华坤石油化工有限公司财务报销管理规范

广西华坤石油化工有限公司财务部

二O 一二年八月

第一章、总则

第一条、为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合

理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，依据公司制定的《财务管理制度》，特制定本规范。

第二条、凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此规范要求执行。

第三条、本规范适用公司全体员工。

第二章、借款及预付款管理规定

第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。

第五条、借款管理规定

（一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差审批单》按借款审批流程和审批权限办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员凭审批后的《零星物资材料采购计划单》按借款审批流程和审批权限办理借款；公司日常零星物资采购单项业务超过5000元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付。

（三）其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等），业务经办人员凭审批后的《借款单》按借款审批流程和审批权限办理借款；业务经办人员在业务办理完毕后应及时报帐，除周转金外其他借款原则上在结清前帐后方可

办理借款。

第六条、预付款管理规定

（一）各项工程预付款:凡涉及公司固定资产（房屋建筑物、机器设备、工具等）建设、安装、维修等需要支付预付款，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额填写《资金使用付款申请单》按审批程序批准后办理付款手续。

（二）日常零星物资、材料采购预付款：凡涉及公司各项物资、材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《物资供应采购合同》和《零星物资材料采购计划单》等按借款审批流程和审批权限办理预付款手续。

（三）办理公司各项预付款时，业务经办人员必须向财务部提供审批的“采购合同或协议”和《资金使用付款申请单》或《零星物资材料采购计划单》后，方可办理预付款支付手续，预付的金额不得超出合同规定的金额，财务人员要与经济合同核对后，方可支付。

（四）公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付，若因特殊原因需要现金支付必须经总经理或授权人员批准。

第七条、借款及预付款流程

（一）借款人凭审核批准的资金使用计划单（出差预先审批单或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购计划单等）填写《借款单》注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。

（二）业务流程

第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的，由财务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后，由业务经办人员在支票存根上和《支票领用登记表》上签收；支付时必须完整填写支付日期、

用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额；任何人不得将空白支票交给其他单位或个人，作废支票要及时交回财务室留存。遗失支票，领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程序办理挂失手续，若遗失支票已被支付，领取人要按全额赔偿已支付金额。

第九条、公司所有借款，原则上必须在前帐结清之后方可再借，确因业务需要而来不及结清前帐，必须以书面形式告知财务部，经审核同意后方可再借。

第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后在五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款；凡无正当理由未按规定期限报销者依据实际超出天数按同期银行贷款利率计收利息并从经办人工资中扣除(利息按月计算，下月工资中扣除) ；凡跨年度的费用（当年费用报账时间一般截止到下年度1月10日即12月份结账日），原则上不予报销，经批准后由财务部从经办人工资中扣除借款或预付款（若金额较大，可分月扣款）。

第三章、公司费用报销规定及流程

第十一条、费用报销的控制原则：实行计划管理、分级负责、层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的真实性、合理性的进行一级审查；由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、合理性进行二级审查；由主管副总经理进行总复核；由总经理或授权人员进行批准；超出总经理审批权限的由董事长或授权人员批准。 第十二条、公司费用报销规定

（一）公司一切费用支出必须按先申请、后办理的原则进行，对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销。特殊情况可先电话请示相关负责人同意后，可先办理后补申请审批手续。

（二）公司所有费用支出报销原则上依据总经理批准的资金限额凭有效票据实报实销；报销人员所报销的费用支出必须真实、合规, 严禁和杜绝弄虚作假行为。

（三）报销人员必须凭真实、合规、有效的原始凭证报销, 所持

票据必须是符合税收法规要求的票据并要填写完整、数字清楚，严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以及其他违规行为。

（四）报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理、粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证, 待逐级审核批准后, 方可报销。

（五）费用发生过程中，原则上由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任；

（六）报销人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（税务机关认可）的票据原则上不予报销，由当事人自行负责。

（七）费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，采用公司统一的 “费用报销单”规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等；）分类粘贴，便于归类计算和整理。

（八）报销当事人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签署自己的名字， “费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

第十二条、费用报销流程

（一）公司所有资金支出报销业务流程

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理资金申请

或出入库手续的应附批准后的资金申请单或物资验收单和出入库单→部门负责人审核签字→财务会计（及财务负责人）复核→主管副总经理总复核→总经理批准→出纳付款

（二）报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经

审批过的“用款申请单”等一起送交本部门负责人进行审核，部门负责人应重点对费用发生的真实性、效益性，费用预算金额与实际金额的差异合理性进行审查，审查无异议后，应在“费用报销单”上签署审核意见并签名。

（三）报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”等送交财务部及主管副总经理审核，财务部应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合法性及费用金额的计算并考虑是否符合预算要求进行复核，主管副总经理应对费用报销的真实性、合理性、效益性进行审查。

（四）报销当事人将取得本部门负责人、财务部、主管副总经理复核签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”等，通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理办公室，由总经理进行最后的审查和批准。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。总经理审查无异议后，在“费用报销单”上签署审批意见并签名；公司总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。

（五）报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请单”等，应及时送交财务部出纳员处办理报销手续，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。

（六）出纳付款后由领款人在费用报销单上签字确认。

第四章、日常费用报销规定

第十三条、公司日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第十四条、差旅费报销规定

（一）差旅费报销标准另外制定。

（二）差旅费报销的一般规定：

1、拟出差人员首先填写《出差申请单》，详细注明出差地点、

目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，并按审批程序和权限进行报批。

2、出差人员将审批过的《出差申请单》交财务部, 按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

3、出差人员应在出差归来五个工作日（以报销原始票据日期为准）内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，并按审批程序和权限进行费用报销，结清借款。

4、出差人员借款原则上前款不清不再预借差旅费。

第十四条、电话费报销规定

（一）电话费报销标准

报销标准由公司另外制定。

（二）电话费报销的一般规定

1、公司固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到通讯部门打印清单查明原因，特殊情况报总经理批示后处理。

2、员工手机话费在一个年度内（上年12月至当年11月）按月报销，超过报销标准的部分由个人承担。

第十五条、业务招待费报销规定

（一）招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招

待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用，招待费报销原则上实行“事前申请，确认标准，按标准报销”的控制程序，对超出标准的招待费公司不予报销，由经办当事人承担。

（二）公司所有招待必须填写《招待费用申请表》，经逐级批准后，方可办理。特别情况，在外办事期间需发生招待而无法填写《招待费

用申请表》，需电话请示相关负责人并做好备注，在发生招待次日补齐手续。所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事因。招待费用凭《招待费用申请表》和发票报销，并由经办人及证明人在该张发票背后签字。无审批《招待费用申请表》的或发票背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。

（三）为了规范招待费的支出，各职能部门当月累计发生的业务招待费用，不得超出当月预算指标，超预算总额的开支需按预算管理制度报批后方可开支。

（四）所涉及购买招待礼品、招待日常用品（招待烟、茶以及其他招待用品）等按物品申购程序办理；统一购买，按需领用。

（五）需签字欠帐的招待费（餐费及临时性住房等）经办当事人必须在欠帐明细单上注明时间、事由、招待单位或个人名称、金额等。

（六）公司发生的所有招待费原则上须在发生后（出差发生的招待费以出差归来之日）五个工作日内报销。

第十五条、办公费、低值易耗品等报销规定

（一）一般管理规定:为了合理控制费用支出, 此类费用由公司办公室统一计划管理，集中购置, 并指定专人负责。

（二）公司办公室每月根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按规定报批。

（三）办公用品及低值易耗品的购置由办公室按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品必须有正式发票，并附有供货单位加盖公章的出货单或电脑小票。

第十六条、车辆费用报销规定

（一）车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥费、停车费、维修费、养路费、检车费、保险费等应由公司负担的费用等。

（二）车辆油料由办公室统一预算、计划、购置加油卡，并进行登记、考核和管理。

（三）公司驾驶人员因工作需要（长途出差或其他特殊情况）用现金加油者应事先征得办公室负责人同意并有随同人员在加油票上签字证明方可报销，否则加油费不予报销，由驾驶员个人承担。

（四）驾驶员登记用车情况台账，详细记录用车人、起止时间、起止地点，并要求用车人签名及注明部门、项目。几人一起用车的，按受益原则分摊项目、部门费用。用车情况台账经总经办审核后方可报销相关费用。

（五）汽车每年一次性必须支出的费用，如：保险费、车船使用税、年审费、检测费等统一由办公室按报销程序和审批权限统一办理报销。

（六）车辆维修费，报销时要附上具体维修项目明细单；车辆外出临时加油和维修发生的费用报销时除提供有效凭证外，用车人必须在发生费用当天在发票上签字，否则不予报销。

（七）车辆外出发生的路桥费、停车费，用车人必须在每张发票背面签字，驾驶员单独外出所发生的路桥费、停车费等驾驶员外出归来由办公室负责人依据派车单签字证明，否则不予报销。

（八）各辆汽车所需零星购买的机油、配件、工具备件、清洁用品等，驾驶员应先向本单位主管车辆的负责人提出申请，经批准后才能购买，否则不应予以报销。

（九）车辆违章的罚款、拖车费、保管费，一律由驾驶员本人负责。

第十七条、工薪福利及相关费用支出制度及流程：工薪福利及相关费用支出依据公司薪酬管理规定及流程执行。

第十八条、日常物品采购费用报销

（一）日常物品采购费用支出是指因采购零星材料、机械设备配件、

劳保福利性用品及办公设施用品等所发生的费用支出。

（二）公司所有物品采购必须填写统一的“物资申购单”，经部门负责人审核签字确认，并经主管副总经理批准后，方可办理。金额大及特殊物资采购需报总经理确认后方可购买。

（三）申购当事人将批准的“物资申购单”交至公司采购人员，由采购人员进行采购询价和比质比价，确定最优方案进行物品采购，并按规定程序办理物品验收和入库手续。

（四）物品采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续，所购物品发票和物品验收单及入库单以及物品申购单一并作为报销原始票据，在五个工作日内按报销程序办理报销手续；若有特殊情况不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况，否则财务人员有权拒绝报销。

第五章、专项支出财务报销规定

第十九条、专项支出主要包括公司固定资产支出、咨询顾问费用、工程建设安装费、广告宣传活动费及其他专项费用等。

第二十条、专项资金支出报销的一般规定

（一）公司固定资产支出（包括大修理支出）依据《广西华坤石化固定资产管理办法》有关规定执行。

（二）公司所发生的咨询顾问费用，必须事先经部门负责人、主管副总经理审核同意并经总经理批准，方可办理。否则一律不予报销。

（三）工程建设安装费、广告宣传活动费及其他专项费用等报销由职能部门提出资金预算待逐级审批后按合同或协议审批权限签订“专项”合同或协议，并按日常费用报销程序和审批权限办理报销手

续。

（四）公司专项资金支出报销必须附合法发票、各项验收单、“专项”合同或协议，财务人员依据合同或协议之约定办理付款手续。

第六章、其他费用的报销

第二十一条、其他费用是指公司因工作需要而发生, 并且上述条款不包括的费用。

第二十二条、其他费用的报销必须坚持“先申请，后办理，再报销”的原则，按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

第七章、财务报销原始凭证的规定

第二十三条、报销票据的要求

1. 票据必须是套印“全国统一发票监制章”的发票及有套印“财政部门票据监制章”的行政事业性收费票据及特殊行业的票据（如火车票、铁路运费发票、金融行业的收据等）。

2. 凡是发票上面有客户或付款单位之类的（即非定额发票），名称必须是单位全称（广西华坤石油化工有限公司），不得空白或简写。但飞机票、手机通讯费等发票的抬头可以是个人。

3. 发票上的金额若有大小写的，大小写金额必须相符，且金额不得涂改。

4. 发票上应注明开出日期，要有经办人的签名或盖章。

5. 发票上必须加盖开出单位的发票专用章。

6. 发票不得涂改、挖补。同一张发票的笔迹应出自一人之手。

7. 发票的开具项目内容和发票的种类相符 (服务业发票不能开钢材，国税发票也不能开具餐费) 。

8、通讯类包含移动、电信、联通等运营商开出的当月话费发票，

不能是预存话费发票作为报销凭证。

9、企业与其他单位或个人共用水、电表，无法取得水、电费发票的，应以双方的租用合同、电力和供水公司出具给出租方的原始水、电发票或复印件、经双方确认的用水、电量分割单等凭证作为报销凭证（企便函[2009]33号）。

10、重要费用列支的特别规定

（一）列支材料采购费时，须附上发票、出入库清单、送货清单或采购结算单等附件；

（二）列支个人劳务费时，须附上劳务费发票、劳务费明细清单（劳务人员姓名、身份证号、发放金额，费用计算依据）等附件；

（三）列支办公费及其他低值易耗品时，发票应注明采购的明细内容或在发票后附采购清单，标注商品明细、出入库清单；

（四）列支会议费时，须附上会议通知、发票、参会人员名单、会议费相关审批表（自办会议）、会议签到表（自办会议）等附件；

（五）发生销货退回的，除退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的付款凭证，不得以退货发票代替收据。

（六）差旅费的报销原则上不允许汇总报账(即2次以上出差费用不能合并报账) ，要按次填报销单并注明出差事由及出差时间。

第二十四条、报销单据填写要求

（一）不同类别的原始凭证分别填制费用报销单、差旅费报销单等。

（二）填制的报销单应字迹工整，不得污损、涂改、刮擦或挖补。

（三）填制报销单时应按费用类别填制附件张数，文件或合同等 也要作为报销单的附件张数统计。

（四）填制报销单，应使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔或签字笔

书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。

（五）报销单上面的阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连写。

（六）替代报销发票的填报内容要按所代替的发票（合法、有效）的项目内容(办公用品、水电材料、劳保用品、车油费等) 进行填写，并需要另用粘贴条或用铅笔注明所代替的实际业务发生情况。

第二十五条、报销单据签字要求

（一）部门负责人、经办人需在报账单上规范签字，应使用蓝黑色笔签字，不得使用圆珠笔、铅笔等签字。

（二）对于粘贴在粘贴单上的原始凭证，由经办人和验收人或证明人一票一签字，不得压签。

（三）差旅费报销由部门负责人、出差人在差旅费报销单上签字，出差人及证明人在所附原始凭证上签字。

第二十六条、原始凭证粘贴要求

（一）不同类别的原始凭证分别粘贴。具体按汽车使用费、差旅费、业务招待费、会务费、电话费、办公费、物资采购等类别分别粘贴不同的粘贴单上，分别报销（注：有正式发票与无正式发票的费用要分开粘贴，并分别签字）。粘贴纸和报销单使用公司统一的单据。

（二）票据粘贴应当整齐美观，便于装订归档。对所附票据较多，且票据大小不规范的差旅费；停车费、洗车费、路桥费、油费；业务招待费等要在凭证装订线外根据票据金额的大小分类并有规律地从专用粘贴纸右下角向左上角整洁有序、均匀地粘贴在粘贴纸上，票据粘贴稀密的程度根据票据的多少具体确定，一张粘贴纸不够的可用两张甚至多张。将粘贴好票据的粘贴纸的左上角与报销单的左上角背面粘贴在一起，再按公司相关制度填写好报销单的相关内容。

（三）不要将票据颠倒放置、粘贴、不要用订书机订票据。

第八章、附则

第二十七条、本规范未涉及事项，暂按总经理的意见核定报销，之后再进行补充及完善。

第二十八条、本规范解释权归公司财务部。

第二十九条、本规范自发布之日起执行。