离职管理中的法律风险防范

离职管理中的法律风险防范

作者：付迎涛

来源：《职业》2003年第09期

人力资源管理工作事务性较强，而离职管理又是人力资源管理中最后一个环节，也是个容易被忽视的环节，这个环节处理的好与坏，直接关系到劳动争议是否发生，关系到企业人力资源管理工作能否成功，因此，要特别注意——

一、建立离职管理规章制度体系

人力资源管理规章制度是人力资源管理行为的表现形式。在树立“以人为本”管理理念的同时，以制度为形式来体现管理的理念、保障管理行为中劳资关系双方的权益是必要的。“离职”是员工脱离企业的程序环节，是员工与企业利益、权益即将终结的环节，在此环节，企业更应着力于规范运作，从离职手续办理的各个方面来建立健全相应的管理规章制度体系。

我国法律未对人力资源管理规章制度生效要件做出明文规定，根据现行法律法规、司法解释及其体现的法律精神及基本法理，企业制定离职管理规章制度须符合以下条件：(1)必须合法，包括内容合法和程序合法。(2)不得违反劳动合同和集体合同的约定。若企业与员工的劳动合同中就离职有相关的权利与义务约定，应按其执行。企业不可通过规章制度在员工离职时增加员工的义务，除非员工认可，否则无效。(3)要向员工公示。公示也就是让员工在制度实施时知悉，未经公示而在员工离职时才交予员工阅知的规章制度，对员工不具有约束力。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》规定：用人单位根据《劳动法》

第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

通过建立离职环节的管理规章制度体系，企业得以加强自身管理离职行为的规范性，杜绝随意办理离职手续情况的出现，在程序上管理、约束企业与员工离职事务的处理。

二、加强员工离职商业秘密的保护

对于掌握企业商业秘密(含经营信息及技术信息) 的关键岗位的重要管理人员和专业技术人员的离职，企业不仅要在离职办理中注意防范问题的出现，而且应在劳动合同等法律文书中做出约定。

脱密期约定。所谓脱密期，是指对负有保守企业商业秘密义务的员工，企业在劳动合同解除或终止前的一定期限内，使其脱离涉及商业秘密的岗位。在企业与关键岗位的

核心员工签订的劳动合同中，可以对员工要求解除劳动合同的提前通知期做出约定，在这个期限内，企业可以让了解、掌握企业商业秘密的员工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作

内容，同时企业应采用适当的保密设施及其他合理的脱密措施，使企业的商业秘密得到进一步的保护。

竞业避止约定。 企业在员工入职、工作期间可与员工签订竞业避止协议，也可以在员工离职时与员工签订。需要注意两个问题，一是竞业避止期限；二是竞业避止补偿。原劳动部(关于企业职工流动若干问题的通知) 规定：“用人单位也可以规定掌握商业秘密的职工在终止或解除劳动合同后一定期限内(不超过3年) ，不得再生产同类产品及有竞争关系的产品或经营同类业务，但用人单位应当给予该职工一定数额的经济补偿。”

因此，对于掌握商业秘密员工的离职，企业应从员工在职时即通过与员工签订相应的法律文件来约束其离职行为，依据法律规定进行企业权益的自我保护，防范法律风险的出现。

三、离职工作交接事务处理要点

员工离职时需将其负责的工作事项向企业做一交接对此，员工所在的工作部门及HR 部门应认真处理。

归还所领用的办公物品。在实践中，常发生员工带着办公设备(如笔记本电脑等易携带物品) 擅自离职而不回公司办理离职手续的情况，给企业正常工作造成一定负面影响与财产损失。针对此情况，一方面企业在办理员工入职手续时即应要求提供并核实清楚员工的相关证件材料，以备追查员工线索；另一方面，在日常管理中应建立起相关工作制度与物品管理制度，对于办公物品的管理与使用实行可行的登记备案；第三，企业应掌握一定的技巧，分析员工的离职心理，找到员工离职的动机，若因企业原因致使员工不信任企业不辞而别，企业应在法律规范内履行必要的义务，要求员工办理正常的离职手续；第四，员工带走公司财物，数额较大的，将构成侵占公司财产的犯罪行为，企业应及时向公安机关报案以维护企业利益，而不可拖延，贻误了处理事件的时机。

工作内容的交接。在本文第二点中，我们已经介绍过离职员工若掌握一定的商业秘密，企业应针对其工作内容采取一定的包括签署法律文件的措施。对于其他员工，工作内容的交接同样是离职中必须履行的程序。如《会计法》第四十一条规定：会计人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。根据此规定，若离职会计人员不予配合办理工作交接手续，企业有权暂缓给其办理离职手续。

四、离职中的薪资处理

劳动纠纷的发生常由员工离职时劳动关系双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见引起。对此，笔者认为，企业应从以下几点来考虑如何正确处理，以防范法律风险的出现。

1．关于工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同，企业应在解除或终止劳动合同时，即员工离职时，一次付清劳动者工资。员工向企业提供了劳动，有取得劳动报酬的权利，企业不得克扣或者无故拖欠劳动者的工资。需要说明的是，企业向离职员工结清工资应是