4.4.4[系统切换方案]
系统切换方案
_______ERP项目 系统切换方案
建立日期: 2011-05-22
修改日期:
文控编号: UF_XX_(PMP项目号)_03(阶段序号)_XX(流水号)
客户项目经理： 日 期： 用友项目经理： 日 期：
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系统切换方案
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文档控制 ........................................................................................................................................ 错误！未定义书签。 1.
文档说明 .............................................................................................................................................................. 4 1.1. 1.2. 2. 3.
概述 . ..................................................................................................................................................................... 4 文档样式使用说明 ............................................................................................................ 错误！未定义书签。
切换模式 .............................................................................................................................................................. 5 上线准备 .............................................................................................................................................................. 5 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
静态数据准备 . ..................................................................................................................................................... 5 动态数据准备 . ..................................................................................................................................................... 6 业务截止时间 . ..................................................................................................................................................... 6 仓库盘点 . ............................................................................................................................................................. 6 数据备份 . ............................................................................................................................................................. 6
4. 系统切换 .............................................................................................................................................................. 6 4.1. 4.2. 4.3.
静态数据切换 . ..................................................................................................................................................... 6 动态数据切换 . ..................................................................................................................................................... 6 切换检查 . ............................................................................................................................................................. 7
5. 正式切换 .............................................................................................................................................................. 7 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.
系统上线时间表 .................................................................................................................................................. 7 切换步骤 . ............................................................................................................................................................. 8 上线支持体系 . ..................................................................................................................................................... 8 应急预案 . ............................................................................................................................................................. 9
应急预案一.................................................................................................................................................. 9
5.4.2. 应急预案二.................................................................................................................................................. 9 5.5. 注意事项及风险说明 .......................................................................................................................................... 9 5.5.1. 系统并行原因 . ............................................................................................................................................. 9 5.5.2. 工作量影响.................................................................................................................................................. 9 5.5.3. 风险说明...................................................................................................................................................... 9 5.5.4. 综合说明.................................................................................................................................................... 10
6.
切换总结 ............................................................................................................................................................ 10
5.4.1.
系统切换方案
1. 文档说明
1.1. 概述
该文档将包括以下几个部分: • • •
系统切换方案
2. 切换模式
切换是否一套？
为了保证本次项目上线成功，同时防止因上线出现问题导致各项业务无法正常开展，本次系统上线初期将采用双系统并行模式(依据不同项目使用不现的切换或并行模式) ：
1) 新系统U9 ERP，作为一套独立系统运行。 2) 原业务系统正常作业。
以上两套系统同时并行到十一月初，经检查核对，若新上线数据及业务动作满足需要，则停止原业务系统的作业。
切换示意图
3. 切换准备
3.1. 静态数据准备
2008-5-15 至2008-7-1完成数据的准备。具体数据准备格式及内容详见《静态数据准备与转换方案》及分部门的数据准备方案说明。
系统切换方案
3.2. 动态数据准备
2008-7-15至2008-7-25完成数据准备, 具体数据准备格式及内容详见《动态数据准备与转换方案》说明。
3.3. 业务截止时间
2008-7-25，作为7月份业务及财务截止日。之后所有发生的交易将作为8月份交易。其中： 1) 业务部门在2008-7-28晚上，将所有的交易录入或导入用友XX 产品 ERP系统中。 2) 业务部门在2008-7-28后的交易，在系统维护时，将时间调整为8月份的日期。 3) 业务部门在新系统上线后，2008-7-28至上线日之间发生的交易将补录入。 4) 财务部门在系统升级后5天（即xxxx-mm-dd ），可以正常作业。所有作业将在两套系统中同时
进行。包括库存、存货数据调整，结账，各种传票等。
3.4. 仓库盘点
2008-7-28至2008-8-5。盘点范围主要是各成品、半成品、材料仓库，盘点主要目的是为了保证进入系统的数据是正确的，若时间过紧，可以在系统上线后一个月进行。也就说，仓库盘点不是上线切换的必要条件。盘点工作主要针对材料仓库，特别是存在负库存数据的仓库。
3.5. 数据备份
2008-7-28。当日工作完成后，信息中心备份XX 产品 ERP中的数据。
4. 系统切换
4.1. 静态数据切换
2008-7-20前，静态数据均需要在XX 产品 ERP中录入或导入完成，具体切换数据及内容详见《静态数据准备与转换方案》。
4.2. 动态数据切换
2008-8-10开始导入动态数据，2008-8-17完成。其中财务部门关于假退料的作业时间为2008-8-15至2008-8-17，具体动态切换数据及内容详见《动态数据准备与转换方案》。
系统切换方案
4.3. 切换检查
2008-7-15号就需切换的公共基础设置、模块设置、流程验证清单、打印\开发报表等内容，逐一进行检查并记录，具体检查内容详见《切换检查清单》。
5. 正式切换
2008-8-18，各项业务正常开展。切换之前，成立项目应急小组，依据《上线支持体系》，各小组成员分别负责对应业务部门作业时可能发生的问题，及时现场处理。项目应急小组成员，应具备熟练的系统操作、熟悉各业务部门的工作。
5.1. 系统上线时间表
上线切换时间2007-10-16日。其中主要分为8个阶段，各阶段时间点详见时间表。，
2007-9-25
任任任任2007-10-16任任任任
说明：此图作为参考，格式在VISIO 中的甘特图进行制作。
系统切换方案
5.2. 切换步骤
5.3. 上线支持体系
各准备阶段以及正式上线后，依据上线支持体系处理各项突然事件和上线后出现的问题。 上线支持体系中主要包括如下内容，具体操作及处理流程详见《上线支持体系》。 1) 上线支持范围
2) 问题受理与处理流程
系统切换方案
3) 系统备份及维护策略 4) 系统安装及登录注意事项
5.4. 应急预案
针对可能会出现重大问题制订应急预案，当重大问题出现时，立即启动应急预案。
5.4.1. 应急预案一
重大问题描述：
应急处理方案：
5.4.2. 应急预案二
重大问题描述：
应急处理方案：
5.5. 注意事项及风险说明
5.5.1. 系统并行原因
系统并行是因为项目组担心新系统上线后，某些业务不能很好衔接，影响各项业务进展。
5.5.2. 工作量影响
开始切换时，7月25日截止8月份的业务交易，到8月1日系统上线，这之间大概有10天左右的业务交易需要补录入新系统。若上线时间拖后，则工作量相应的增加。
系统同时开始并行，每项业务在两套系统中录入两次，而且方式有所不同。特别是新系统操作尚不熟练，具体作业人员的工作压力会增加一倍以上。其中成品入库业务需要处理三次。
5.5.3. 风险说明
工作量大，操作积极性不高，导致新系统应用处于被动应付状态，数据出错率高，新系统难以被正式认可。
两套系统在一些业务的处理上有所不同，两边数据在对账时，没有统一的口径，当出现数据对不上时，原因难以查找。
系统切换方案
因原系统的部分存货档案在进入新系统后，需要发生变更（例如部分存货编码停用，建入新档案），其它系统若需要同步作业，则相应也要发生变更，这部分工作量至少需要20个工作人日。
5.5.4. 综合说明
系统并行是防止新系统上线时出现问题时有后退的余地，减少系统上线风险。但系统并行，会产生大工作量的风险，需要各业务部门在人员安排上提前作好准备。
6. 切换总结
经过双方项目组成员的共同的努力，XX 公司用友XX 产品系统实施项目进展顺利，已经完成以下工作：
1) 系统静态数据录入基本完成，其中物料清单已准备完成，需后期录入系统；固定资产卡片
也已基本准备完成，等待导入工具开发完成后导入系统。
2) 采购部分期初单据已经录入系统，库存上期末盘点数据也已录入完毕；财务期初余额已录
入完毕。
3) 除自动规划外各模块已进入运用状态，各模块使用人员开始录入首批单据；
经检查确认，用友XX 产品 ERP实施范围内各功能模块均已正常运行，达到了预期效果，符合双方的要求，具备按有关程序进行下一步工作的基础。 双方一致确认，实施项目进入系统上线阶段。
为将风险降低到最小，双方一致认为需要与企业原有的系统并行一段时间，选择了一个恰当的时机，实现全面切换。
用友顾问将继续在现场支持一段时间，随时解决出现的问题，帮助客户完善系统流程。
客户方应继续严格要求各模块相关操作人员，保证系统的持续规范运转，让系统早日为公司带来价值。