上海市公务员考试[综合管理实务]教程

上海市公务员考试《综合管理实务》教程

一、秘书理论与实务概述

1、 宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、未来作出预言的谶讳、图箓之书。据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监”。主管官员“秘书令”或“秘书监”（地位相当于卿），副职为“秘书丞”，分管官员为“秘书郎”。唐代魏征任过秘书监。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位称“史官”、“御史”、“尚书”、“掌书记”或“中书舍人”、“翰林学士”等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。

2、 辅臣。世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如国务秘书、外交秘书、内阁官房长官等各部门首长。

3、 行政职位。在现代中国，秘书当作一种行政职位，是行政人员核心一部分。党中央第一任行政秘书是毛泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员，一般秘书是事务类公务员。

4、 社会职业。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务，也服务于私人。

秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。

1、 服务的直接性。秘书的工作内容与领导工作一致，由领导亲自指派；秘书直接向领导请示、汇报；秘书做工作直接对领导负责。

2、 服务稳定性。秘书与服务对象不仅有“业缘关系”还有“人情关系”。

3、 知识化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋”、“顾问”、“外脑”。

4、 年轻化。一般为20～35岁。是操作层通向管理层的阶梯。

5、 女性化。女性秘书是初级秘书，是“文员”。

Ø 秘书工作的内容

秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。

1、 辅助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必须延伸到哪里；第二，秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是；第三，秘书人员虽然也常常参与领导班子的某些会议，与领导者共同研究各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。

2、 综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。具体表现在以下三

方面：第一，秘书工作的内容纷繁复杂，且涉及到本机关的全部工作。第二，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联系左右之责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。

3、 机密性。善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。

4、 服务性。服务稳定性、直接性和广泛性。“上、中、下”三个层面服务。首要为领导、上司和雇主服务。

Ø 秘书工作作用

1、 信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。

2、 参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。

3、 形象和公共关系作用。人们常常把秘书部门称为 “关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原则“内求团结，外求发展”。

4、 协调作用。

二、秘书工作机构的职能与工作要求

三、秘书的社会活动与人际关系

1、 特点：以整个社会为背景，充分社会化，活动的目的、方式明显复杂化和多样化。

2、 社会活动对秘书的要求：①被动性,必须根据上司的指示进行。②活动方式、过程、结果 取决于秘书主观能动性。③要有开放型、全方位活动的心理准备，更要有进行各种性质的社会活动的能力。 社会地位分先赋地位和后成地位。特点是：秘书不构成任何阶级或阶层；先赋地位明显有依附性；承认职业、职位的从属性外，更要重视后成地位。

共性和个性意识；角色组合；配角意识与主角意识（基本的配角意识和有条件的主角意识，关键是自己的价值取向）。

Ø 秘书人际关系的内容与方式

1、 涵义与内容。秘书人际关系涵义是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系，是一种社会性、职业性的关系，被称为“业缘关系”。内容主要是通过人们在社会活动中的行为交往、语言交流等方式，达到彼此了解、融洽，在各种社会活动中互相合作、帮助和促进。

2、 影响因素。距离的远近、交往的频率、态度的相似性、需要的互补性、情景因素和中介因素。

3、 障碍。心理、语言、地位、物理障碍。

4、 方式：语言、体态或身势、物质（礼尚往来）。

5、 自主性和适应性。

尊重、礼貌和礼仪、乐于助人、赞美他人、宽容与体谅、公允

服装整洁、修饰得体、表情自然、面带真诚微笑、举止文雅；与人交谈，用语得体、口齿清晰、语气温和；与客人见面应抢上一步，颔首、微笑，主动伸手、问好，以示敬意，握手真诚注视对方，稍稍用力，与异性握手不宜鲁莽，应让对方主动提出；送名片双手递上，文字正向对方；自我介绍简明扼要，姓名、单位、职务即可；为别人介绍，先客人后主人，先女士后男士，先年龄、地位高者后低者。

四、综合管理的日常工作

Ø 办公室管理

办公室的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。

1、 作用。办公室是指挥部、工作室、“窗口”。

2、 坚持以下的原则：方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文具的摆放要井然有序。和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。

3、 布局与设置

小办公室适用于分理制秘书机构。现代企业多采用大办公室，主管应置于最后部，工作流程为“I”、“L”或“O”型。接待室同时接待七、八位客人为宜，会议室以容纳二三十人开会为宜。

4、 内容与要求

整洁，安静，光线、空气与温度（光亮适宜、空气清新、温度适宜）、色调与美化（色调单纯柔和），设备与用品（负责保管，随时登记）

1、 公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公文具有针对性、政策性、指导性等方面。

2、 公文处理特点：政治性、时限性、机要性和规范性。

3、 公文处理程序是指在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。包括发文、收文、管理和立卷归档。发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。收文处理程序包括：文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。

4、 发文处理程序

◎ 拟稿。拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。拟稿一般分为以下步骤1）交拟 2）拟议 3）撰写

◎ 审核。公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。对公文进行审核的意义：1）为领导简政 2） 是为了贯彻集中统一的原则 3） 是为了利于下级机关的贯彻执行。文稿审核时应着重注意以下方面：1）是否需要行文，以什么名义行文。2）无矛盾抵触。3）要求、措施是否明确具体，切实可行。4）处理程序是否完备。5）文字表达。6）文件体式。

◎ 签发、复核、缮校。签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。签发文件的原则：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。复核应重点检查的内容是：重点检查一下文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。缮校是指对发文的缮印和校对工作。

◎ 用印、封发和传递。印章是权力的象征。封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。现行文件的传递途径有：机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。

5、 收文处理程序

◎ 签收和登记。签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”签收文件要注意“四查”：一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；二查来文封套有无拆封或破损现象；三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；四查所列文件总件数与实有件数是否相符。登记的主要作用是：1）便于管理和保护文件，防止积压丢失。2）便于查找和检索文件。3）便于文件的统计和催办工作。4）作为核对与交接文件的依据。文件登记的方式有三种：1）簿册式登记。2）片卡式登记3）联单式登记。

◎ 公文的拟定、传阅和批办。拟办是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。拟办的作用：1） 可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理，2） 提高办文时效。3） 对需要转承和办理的文件，4） 供领导人在批办时参考。传阅是指对拟办的需送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。供传阅的文件主要分两种情况：一是阅知文件，另一种是需要办理的文件。批办是对收文处理所作的批示。批办的作用：1）使机关或部门的领导人及时阅读重要的文件，2） 掌握有关的文件精神。3） 便于加强对文书工作的领导，4） 便于向承办人及时交代意图和要求，5） 合理分工，6） 提高效率。7）是决定收文承办责任、原则、方法的关键。

◎ 承办、催办和注办。承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。在具体承办时应注意的事项1）收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。2）紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。3）对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。4）对有领导具体批示的文件，要准确领会领导意图，传达领导的批示意见，严格按批示意见去办，不能加进自己的想法。5）没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办。6）对于联合承办的文件，主办部门要主动联系协商。协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合，不能相互推诿。7）作要分轻重缓急，急件先办。8）承办工作结束或告一段落后，应向原交办的领导人、负责人汇报办理结果。9）承办中，要遵守有关制度。催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。催办分对内催办和对外催办两个方面。催办的方式主要有三种：电话催办，当面催办，使用“文件催办单”进行催办。注办指的是对文件的承办情况和承办结果所作出的说明。

6、 公文管理

公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应当加盖复印机关戳记。复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授

权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。个人不得擅自销毁公文。机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

7、 归档文件整理

◎ 归档文件整理定义：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。归档文件的整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件的范围主要有四个部分：1） 上级单位的文件材料；2）本单位的文件材料；3）同级单位和非隶属单位的文件材料；4）下级单位的文件材料。

◎ 归档文件的整理单位和质量要求。将归档文件以件为单位进行文件级整理，件成为归档文件的基本整理单位。整理归档文件的质量要求是：归档文件应齐全完整。

◎ 归档文件的整理方法。1）装订：归档文件应按件装订，一方面从实体上最终确定以件为单位的形态，另一方面固定文件的页次，有效地保护文件，并方便保管和利用。2）分类：归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。3）排列：通过排列可使归档文件进一步系统化。4）编号：归档文件编号使之将归档文件在全宗中的位置加以确定，并以归档章的形式在归档文件上注明。5）编目：编目是指编制归档文件的目录。编目可以反映全宗内归档文件的内容体系，为档案的保管、鉴定、检索和利用等方面提供便利。6）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

1、 督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力底工作自上而下底督促、检查，使之落实、妥善。

2、 督查工作的作用：1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段，是促进领导决策正确、科学的必要环节，是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。2）督查是秘书的一项重要职责，是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面。

3、 督查工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求时效。

4、 督查工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立卷 归档。

1、秘密的概念和类型：秘密是在人类社会，大至国家、组织，小至家庭、个人，为了保护自身的利益，总有一些不愿为外界所知的事情。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。1)按范围分：国家、组织、个人秘密；2）按内容性质分：政治、军事、经济、科技、商业、人事秘密；3)按秘密的产生分：原始和再生秘密；4）按秘密的形态分：有形和无形秘密；5）按秘密的等级分：国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。

2、保密的意义和作用：1）关系国家的安危；2）关系经济、科技、文化教育等事业的发展；3）关系到领导工作的成败；4）关系到社会的安定团结。

3、 保密工作的内容：文件保密、会议保密、通讯保密、电脑保密、涉外保密。

4、 保密工作方针：积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作。

五、信息与调查研究

1、 主要内容：政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息。

2、 信息的形式：文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息。

Ø 信息工作的程序与方法

信息工作的程序主要有：1、收集，方法为收存、复印、记录、录音、录像、电脑、购买、交换。2、整理，方法为分类、筛选。3、加工，方法有充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析。4、提供5、传递6、储存，方法为原件储存、目录索引储存、软件储存。7、检索。

1、 内容：基本情况调查、专题性调查、经验性调查、突发事件或事故调查。

2、 类型：普遍调查、典型调查、个案调查、重点调查、抽样调查。

3、 调查的方法：观察法、访问法、文献法、问卷法。研究的方法：归纳法、综合法、统计法、比较法、分析法和演绎法。

1、 确定调查研究的课题 2、确立调查的对象、类型和方式 3、拟定调查项目和题型 4、规定调查的时间和地点 5、制定调查研究计划 6、组织调查研究实施 7、研究调查资料 8、撰写调查研究报告来源：考试大 - 公务员

六 会议管理

1、 会议的涵义：三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。涵义是有组织有领导地商议事情地集会。通常会议需要在一定的时间、地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。

2、 会议的要素：与会者（参加会议的正式成员，包括主持人、秘书，但不包括在会场上的其他服务人员，与会者应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间（会议召开的时间，整个会议需要的时间，每次会议的时间限度）、地点。

1、 按内容、性质分代表大会、工作会议、学术会议、联席会议

2、 按会议的形式：小组会、座谈会、报告会等

3、 按与会人员的成分分党委会、董事会、记者招待会

4、 按人数规模分大型会议、中型会议、小型会议

5、 按会议召开的规律或日期分：定期例会、临时性会议。

会议的程序就是会议的进程，指每次会议秘书按时间的先后依次安排会议的内容，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。目的是为了使会议主持者根据会议程序，把握好会议进程。拟定会议程序要求：1）按照法律法规、领导的旨意进行；2）认真、细致、全面；

3）会议程序要体现会议的特点。

会议的控制与管理要在数量和质量上进行确保，要严格会议的审批制度，本着“宁少勿多、宁小勿大、宁短勿长”的原则。要严格管理制度。要提高会议的效率。

1、会议的控制

1）确定会议议题。向领导同志和有关职能部门征询会议议题，并对议题顺序进行合理安排，报请主要领导审核确定，会前将议题单印发与会人员。

2）制定会议议程和日程。对会议需要举行的各项活动要进行统筹安排。一天以上的会议，需要排定会议日程。要对会议每天的议题、议程、活动进行统筹安排。主持人要提前确定。

3）会议后勤。根据会议的规格，确定会议的餐饮、接待标准；根据会议规模，预定会议场地、住宿地点；在会议编组和安排住宿时，要尽可能考虑到与会人员的单位、区域、性别和生活习惯等因素；外

地与会人员如有需要的，要联系接站，并预定返程机车票；会议时间长的，要安排会议休息期间的活动。

4）会议通知。会议准备工作完毕后，要尽早发出通知。重要会议，一般应发出书面通知，写明开会时间、地点、出席范围、会议要求和注意事项等。采取电话口头通知的，要记录接话人姓名，并提醒接话人做好记录。重要会议的通知发出后，要对被通知人员能否参加会议进行核查，并及时反馈给会议主持人。

5）会议签到。与会人员报到或入场时，应在签到簿上签署姓名、职务、单位，表示到会。

6）会场服务。会务人员应在会议前到场对会场准备情况进行检查，内容主要包括：会标、会徽或旗帜的悬挂情况、主席台座签排列顺序、与会人员就座区域的划分、会议材料、声像灯光设备茶水饮料、水果等。会议期间，茶、烟、水果的供应要及时。

7）会议记录。会议记录首先要写清会议名称、时间、地点、召集人、出席者、缺席者、列席者；对重要会议主要内容的记录，应忠实原话，保持发言者的风格，努力做到真实、准确、完整、层次清楚；对会议最后形成的决议和主要领导人的结论性讲话，要尽可能记清原话，必要时应使用录音设备。对没有听清楚或发言者没有说清楚的地方，会后要及时找有关人员核对。会议结束后，重要会议一般应整理印发会议纪要。

8）会议保密。特殊会议的召开，要制定必要的措施，做好保密工作，重点抓好文件运转、技术设备、会议记录、宣传报道和会场保密等几个环节的工作。

2、会议的管理

1）管理标准化。会议管理的标准化体现于整个会议管理的过程中，要实现会议管理的最佳效果目标，必须要有科学的、量化的量化执行标准。应用科学的分析与研究等根据环境、人数、季节、材质等因素的不同定义做出科学的参数标准。

2）管理流程化。会议管理的流程化管理是基于项目管理知识而建立的作业流程，从会议项目的选题确定、到客户状况分析、报名表设计制作、寄发、工作说明书制定、会场环境设计、会议流程设计、危机问题预演、项目实施沟通直至项目效果追踪等工作环节实现了流程化模式。

3）管理数据化。数据库化管理是依照数据库的形式对所有文档、资料、信息进行分类、系统的管理模式。“客户资料丢失、外部合作单位资料缺失、项目文件备份、重要合约文件消失”所有类似的困扰都将在数据库化的管理下消失。

4）管理专业化。会议每一个组成都有专业化的分工，将每一个会议拆分成可量化的部分，再以最贴切的方法完成所有不同的部分，“细微之处皆专业”

七、信访工作

信访，是指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上各级人民政府所属部门（以下简称各级行政机关）、企事业单位反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关处理的活动。其基本职能有：参政议政职能、监督控制职能、信息反馈职能、化解矛盾职能和公关形象职能。

1、受理和登记

各级行政机关在其职权范围内，受理信访人提出属于对行政机关及其工作人员的批评、建议和要求；检举、揭发行政机关工作人员的违法失职行为；控告侵害自己合法权益的行为；和其他信访事项。信访工作机构应当根据情况告知信访人分别向有关的人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出。对已经或者应当通过诉讼、行政复议、仲裁解决的信访事项，信访工作机构应当告知信访人依照有关法律、行政法规的规定办理。涉及两个或者两个以上行政机关的信访事项，由所涉及的行政机关协商受理；受理有争议的，由其共同的上一级行政机关协调决定受理机关。应当对信访事项作出处理的行政机关合并、撤销的，由继续行使其职权的行政机关受理。政府机关和企事业单位只受理本地区、本系

统管辖内的信访件，新闻单位不受限。信访登记有簿式、表格式和卡片式三种。

2、立案、呈批

涉及党和国家方针、群众正当要求、社会秩序、上层人士来访等重要问题必须呈批。

3、承办、交办、转办

交办本着把问题解决在基层的原则，奖信访件交给下属单位或部门处理。

4、调查、处理

5、催办、回告（信访件限期三个月催出结果）

6、审查、结案

7、复信、督查

8、总结、综合研究

9、立卷

信访工作制度包括登记制度，阅读、接待、呈批制度，交办制度，转办制度，催办制度，回告制度，审查结果制度，答复制度，注销、归档制度，工作总结制度。来源

八、公文写作

1、公文主题确定依据：党和国家以及上级文件是确定的直接依据；领导意图是确定的具体要求；工作实践是确定的直接因由。

2、要求：正确、集中、鲜明

3、表现方法：题目明旨、开门见山、结尾亮底、片言居要、一线贯通。

4、公文主题的特点：主题明确，是文章的灵魂，起着纲领的作用。

1、公文结构主要指公文每一部分的组合及其在公文中的相应位置、书写要求等等。我国现行公文的结构组成是：秘密等级和保密期限、紧急程度、公文份数序号、发文机关、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印刷日期等部分组成。

2、各组成部分的作用和书写格式。秘密等级和保密期限：除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。紧急程度：公文的紧急程度应标在公文版心右上角顶格第一行。公文份数序号：编制份号使用阿拉伯数码；应标注在公文版心左上角的第一行，顶格标注。发文机关：标在公文正文之后的右下角。发文字号：标明发文字号，一是便于统计发文数量，二是便于公文的检索和引用，应标在文件版头发文机关名称的下面，居中排列。签发人：应标在发文字号的右侧。公文标题：位于文件正文上端中间的位置。公文标题“三要素”：责任者、事由、文件。主送机关：标注在文件的标题下面，要顶格写，以示尊重。正文结构包括：提出问题、分析问题、解决问题三部分。分层标号：一----（一）----1----（1）附件：公文的附件也是正文的组成部分，它与正文具有同等的效力。成文日期：一般标注在公文正文完了之后的右下角，依印章的位置来确定。确定成文日期的方法：一是一般性的公文，以机关首长签发的日期为准；二是经过会议讨论通过的公文，以会议讨论通过的日期为准；三是法律性公文，以批准日期为准；四是联合公文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。公文生效标志（用印和签署）：用印和签署是证明公文生效的标志。印章的标识一般有以下三种情况：A由单一机关制发的公文，应将印章端正、居中压在成文日期的上面。B如果是联合行文，需加盖两个印章，应将主办机关排在前面，将成文日期拉开，两个印章压在成为日期上，但两枚印章不能相压。C联合行文需要加盖三个以上的印章时，主办机关排在前面，其他各机关依次排列，压在成文日期上。每排最多排三个。附注：附注通常是指公文的发放范围以及使用时应注意的事项说明。主题词：主题词是采用规范化的词语对公文的主要内容和

归属类别的概括，它便于对公文的阅读，也便于对公文的检索和查询。抄送机关：抄送机关不是公文的主办单位，不负责对公文的办理。抄送机关须了解公文的内容，以便于工作中的沟通和协调。印发机关：印发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印制主管部门，通常是指机关办公室和文秘部门。

3、公文结构的特点和形式：结构的特点严谨、完整、匀称、平稳和层次分明、连接自然，形式有串连式、并列式、总分式和综合式。

1、从文书来源上划分：1）由本机关、单位制发的；2）外机关、单位制发的；3）制发以后在机关、单位的内部使用。

2、从行文关系上划分：上行文、下行文、平行文。行文指的是一个机关单位给另一个机关单位的发文。行文关系是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系，亦即由组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系。机关间的各种行文关系主要表现在以下：同一系统的机关，有上级领导机关和下级被领导机关，上下级机关之间的这种领导与被领导的关系又叫做隶属关系。上级主管业务部门与下级业务部门之间，一般具有业务上的指导关系。非同一系统的机关之间，无论级别是高是低，均没有领导指导和隶属关系，这种关系称之为非隶属关系。不同系统的同级机关和同一系统的同级机关之间都属于平行关系。（1）下行文。下行文是上级领导机关向所属的下级机关的行文。可以采取逐级行文（如批复）、多级行文（如决定和通知）和直达基层组织与群众（如公告、通告）三种方式。（2）上行文。上行文是下级机关向所属的上级领导机关的行文。可分为逐级行文（如请示）、越级行文（如报告和请示）两种方式。（3）平行文。凡是相互之间没有隶属关系和业务指导关系的机关，同级机关或者不属于同一系统的机关和部门之间的行文，都属于平行文，如函、通知。

3、从公文的制发机关和公文的性质来划分：1） 法规公文2） 行政公文3） 党内公文4） 报请性公文5）知照性公文

4、从公文的保密要求和阅读范围来划分：绝密件、机密件、秘密件从公文的阅读范围分：公布性公文、保密性公文、内部公文从公文的使用范围来划分：分为专用公文和通用公文。专用公文：是在一定的工作部门和一定的业务范围内，根据工作需要而专门使用的公文。通用公文：是在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文。

5、国家行政机关公文种类：(一)命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定。适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告。适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十一）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题 ,请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

6、党的机关公文种类：(一)决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。(二)决定用于对重 要事项作出决策和安排。 (三)指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 (四)意见用于对重要问题提出见解和处理办法。(五)通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。 (六)通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 (七)公报用于公开发布重要决定或者重大事件。(八)报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。(九)请示用于向上级机关请求指示、批准。(十)批复用于答复下级机关的请示。(十一)条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。(十二)规定用于对特定范围内的工作和事务制定具

有约束力的行为规范。(十三)函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 (十四)会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1．眉首部分 眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。

（1）公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。一般适用于比较重要的公文。

（2）秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“××省人民政府文件”；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

（5）发文字号。发文字号又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件“国发[2004]3号”中，“国发”是发文机关代字，“2004”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（6）签发人。签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2．主体部分 主体部分又称行文部分，这一部分是指红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素的统称。主体部分由公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注等要素组成。

（1）标题。公文标题一般由发文机关名称、事由、文种三部分构成。它位于公文首页红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题除法规、规章名称等可加书名号外，一般不用标点符号。在撰写公文标题时，发文机关名称要写全称或规范化简称，如果文件首页有发文机关标识，其标题可省略发文机关名称。事由是标题的主题部分，应准确、简炼地概括公文的主要内容。文种是公文的种类名称，用以概括揭示公文的性质与制发的目的。公文的标题通常有四种形式：一是发文机关名称、事由、文种三个要素全部具备的公文标题。

二是事由和文种两个要素构成的公文标题。三是发文机关名称和公文文种两个要素构成的公文标题。四是只标明文种的公文标题。

（2）主送机关。主送机关是负有公文主要处理责任的受文机关。主送机关名称应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，如需要同时报送另一上级机关，可用抄送形式。下行文可以有若干机关。有些公文，如周知性公文可以省略此项。主送机关的书写位置是：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。

（3）正文。正文是公文的核心部分，用来表达公文的具体内容，体现发文机关的意图。

正文的结构一般由开头、主体和结尾三部分组成。开头部分用简洁的语言写明发文的依据、目的或原因等。主体部分是正文的核心，主要写明公文的内容或事项，做到重点突出，意见具体、明确，叙述有条理。结尾部分根据文种和行文关系的不同有不同的写法。这一部分后面将结合具体文例加以介绍。公文正文的书写位置是：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件。附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物如照片、图表等，应当注明所附材料的名称，件数。附件是为了避免正文过长的内容隔裂而附，对正文起说明、注释、补充、证明和参考作用。有的公文，附件是文件的主体内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性文件就是这样。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文日期。公文成文日期一般以机关负责人签发的日期为准；法规、规章类公文以依法批准的时间为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。

成文日期要用汉字标注，并将年、月、日标全，“零”写为“O”。

（6）公文生效标识。公章是公文生效的标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

（7）附注。附注是指需要附加说明的事项。如需解释的名词术语，或者是公文发送范围和阅读、传达对象等。公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

3．版记部分。版记部分又称文尾部分，通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。

（1）主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，

应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

（3）印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线，相互隔开，宽度同版心。

（5）版记的位置。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

4、公文的印装规格

1．公文用纸的规格

公文用纸要采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为297mm×210mm（长×宽）。公文用纸的页边（留空处）与版心的具体尺寸为：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm,公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

2．公文排版的规格和要求。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行（以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行），每行排28个字。要做到版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸合乎标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3．印刷要求。公文应双面印刷，页码要套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。公文中未作特殊说明的图文项目，颜色均为黑色。

4．装订要求 公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯，外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

5 、重要注意事项

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中， “绝密”、机密“级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明 “特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提“、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中， “请示“应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

行文应当确有必要，注重效用坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得

向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 来源：考试大 - 公务员

九、行政机关公文的写作

Ø 命令（令）

1、 命令：是国家行政机关和领导人对下属机关或人员依照有关法律发布重要的法规和规章，采取重大的强制性的行政措施，嘉奖有关单位和人员所使用的一个文种。根据有关规定，全国人大常务委员会及委员长、国务院及总理、各地方人民政府及其首长，可以发布命令（令）；国务院各部部长可以发布命令（令）。命令（令）虽然往往以领导人个人名义发布，但体现的不是个人的要求，而是权力机关的意志。命令（令）属于上级机关主动下发的指挥性公文，具有极强的权威性和约束力，下级机关必须严肃对待，坚决执行。

2、 命令的特点：1）有特定的发布机关，一般只由国家行政机关及其领导人使用，党的领导机关一般不能单独使用，如有必要，要与国家机关联名制发命令。2）有高度的严肃性。3）有高度的强制性命令一经发布，受令方面必须无条件服从，做到令行禁止，不能有丝毫偏差。4）有法定的权威性。

3、 命令的种类：1）发布令。发布令是依照有关法律规定发布行政法规和规章的公文。行政法规和规章不是行政公文，要公布于众，必须以行政公文中最富权威性的命令（令）来发布。2）行政令。行政令是宣布实施重大强制性行政措施的公文。如：《××省人民政府关于查禁公路上“三乱”行为的命令》。3）嘉奖令。嘉奖令是表彰在工作中有重大贡献的集体和个人的公文。

4、 命令（令）的写法 ：命令（令）在结构上一般包括标题、发文字号、正文、落款、发令日期等部分。

1.标题。命令（令）的标题有三种构成形式：(1)发文机关名称或发令机关领导人职务名称加文种名称两部分构成，此类标题写法常用于发布令。(2)发文机关名称、主要事由和文种名称构成。(3)标明文种

2.发文字号。命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号，如命令中的发布令的发文字号就只标注顺序号“第χχ号”，没有机关代字、年号。命令的发布令“第χχ号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的流水号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。

3.正文。命令的作用不同，正文的写法亦不同：（1）发布令，即用以发布各种法规或规章的命令，其正文须说明所发布法律法规的名称、通过或批准的机关或会议，通过或批准的时间及施行时间。（2）行政令，即规定重大行政措施的命令，其正文包括两部分，一是说明发布命令的缘由，要做到理由充足，以达到令人信服的目的；二是写出命令具体内容，写明强制性行政措施及执行机关，要做到条目清晰，层次分明，便于执行。 （3）嘉奖令的正文一般包括三个方面的内容，一是嘉奖缘由，简要叙述被嘉奖者的主要事迹，并做出中肯的评价；二是嘉奖事项，写出嘉奖的具体内容，通常为授予的称号、记功的登记和次数及其他形式的奖励决定；三是发出号召，即号召广大人民群众向英雄人物学习，做好本职工作。

4.落款。落款处签署发布命令机关领导人的职务名称和姓名。

5.发令日期。命令的最后是注明发令日期。有的发令日期也可在标题下面注明。

命令撰写的要求及注意事项：第一，必须与国家的方针政策和法律法规保持一致，以维护其权威性和庄严性。第二，对事项的阐述必须准确，用语精炼。第三，命令（令）的发文号一般单独标在标题的下面，写明“第×号”。第四，命令（令）的最后要签署发文机关的名称或领导人的职务身份和姓名。日期一般写在落款之后，也有的写在标题下面。发布令（1）标题：发布令的标题最常见的写法是写明发文机关和文种，省略发文事由。（2）结构：一般要求写明批准的机关或会议，批准日期以及生效、施行的日期。行政令（1）标题：行政令的标题通常要写明发文机关、事由和文种三部分。（2）正文：行政令的正文要郑重地写明发布命令的根据、规定和执行要求。嘉奖令嘉奖令的标题在结构上一般应写成“××××对×××的嘉奖令”这一格式，通常不使用“关于”这一连接词。

1、 议案的适用范围。用于各级人民政府按照有关的法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

2、 行使提议案权必须符合以下条件：1）提起者必须是依照法律规定具备提议案权的机关。2)所提议案的内容必须属于本级人民代表大会及其常务委员会的职权范围。3)提出议案的时间必须是在大会主席团通过的议案截止时间以前。4)议案的提出必须按有关的组织程序来进行，须经法定的机关来确认。

3、 议案的特点：强调法律程序。有一定的时间要求。有法定的议案对象。撰写的规范性

4、 议案的写作方法：议案包括标题、主送机关、正文和落款几个部分构成。

1.标题 (1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由、文种组成。

2.主送机关。议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能是其他机关。主送机关要采用全称或规范化简称。

3.正文。议案的正文主要包括案由、事项、结尾三个部分。案由，即提出议案的理由、根据。文字要简明扼要，又要把提出议案的理由说充分。事项，即议案中提出要求审议的具体事项，如措施、方法、方案等。结尾，即议案的结语，主要是提出的请求。一般采用习惯用语“现提请审议”、“请审议决定”等。

4.落款。标明政府机关名称或政府负责人职务、姓名；写明成文时间。

5、 议案与提案的不同：议案限定于人大中使用，提案限定于政协中使用。

6、议案的写作要求：1.行文要严格规范。议案的行文规范主要包括两个方面。一是议案只能用于国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项，行政机关的其它事项需要与权力机关沟通时，不能使用议案行文；二是国家行政机关向同级国家权力机关提请审议事项时只能使用议案行文，而不能用其它文种行文。2.内容要重在说理。一般情况下，凡议案的提请者要到会做一些说明，并解答代表们提出的问题，因此草拟时，一定要把理由和根据说得极其清楚，有很强的说服力。所题内容应是重要事项，案由要明确，案据要充分，方案要可行。行文要简明，要一案一事。撰写要及时，应在规定的时间内上交。注意特定的格式要求。

1、 决定：是党的机关和国家行政机关共同使用的文种，决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文，一般用于上级机关对下级机关，有时本单位内部也可使用。注：“决议”则只在党的机关使用，用于经会议讨论通过的重要决策事项。

2、 决定的类型：一是指导性的决定，另一是关于重大事项的决定。

3、 决定的写作：决定，在结构上由标题和正文两大部分组成。

1．标题。决定的标题包括发文机关名称、事由、文种三者缺一不可。如在报纸上公开发表的决定，成文日期应标在标题之下。

2．正文的写法。决定正文包括决定因由、决定事项两个部分。决定因由，即作出决定的原因，有时讲述事件经过及其意义。这部分行文要求简明扼要，逻辑严密，用语准确。

4、 决定事项，通常有以下几种表达方式：一是一段到底式。即不分段，一口气写到底。这种方式适用于内容单一、篇幅简短的决定。二是分条标项式。即把决定中涉及的若干问题按照主次列成若干条项，并用数码标出。这种形式适用于牵涉较多具体问题、事项的决定。三是小标题式。即把决定中每条的中心内容归纳成小标题，分列于每一部分之前。这种写法条理清晰，内容突出。四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表达一个中心意思，用中文数码标明各部分的顺序。决定的最后，可根据决定事项提出执行决定的要求、意见。表彰性的决定，则提出希望和号召。在行文上，可作为全文的单独一段来写，也可作为主体部分的一条来写。

5、 决定的写作要求

1． 要有政策或法律依据。决定是对重要事项或者重大行动作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好调查研究工作，一方面要弄清实际情况；另一方面要搞清国家的政策和法律依据，使撰写的决定既符合国家的政策和法律，又符合客观事物的实际。

2．事实准确，语言严谨。决定所涉及的事实，如对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项等，都要真实准确，按照事物的本来面目如实反映，既不夸大，也不缩小，以保证决定的正确性、立论的可靠性、安排部署的可行性。决定还要语言严谨，避免使用模棱两可、含糊不清的话语，以免造成受文单位贯彻执行上的困难或偏差。

Ø 意 见

1、 意见是党和政府颁布方针政策的一种形式，用于对重要的问题提出见解和处理办法。在使用范围上，一般可分为两个方面：一是对重要的事项表明态度，提出见解和处理办法等；二是方针政策性的意见。

2、 意见的写作方法：意见一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

1.标题。意见的标题有二种构成形式：(1) 发文机关、发文事由和文种组成。(2)发文事由和文种组成。

2.主送机关。上行文的意见一般有主送机关，下行文的意见，执行意图比较明确、针对性较强的、要写主送机关；涉及面较广的可以不写主送机关。

3.正文。正文一般为前言、主体、结尾三部分。前言部分一般交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。前言部分常用习惯用语“为……现（特）提出如下意见”过渡到下文。主体部分是核心内容，主要是对重要问题提出建议、主张及处理办法等。一般采用分条列项的写法。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。结尾部分，提出希望或要求。如果主体部分说清楚了，也可不写结尾。

4.落款。落款，即标明发文机关和成文时间。由于意见带有较强的规范性，有的意见还将发文机关和成文时间置于标题之下。

3、 意见的写作要求

1.掌握好表述的分寸。意见的行文方向具有多向性,对不同行文方向的意见,要掌握好文字表述时的分寸。作为上行文意见,应按请示性公文的程序和要求办理。作为平行文的意见,提出的意见可供对方参考。作为下行文的意见,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行；无明确要求的,下级机关可参照执行。总之,意见是供别人执行或参照的,而行文对象不相同,表述和措词一定要注意把握准确。

2.文种选用要审慎。意见的性质和功能介于建议性报告、请示、指示性通知之间,其间的严格区别还有待深入研究,所以在使用意见这一文种时,要特别注意与相近文种的区别。

1、 通告用于公布应当遵守或需要周知的事项。是一文种在公务和业务管理中应用范围广泛、使用频率较高的具有知照性和一定约束力的普发性下行公文。

2、 通告的特点：1）知照性和约束力 2）专业性3）内容的广泛性。通告的内容可涉及国家的法令、政策、也可以用来公布社会生活中的一些具体事务，如更换自行车牌照等。3）范围的局限性。通告只能在一定范围内公布，让一定范围内的人民群众遵守和周知的事项。

3、 通告的种类：1）告知性通告 2）执行性通告

4、 通告的撰写：标题、正文。正文：首先概括地写名依据、目的，然后写明应当周知和遵守的事项及具体要求，最后是要求部分。1.标题。通告的标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成；有的省去事由；内容简单或难以概括标题的，只写“通告”二字。 2.正文。通告的正文一般由三部分内容构成。首先写清楚发布通告的目的和法律的依据。接着以“特此通告如下”作为过渡语，转入第二部分内容即通告的具体事项。第二部分一般采用分条列项的方法写出（通告事项单一的可例外）。最后单列一段提出希望和要求，或说明实施期限和告知有效范围。结语，一般采用“此告”、“特此通告”等语。

1、 通知是一种告知性、部署性和指示性的公文。具有应用的广泛性，作者的无限定性、内容的规定性等特点。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。通知是一种使用范围较广的文种。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即发给不相隶属的单位或个人。

2、 通知的特点：1.使用的广泛性。通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知，在内容方面，大到全国性重大事项、法规、规章，小到单位内部告知一般事项，都可用通知行文。在发文方式上也灵活、方便。2.功用的指导性。上级机关向下级机关用通知行文，都明显体现出指导性。特别是部署工作、批转和转发文件的通知，都在实现着通知的指导功能，受文单位要在规定的时间内完成通知布置的任务。

3、 通知的种类：指示性通知,批转、转发、印发类通知，事物性通知,会议通知,任免通知

4、 通知的写法

1.标题。通知的标题的写作有三种方式：(1)发文机关的名称、事由和文种组成。重要通知的标题，一定要具备这三个要素，使人一看就能大致知道通知的内容。(2)事由和文种构成。 (3)文种“通知”作标题。这种通知，一般仅限于日常生活和工作中一些非重大事项的通知。情况特殊的通知，在标题中应写明，如“紧急通知”、“补充通知”、“联合通知”等。

2.主送机关。通知的主送机关一般有两种写法。一种是主送机关有一个或两、三个，这种情况，可将几个机关的名称全部写上。另一种是主送机关很多，属普发文件，这种情况采用概括的写法。

3.正文。通知正文的基本内容，应该包括发布本通知的根据和缘由；通知的具体事项；落实通知的要求等。其中，通知的具体事项是正文的重点内容。这是通知的一般写法。由于通知的种类不同，在写法上又略有差异。发布性通知写法较简单，先用一两句话概述发文理由，再说明所发文件名称，将该文件作为附件附后即可。转发、批转性通知的正文可根据实际情况写作，有时，用一句话引出转发、批转的文件，并说明转发、批转的根据和提出执行要求。也可分缘由和指示两部分来写，缘由写明发文的根据或表明态度，提出执行要求；指示部分说明所转发、批转文件的意义，并指出具体做法，提出措施和要求。布置工作和安排活动的通知，规范性强，文字较多，需要从实际出发，力求高视点，有预见性、针对性。写作时先概述发文的原因、目的或基本情况，再提出原则及具体明确的要求、措施、办法等。内容多时采用分条列项的方法来写。告知事项的通知，是用来通报情况、传递信息、交代事项的，只要写清应知应办的事项就达到了目的。如会议通知，人数较少的一般性会议通知，只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项（如准备材料、文件、论文等）即可。内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚会议名称、目的、议题、期限、报到时间、地点、与会人员、准备事项、食宿安排、差旅费报销方法以及筹办会议单位的名称、联系人、联系地址、e-mail地址、电话、传真、电挂、去会地路线等，与会议有关的项目不能出现差错和遗漏。

5、 通知的写作要求

1.重点突出，措施具体

通知是要求受文单位了解、协助和执行、办理的公文。因此，写作时要重点突出，把道理讲清楚，任务提明确，措施订具体。只有这样，才便于受文者在执行、办理中不出现偏差或错误。

2.注意通知与通告的区别(1)从使用范围看, “通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等；而“通告”则适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。(2)从受文对象看,通知的对象一般是机关或单位；通告的对象一般是社会公众。 (3)从行文要求看,通知的事项一般需要办理和贯彻执行；而通告的事项只需遵守和知晓即可。

6、 通知的写作要领：1）进一步明确使用规范。要准确把握各类通知的特点和差别，杜绝通知的“泛化”。2) 注意体式的完整。有的发文机关只注意了通知的“通用”性，却忽略了其规定性，写起来有些随意，这种现象应该加以克服。5）语言表达要明确。不论哪种类型的通知，都必须写的清楚明白，不能模棱两可，否则不利于通知内容的知晓和执行。

1、 通报：通报用于传达重要情况，表彰先进，批评错误。

2、 通报的作用。通报的作用主要是沟通信息，互通情况，宣传先进，严肃法纪，教育干部和群众，以推动各项工作的开展。

3、 通报的特征。典型性和代表性；叙事说理性；时效性和周知性

4、 通报的写作

5、 1.标题。通报的标题大致有四种情况：(1)发文机关、事由、文种组成。(2)事由和文种构成。(3)发文机关和文种组成。(4)只写“通报”二字。

6、 2.正文。通报的正文一般包括如下三个方面的内容：（1）主要事实。包括事实发生的时间、地点、涉及的单位与人员、大致过程、主要情节、结果和影响等。叙述事实的基本情况要真实、准确、扼要。要处理好详略关系，对涉及事实本质，对反映通报意图直接有关的过程、情节等，应该详写，其它可以略写。要让人们从叙述中既可很快掌握事实梗概，又能较快悟出其中的经验教训。（2）分析事实所包含的意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的意义和主要人物的可贵精神，主要经验和值得发扬与学习点，号召大家向先进学习的具体要求等。批评性通报，应分析产生问题的主客观原因、主要教训，以及指出防止和杜绝今后发生类似事件的措施等。情况通报要围绕某个问题，列举各个方面的情况，每种情况又分别以典型材料加以说明。（3）结尾。通报如何结尾，这要根据通报的性质而定。多数情况通报不另加结尾部分，主体写完就结束全文。有的批评性通报，习惯以“希望引起大家的注意”、“特此通报”等词语结束全文。

7、 3.通报的署名和成文时期。在通报正文的右下方署以发文机关的名称，署名下边写成文的年、月、日。

8、 通报的种类：情况通报、表彰通报 、批评通报

9、 通报与通知的区别。通报和通知都是具有沟通情况，交流信息作用的告知性公文，二者区别在于：

（1）目的不同。通知的目的是发布、转发和批转文件、安排部署工作；是要求有关单位或个人必须按照通知的事项要求去做，具有一定强制性。而通报的目的则是表彰先进，批评错误，传达重要情况，树立典型，学习经验，吸取教训，改进工作。（2）对象不同。通报是对所属人员进行普遍教育的工具，没有特定的对象。通知部署的任务和事项极为明确，具有特定的对象。（3）时间不同。从制文时间来看，通知是在事前发文；通报则是事后发文。即事前通知，事后通报。

1、 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级询问的文种。

2、 报告的类型1、工作报告，2、情况报告，3、上复性报告，4、提出建议、请求批转或转发性报告。

3、 报告的写作。报告的结构和内容有如下方面：标题、主送机关、正文。正文：1）报告的缘由 2）报告的内容 3）报告的结语。报告的正文主要写明报告的起因和报告的内容。起因即报告的根据和目的，用简洁的语言进行说明，即为什么报告。起因写完后用“现将有关情况报告如下”，作为承启下文的用语。报告的内容即主体部分是报告的核心,一般为四部分：1．基本情况。不论是汇报工作、还是反映情况，答

复上级的询问，均应实事求是地将具体情况交代清楚，以便上级了解下情，并以此作为依据，妥善地予以处理和指导。2．存在问题（或具体意见）。呈报性报告写存在问题，以便于上级了解工作进展的情况，同时为报告的下一部分内容（提出要求）打下基础；呈转性报告也要根据基本情况提出具体处理意见或解决办法，以供上级机关参考。3．具体要求或措施。即对今后工作的设想，提出要求或准备采取的措施。

4．结语。报告的结语，要根据报告的性质和内容而定，不能千篇一律。报告的结语一般用“特此报告”、“以上报告，如无不妥，请批转有关部门贯彻执行”、“以上报告，请审阅”等字样。但也有的报告结尾不写这些用语。

4、 报告的写作要求：1.要注意与“请示”的相区别，“报告”中不得夹带请示事项，结尾不得误用“以上报告妥否，请批示”等语。2.内容要真实可靠，做到据实报告，即“好处说好，坏处说坏”，不能“报喜不报忧”。3.报告的中心应明确，详略得当，文字简洁、流畅，不拖泥带水。报告中切忌使用套话、废话。

1、 请示是下级机关用来向其所属的上级机关请求指示和批准。

2、 请示的特点。一是请示内容的限定性；二是要求答复性。

3、 请示的撰写。请示一般包括标题、主送机关、正文和落款四个部分。1.标题。请示的标题一般由发文机关、事由、文种三项构成。也有的省略发文机关只写事由、文种。报告的标题与请示的标题写法相似。2.主送机关。即有权接受、批准请示事项的上级机关。一般写在标题与正文之间，单独一行，顶格书写。3.正文。请示的正文包括请示的缘由、请示的事项、请示的要求三部分。（1）请示的缘由。是请示事项的基础和关键。请示的缘由一定要写得有理有据，实事求是具体明白。否则就很难达到请示的目的。

（2）请示的事项，是请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。阐述要实事求是，引用的数字要准确无误，提出的看法或处理的意见要具体明确切实可行，符合国家的法律，法规和方针政策，让上级机关看后一目了然，能迅速决断。如涉及其它单位的问题，应当预先征询意见，并将商洽的有关情况在文中予以说明，以供上级机关作出正确判断和指示。（3）请示的要求。在请求的结尾，明确提出要求，请求上级批准、指示。一般都以请示的惯用语作结尾语，如“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否，请批复”等。语气中肯、果断，能够令人接受。

4、 请示的写作要求和注意事项：要观点明确，请求的事项和理由要具体、充分，文字要概括、精炼。请示内容要集中，一文一事，不能多头主送，不要越级请示。请示的内容如涉及到其他部门的职权范围，应与有关部门协商一致。由于请示有较强的专用性，且属于未决定事项，应以单独编发文号为宜。

5、 报告与请示的异同点。共同点：报告与请示都是上行文，都是在具有隶属关系的上下级机关之间使用。 不同点：首先，二者的行文目的不同。报告是为了使上级机关了解有关情况，请示是请求上级的指示和批复，要求上级机关给予答复。其次，二者的行文时间不同。报告可以写于事前，也可以写于事后，而请示必须写于事前。第三，行文的处理要求不同。报告除涉及主要问题外，一般的可以不作答复。请示则需要上级机关回文，表明态度，使下级机关知道该怎么做。第四，行文的内容不同，报告可以是综合性的，也可以是专题性的，而请示则要求“一事一文”。

1、 批复：是具有指示性、决定性的公文，是上级领导机关针对下级机关单位报送的请示，就其中的问题表明意见，答复提出请示的下级机关。

2、 批复的特点：1） 具有权威性。2） 针对性。3） 发文的被动性。

3、 批复的结构：批复的结构形式与其它公文相同，有标题、主送机关、正文、批复机关和成文日期等。批复的正文一般包括三部分内容，即引语、主体和结语。1.引语。即批复的开头，一般先引下级来文（请示）的发文字号，以及来文的标题或文件的事由，来文的日期，使受文单位阅后明确批复的针对性。引语一般有这样几种写法：“你局×月×日××〔××××〕×号《关于……的请示》收悉”、“你市××〔××××〕×号收悉”、“你单位××号文收悉”等。写引语较规范的要求是写明发文字号和标题。

4、 2.主体。引语之后，即正文的主体部分。这是批复的核心内容。批复中的指示、决定、意见、要求等，都写在这一部分。一般有两种写法：（1）简明扼要的批复。主要是提出原则性的意见，不作具体

的指示。（2）较为具体的批复。对请示的具体事项，要表示其明确的态度。如果同意请示的内容，则在表示同意之后，再进一步阐明之所以同意的理由，以及如何执行等指示性的意见。如果不同意请示的事项，那么在表示不同意之后，还要说明理由，进行必要解释。如果批复的意见不成熟，亦可写上“将另行研究”字样。3.结语。结尾语常用“此复”、“特此批复”，可写在正文后面，也可单独占一行，后面加句号。也可视行文需要，不加结尾语，自然终结。

5、 批复的写作要求1.针对性强。必须针对下级来文（请示）中所提事项逐一答复，既不能答非所问，也不能对某一请示事项避而不答或漏答。2.具有指导性。批复一般具有指导性，对受文机关讲明方针政策，工作方法、处理程序，行动要点及注意事项等。3. 答复要明确具体。同意就明确表示肯定意见，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就简要说明情况和原因，以便下级机关或单位重新考虑其它解决办法。批复切忌模棱两可，含糊其辞。4. 行文要简洁准确。批复的篇幅一般不长，行文要求简洁、概括、集中、文字简短、准确。

6、 批复的写作要领。第一，在答复前应作必要的调查研究工作，认真研究来问的内容和理由，核实其真实性，研究所提事项的可行性，有根据地表明态度和意见。第二，要认真查阅有关的政策依据等材料，使批复符合方针政策和法律法规。第三，如内容涉及有关部门的职权范围，应与有关部门协商处理，意见统一。第四，批复意见应明确、具体、可行。

Ø 函

1、 函：函是不相隶属的机关或单位之间商洽工作、询问和答复问题、向有关部门请求批准等所使用的文种。

2、 函的特点：函是平行和不相隶属的机关之间相互往来的正式公文，使用上灵活简便，不受作者职权范围和级别层次高低的限制。函的行文简便，内容多样。函体现着一种双向的关系，平等的原则，具有“与人相商”的特点，通常不具有指挥、命令的性质。

3、 函的分类。分类：函按其写作目的、内容可分为问函、复函、告知函及其他函件。也可以分为商洽函（平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜时所使用的）、问答函（机关单位之间用来相互询问和答复问题的函）、请批函（向有关主管部门请求批准的函，这种函多是向业务主管部门或归口管理部门请求批准事项）、批答函（主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项进行答复，既可用于批准同意的答复，也可用于不同意批准的答复）

4、 函的写法。函一般由标题、主送机关，正文、落款等部分组成。下面主要介绍函的标题和正文的写法。1）标题。函的标题有三种结构形式：(1)发文机关名称、事由、文种组成。(2)事由和文种组成。

(3)发文机关名称和文种组成。这种情形较少。2）正文函的正文是函的主体部分，一般包括缘由、事项和结束语等内容。写缘由要开门见山，简明扼要，高度概括；事项要写得具体、明白、条理清楚。如属于答复函，要注意答复的针对性和明确性。函的结尾另起一段写上习惯用语“敬请函复”、“特此函告”、“为盼”、“为感”、“为荷”等。有的函可以不用结束语。

5、 函的写作要求：1）内容简洁扼要，直截了当、语言通俗易懂。2）询问、商洽性的去函，语气要恳切，讲究礼貌。复函要针对对方提出的问题，及时具体明确地答复，便于对方处理。3）函要做到一文一事。

1、 会议纪要的适用范围：会议纪要适用于记载和传达会议情况及议定事项。

2、 特点：具有纪实性和指导性的公文，既可以上呈，也可以平发或下发。

3、 作用：记载作用和传达作用

4、 分类：决议性会议纪要和周知性会议纪要

5、 写作：由标题、发文时间、正文、落款和日期组成。

1.标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两部分组成。单标题和双标题。

2.成文日期。会议纪要成文日期一般加括号标注在标题之下正中位置。也有的标写在正文之后。

3.正文。正文是会议纪要的主要部分。一般由开头、主体和结尾三部分组成。第一部分会议的概况

（会议动因、地点、时间、名称、人员、议程、进展和收获），第二部分会议的主要精神，第三部分结尾（对会议评价、倡议、号召等）（1）会议纪要的开头。一般要写明会议的概况，包括会议召开的时间、主持召开会议的单位、开会地点、参加会议的人员以及会议的议题等。有的还写会议程序和概述会议总的情况。这一部分要写得简明扼要。（2）会议纪要的主体。记述会议的要点，主要写清三个方面的内容：第一，说明议题。主要是提示会议的宗旨，中心议题，内容不易多写，文字要高度概括。第二，分析形势，研讨问题。主要是阐述会议讨论的重大问题，或者是对工作情况的基本估计，总结经验，提出需要解决的问题。这一部分常在段落或层次之首冠以“会议认为”或“与会代表一致认为”作为提挈语。第三，阐述会议结果。这是会议纪要最重要的一部分，主要阐述会议讨论的意见，形成的决议，作出的决定，提出的要求，需要采取的措施等等。这部分常在段落和层次之间冠以“会议要求”、“会议决定”、“会议强调”等词语作为提挈语，以引出会议的主要精神。写这一部分常用的结构方式有：归纳式。就是对会议内容进行分类整理，划分出一个一个问题，把每个问题作一个部分，大的部分之间还可以再分小的部分，每个部分的前面可以加序号，也可以加小标题。然后再按内容的自然顺序或者逻辑顺序排列起来。规模较大，涉及问题较多的会议，一般采用此法写会议纪要。综述式，也叫概述式。就是把会议内容综合到一起，概括地反映出来的一种写法。这种写法比较适用于规模较小的会议的纪要。发言记录式。这是一种写出发言者的姓名，并按发言的顺序，把每个人发言的要点如实地写出来的方法。这种写法用得不多，一般只见于某些座谈会纪要。（3）结尾。提出希望和号召或者列出尚未得到解决的问题，供以后继续研究探讨。

6、 会议纪要的写作要求

1.客观整理，保证真实。会议纪要是会后形成的文件，是对会议情况实事求是的反映，一定要保证内容的真实性。会议纪要的撰写者在会议期间要尽量全面掌握会议的情况；在综合会议内容时，只能进行必要的归纳、概括和提炼，不能随便增减内容或想当然地修改原意。

2.详略得当，突出“要点”。撰写会议纪要一定要抓住“要”字，紧紧围绕会议的中心议题，抓住会议要解决的问题，立足会议的实际情况，体现会议的主要精神。对会议材料要去粗取精，对与会者的发言要归纳出代表性、典型性的意见。对会议的一般内容不宜写得过于具体，要写得原则些，但要注意写好结论性的意见。

3.切忌将会议纪要写成会议决议和会议记录。会议纪要即使在会议结束前写出，其成文日期也不能写成会议结束前的时间。可以写成会议结束的同日，一般是会后正式定稿的日期。

十、事务性写作

1、计划的概念、特点：

计划是人们对未来一定时间的任务，提出明确目标，规定具体要求，制订相应措施，作出切实安排的一种文书。计划是一个统称，常见的“方案”、“要点”、“安排”、“打算”、“规划”、“设想”等，都属于计划一类。一般说来，对某项工作从目的、要求、方式方法到具体进度，都作了全面计划的叫方案；上级对下级布置一个阶段的工作或者一项重要任务，需要交代政策、提出具体要求的叫要点；预定在短期内要做的一些具体事情，叫安排；准备在近期要做的事情而对其中的指标或措施等考虑得还不周全的，叫打算；拟订比较长期的计划而涉及面广，又只能是一个大轮廓的，叫规划；如果为长远的工作或某种利益着想作个非正式的、粗线条的计划，叫设想。我们可根据内容、性质、范围、时间的不同而选用不同的名称。

2、计划的特点：

1）目标性。写计划前要对全局性的各项工作作全面、合理的安排考虑，保证统筹兼顾，防止顾此失彼,因此计划必须要有明确的目标性。目标是计划的核心,计划的全部内容紧紧围绕着目标展开，为这个既定的目标谋划最优的策略和步骤、落实具体的措施或方案等。

2）预见性。计划是事先对活动所作的安排与打算。而任何事物在其发展过程中会出现这样或那样的变化，为实现预定目标，必然要对活动过程中可能出现的情况进行分析与估计，并要对可能出现的困难、问题等，提出切实有效的措施和方案。这样，才能确保计划顺利进行，并达到预定目标。

3）规范性。计划的内容不同，可以有不同的写法。但它们都必须具备计划的三要素：任务、措施和完成的时间，即做什么、怎么做、什么时候做、何时完成。这就构成了计划的比较固定的写作程式和规范。

3、计划的种类：

1）按计划的性质划分有综合性计划和专题性计划。综合性计划又称总体计划，是对某一单位或部门在一定时期内的所有工作作出的全面安排和计划。专题性计划又称单项计划，是对某一方面的工作作出安排和计划。

2）按计划范围划分有国家计划、地区计划、系统计划、单位计划、个人计划等等。

3）按计划涉及到的时间划分

有长期计划（10～15年以上）、中期计划（5年左右）、短期计划（1年及1年以下）。

4）按计划的形式划分条文式计划、表格式计划、条文加表格式计划等。条文式是把计划分为若干条款或部分，通过文字加以阐述，涉及到数字指标也都穿插在有关部分的文字叙述之中。这种写作形式，条理分明，层次清楚，说理性强，容易把计划的内容准确地表达出来，是目前比较常见的一种写作形式。表格式是用表格来表达计划内容。表内栏目通常包括任务项目、执行部门、完成时间、执行措施等。这种样式的计划比较醒目、简洁、容易使人理解把握，也便于对照和检查。定期的、以数据为指标的计划，适宜用这种方式。如企业的产销计划、国家经济管理部门下达经济任务的计划，常常是定期制订，以数据为指标的，用表格式较为合适。条文加表格式。即指计划的内容既有条文的表述，又有表格的形式。条文和表格相配合，能把比较复杂的内容用简洁的方式表达出来。

4、计划的写作方法：计划没有固定不变的格式，可以写成一篇叙述的文字，也可以分条分项列出，还可以采用表格的形式写出，或者把几种方法“综合运用”，既有表格，又有文字的叙述和说明。总之，应根据实际情况而定。一般说来，计划应包括如下三个部分。

1）标题。计划的标题一般包括制订计划的单位（个人计划的姓名不写在标题内）、计划的期限、事由、文种四部分。如《×××公司2004年新产品开发计划》这个标题各要素俱全，专题性计划的标题常采用这种写法。也有些计划的标题有所省略，如《××市税务局2003年第三季度工作要点》标题没有涉及计划的内容，这是综合性计划标题的一般写法。如果所订的计划还不够成熟，需试行一段时间，待征求意见后再进行修改定稿，或者还未经过法定的会议讨论通过，可在标题后或下加上“初稿”、“草案”等字样，并加上括号。

2）正文。正文是计划的主体部分。这部分通常包括前言、任务和目标、步骤及措施、结语等几个部分。（1）前言不宜写长，应简明扼要写清楚：制订计划的指导思想，包括有关的方针政策和上级的指示；分析现时形势的要求，本单位的基本情况（完成任务的主观和客观条件的分析）；计划的总任务，计划的目的要求等。前言通常以“为此，××××年（或第×季度）要做以下几项工作”来领起下文。上述几项内容，并不是每份计划都必不可少，要根据计划任务的对象、范围情况的不同，酌情取舍。有的计划前言部分可不写，而直接写计划的具体事项。（2）目标和任务。这一部分同下面的步骤和措施部分是计划的核心部分。计划就是为完成一定的任务而制订的，如果没有明确的任务，没有具体的要求和目标，也就没有必要制订计划。计划要明确的写明一定期限内，必须完成哪些任务，实现什么目标，做哪些事，数量和质量上有什么要求等，使计划执行者一看便知道准备做什么，做多少，什么时间完成，由什么部门负责执行等，使之心中有数。（3）步骤和措施。在明确了工作任务之后，计划还要根据主客观条件，设计必要的步骤和措施，以保证任务的完成。步骤是指工作的程序和时间安排。每项目标和任务，在完成过程中都有其阶段性，先做什么，后做什么；主干什么，次干什么；每一步在什么时间，达到何种程度；人财物力如何调配、布局；各阶段如何配合、衔接等等，都必须写得合情合理，环环紧扣，步步落实。措施主要是指达到既定目标需要采取什么方法，动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难等。总之，计划的正文要按照“做什么——怎么做——做到怎样”的顺序来安排结构内容，只有这样才能简明、全面、清楚地制订好计划。（4）结语。这一部分是总结全文，在正文的末尾提出希望和号召。也有的计划不写结语，计划事项写完后自然结束。是否写结语，要根据计划的具体情况而定。

3）署名和日期。计划的结尾要写上制订单位的名称与制订日期两项内容。如果标题中已标明单位名称，结尾可省去单位署名，写明制订日期即可。

5、计划的写作要求：

1）调查研究，实事求是。制订计划前，必须深入实际，认真的调查研究，既要“吃透”上级的精神，又要虚心听取群众的意见，“摸清”本单位的实际情况，分析主客观条件，尽可能预测到计划执行过程中的困难和问题，以便在计划中写明预防和解决问题的方法。制订计划时还要从本单位、本部门的实际出发，任务和指标应是经过各方面的努力可以达到的理想指标，既不要过高，也不能过低。计划切忌说假、大、空话，写得不实用。

2）内容具体明确，语言简明扼要。计划是将所要进行的工作作出的安排和打算，为收到良好的效果，计划的整体设想要明晰，并将实现目标的途径和办法一条一条地列出来。计划切忌语言含糊，职责不清，便之无法落实和检查。计划的内容，一般要分条分项来写，叙述要平直、说明要简洁，如内容复杂，每个问题可设小标题，以示醒目。

3）针对性和灵活性。计划的内容既要全面，又要有针对性，重点要突出。一个单位、一个部门，在一定的时期内，有许多工作需要做，如果全部并列起来，平均使用力量，就会影响重要工作的完成。因此，我们在制订计划时，要针对本单位、本部门的工作重点，保证计划中能够反映出当前要解决的主要问题。计划是根据客观情况制订的，客观情况在不断的变化，所以计划还要有灵活性，应留有一定的余地，当某种未预见的因素发生时，计划能及时调整、完善和补充。

1、 记录的概念与特点：在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。

2、 记录的写作方法：会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。记录头的内容有： 1．会议名称； 2．会议时间； 3．会议地点； 4．会议主席（主持人） 5．会议出席、列席和缺席情况；6．会议记录人员签名。

3、 记录的写作要求：会议记录的要求归纳起来主要有两个方面，一个是速度要求，一个是真实性要求。 1）速度要求。快速是对记录的基本要求。2）真实性要求。纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。 真实性要求的具体含义是：1．准确。不添加，不遗漏，依实而记。 2．清楚。首先是书写要清楚，其次，记录要有条理。3．突出重点。会议记录应该突出的重点有：

（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；

（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

1、总结的概念、特点：总结是单位或个人对前一阶段的工作或一项活动，进行全面、系统的回顾、分析研究，从中找出经验教训，引出规律性的认识，明确今后努力方向，从而写成的书面材料。常用的小结、体会，也是总结，只是它反映的内容较为单纯或经验不成熟、时间较短、范围有限。总结的特点：

1）自我性。从写作的内容和目的看，总结仅限于本系统、本单位或者本人前阶段的实践活动，总结的目的是为了改进、指导今后的工作，有很强的自我性。调查报告与总结相比则不一样。调查报告是调查者总结他人的工作，为上级领导提供信息，以“点”上的经验来指导“面”上的工作。总结在写作手法上常用第一人称。2）说理性。总结离不开叙事，要用事实来说明任务完成的情况。但是，它并不停留在事实上，而是通过对事实材料的分析综合，抽象出带有规律性的经验教训，用于指导日后的工作。因此，总结的表述不但要有材料、观点，还要求有内在的逻辑联系，把实践中的做法理论化，以提高人们认识客观世

界的能力。3）客观性。总结十分重视内容的客观性，即按事物的本来面目加以反映。客观事实是总结的基础。不论是反映全面工作，还是反映局部工作的，虽有概括和提炼，但都要以实际工作活动为依据作客观分析，不允许主观臆断或虚构。

2、总结的种类：按照性质划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。按照范围划分，有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。按照时间划分，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围，分为全面总结、专题总结、个人总结。1）全面总结，也叫综合性总结。主要用于对一个部门、一个地区、一个单位在一定时期内的各项工作进行全面的总结。如年终总结、阶段总结等。这类总结，一般是对做完的工作进行一次总的回顾和检查，从中找出经验和教训，以发扬成绩，克服缺点，把今后的工作做得更好。全面总结要全，但这种“全”也不是包罗万象，面面俱到，把什么都写进去，而是要点面结合，突出重点。“点”要详，“面”要略，有详有略，主次分明。2）专题总结，是对某一项或某一方面的问题进行专门的总结。它一般选取工作中的突出成绩、典型经验或者存在的问题进行分析研究，以便指导工作。专题总结，针对性强，使用广泛，写这类总结，要明确总结的重点，不能把面铺得过宽。专题总结经常用于推广典型经验或揭露问题。3)个人总结，主要着重总结个人在某个阶段或问题上的工作情况。

3、总结的写法:总结一般由标题、正文、结尾三部分组成。

1)标题 ⑴直陈式标题。一般由单位名称、时限、事由和文种四个要素组成。标题各项内容，也可根据具体情况有所省略,如标题中可省略单位名称，有的综合总结，标题中也可省去总结内容这一项。⑵正副标题。一般说来，正标题概括总结的主要内容或基本观点，副标题说明单位名称、时限、文种等,如《适应新的形势，努力做好财会工作——×××厂财务处2003年工作总结》。⑶不标文种式标题。写成一般文章的题目形式，虽未注明“总结”字样，但标题本身体现出总结的性质或内容。

2)正文。这是总结的重心所在。由于具体情况不同，总结的内容也不一样,但各种总结都有共同点，其内容一般包括以下几个方面：⑴基本情况。这部分是总结的前言。一般用简洁的语言，概述完成工作的基本情况，交代清楚工作的时间、地点、背景，进行某项工作或认识某个问题的依据，工作的简单过程、基本做法，对工作完成情况的基本看法和总体评价等。有的总结，还在这部分运用数据，说明工作的成绩或不足。概述的内容，根据总结的不同要求有所侧重，不是千篇一律。基本情况这一部分内容要写得提纲挈领、简明扼要，以便读者对总结先有一个大概的了解，为下文具体介绍经验教训打好基础。⑵成绩和经验。这是总结的精华和重点部分。成绩是指实践活动中所取得的物质成果或精神成果。经验是取得优良成绩的原因和条件，如正确的指导思想、积极的工作态度、科学的工作方法、坚强的意志等。这部分的结构方式，要依据总结的目的、作用来决定。旨在向上级汇报工作或向本系统、本单位职工总结工作的，多采用先谈取得的主要成绩，然后概括出几条经验体会的方法。旨在总结取得重大成绩的某项工作，并要向外介绍经验的，常采取先提问题，叙述取得的巨大成绩，然后着重谈经验体会的方法。写好这部分内容，必须力戒就事论事，要在对过去工作情况的分析研究中，提炼出带有理论色彩的观点，以指导今后的工作。要求做到材料翔实、言之有物、条理清晰、脉络分明，能给读者留下深刻的印象，使读者受到启迪。⑶问题和教训。总结的写作，要用一分为二的观点，既总结成绩、经验，也要找出存在的问题和教训。存在的问题和教训，这两者是有区别的：存在问题，是指在工作实践中切实感到应该解决而暂没有解决或没有条件解决、没有办法解决的问题。教训，是由于指导思想不明、方法不当，或其他原因犯了错误，造成了损失而得出的反面经验。总结存在的问题和教训是为了进一步做好工作。因此，我们要着重分析问题和教训存在及产生的主观原因。当然，这部分内容也可视总结的重点来取舍，如果是着重反映问题的总结，则应把这一部分当作重点写；如果是专门总结成功经验的总结，也可以不涉及存在的问题和教训。这部分要根据实践活动的具体情况和总结的目的要求而灵活掌握。⑷努力方向。这部分是在总结经验教训的基础上，针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施、今后打算、努力方向，或者提出新的奋斗目标，表明决心、展望前景、鼓舞斗志。这部分在写法上要有新意，防止落入俗套。总结的正文是重点，内容较复杂的总结一定要安排好结构层次，就一般情况而言，总结的正文部分常用的结构方式有：时序式、并列式、总分式等，这些结构方式第一章已经介绍了，这里就不重复。

3）落款。总结的落款包括署名和日期。标题中已标明，或标题下已署名，结尾则可不写。个人总结署名，一般写在正文的右下方。

4、总结的写作要求：

1）表达要叙述、议论相结合。叙述、议论是总结最常用的表达方法。叙述是总结行文的基础，它通过对过去工作情况的交代，使读者明白某单位、某个人的工作状况。议论则是指分析、综合、论证，它能把分散的、感性的材料转化为具有指导意义的理论。总结写作时应注意：在说明工作过程，列举典型事例时，应以叙述为主；分析经验教训，阐明努力方向时，应以议论为主。叙述是议论的依据，议论又是叙述的分析综合和提高。

2）总结出个性。写一个单位的总结，一定要抓住本单位最突出的，最能反映客观事特本质特点，最具鲜明个性和特色的东西来。如新的情况、新的问题和新的经验教训等，切忌人云亦云。当然，也不能无中生有的标新立异，要注意新的情况、新的问题及经验教训的代表性和普遍意义。

3）实事求是，“一分为二”。总结不论是写成绩或缺点，都必须准确把握分寸，实事求是地叙述事物发展的全过程，用“一分为二”的观点，研究事物的内部联系，寻找其中的规律性。成绩不夸大，缺点不缩小。这样的总结才能指导今后的工作。

1、 调查报告的概念、特点：调查报告是对某一事件、某一人物、某一问题，通过深入细致 的调查研究之后所写出的真实地反映情况的书面报告。调查报告的运用范围十分广泛，凡制定正确的方针政策，解决各种实际问题，弄清事情真相，交流典型经验，吸取教训，推动工作等都离不开调查报告。调查报告的特点：1．针对性。调查报告的针对性体现在撰写目的上，撰写调查报告，一是为了给决策者提供决策的依据，二是发现典型，总结经验，指导工作，三是为领导机关了解情况，处理实际问题。因此，从实际出发，有针对性地调查研究，总结经验，回答人们最关心的问题，提出现实生活中迫切需要解决的问题是调查报告的关键所在。调查报告的针对性越强，社会作用越大。2．真实性。调查报告的主旨是调查研究后所揭示的客观事物的本质和规律。因此，写调查报告必须是自己亲自调查了解到的情况，绝不能道听途说、东拼西凑一些虚伪的材料。在调查报告中，不仅主要人物和事实要真实，就是事件的时间、地点、过程及各种细节，也要绝对真实，不能有半点浮夸和歪曲。3．叙议结合。调查报告的表达采用叙议结合的方式，简明扼要、条理清楚地叙述事实。调查报告不追求事件的曲折波澜，只求叙说清楚。调查报告还要对调查材料中得出的结论进行适当的分析、议论，但只是画龙点睛式的，点到即止，不作展开，不反复论证，有时甚至观点于事实之中，用事实说话。

2、 调查报告的种类：

1．反映情况的调查报告。这类调查报告因调查目的、范围和用途的差异，有两种情况：一种是反映具体情况的个案性调查报告。其调研目的是为了把一个具体问题界定清楚，调研范围单一、具体，报告的内容一般用来处理某一具体问题的依据或重要参考。另一种是反映基本情况的综合性调查报告。调研的目的是为了掌握某一领域或某一方面的概貌，调研范围相对宽泛，涉及的对象较多，报告的内容主要用作宏观决策参考，或者用于说明某种客观现象，某一观点。

2．总结经验的调查报告。这类调查报告要求把一个地区、一个部门、一个单位、一个方面的成功经验全面地总结、介绍出来，找出其中带有规律性的东西，供有关方面学习借鉴。常发挥以点带面，典型引路的作用。

3．揭露问题的调查报告。这类调查报告是针对存在的问题展开深入细致、全面的调查，弄清问题发生的原因，分析问题的实质、危害，并提出今后如何避免同类问题的发生。它既可作为公正严肃处理问题的依据，又能起到用典型教育他人的作用，引起人们的警觉，接受教训，少犯或不犯错误。

3、 调查报告的写法 从结构形式上看，无论哪种调查报告都包括标题、正文和落款三个部分。

1）标题。调查报告常见的标题形式有两种：（1）公文式。由调查单位（或调查对象）调查内容、文种三个要素组成。也有的省略调查单位，只写调查内容、文种二项。（2）文章式。文章式标题有单双之分，单行标题有的突出调查报告的内容；有的突出调查报告的主旨。双行标题一般用正标题突出调查报

告的主旨，用副标题表明调查的对象、范围、性质、特点等，对正标题起补充作用。调查报告无论采用哪种标题，都应做到具体、醒目、简明。

2）正文。调查报告的正文由前言、主体和结尾三部分组成。（1）前言。前言是调查报告的开头部分，通常是简要地叙述为什么对这个问题（工作、事件、人物等）进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查人根据调查目的来确定，不必面面俱到。前言部分常见的写法有：说明式、概述式、提问式、结论式等，写作时不论采用何种方法，都要简明扼要，具有吸引力，便于引出下文。（2）主体。主体是调查报告的核心部分。是前言的引申展开，是结论的根据所在。主体的内容一般包括三个方面：一是调查到的事实情况，包括事情产生的前因后果、发展经过、具体做法等；二是研究、分析事实材料所揭示的事物本质及其特点、规律；三是提出具体建议或应采取的一些具体措施。主体部分内容丰富，结构安排力求条理清晰、简洁明快。调查报告主体部分的结构框架有:一是根据逻辑关系安排结构如：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常为人们采用。二是按照内容安排结构如：“情况——成果——问题——建议”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。（3）结尾。调查报告可以有结尾部分也可以不写结尾部分。一般而言，结尾也叫结论。有四种情况需要写结尾：一是主体报告情况，介绍经验，需要结论；二是主体中没有提到的问题、希望、要求、建议等，需在结尾中提及；三是附带说明有关情况，如调查过程中遇到的一些情况，主体中没有提及，需在末尾加以说明；四是有附带材料需要加以说明的，如一些典型材料、专题报告、统计图表等。无论采用哪种形式，都必须简洁有力，切忌拖泥带水，画蛇添足。

3）落款。为了对调查的内容负责，最后在正文的右下角写上作者名称和成文时间。如已在标题下面写明，此处可省略。

4、 调查报告的写作要求

1．深入调查，占有材料是写好调查报告的基础。调查报告是用事实说明道理的，而事实是客观存在的，有些事实对于写作者来说可能知之甚少或一无所知，只有经过深入细致的调查研究，详尽的占有材料，写作者才能对事物的本质有所了解、有所掌握；才能进行分析；才有写作的资本。因此，写作前一定要做好调查，详尽的占有材料。

2．认真分析，把握事物的本质特征是写好调查报告的前提。搜集材料时难免菁芜并存，纷繁复杂，写作时要对材料经过“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的分析、判断、归纳、综合，才能分清现象与本质，真实与虚假，从而找出事物的内在联系和发展变化规律，把握本质，引出正确的结论。这样的调查报告才能发挥指导作用。

3．精心筛选，做到材料与观点的统一是写好调查报告的保证。调查报告的观点是从大量材料中提炼岀来的，观点一旦形成就要统率材料，做到观点与材料的一致。因此，写作时对材料要进行认真筛选，筛选那些最能充分说明观点的材料，尤其要典型材料，用以支撑观点，说明观点，使材料与观点形成有机整体。

5、 调查报告与总结的区别

1．行文的目的不同。调查报告行文的目的是对事件真相的探讨，或进行工作研究，或总结先进单位的工作经验，树立典型，推动面上工作的开展。总结的目的是对自身工作的检查和评价，肯定成绩，找出不足，总结经验教训，以指导自身工作的开展。

2．反映的范围不同。调查报告所反映的范围，可以是本单位、本系统的，也可以是外单位、跨行业的。而总结主要写本单位、本系统的工作经验或教训，一般不涉及外单位的情况。

3．使用的人称不同。调查报告的作者不是以当事人的身份出现，常用第三人称写作，文中多用“他（他们）”、“她（她们）”。总结因为是当事人对自身工作的回顾、分析，所以常用第一人称写作，文中多用“我（我们）”。

4．写作的重点不同。调查报告以陈述事实为主，具体地叙述典型事例和事物发展的过程，然后再根据事实作适当的评议。总结则着重论述有哪些成绩和经验、教训，对取得成绩或经验的过程，常用概述的方式表达。

1、简报的概念特点 ：简报是国家机关、社会团体及企事业单位内部用来通报情况、交流信息的一种简短的文字材料。常见的“工作动态”、“情况反映”、“简讯”、“内部参考”、“快报”等，都属简报。简报的特点：

1．简。简就是内容集中，篇幅短小，文字简要。内容集中，是指每份简报的内容要做到单一、集中，一事一报，不要在一份简报中写许多项内容。如果为了集中反映某种情况、某个问题，也可以把几个内容相关或有共同性的短文编在一期内。篇幅短小。一份简报最好不超过一千字。有些综合性的简报，内容较多，但字数也应控制在两千字之内为宜。文字简要。是指写作简报时，文字要精炼，利索、无假、大、空话。2．真。简报的内容必须绝对真实。简报一个重要的目的是为领导机关反映情况，而领导机关有时可能根据简报所反映的情况做出决策。正是基于这个特点，决定了简报所写的事例，包括时间、地点、人物（或单位）、事情的前因后果、来龙去脉，引用的数据、人物语言等，都必须准确无误。对上级既报喜也报忧；既不以偏概全，也不以面盖点，力求准确全面，真实地反映实际情况3．快。这是对简报时间上的要求。简报的时限性很强，它必须及时地把工作中出现的新情况、新问题、新典型、新动向,报告给有关上级机关和业务部门。如果简报编写不迅速及时，作用就会大大缩小，有时甚至会变成“马后炮”，失去其意义，毫无作用。4．准。就是针对性强。简报应根据国家的法律、法令及各级政府的指示或上级机关的有关规定，围绕本单位工作的重点，抓住工作中的关键问题，准确地加以反映，为领导运筹决策提供依据。

2、简报的种类

从内容和作用上划分，简报大体上有三类：

1．会议简报。会议简报主要用于报道会议情况和主要精神，反映与会人员的意见、建议。会议简报一般用于较大型会议。内容简单的会议就不需要简报。

2．专题性简报。专题性简报是就人们关心的、重要的某一议题专门出一期简报。专题性简报的内容集中、单一，一般是写一个问题或一件事。语言简洁，篇幅短小，时效性很强。

3．综合性简报。综合性简报是指在内容方面对某些情况或问题作全面的、综合性的反映。这种简报的主要特点是涉及面广，情况复杂，材料丰富，带有综合性，能给人以全面的、概括性的认识。

3、简报的写法 简报的格式是固定的，由报头、正文、报尾三部分构成。

1）报头。用16开白纸印，报头部分占1/3篇幅。报头一般包括如下内容：（1）简报名称。常见的名称有“简报”、“工作简报”、“工作动态”、“内部参考”等。名称确定后，一般不要经常更换。为了醒目，简报名称字体应大些。字可用印刷体，也可用书写体。名称一般套红，也可不套红。名称的位置应固定在第一页上方正中。（2）期数。简报期数一般放在简报名称下方，横隔线之上。（3）编发单位。一般在名称下面的左侧。（4）印发日期。标在名称下面的右侧。（5）密级密级程度一般标在报头的左上角。根据简报内容所涉及机密的程度，可注明“绝密”、“机密”、“秘密”或“内部参考”等字样。如果有传阅范围限制，可以在密级程度下面注上“供××级以上领导参阅”等字样。（6）编号。根据印发份数依次编号，每份一号，以便登记、保存和查核利用。编号一般放在报头的右上角，与密级形成对称。（7）横隔线。在报头的下方，也就是在第一页上方1/3处用一条醒目横线将报头与报文隔开。

2）正文。正文是简报的核心部分。简报的正文部分主要包括标题、正文、供稿单位三个部分，如有按语，先写按语，然后再写标题。

1．标题。简报的标题和新闻的标题相似，有单行标题、双行标题、多行标题。简报无论采用哪种标题形式，都应该尽可能地概括出正文的主旨，让人见题知意。（1）单行标题用一句话概括正文的主要内容。（2）双行标题。正标题揭示正文的内容或意义，副标题起补充说明作用，强化正标题的含义。（3）多行标题。引题交代背景或揭示意义，正题概括正文的内容，副题补充或说明正题。

2．正文。简报正文的内容最关键的是要抓准主要问题，一份简报写出，效果如何，起的作用大小，

主要在于反映的问题抓得准不准。写简报，要认真地研究本单位、本系统在贯彻执行国家的有关法令、方针、政策及上级的指示，开展各项工作中出现的新情况、新经验、新问题。抓住这些重要的、关键性的问题及时反映出来，有利于我们做好工作。

简报的正文一般分为三个部分。（1）前言部分。一般用简洁、明确的一段话（有的仅一句话），总括全文的主要事实，先给人一个总的印象。接着交代时间、地点、事件、原因、经过、结果。简报的开头类似新闻开头中导语的写法。（2）主体部分。主体部分是简报的主要部分，是对开头部分概括内容的进一步具体化。这部分要选择富有说服力的典型材料，加以合理地安排，中心内容要突出、具体，条理要清楚，语言要简洁。一个自然段最好写一层意思，不要把各个方面的内容都汇集在一个自然段里。段与段之间应按照事物的内在逻辑联系层层深入，环环紧扣，使之无懈可击。（3）结尾部分。用一句话或一段话，概括正文的主要内容，或指明事件发展的趋势，或发出号召，或提出今后的打算。事情单一，篇幅短小的，可不写结尾部分。

3．供稿单位。简报一般不具名，必要时在正文的右下方写明“×××供稿”。

4．按语。对于内容重要的简报，有时要在正文之前加写一段文字，以表示发文单位的意见，这段文字就是简报的按语。按语常常是根据领导的意见起草，对简报的内容加以提示、说明和评注，用以表明简报编者的意向，转达有关领导的看法和意图，以引起读者注意。

3）报尾

报尾位于简报最后一页下方。一般在最后一页的下端用两条间距适度的平行横线画出，在两条平行横线之内写清简报的发送单位，包括：报（指上级单位）、送（指平行或不相隶属的单位）、发（指下级单位）。并在平行横线内的右端注明共印份数。

4、简报的写作要求

1．材料真实，有新意

材料的真实是简报写作的“生命”。简报是向领导和有关部门传递信息、报告情况的，上级部门将依据这些信息、情况作出相应的决策。因此，材料的真实可靠应该特别注意。

简报不但要注意材料的真实，还要注意所用的材料一定要有新意。那些缺乏新意，尽人皆知的事情或过时的信息，只会使读者失望。简报所反映的问题、经验、观点、信息，都必须具有新意。只有具有新意的东西，才能给人以启发、借鉴。

2．以叙述为主，议论为辅

简报写作的特点在于让事实说话。简报有观点、倾向，但不象总结和调查报告那样由作者直接说出来，而是通过事实的叙述显示出来。因此，简报在表达方法上应以叙述为主，为读者提供反映客观情况的真实材料，把事情的来龙去脉交待清楚，不过多议论。读者自会对事实、情况加以理解分析，作出判断。