506个人往来款管理

个人往来款管理

1、什么是个人往来款

个人往来款管理主要指的是对企业或组织内一些临时借款的管理。

相对而言，个人往来业务是手工会计核算过程中比较复杂的工作，这里的“复杂”不是说它难度大，而是说它不好管理，容易造成烂帐。这主要由往来款的性质决定。

2、个人往来款的特点或性质：

1）个人往来业务必须核算到个人，也即必须为每个发生业务的人员设置一个个人帐页。

2）每个人发生业务的频率是不确定的，有人可能一年之内就发生一笔。

3）一个单位或组织中，发生个人往来的人数是不确定。

4）往来帐具有连续性即跨年度的性质。新年度的个人往来帐不能只结转记载它的往来余额。只结转记载它的往来余额会造成核算的不便，尤其是管理混乱时！

（新年帐簿只结转往来余额的缺陷：不能从帐簿上知道长期往来的具体情况）

举例说明：不同年限发生的三笔业务如果合并结转它的余额，将会给个人往来款的核算管理造成麻烦。

3、个人往来款性质，决定了往来款的管理方式：

1）要按人设置帐簿页

2）定期按笔进行进行清理。

3）建立新年度帐时不能只结转余额，应该同时结转未结清明细。

4、手工方式下上述管理目标通常难以很好实现，是造成手工核算模式下个人往来管理混乱的主要原因。

5、个人往来款管理的手工处理

1）个人往来款核算涉及的会计科目：其他应收款（主要是其中的暂付款）

其他应收款核算的内容：

a．应收的各种赔款、罚款

b．应收出租包装物租金

c．应向职工收取的各种垫付款项

d．单位各部门的备用金

e．存出保证金：如租入包装物支付的押金

f．其他各种应收、暂付款

2）“其他应收款”手工核算方法：

a．科目或帐户的设置：分类按户设置明细会计帐户，具体如下： 1133 其他应收款

113301 应收的各种赔款、罚款

11330101 刘海

11330102 黄捷

……

113302 应收出租包装物租金

11330201 广州浪奇

11330202 广东力健

……

113303 应向职工收取的各种垫付款项

11330301 张三丰

11330302 李四光

…….

113304 单位各部门的备用金

11330401 王五常

11330402 钱六蘅

…….

113305 存出保证金（如租入包装物支付的押金）

11330501 甲单位

11330502 乙单位

113306 其他应收款

11330601 程七发

11330602 夏雨

…….

b．借款管理：

以“其他应收款-其他暂付款”的管理为例：

i)企业一般会制订一项专门的借款管理制度

ii)企业借款管理的一般流程和通行做法：

借款业务流程：

某部门需要办某项事情（如出差）需要用款，则首先填写借款单（暂付款单）、领导签名批准、持单到财务借款、办事、取回发票、报销。

暂付款单

暂付款单，又称借款单，是企业财务部门设计的用来办理借款手续的一种自制单据，分三联：付款联（1）、报销联（2）、报销回执联

（3）。

暂付款单的内容：

部门、人员、借款事由、借款金额大小写、借款日期、批准人、借款人签名、[借款金额、实际报销金额、退回金额、报销时间、报销人]。

c．借款的核算：根据会计业务编制会计分录，根据会计记帐凭证登记会计帐簿

发生借款业务时：

借：其他应收款-其他暂付款（张三）

贷：银行存款或现金

借款报帐时：

借： 管理费用等

贷：其他应收款-其他暂付款（张三）

d、其他应收款的管理（年末的管理）

期末的往来帐款的核销勾对

催款报销

个人往来帐款的帐龄分析

6、电算方式下个人往来款的管理（用友）

a．科目设置

1133 其他应收款

113301 应收的各种赔款、罚款

……（按人设明细科目）

113302 应收出租包装物租金

……

113303 应向职工收取的各种垫付款项

…….

113304 单位各部门的备用金

…….

113305 存出保证金（如租入包装物支付的押金）

……

113306 其他应收款

…….

11330604 其他暂付款 （注：底下不设明细科目）

b．单位部门、人员清单

部门：

部门代码 部门名称

01 办公室

02 财务科

03 后勤科

04 技术科

05 生产科

06 销售科

07 一车间

08 二车间

人员：

人员代码 人员名称

001 李琼

002 张满雨

003 王海

004 李海全

7、操作流程：

1）建帐

2）设置和维护部门信息

3）设置和维护人员

4）将“其他应收款-暂付款”科目设置为“个人往来”辅助核算科目

5）在“总帐-设置-期初余额”中，输入“其他应收款-暂付款”科目的借贷方累计发生，并将未清帐的个人往来明细数据输入，以产生该科目的期初余额。输入的内容：凭证日期、凭证类型、凭证号、部门、个人、摘要、方向、金额。

6）制单时，按系统提示，输入个人往来业务的相关信息：部门、个人、票号、业务日期。

7）记帐时，系统将自动登记个人往来帐簿。

8）帐簿的查询、打印

9）个人往来的清理

10）个人往来催款处理

11）个人往来帐龄分析

8、个人往来的清理：即勾对

1）勾对：

将已达账项打上已结清的标记，如：某个人上月借款1000元本月归还欠款1000元，则两清就是在这两笔业务上同时打上标记，表示这笔往来业务已结清。

2）勾对方式：系统提供自动与手工勾对两种方式。

3）自动勾对：往来自动勾对是按专认+逐笔＋总额三种方式同时进行勾对的。

4）专认勾对：就是对同一科目下业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录进行自动勾对。

5）逐笔勾对：就是在用户未指定业务号的情况下，系统按照金额一致、方向相反的原则进行自动勾对。

6）总额勾对：是指当某个人的所有未勾对的借方发生额之和等于所有未勾对的贷方发生额之和时，系统则将这几笔业务进行自动勾

对，本功能执行一般可在记完账后或在期末如要查询或打印往来账前进行。进行自动勾对时，系统自动将所有已结清的往来业务打上“o”。

7）手工勾对：是在由于制单过程中可能出现的误操作或其他业务原因导致无法使用自动勾对的，在此进行手工勾对。进行手工勾对时，用鼠标双击已结清业务所在行的“两清”栏，打上“√”。

9、个人往来账簿的查询和打印

1）个人往来余额表

2）个人往来明细帐