怎样用word发电子邮件.Word"邮件合并"技巧
怎样用word发电子邮件
2010-03-10 信息来源：163学习网
很多人一说到电子邮件，就想起Outlook Express或者Internet explorer，其实，用Word编发电子邮件是十分方便的。使用Word编发电子邮件还可以创建电子邮件签名，它会出现在所发邮件的结尾处，用户还可以根据自己全部的个人设置来创建电子邮件信纸。当用户想发一封电子邮件时（在确认计算机已经正常联接到Internet的前提下），单击“文件”菜单栏，选择“新建”命令，在“常用”选项卡中选择“电子邮件正文”，单击“确定”。弹出电子邮件编辑界面，文档默认名字为“无标题的邮件”，在“收件人”后的空格中填上对方的电子邮件地址，如[email protected]，如果邮件不止想发给一个人，可以在“收件人”或“抄送”栏里填上其他人的电子邮件地址，注意每两个地址间用逗号隔开。在主题栏上填入邮件的标题（填上用户最想说的事，不然别人可能会因为烦而不看正文），接下来就可以在主题下的空白文档区编写电子邮件正文了，写完后单击“收信人”上方的“发送”按钮，用户的E-mail就发出去了。
Word“邮件合并”技巧
2010-03-19 信息来源：百科知识网
“邮件合并”是Word的一项高级功能，是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单，如果按照书的上介绍去做，合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧，希望能帮你提高办公效率。
1.用一页纸打印多个邮件
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l，不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。
2.一次合并出内容不同的邮件
有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”(如图1右)，而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”，在出现的对话框中填入信息，单击“确定”按钮。
有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。
3.共享各种数据源
邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。