照片档案的整理

照片档案的整理

一、项目各参建单位在工程建设、管理过程中，应重视声像资料摄制、收集、利用和管理。竣工文件含声像资料部分。

二、照片应反映工程基本原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼和工程实体及其施工过程中反映重要部位、重点工序、重大事件、工程质量、隐蔽工程使用新材料、新工艺以及其它重要问题的内容。

三、凡归档的照片应有文字说明，其中包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。文字说明要求语言通顺、简洁，200字左右，时间用阿拉伯数字表示，如“2003.5.15”。

四、照片、底片要分类、分组存档，但各组的编号要相同。每组要有总说明，并要注明本组照片的起讫编号，打印后放在本组每一张照片的前面；分说明可以手写，但字迹要工整，不许涂改，也可以打打印后贴上，分说明宜位于照片的正下方，也可位于照片的左右侧。

五、说明采用横写格式，格式如下：

六、底片及照片编号要求，底片用铁笔在胶片乳剂面边处以横排阿拉伯数字编号，照片在背面左上角阿拉伯数字编号。

七、照片与对应的底片宜置一处。照片档案的底片应入底片袋中保管，底片袋的右上方应标明底片号，照片及其文字说明应一同整理，并与对应的底片一起死回生固定在照片档案芯页上，组成案卷，照片案卷芯以30页左右为宜，照片、底片应采取干燥箱保管。

八、照片档案中卷盒、卷皮、目录等的要求：

1） 卷盒、卷皮采用省档案局监制的A4尺寸的“照片档案”册及盒。

2） 卷内目录以组为单元排列。

3） 照片题名尽量保证基本要素内容完整产前提下，将文字说明综合照片名称，照片题名最多不超过50字，

须打印，也可以一组照片填写一个题名。

4） 参见号是指本照片反映的内容与某卷有关联的，需结合起来看，如质量事故处理照片，与施工记录、

检查表等档案文件有关，此文件档案的档号即为参见号，或照片与底片分开立卷时，需找出这张照片的底片翻折，那么底片的编号为参见号，如放一起立卷，则底片号与照片号相同。

5） 备考表，说明本卷所存在照片及底片的张数，照片的分组情况等。卷内备考表应放在案卷的最后一页。

6） 全宗号、目录号、案卷号及归档号，只要求填写卷号，用铅笔写在案卷号栏内，其余由接收档案部门

统一填写。

第六节 案卷装订要求

1、 根据京珠国道主干线粤南统一采取案卷装订要求。

2、 案卷内不同尺寸文件材料要统一折叠成A4纸大小。

3、 永久、长期保存的案卷，装订时必须去掉金属物、胶、塑订。

4、 文字材料必须采用线装订，装订采用三孔一线方法（A4纸规格的，上下预留5 cm，两孔间

距为10cm，装订线距边纸1.5cm）左侧装订，并装入档案盒内，每卷（盒内）内容排列顺序

为：案卷封面——卷内目录——文字材料——备考表。

5、 装订用的材料（如案卷封面、案卷目录、卷内目录、备考表及档案盒等）必须用省档案局监

制的交通厅统一规定的标准材料，由各施工单位清查所需的数量后统一由总包订购，监理、

设计、建设、质量监督站单位各自去省档案馆订购。

6、 整卷装订的案卷，装订边和下边取齐。

（六）、索引目录及竣工档案编制说明

为了方便竣工档案的管理和利用，一个工程项目的竣工档案，需编制索引目录（即总目录），为零卷，本卷不列入竣工档案总卷数内，索引目录由编制说明、案卷目录及各卷内目录三部分组成。 竣工档案编制说明主要内容如下：

1、 工程项目概况

（1）、项目的批准单位，批准文号。

（2）、项目的总投资和项目预算。

（3）、项目筹建、开、竣工日期限。

（4）、项目建设、设计、监理和承包人。

（5）、项目的主要工程量。

（6）、其它。

2、 竣工档案概况

（1）、项目档案整理编制依据性文件。

（2）、项目档案分类的原则和各类包括的主要内容。

（3）、项目档案的总卷数及各类档案的卷数。

（4）、项目档案的套数及各档案移交单位。

（5）、项目档案卷号组成及其代字代号说明。

本工程竣工档案分三级类目，各级类目的内容详见“竣工档案内容分类目录”，各级目录的代号均用阿拉伯数字书写。

案卷编号统一规定如下：

、案卷一般归属于“竣工文件分类编号及内容中的二级类目，案卷号按阿拉伯数字自然依序编排，用铅笔编号，其构成为一级类目代字。二级类目代字。一案卷号，如：

竣工档案内容分类目录中设二级类目案卷，其案卷号的构成为：

一级类目代字，二级类目代字一案卷号

竣工档案内容目录中只有一级类目，未设二级目录，其案卷号的构成为：

一级类目一案卷号

（6）、档案编制人员名单。

（7）、其他需要说明的问题。

（七）、竣工档案的验收和报送

竣工档案验收是工程竣工验收的重要组成部分，竣工档案资料不合格，工程不得办理竣工验收。

1、 本工程对竣工档案审查、验收程序分四级进行。

（1）、档案完成后各标自查、自评，在此基础上写出验收报告。

（2）、由建设管理处、监理单位组织由各编制单位参加的检查收小驵，对各标段竣工档案进行检查，对照《建设项目工程档案验收申请》报交通厅档案馆、省档案局。

（3）、省档案局组织档案专项验收小组，（城市规划区内的项目同时通知所在城市的城建档案部门参加）并由建设主管部门主持召开档案验收会议，形成验收意见。

（4）、竣工验收时的档案验收评委最终审定“验收意见”，做不本项目竣工档案质量的最终结论。

2、 竣工档案的移交报送

竣工档案验收合格后交建设管理处统一汇总并办理移交手续，最后由建设管理处移交给有关接收单位。

（八）、本项目参建单位编制竣工文件的依据：

、批准的“广惠高速公路工程竣工档案编制办法”。

、科学动技术档案卷构成的一般要求，GB/T822—89。

、照片档案管理规范GB/T11812—89。

、广东省实施《基本建设项目档案资料管理暂行规定》细则（1996年6月14日广东省档案局、广东省建委发布）。

、基本建设项目档案资料管理暂行规定 （1998年3月17日国家档案局、国家计委发布）。

、建设项目（工程）档案验收办法（1992年5月6日国家档案局发布）

、粤档发（98）27号文和粤档办（99）1号文。

、上级主管部门、广惠高速公路建设管理处、监理等单位对竣工档案编制工作所发的文件。

第五章 单位、分部及分项工程的划分原则和相并要求

现制定本项目的单位、分部、分项工程的划分原则，并结合创优目标等，做出相关的要求。

（一） 、划分原则

1、 制定划分原则的依据

（1）、《公路工程质量检验评定标准》JTJ074—94

（2）、本项目标段划分实际情况

2、 单位、分部及分项工程的划分（见附表）

（二）相关要求

1、 各标段承包人进驻现场后，应立即安排专人，依据该划分原则结合本标段的设计图纸进行标 的单位、

分部及分项工程的划分，完成后报总监办统一汇总。

2、 当发生的变更设计使本标段的单位、分部及分项工程的划分发生变化时，应及时调整原单位、分部及

分项工程的划分，并及时报总监办。

3、 各承包人应及时将完成工程的完整施工原始记录、试验数据、分项工程自检数据等质量保证资料，按

（竣工文件编制办法）的规定和本标段划分产单位、分部及分项工程进行整理、归档。

4、 承包人完成的各分项、分部工程的质检评分应按照（公路工程质量检验评定标准）中，工程质量评分

方法的规定，达到优良等级的评分，争创优良工程。

说明：

1、 路面工程的单位工程是以路面标段为单位划分的。

2、 交通工程、交通安全设施工程的单位工程划分以本项目为单位划分，分部及分项目工程的划分以对应

路基、桥梁的标段（不对应路面标段）为单位划分。

3、 环保工程的单位工程以环保工程承包人合同标段为单位划分。广惠项目工程施工承包合同中所含环保

工程部分可作为主体工程的分部工程编制竣工文件。