提高自我效能感

　　现代人力资源开发特别强调以积极的眼光关注人的优势，认为当人们面对压力、困难、挫折时，并不是挑战个人极限的时候，而是检验自我效能感的时候，人们必须重新认识自己，学会相信自己，学会用放大镜来看自己平时被缩微的能力优势。 　　自我效能感是心理学家班杜拉１９７７年提出的概念，指人们对自己实现特定领域行为目标所需能力的信念，这种信念是人类行为操作中的一种强大力量，在控制与调节行为方面有着不可估量的价值。多年来，自我效能感理论在学习、教育、人力资源管理等领域广泛运用。大量实证研究证明，自我效能感高的人，自我评价高、信心强、喜欢挑战，常选择较大的任务难度，抗挫折的耐受力强，对理想更执著，成功率更大。机关档案工作者尤其需要“高自我效能感”这样一柄“放大镜”。 　　 　　一、提高机关档案工作者自我效能感的必要性 　　 　　从机关档案工作自身特点来看，内容细致、繁琐、重复性较强；效益隐蔽、滞后、易被人忽视；人员、岗位流动性差，在机关工作中处于从属地位，经常得不到领导的重视。长期从事这项工作，容易使档案工作者丧失成就感，进而丧失工作积极性，降低工作效率。提高档案工作者的自我效能感，可以积极影响他们对于工作价值、兴趣、能力的认识，把注意力从档案工作的消极面转移并集中到工作状况的改变与创新上，激发出对工作潜在的兴趣和能力，自我设定创新的目标或选取有挑战性的任务，表现出更强的工作坚持性。这样能够淡化机关档案工作特性对档案工作者的消极影响，也能促使档案工作者去不断创新性地开展工作，打开新的工作局面，获取新的成就感，从而提高工作效率。 　　从机关档案工作新形势来看，社会信息化进程的加快和高新技术在档案工作中的广泛应用，使档案工作者面临适应新观念、新理论、新知识、新技术、新方法的考验。自我效能感可以积极干预人们学习新事物过程中的动机、兴趣、情感、态度和付出的努力等非认知因素。提高自我效能感，可以更好地使档案工作者对新东西的学习、运用将带来的良好结果产生积极的效能期待，形成积极的学习动机、较高的学习兴趣和相对集中的学习注意力，提高学习效率和新知识运用的能力。这样可以使他们在面对新工作形势带来的考验与挑战时，对自己的能力有充足的信心，能够乐观地、情绪高涨地承担各项工作任务，通过坚持不懈地努力，学习并掌握新知识、新技能，在新的实践中发现新问题、探索新规律、形成新认识、找到新答案，尽快地适应新工作形势的要求。这是创新机关档案工作的有力保障。 　　从机关档案工作者的年龄结构来看，中年人占了很大的比例。人到中年，虽是家庭和社会的中坚，但又往往是种种矛盾与冲突的核心。身处高度竞争、紧张的环境中，难以避免挫折和失败的经历。如果没有充分的心理准备，受到强烈和经久的心理压力，就会导致一系列心理上的不平衡，自我否定就是其中较突出的一种。通过提高自我效能感，可以提高机关档案工作者对自身能力的认知，改变他们面对困境时的态度和情感反应，增强信心，减小对压力的恐慌，进而降低焦虑、抑郁水平，提升对工作和生活的满意度，舒缓情绪，保持比较良好的心理状态。 　　 　　二、提高机关档案工作者自我效能感的途径 　　 　　一个人自我效能感的形成与改变主要受四个方面因素的影响：一是以往的成功经验（直接经验）；二是观察别人所得到的替代性经验（间接经验）；三是他人的评价、劝说；四是个体生理与情绪的唤醒状态。 　　机关工作中培养与提高档案工作者自我效能感，就是要为他们直接和间接经验的获取与积累、生理和心理状态的调适与维持、自我认知和社会评价的协调与互动创造条件。具体来说，可以采用以下几种途径： 　　１． 优化组织结构，推行柔性管理，排除影响档案工作者自我效能判断的干扰因素 　　优化机关档案工作组织结构，精简冗余的管理层次，减少工作组织运转的机械性和控制性，采用开放的、扁平的组织结构，以此改变档案工作者资源占有贫乏的状况，使他们在开放的组织结构中，能够得到更多的信息、技术、物质、时间等资源和更大的个人自主发挥空间，增加他们获得成功、体味成功和积累成功经验的机会。 　　推行“以人为本”的柔性管理。机关管理主要是建立在制度管理基础上的“刚性”管理，在其中融进“柔性”情感管理的因素，体现组织对档案工作者个体的关心，进而加强档案工作者之间工作、生活信息的沟通与交流，以增进同事之间的相互关心、相互信任和相互支持，为相互间先进工作经验（替代性经验）的交流与学习打下基础。通过柔性管理可以尽量减少制度管理中上下级关系生硬、同事关系淡漠等易发问题的产生，避免发生矛盾现象的出现，减少外界压力源，使档案工作者在和谐、高效的工作环境中保持良好的情绪状态，减少消极、紧张、焦虑情绪对自我效能判断的影响。 　　机关下达工作任务时，要为档案工作者提供尽量准确、清晰的工作任务描述。完成高复杂性的任务，对档案工作者的知识、技能的要求很高，对其行为的要求也更多，模糊与不确切的任务描述会增加他们认知任务和完成任务的难度，所以更有可能出现高估任务难度和低估自身能力的情况。日常工作中对工作任务及任务环境清晰而准确的定义与描述，可以减少知觉干扰，使档案工作者能实际地评价自己，更好地完成任务，提高自我效能感。 　　２． 在目标管理过程中采用科学的目标计划和积极的的反馈方式 　　目标管理是机关档案工作中普遍采用的一种管理方法，在“计划――实施――检查――处理”的ＰＤＣＡ循环中，对档案工作者个体而言，“计划”是否符合自己的实际，“检查”与“处理”中反馈的信息是否积极，直接影响着其自我效能判断。 　　“计划”中设定的目标，为档案工作者提供行为的方向、目的和衡量的标准。不同层次目标实现过程中的任务复杂程度是不同的，对档案工作者的知识、技能、认知加工、坚持与投入的要求也不一样。太高的目标容易导致失败，会对档案工作者自我效能感产生消极的影响；太容易达到的目标则让人产生不真实的自我效能感，导致在面对困难的时候很快退缩。因此不管是哪一层次的目标，在设定过程中，要以机关档案事业发展规划的整体要求和档案工作占有资源的状况为根据，同时也要充分考虑承担具体任务的档案工作者个人的知识、技能、认知水平及占有资源的状况，使分解到每个人的任务与目标是既富有挑战性又是可以实现的，能为他们提供科学的行为衡量标准和积极的自我效能感形成信息，这样才会带来高工作绩效和高任务完成率。 　　“检查”与“处理”过程中的信息反馈是对档案工作者个体行为的一种直接评价，是他们在工作情境中最为看重的评价。积极的反馈信息传递给他们的是“成功”的感受，消极的反馈信息传递给他们的则是“失败”的感受。目标管理中的反馈环节要采用积极的反馈方式，对承担目标任务的档案工作者多从积极的一面给予正面的评价和支持性的言语劝说，可以增加档案工作者个体的“成功”感，增加“直接经验”的积累，也有利于引导档案工作者对工作的成败进行正确归纳，将成功归因于能力，而将失败归因于努力不足和任务难度。这种积极的信息反馈方式可从外部强化档案工作者对自己行为成功、进步、可取之处的认知，有利于其自信心的保持和自我效能感的培养。 　　３． 建立激励机制，充分发挥榜样的作用 　　“见贤思齐”，“观名人以自壮”，机关档案工作既要建立起有效的激励机制，定期进行先进的评选、表彰，为档案工作者树立榜样，还要对榜样进行广泛宣传，安排榜样与档案工作者进行面对面的经验交流，组织榜样在工作中对效能低者进行“传、帮、带”，进而充分发挥榜样所具有的“替代性经验”的作用。 　　４． 提高档案工作者业务素质，通过提高其知识水平与工作技能来培养自我效能感 　　个体通过知识与技能的增长来提高成功进行成就行为的能力，是自我效能感产生并保持较高水平的保障。通过各种形式的学习与教育来提高机关档案工作者业务知识水平与工作技能，是培养其自我效能感的重要途径。 　　首先要营造良好的学习氛围。可以采取每星期安排定时业务学习、奖励业务研究与论文成果、开展业务知识与技能竞赛、组织学习经验交流和业务研讨等措施，激发档案工作者学习和钻研业务的兴趣，鼓励档案工作者自学成才。 　　其次要建立有序的人员培训与继续教育机制。把在职学历教育、外部短期培训班学习、内部业务培训有机结合起来，争取让每个档案工作者都能接受继续教育，并将在职学历教育和高层次培训班教育作为一种对工作绩效高者的奖励，激励档案工作者通过提高工作效能来赢取进修的机会。 　　再次可以根据工作计划与人员分工对档案工作者进行有针对性的效能培训。如设立一些模拟实际工作目标的项目，让档案工作者在引导下独立完成这些项目，培养其实际操作技能，也培养其对自己工作胜任能力的信心。 　　 　　（作者单位：湖北武汉湖北工业大学综合档案室４３００６８）