消除信息孤岛,智慧流程建设智慧的协同
消除信息孤岛，智慧流程建设智慧的协同
石头
在华天动力所定义的智慧协同中，智慧流程是主要面向执行层人员的办公工具，它以事务为线索，联接组织办公和业务办公两大部分，整合各部门、岗位、人员、信息、数据、知识，构成了企业80%以上的办公活动，是实现智慧管理和智慧决策的基础。
那智慧流程的特征是什么呢？它必须同时符合以下两个条件：
1、 实现快乐办公：
工作流模板和流程要能够以图形化的方式任意扩充和修改，具有优异的灵活性、易用性和安全性，能够很好的适应企业制度和人员的变化，能够方便的检索和统计流程中的数据。协同软件中的办公流程是可视化的，它清清楚楚的显示在电脑上，只等你来一触即发，快捷、快乐的工作。
这部分内容我们在《OA工作流之图形化流程设计和条件跳转实例》、以及《OA工作流之表单和报表的设计与应用实例》中有所介绍，此处不再赘述。
2、 消除信息孤岛：
这是智慧流程一个非常重要的特征，因为消除信息孤岛，已经成为企业最普遍的需求和CIO们最重要的工作内容之一，智慧的流程必须能够灵便的对接其他业务系统，实现数据交换、流程整合与优化。这是我们本文要重点介绍的内容。
我们通过一个真实的案例来了解智慧流程是如何实现消除信息孤岛的：
某公司在协同软件上进行业务员出货申请单的审批流程管理，但这个流程要和ERP系统有一个交互的过程，如何交互呢？ 1、 销售员在出货申请单上能够直接调用ERP系统中的产品名称和型号。因为ERP系统
内建立有几百种标准化的产品名称和型号，而且实时更新，如果在OA中再建一套
产品数据，就和ERP系统之间形成了孤岛，无法保持数据的准确性和实时更新。
2、 执行完毕的出货单可以直接转入到ERP系统中，以自动更新ERP中的库存信息。如
果手工来录入的话会有两个问题：一则耗费人工而且容易出错；二则库存信息不能够实时更新。
很显然，如果协同软件不能够和ERP系统整合起来，将会造成两个信息孤岛，在耗费
大量的人力成本之外，还不能够保证工作的有效性。而企业建立的系统越多，孤岛也越多，最后就变成了“千岛湖”，这时候，企业的信息化建设其实是已经失控了。
通常，厂商们会通过接口（WebService）的方式来实现数据整合，而华天动力协同软件除了接口以外，更是通过自定义平台上的流程工具来实现数据的整合，这就使其数据整合能力相比接口的方式有了本质的提升。
用华天动力的话说，接口是一条河，平台是一个海，当你需要一条河的时候，别人给你的是河，而我给你一个海。
那么这个海是如何建成的，如何实现上面提到的那个出货申请单和ERP系统的交互呢？我们可以通过三个步骤简单了解一下：
1、 新建数据源
也就是在协同软件中建立与第三方应用系统数据库的连接，为数据交换和共享做准备。你可以建立很多个数据源，不管这个数据源是MySQL、SQLServer还是Oracle，也不用管第三方应用系统是C/S还是B/S架构，都可以与之建立数据源。
2、 获取外部数据
也就是在协同软件中提取第三方应用系统的数据。在下列地方可以使用外部数据：
1）关联设置
当流程中表单的一个字段值发生变化后，其他一个或多个字段会跟着发生变化。例如：客户编码和客户名称、客户电话之间的关联，当客户编码被改变的时候，对应的客户名称和客户电话相应发生关联变化，在这种情况下需要在客户编码上设置关联。
2）提醒设置
提醒的用处在于：在表单中输入的时候，系统根据所输入的部分文字自动给出备选的信息，供快捷选择。例如：输入商品编码，会提示商品名称。
3）SQL字段
SQL字段能实现从其他数据表中取数。通过使用外部数据源，SQL字段也能访问其他系统中的数据。
3、 回写外部数据
也就是将在协同软件中生成的数据回写到第三方应用系统中。这个功能是通过后台触发程序来实现的。
后台触发程序分为两类：画面后台触发程序和流程后台触发程序。每个画面都可以设置一个后台触发程序，一个模块可以设置一个流程后台触发程序，提供了审批完成前、审批完成后、每步审批完成前、每步审批完成后等处理接口。
从上面的实例我们可以看出，智慧的流程通过和第三方系统建立数据源的方式，以无处不在的接口和随心所欲的方式实现了数据的共享和交换，而这个过程实现起来也非常的方便，只要了解一些基本的软件开发知识（主要是数据库相关的知识），就可以在画面上配置实现。
后记：说到消除信息孤岛的时候，很多人都要强调统一规划的问题，甚至引导企业通过一个供应商来建设一揽子解决方案。统一规划没有错，但实际上绝大部分上规模的企业都已经建立了各种应用系统，基础已经打下来了，要统一规划就要推翻重来，这怎么办？
而指望一个供应商来建设所有的系统更是显得太理想化了，也许IBM有那个实力，但也不见得样样都精吧，而且成本压力呢？技术风险呢？系统风险呢？店大欺客呢？恐怕没几个企业敢这么做。
所以，最具价值的技术是：如何做好现有的各种异构系统中数据的整合。