机械制造企业文书档案管理规定

机械制造企业文书档案管理规定

1 总则

1.1 为贯彻《中华人民共和国档案法》，进一步加强公司文书档案工作，使之逐步规范化、标准化和现代化，更好地为公司两个文明建设服务，特制订本制度。

1.2 文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌，供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。它包括党、政、工、团和各部门的档案，即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。

2 文书档案管理的工作职责

2.1 对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。

2.2 接收、保管公司全部文件档案，积极提供利用，为公司各项工作服务。

2.3 按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。

2.4 积极做好领导交办的其他业务工作。

3 文书处理

3.1 文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令，传达上级指示，请示和答复问题报告，反映工作情况，交流工作经验，推动和指导工作的一项重要工具。文书处理的具体要求是：准确、迅速、精简、保密。各级领导要重视做好文书处理工作。

3.2 文件收发与阅办

3.2.1 除公司领导亲启文件外，凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记，并按文件性质分办。凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件，一律交文书登记，并组织阅办。

3.2.2 来文分办一般采取分层负责的原则，按照日常工作的程序办理，凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告)，均报请公司领导阅示，文书按领导指示组织传阅办理；紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函，按各职能部门的职责范围，可直接分交有关部门办理。

3.2.3 各级领导在阅示文件时，应示明办理要求和期限。凡需两个以上部门协同办理的文件，应示明主办和协办。

3.2.4 文书应及时阅示传阅，不得积压。各部门专兼职文书、档案员收到文件后，应立即登记，及时转交本部门领导阅办。办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限，认真做好有关工作，并把文件及时退回文书。在退回的文件上，办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题，应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息，并说明理由，以免积压造成误事、误时。

3.2.5 严格注意文件的完整。文件和附件、报告和批复，均不得抽存和分开，文书若发现不符，要及时催收补全。

3.3 文件阅读与保管

3.3.1 严格执行文件的阅读范围，不得随意扩散。因工作需要，经公司或部门领导批准，主办部门的有关人员也可阅读有关文件。需要向干部、党员、群众传达的文件，按中央、国务院和省、市的规定执行。

3.3.2 应在阅览室、办公室阅读文件，密级文件应按公司保密制度规定阅读。因工作需要必须带出时，需经公司领导或总经理办公室负责人批准，借阅按规定办理手续，用后及时归还。

3.3.3 各专、兼职文书档案员要妥善保管文件，做到自己取退、收发、登记，存放有专柜，借用办手续，丢失有追查。

3.3.4 绝密文件不准摘抄和翻印。机密以下文件摘抄，必须抄在专用保密本上。专用保密本用完之后，交档案室保管。

3.4 文件催办与清缴

3.4.1 催办工作的内容包括：上级文件、指示需要报送结果和报告执行情况的；公司各部门的请示报告需要批复的；总经理办公会、月度司务会议布置的工作需要掌握进度与结果的；以及领导交办的事宜。

3.4.2 严格文件清退制度。各部门专兼职文书档案员有责任对本部门公文进行催办，随清随退。一般传阅性文件限在三天之内，承办文件不得超过一个月，每月五日前，将上月公文全部退交总经理办公室文书。总经理办公室清理文件，一般实行每月一小清，季末一中清，年终和逢重要节假日(如国庆、春节等)进行一次总清；每半年向各领导、各部门进行一次文件清缴工作(包括上级来文与自行复印的来文、内部刊物和公司自己形成的重要公文)。

3.4.3 销毁不归档的文件材料，一般统一由总经理办公室负责鉴别后，派专人烧毁或送到指定的纸浆厂监销。

3.5 文稿起草与审核签发

3.5.1 凡以公司(党委、行政)名义呈报、下发的各类文稿，包括决定、决议、布告、通报、请示、信函及有关交流材料和会议纪要等，除综合性的直接由总经理办公室、党委工作部拟稿以外，均由各职能部门负责起草、审核。总经理办公室、党委工作部门分别从方针、政策和文字上核稿并会签，随后转呈有关领导签发。以职能部门名义印发的文稿，由部门主管审核并签发。部门在起草公文时，应按国家统一规定的格式。

3.5.2 文件起草、修改、审核、签发一律使用钢笔或毛笔，禁用圆珠笔、铅笔，并一律用方格纸誉写。首页统一用公司标准发文稿纸，并注明标题、文号、日期、拟稿人和审核负责人、签发人、主送和抄送机关名称等。如有附件还需注明附件名称。

3.5.3 要明确文件的行文关系，一般以不越级，不横传为原则。以公司名义上呈请示、报告，不能同时送两个机关，要根据内容确定主送和抄送单位。文件的主送单位，应写单位名称，不写个人名字。

3.6 文稿打字、校对与印发

3.6.1 凡需打字的文件，必须执行文件起草有关规定，拟稿、审核、会签、签发手续齐全。

3.6.2 以公司名义印发的文件，由公司总经理办公室统一按内容分类编排文号。需保密印发的文件，必须注上“保密”字样。

3.6.3 文件打字后，由文件起草部门拟稿者负责校对，随后交付油印(或复印)。

3.6.4 凡以公司名义上报的材料，一律由文件起草部门承办开信封，交总经理办公室统一函寄；下发各部门、分厂(分公司)的材料，由总经理办公室负责送发。

3.7 平时收集与分类立卷

3.7.1 平时收集与分类立卷是文书处理的一项重要工作．文书应负责做好对处理完毕或示存的文件材料和公司自已形成的重要文稿的收集与保管。

3.7.2 建立健全平时归卷制度，随办随归。各部门文书档案人员要及时催收本部门承办公文并交总经理办公室，不得积压或延缓。

3.7.3 临时突击性地收集档案，是平时收集工作的一种补充，主要是结合保密检查、节假日清理文件、调整机构或人事变动来进行。

3.7.4 立卷时要保持文件材料的完整性，坚持“三不收”，即正文与附件、请示与批复不放在—起、文件不完整的不收；用园珠笔拟稿的不收；拟办部门文件看不清楚的不收。同时，也要防止“玉石不分”的现象，讲求准确性。

4 移交归档

4.1 各部门应根据《文件材料归档及保管期限的规定》，及时向公司档案室上交归档范围内的文件材料。

4.2 总经理办公室负责每年4月底以前将上一年形成的文件材料进行整理、预立卷，并一式二份填妥移交清单后向档案室移交。档案员清点无误后方可予以接收，并在移交清单上签字，双方各执一份供备查。

4.3 文件材料立卷归档的具体要求

4.3.1 文书档案按年度以“问题法”分类立卷。

4.3.2 要简明确切地拟制案卷标题，一般包括作者、问题、文件名称三部分。

4.3.3 卷内文件的排列要有条理，保持文件的自然形成规律，反映文件之间的历史联系。卷内目录填写要清楚，主要包括文件顺序号、文件处理号(类别号)、文件标题、收发文号、日期、份数、起页张数等部分。

4.3.4 案卷装订要整齐、美观、结实，五年以下暂存文件可不装订。

4.3.5 案卷封面书写要工整大方，正确填写案卷标题，并在卷首处填写案卷号、年份和保管期限。

4.3.6 所有归档的案卷，应按分类方案顺序排列，并编制案卷目录，填明案卷号、案卷标题、案卷起止日期、卷内文件份数、页数及保管期限等。

5 保管鉴定

5.1 鉴定标准，根据《文件材料归档及保管期限的规定》执行。

5.2 鉴定工作的组织领导，在档案管理部门主持下，由公司分管领导、总经理办公室和有关业务部门负责人、专业人员和档案员组成鉴定小组，每隔3—5年左右，对各种保管期限的档案，进行一次鉴定．并写出鉴定报告(注明鉴定意见、鉴定日期及鉴定负责人签名)，对已失去保管价值(保管期限)的档案，按规定加以销毁。

5.3 档案的销毁，经过鉴定，需要销毁的档案应编制销毁清册，征求有关部门意见，报请公司分管领导(有的需报请上级主管部门)批准后方能销毁。销毁档案注意安全保密，文书材料档案由档案管理部门和主管部门共同派员销毁。销毁后监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁方式(焚毁或送纸浆厂)和日期。

5.4 文书档案的保管期限，按国家规定一般分永久、长期、短期三种，具体见《文件材料归档和保管期限的规定》。

5.5 严格按“七防”要求做好库房管理和档案的保护工作，维护档案安全，防止失密。

6 借阅利用

6.1 凡公司员工因工作需要查阅与本业务工作有关文书档案，需持有本部门主管领导签证档案室方予借阅；若调阅“绝密类”案卷须经党委工作部门或总经理办公室领导批准。

6.2 查阅档案原则上仅限在阅览室进行，未经档案管理部门同意不得抄录复制，因特殊情况需借出案卷，须经档案管理部门主管部长批准，一般时限为一周，不得转借或遗失；绝密案卷一律不借出。

6.3 凡外单位借阅、利用公司文书档案资料，须持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的。经总经理办公室领导批准后档案室方能提供借用。

6.4 借阅人员应严格遵守保密制度，切实负责所借案卷的安全，不得损坏、涂改、圈划、拆卸档案材料，不得翻阅案内的无关文件，做到不该看的不看，不该说的不说。

6.5 案卷借阅和归还时，必须严格履行登记手续，当面点交清楚。归还时应检查案卷有否损坏或遗缺情况，并在登记簿上签收注销。

7 统计检索

7.1 文书档案的统计工作主要形式是：

a卷内目录，用来登记和统计单份文件的数量；

b案卷目录，用来登记和统计案卷的数量；

c总登记簿，用来登记档案室收进、移出变化情况的实存数量；

d文书档案工作基本情况统计表，主要填明文档室建立情况、保存数量、库存面积、档案借阅与编研情况等。

7.2 文书档案的检索，要逐步应用计算机辅助管理手段，建立和形成文书档案的高速检索系统。