技术文件管理规范
技术文件管理规范
1 目的
对公司的技术文件进行管理，确保技术文件的正确性、有效性及保密性。
2 适用范围
适用于公司所有技术文件的存档、发放、保存、借阅管理。
3 术语和定义
3.1 技术文件:指在质量管理活动过程中形成的与产品、工程直接相关的产品开发过程文件、设计文件、企业技术标准及其他与产品相关的技术资料。
4 职责
4.1 研发中心
4.1.1 编制、审批产品开发过程文件、设计文件及企业技术标准并归档。
4.2 质量管理部
4.2.1 质量检测及检验标准的编制、审批及归档。
4.3 总裁办
4.3.1 接收、发放、存储技术文件并受理技术文件的发放、借阅等事宜。
5 工作程序
5.1 技术文件命名
5.1.1 设计文件
由研发中心按照《设计文件编制规范》给定文件编号及图号。
5.2 技术文件归档
5.2.1 产品开发文件的归档
样机评审通过后，研发中心将经过审核、批准的设计文件（产品开发过程文件、图纸、工艺文件、产品操作与安装手册）正式文件纸质及电子版文件按文件分类归档至总裁办；
5.2.2 归档文件分类
a) 监控类文件
b) 结构工艺-结构机箱
c) 结构工艺-设备特征
d) 结构工艺-通用部件
e) 工程用通用部件
f) 工艺说明-通用
g) 光纤终端
h) 有源器件
i) 无源器件
j) 天线
k) 整机文件和操作与安装手册
5.2.3 企业技术标准的归档
研发中心编制的技术标准、质量管理部编制的（仪器仪表防护作业指导书或操作规范）检验标准，由存档申请部门在研发中心统一登记并号经审批后归档至总裁办。
5.3 技术文件接收
存档申请部门将编制、审批后的技术文件（纸质原件及电子版文档）提交至总裁办，经双方核对后，总裁办在OA上更新《技术文件目录》。
5.4 技术文件的发放
5.4.1
a)
b) 技术文件发放 产品设计方案、原理图、源程序（软件）只存档，不发放; 新产品开发产生的BOM表、PCB图、结构图、烧录程序、监控程序等圴下发至质量管理部。
总裁办在发放技术文件时需在文件插入 “受控文件”水印并转换成PDF版本进行下发，如 5.4.2
需进行纸质文件下发则在在文件复印高封面的指定位置加盖红色或“受控文件”；
5.4.3 总裁办在文件归档后的2个工作日内将归档的技术文件进行发放给使用部门，并在OA上 填写《发放/作废通知单》，各文件接收部门进行签收。
5.5 技术文件的保存、作废、销毁
5.5.1 总裁办对技术文件原件及电子版进行归档保存，并于每月最后一个工作日对文件管理系统 服务器中的数据及归档的电子版文件在移动硬盘中进行备份；
5.5.2 对于通过纸质方式发放的文件进行作废时，使用部门在收到《发放/作废通知单》后的1个 工作日内返还旧版、作废等失效的纸面技术文件至总裁办，未能及时返回造成不良后果的，由文件使用部门负责；
5.5.3 总裁办对纸质旧版文件进行回收，回收的旧版原件加盖红色“作废”印章存入作废文件夹 存档并完善《发放/作废通知单》，同时通知各部门该文件已作废；
5.5.4
5.5.5 收回的已作废纸质旧版文件总裁办负责保存，期限为10年，到期后总裁办对文件进行销毁； 技术文件的保存年限是30年，总裁办根据文件的保存年限对即将到期的技术文件填写《销 毁申请单》提交研发中心或质量管理部进行确认，确认后由文件归档部门协助总裁办对文件进行销毁；
5.6 技术文件的借阅
5.6.1 技术文件的借阅参照《资料管理办法》执行。
5.7 技术文件的更改
5.7.1 研发中心、质量管理部等对本部门编制的技术文件有更改要求时，填写《设计更改通知单》提 交至总裁办；
5.7.2 总裁办将原文件的电子版发送至更改申请部门，申请部门实施更改；
5.7.3 更改后的技术文件应按原文件审批、归档流程进行。更改后的技术文件应与《设计更改通知单》
一同发放。