的权益受到损害的，可以在知道或者应知道其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购方提出质疑。采购方在收到报价方的书面质疑后7个工作日内做出答复，并以书面形式通知质疑报价方和其他有关报价方，但答复内容不得涉及军事秘密和商业秘密。

(四) 质疑报价方对采购方的答复不满意或者采购方未在规定时间内做出答复的，可以在答复满7个工作日内向 武警普洱支队纪委 投诉。投诉电话：0879-2121804

八、解释权限 本谈判文件由（武警普洱支队物资采购小组）负责解释。

第四部分 合同样本

合同编号：HT—××××—××××—××××

xx中队副食品配送采购合同

甲方： 武警普洱市支队XX中队

乙方：

甲乙双方根据有关法律法规，经协商达成如下协议：

一、供货品种

甲方每日组织伙食所需的副食品全部由乙方供应。副食品的范围包括：各类肉制品、奶制品、豆制品、水（海）产品、禽蛋及制品、蔬菜、水果、饮料等。除大米、小麦粉、面条以外的其它粮食制品。

二、质量标准

乙方供应的商品质量应严格执行国家食品卫生标准。对甲方所需副食品，乙方应在保证质量前提下尽量供应同类商品中价格相对较低的商品（甲方明确要求的除外）。如配送商品出现变质、损坏现象，甲方有权要求立即中止合同（因甲方自身保存方法不当造成的质量问题外）。

三、供货地点 甲方营区内。

四、供货时间

每日9时前将副食品送达。

五、商品的订货、交付及验收

乙方每周日17时前应将下周商品目录及价格（此价格仅供甲方订食谱参考）送至甲方，其中同一品种至少提供两个品牌或档次，供甲方选择。甲方应于每天9时前将次日所需商品订单（按乙方制作的格式）传至乙方，乙方在收到甲方订单后，应按照商品订单上核定的商品品种组织货源，每日按时按量将商品送至甲方指定地点。因市场货源等原因，乙方需变更甲方采购计划的，需提前至少3小时与甲方协商。甲方如需变更次日采购计划的，应于当日17时以前通知乙方，乙方应当按变更后的采购计划组织配送；如甲方遇有特殊情况不能在当日17时前通知乙方的，乙方在接到通知后应当尽量协调货源组织配送，确因时间紧急不能按甲方要求组织配送的，应做好解释工作，甲方不得以此做为乙方违约条款进行问责。

商品在配送到达甲方指定交货地点并验收完毕前的一切费用和风险由乙方承担。商品配送至甲方指定交货地点后，甲方应配合乙方及时对所交商品数质量情况进行验收；验收完毕后，甲方在乙方送货单上按实收数量签字，乙方提供配送清单。

六、付款方式

甲方每周支付一次货款，乙方应于每周一与甲方进行对帐并提供税务发票（市场摊贩配送除外），甲方通过转账方式支付上周货款。

七、双方权利

1.甲方有权对乙方每日供应的副食品的卫生安全、食品价格等方面进行定期或不定期的检查；

2.乙方每日送货时能够方便进入甲方指定的交货地点；

3.乙方有权按时要求甲方结算副食品货款；

4.乙方有权按时收回可回收的副食品盛装具。

八、双方义务

1.甲方按约定时间向乙方报送副食品采购计划及相关规格要

求，乙方保证在约定的时间内送货上门；

2.甲方保证乙方送货时能方便进入甲方指定送货地点；

3.甲方保证乙方送货时有指定的人员负责副食品的验收签字，按约定时间及时支付副食品货款，及时归还可回收的副食品盛装具；

4.乙方应保证供应的副食品质量符合国家《食品卫生法》的相关规定，在甲方或其上级主管部门进行检查时乙方应予以配合；

5.所有配送供应商应按照5000元的标准交纳配送风险保证金，统一由支队收取、保管；

6.乙方配送价格低于驻地当日市场价格5%－10%，否则中标后将按协议规定相应处罚1000-3000元，直至取消配送资格；

7.乙方应保证不抬高价格，不虚报货款，不虚开发票，不向甲方人员送礼品和回扣，不向第三方泄露甲方的采购计划，不打听、不传播甲方的任何其它信息；

8.乙方应成立专门部门，提供全方位服务。配备专人、专车，及时、免费送货到甲方指定的地点（单位营区），同时开展电话购货和定期上门服务，若甲方临时有特殊需求，条件允许时，乙方应及时予以满足；

9.甲乙双方每月应当召开一次配送情况座谈会。乙方应每月以书面形式向甲方上级业务部门反馈甲方执行合同情况，内容包括甲方按时结帐情况、采购计划管理情况、外采情况等，甲方上级业务部门将此作为考核甲方副食品采购工作的依据。

九、违约责任

1.任意一方违反本合同之约定的即视为违约，则本合同自行终止，由此造成对方经济损失的，由违约方负责赔偿，赔偿金额须以弥补另一方直接经济损失为标准。

2.乙方违反本合同第8条第6款的，甲方可单方面解除合同，同时乙方应支付甲方赔偿金，甲方有权以乙方的货物（款）作抵偿。涉及乙方违反国家或地方相关法律的，乙方将承担相关法律责任。

3.乙方承诺给甲方配送的商品价格应不高于市内各大超市同类商品价格（特价菜除外）。如常用调味品和食用油价格发生变化，乙方必须提前通知甲方经甲方认同价格后方能组织配送。如双方关于调味品和食用油价格分岐较大，甲方有权从其它供货商采购调味品和食用油，由此产生的食品安全问题的相关责任由甲方自行承担。

4.乙方是甲方唯一指定的副食品采购供应单位（除军粮站外），如乙方发现甲方有私自外购副食品的情况（甲方上级业务部门同意的特殊情况除外），乙方应及时通知甲方上级业务部门，因此发生的任何食品安全问题，由甲方自行承担。

5.在合同履行过程中发生争议的，甲乙双方可协商解决；如果任何一方对于对方提出的配送中本方存在的违约问题不进行整改、不作任何解释且经多次协商无效，对方有权单方中止合同。双方无法协商解决的，任何一方均可向人民法院提起诉讼。

6.合同期满后，对无虚开发票、短斤少两、以次充好等问题和因质量问题出现食物中毒，甲方可足额无息退还乙方保证金，该供应商在下年度可优先考虑继续进行配送。

7.乙方在合同期内出现违规情况，情节较轻的按涉及金额的10倍予以处罚，情节较重或因副食品质量引起饮食卫生事故的，直接罚没所有配送风险保证金，中止当年合同并视情追究其法律责任。

十、不可抗力

1.甲乙双方的任何一方由于不可抗力的原因不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，必要时应出具权威机构签发的证明。

2.如因不可抗力的原因而被迫停止合同，则合同执行期限顺延。延迟时间等于不可抗力发生时间。

3.受到影响的一方应在不可抗力终止或排除后及时通知另一方，协商解决所受到的影响。

十一、合同期限

本合同经甲乙双方签字盖章并报甲方上级主管部门批准后生

效，有效期限自 2015 年 X月 X日起至 2016 年 X 月 X 日止（合同期限为1年）。其中，前三个月为试运行期，试运行期双方均有权单方中止合同。合同一式三份，甲乙双方及甲方上级主管部门各执一份。

十二、本合同未尽事宜，甲乙双方共同协商并作出补充规定，补充规定与本合同具有相同的效力。

甲方单位（盖章） 乙方单位（盖章）

甲方代表（签名）： 乙方代表（签名）：

联系电话： 联系电话：

签约日期：2015年7月XX日 签约日期：2015 年7月XX日

甲方上级批准单位：（公章）

批准日期：2015年7月XX日

第五部分 附件/报价文件格式

附件一：报价函

附件二：报价一览表

附件三：副食品简要说明一览表

附件四：配送服务承诺

附件五：法定代表人资格证明书

附件六：法定代表人授权书

附件七：报价方基本情况表

附件八：符合性审查表

附件九：商务技术评审表

附件十：评审汇总表

谈判文件 附件／报价文件格式 附件一

报价函

武警普洱支队物资采购小组：

我方参加贵单位组织的 （项目编号、项目名称）谈判采购活动，并对(包号或物资名称）进行报价。

一、按照谈判文件规定提交报价文件正本1份和副本 份。

二、我方已完全理解谈判文件的全部内容，自愿接受并执行谈判文件的全部条款。

三、本报价文件的有效期自报价截止之日起 日内有效。

四、我方保证报价文件中的数据和资料是准确和真实的。

五、联系方式：

联 系 人： 电话： 传真：

地 址： 邮政编码： 开户名称：

开户银行：

银行账号：

报价方全称：（盖章）

法定代表人（或授权代表）：（签字）

年 月 日

谈判文件 附件／报价文件格式

附件二

报价一览表

2.此表应单独密封、单独提交，封面上注明“报价一览表、项目编号、所投包号、投标人全称”。

报价方全称：（盖章） 法定代表人（或授权代表）：（签字）

年 月 日

附件三

副食品简要说明一览表

报价方全称：（盖章）

法定代表人（或授权代表）：（签字）

年 月 日

附件四

配送服务承诺

（配送服务承诺内容主要包括：配送服务网点、配送时间、优惠条件等）

报价方全称：（盖章）

法定代表人（或授权代表）：（签字）

年 月 日

附件五

法定代表人资格证明书

（法定代表人姓名）系（投标人全称）的法定代表人。

性别： 职务：

身份证号码：

特此证明

投标人全称：（盖章）

年 月 日

附件六

法定代表人授权书

武警普洱支队物资采购小组：

（报价方全称）法定代表人（姓名、职务） 授权（授权代表姓名、职务）为全权代表，参加贵单位组织的项目编号为 （项目编号） 的采购活动，全权处理采购活动中的一切事宜。

投标人全称：（盖章） 法定代表人：（签字）

年 月 日

附：

授权代表姓名： 身份证号码： 职 务： 电 话： 传 真： 邮 编： 通讯地址：

附件七

报价方基本情况表

附件八

符合性审查表

谈判小组成员签名： 年 月 日

附件九

商务技术评审表

项目名称：副食品配送 项目编号：WJ－2015－2559－C 001 包号：

附件十

评审汇总表

谈判小组成员签名： 年 月 日