备用金制度

百世集团备用金管理制度

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1. 目的

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，保障资金安全，特制定本制度。

2. 范围

适用百世集团及下属各部门、分公司、分拔、子公司。

3. 术语和定义 3.1 备用金

指公司总部为了满足各部门/分拨/仓库等组织业务需要，拨付因公短期周转零星开支的现金款项。

3.2 备用金账户

备用金的主要载体，用于存放备用金和业务收缴款。

3.3 备用金管理员

负责管理备用金的财务人员。

3.4 备用金监盘人

负责监督备用金盘点的非财务人员。

3.5 备用金管理系统

记录和管理备用金收支流水账的系统。

4. 职责和权限 4.1 备用金管理员

备用金账户的管理人，备用金的设立及核销申请人。对原始单据及数据进行审核付款，登记日记账，进行盘点，收缴款及其他日常备用金管理与监督。

4.2 区域财务负责人

负责区域内备用金的管控与监督。

4.3 总部财务审核专员

负责备用金核销费用核算，核实原始凭证。

5. 备用金收支流程概况

6. 备用金账户管理要求

6.1 备用金主要管理载体为广发资金池多级账户，现金为辅助形式。

6.2 备用金账户由备用金管理员在每月8日、20日前提出新增申请，经区域财务负责人审批通过后报总

部备用金管理专员登记。

6.3 备用金账户由总部备用金管理专员每月8日、20日去银行统一开户办理，开通网银K盾功能，同时

可根据需要选择开通手机短信提醒业务。

6.4 备用金账户用户分为提交人与复核人，可多个账户对应一个复核人。

6.5 备用金账户的账号、密码应及时报备给区域财务负责人，区域财务负责人需设立所有备用金账户信息

的台账，方便盘点对账查询。

6.6 备用金管理员在F1系统更新维护备用金账户信息，经总部备用金管理专员审核，由采购部专人负责

激活。

6.7 备用金账户属于公司账户，账户内所有款项为公司财产，必须与私人款项分离，专户专用，任何人员

不得挪借备用金。

6.8 备用金管理员因职位调动等原因离开本岗位时，待交接人员到位后需要办理备用金账户交接手续。 7. 备用金新增要求

7.1 备用金新增由分公司\分拨负责人提出需求，同备用金管理员测算确定额度，经区域财务负责人邮件

审批后走申请流程。备用金额度原则上不超过半个月零星支付的资金。

7.2 新增备用金在F1系统中提交，上传审批邮件作为附件，注明具体申请原因，经系统审批完毕后由总

部支付至备用金账户。

7.3 备用金分为一级备用金与二级备用金。

1) 一级备用金由备用金管理员向总部申请核销；

2) 二级备用金指因业务部门频繁性、周期性业务支出向一级备用金申请并及时核销的借款资金；

3) 二级备用金设立由总部财务负责人审批，并向总部备用金管理专员备案。

7.4 因特殊事项申请的专项备用金预借款，需专款专用，不允许挪用，及时完成核销，如有剩余款项及时

8. 备用金支付范围

8.1 供应商因资质问题或经办人丢失、损毁、污染等问题无法提供合法有效的正规票据时，需由经办人提

起发票替代申请，提供前三个月（单据提交财务审核日期起）内同年份同类型发票用于替代，备用金管理员核实后提报审批，第一集团浙江、广东、江苏、上海、北京、山东、福建2万元以内的由区域财务负责人审批，超出2万元继续报总部财务负责人审批；其他区域1万以内额由区域财务负责人审批，超出1万继续报总部财务负责人审批（若有财务负责人跨集团管理的，适用最高集团标准）。 8.2 备用金支付前必须满足支付条件，否则不予付款。实际收款人与提报的供应商信息必须一致，500元

以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式如果电话联系不到，总部在核销时拒不付款。同时由经办人发起替票申请审批。 8.3 区域可以根据实际情况提现，需及时核销，同时提现金额和使用期限纳入备用金管理考核范围。 9. 备用金日常管理规定

9.1 有备用金的地方必须使用备用金管理系统进行逐笔收支业务的记录

9.2 备用金账户的K盾与现金不得携带出办公场所，应存放于保险箱中，密码不得泄露。特殊情况需要带

出，需跟区域财务负责人报备。

9.3 备用金使用原则是实报实销，不得预核销。个人因公支付金额不超过1000元的可以自行垫付，取得

合规报销凭证后再到备用金管理员处核销；超过1000元的，可以通过下述三种办法支付： 1) 与备用金管理员共同购买，由备用金管理员付款，具体由区域财务负责人进行判断； 2) 通知供应商凭有效票据与资料直接在备用金管理员处结算；

3) 业务经办人提供供应商账号、联系方式及相关证照，备用金管理员安排转账付款，经办人需在付

款后4天内取得发票及收据相关资料提交备用金管理员。

9.4 超出备用金支付范围的特殊情况支出，应由备用金管理员提起申请，第一集团浙江、广东、江苏、上

海、北京、山东、福建2万元以内的由区域财务负责人审批，超出2万元继续报总部财务负责人审批；其他区域1万以内额由区域财务负责人审批，超出1万继续报总部财务负责人审批（若有财务负责人跨集团管理的，适用最高集团标准），未经审批的不得擅自使用备用金支付。

9.5 备用金支付零星小额款项时要求实际收款方填写公司标准收据，写上身份证号码（非强制）、联系方

式、收款金额大小写、收款内容、收款日期。

9.6 为加速备用金周转，一级备用金当月所有支付款项必须在次月20日前完成F1系统提交；二级备用金

当月所有支付款项必须在次月10日向一级备用金提交核销，否则不予核销。当月核减需归还的备用金必须在当月最后两个工作日前交回总部，否则不算在备用金考核内。

9.7 核销审批流参照F1系统审批流中HR的组织树设置。如分公司\分拔未设专职备用金管理员，则由区

域财务负责人指定其他人员进行管理。

9.8 总部负责备用金核销审单工作，相关单据寄送总部前须完成PR，PO的全部审批。

9.9 备用金管理员每月做好资金支付规划，合理安排周转，避免资金流枯竭，严禁坐支业务营业款。 9.10备用金管理员每月需对备用金额度进行测算分析，如备用金周转存在问题需及时上报区域财务负责人

评估，将视具体情况进行调整。

9.11有备用金的地方必须使用备用金管理系统进行收支业务的登记。登记必须逐日逐笔登记，保证准确性、

正确性、连续性，确保帐实相符，确保备用金余额与备用金系统余额实时一致。

9.12备用金管理员应每天下班前在备用金管理系统中登记备用金日记账信息，进行备用金盘点，日清日结，

由监盘人核实后在备用金系统中确认，视为盘点完成。出现盘盈盘亏问题时应在下班前通知直属主管，直属主管应在二个工作日内协助盘点并找出差异原因并出具报告。在规定时间内未找到差异原因的，盘盈款应及时上缴公司，盘亏款由备用金管理员承担损失。

9.13区域财务负责人（或指派专人）应每天检查区域内备用金登记情况，发现问题并及时通知备用金管理

员更正，对备用金日记账的真实性负责。每月督查所辖区域内备用金管理员的财务工作，盘点检查备用金日记账等相关工作内容，确保每月检查覆盖率达到100%。

9.14备用金管理员请假、休假的交接需同区域财务负责人（或指定专人）进行交接所有备用金管理资料，

返岗后交接返回。

9.15备用金管理员换岗、离职的交接由区域财务负责人（或指定专人）亲自监交。交接表一式两份，经移

交人、接收人和监交人三方签字，签字后接收人和区域财务负责人各保留一份。换岗、离职人员将备用金日记账、未核销的单据、二级备用金借款条、现金、网银K盾、手机银行变更等交给新任备用金管理员，同时向总部备用金管理专员备案。 10. 备用金收入管理规定

10.1各项收款每周五下班前上缴一次，如累计收入超过3000元时，应于次日下班前及时上缴至总部指定

账户，备用金管理员应在汇款时写明收入来源内容，并保存好银行存单，汇款后及时发出邮件通知总部出纳核实款项到账情况。

10.2在经济业务中取得的收款（包括但不限同行窗口发货款、营业款转存、到付款、资产及废品处置款等

零星收入），业务人员必须在收款次日下班前将款项移交备用金管理员，备用金管理员需及时提醒催收，填写现金交接单双方签字确认，转账款项保留好银行回单，妥善保管。

10.3各项收款根据公司要求单独登记《营业款收入明细账》、《到付款、同行发货款及直客收入明细账》、《废

旧物资处置登记表》。

10.4公司加盟商参加公司网络大会、年会、订阅杂志、报考从业资格证等事项时，禁止任何人员直接收取

加盟商缴纳费用，相关收款明细需经区域总经理审批后报总部结算在业务系统完成扣款。各地按照事务预算通过工作流系统进行申请，总部按照申请将款项转入备用金账户中使用。 11. 附录