公司文件管理程序

公司文件管理程序本文作者：爱因美http://www.aiyingm.com

1.目的：

确保所有在用管理体系文件/记录被有效地控制。

2. 适用范围：

管理体系中所有管理体系文件/记录的管理和控制。

3. 职责：

品控部是管理体系文件/记录的主控部门，设有文件总控员。各部门指定一文件管理员，对本部门文件进行管控。

4. 文件体系综述及相关解释：

A． 公司文件的形式分电子版和书面受控版两种，颜色为黑色。考虑到本体系的适用性及一致性，所有文件应以中文为书写语言，有特别直接对国外需求的，可添加英文。

B． 所有在公司局域网/I/ISO目录下的电子版文件,为有效版本.所有文件设为只读形式,文件总控员是唯一被授以编辑权限的人员；其它任何路径下的电子版文件均为无效文件；I盘符只对各部门文件管理员及经理开放；

C． 书面受控版本的文件,主控部门视其工作需要，进行打印、分发书面版文件。所有书面版文件须经文件总控员加盖“受控”章后为有效版本(多页文件加盖骑缝章)；

D． 文件总控员保存所有与I盘下文件一致的受控书面版的文件及空白表单； E． 管理记录中空白表单的管理视同电子版文件的管理。

5. 管理体系文件/管理体系记录控制程序：

A．文件发布前的批准：

所有文件必须经相应批准后方可发布。

a. 质量手册：由管理者代表组织编写并审核，并得到进一步批准； b. 管理体系程序：由涉及管理功能的主控部门编写，该程序执行中涉及的部门经理/文件管理员会签，表示同意发布；如会签部门与编制部门有不同意见时，可由管理者代表协调解决；由管理者代表批准；

c. 作业指导书和空白表单由各主控部门编制，若涉及到其他部门，应提交相应部门经理会签，由主控部门经理批准。

B． 文件（含空白表单）的评审与更新：

a． 任一员工均可向文件主控部门提出编制、更新文件（含空白表单）的提案。

b． 主控部门决定是否采纳，其编写及批准与5.A相同。

c． 年度内审/管理评审时，进行管理体系文件（含空白表单）的评审与更新。 d． 管理体系文件（含空白表单）的编码由文件总控员统一给出。

C．文件（含空白表单）的更改、修订：

a． 主控部门填写《文件异动申请及后续跟进》,该申请中的会签、批准要求同5.A；

b． 异动分新增、修改、销毁三种形式。修改有换页、换版；

c． 异动文件的版号、文件编码须经文件总控员确认；

d． 申请得到批准后，递交《文件异动申请及后续跟进》给文件总控员，填写《文件异动一览表》；

-- 新增文件：申请人将新增文件的电子版以E-MAIL形式送交文件总控员. -- 修改文件：申请人须将修订完毕的电子版本文件以E-MAIL形式送交文件总控员；

-- 销毁文件：文件总控员将相应电子版文件从I盘中永久删除，申请人依据其分发范围回收文字版文件，并予以销毁。

e． 文件总控员E-MAIL给各文件管理员，通知文件更新状况，并在异动表中予以确认。

f． 申请人至I盘上确认文件及《文件总控单》更新状况，并在异动表的更新确认栏中予以确认；

g． 新增/修改的文件若需分发/更新书面版本，主控部门在异动申请中填写该文件分发范围，并进行发放及回收。

D、适用文件的获得及管制：

a． 各文件主控部门应确保在使用处可获得有效版本；

b． 所有文件/空白表单均可在I盘上读取；涉及到配方、工艺参数等需要保密的文件，由各部门文件管理员发E-mail至总控员处，申请加密并告知有权知悉密码人员名单。

c． 各ISO小组成员尽量在ISO盘符在线阅读文件，不得不打印书面文件作参

考时，应及时取走，参考完毕时，应及时销毁。

d． 现行有效的文件及空白表单；可至文件总控员处获取。

e． 书面版文件分发时，主控部门应至文件总控员处填写《文件分发/回收登记表》；空白表单由使用人从I 盘上直接打印；

f． 对外举证时，申请人从I盘上打印并至文件总控员处盖“仅供参考”章，在《文件分发/回收登记表》中记录；

g． 书面版文件破损影响使用时，可至文件总控员处，申请补发，在《文件分发/回收登记表》中记录；

h． 如书面版文件丢失时，应经管理者代表批准后由文件总控员补发，在《文件分发/回收登记表》中记录。丢失的文件一旦找到，应立即上交文件总控员销毁。

E．文件（含空白表单）的状态识别与管理：

a． 通过文件的编码来识别质量体系文件：

- QM-Y “QM”表示“质量手册”， “Y”则为顺序号(1-9)；

- QP-Z-XX YY “QP”表示“程序文件”，“Z”可以是“D”或“N”，“D”为“Dessert”的缩写，表示“甜点工厂部分的文件，“N”为“Non-Dairy”的缩写，表示“植脂工厂部分的文件，若两边工厂通用的文件，“-Z-”为空；“XX”表示“对应要素”，“YY”则为顺序号(01-99)；

- WI-Z-XX YY “WI”表示“作业指导书”， “Z”“XX”“YY”同上；性质类似的批次文件（如职位说明书）则可以通过“WI-Z-XX YY-V”的方式来减化规则。“V”为顺序号(01-99)（注：职位说明书一个部门一个基本号，不同职位以“V”加以区分）； - QR–Z-XX YY “QR”表示“质量记录”，“Z”“XX”“YY”同上。

b. 文件的命名规则及要求：

- 质量手册及程序文件依照ISO要素逐条分解；

- 作业指导书具体要求有：

（1） 不得含有“程序文件”等字样，以免混淆；

（2） 同属类文件，先用通用性作业指导书作起始名称，再以短横相联，后

缀上具体适用范围/机器/设备/部门及职位，如：

• 维修/保养作业指导书-均质机、冷冻系统、塑盒包装机等；

• 职位说明书-行政部-工厂厂长等；

• 标准作业指导书-预混料、原料罐清洗；

• 质量控制计划-珍值/惠誉、爱护、植脂乳等；

• HACCP方案-植脂奶油、布丁、甜点等；

• 安全/卫生作业指导书-CIP植脂/甜点、虫鼠害控制；

• 检测方法-脂肪、固形物测定；

• 成品技术标准-甜点、奶油、布丁等；

• 物流作业指导书-进出口、调转库、生产计划等；

• 采购指导书-包材、原材料、耗品等；

• 仓储指导书-进出货等。

c.文件的格式：

 质量手册的首页：须包含公司名称、文件名称、文件编码、版号及相关编制信息；

 程序文件和作业指导书的页眉：

 记录的表单分为I类表单与II类表单;格式与内容均须受控的为I类表单,仅格式须受控的为II类表单。

- II类表单页首须包含：公司名称、文件名称、文件编码及版号；

- I类表单页首除须包含以上四点，页脚还须包含编制/修改人，批准人，更新日期，及本次更新为第几次更新等四点。

- I类表单的每次更新应得到部门经理批准,持批准原件至文件总控员处更换表单;再以E-mail形式发送给相关部门人员,CC给文件总控员，以便分类存档及定期点检,I类表单的有效状态始终以ISO盘符上的相应表单为准。

c. 文件总控员登录所有文件在《文件总控单》上，以控制版序；《文件总控单》

按质量手册、程序文件、作业指导书与空白表单分类。

d. 所有《异动申请表》由文件总控员按质量手册、程序文件、作业指导书、空

白表单分类归档保存。

e. 每年文件总控员点检文件的管理情况、在用表单的版本状况，填写《文件/

记录点检表》；若有缺损，应签发《纠正/预防措施指令》，责其整改。 F、 外来文件管理

a． 外来文件包括：国家及上级机关颁发的有关法规、法令、政策等文件；行

业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准；公司质量体系文件中引用的有关法规、法令、政策、规范、规则、技术标准等文件。

b． 品控部负责收集外部的有关质量、产品方面的文本；工程部收集设备方面

的资料；产品开发部收集产品配方等资料；各部门文件管理员自行保管受控的外来文件。

c． 各部门《外来文件一览表》清单应保存在文件总控员处，各部门如有新增

或需要删除外来文件，应至文件总控员处在《外来文件一览表》上填写异动记录；

d． 各部门文件管理员按相关外来文件的来源，每年向其了解修订情况；品控

部每年通过不同的渠道获取的法律法规最新版本，并规定其具体应用。 G、 体系文件的更新原则

a． 当管理体系文件（含表单）大范围作简单调整（如编码升位）时，可分阶

段进行，即旧文件有修改需要时，即按新要求进行。

b． 允许新旧两种编码文件同时进行。

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