[现代职业秘书实务]教案第二章.秘书的条件

第二章 秘书的基本条件

第一节 从事秘书工作的前提条件

秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。

一、成熟的白领

1、职业要求

作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：

2、白领成熟的标志

（1）白领成熟的主要标志：精神上的自立。

精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判 断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。

（2）成熟的秘书要求：成熟的白领；具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；做事沉着而又机伶，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能进行自我管理。

二、自我管理

由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。

1、学习管理——随时“充电”

2、时间管理——做好计划

3、健康管理——身心健康

4、感情管理——不感情用事；避免办公室恋情

5、金钱管理——成本管理；个人“理财计划”

第二节 从事秘书工作的思想准备

一、秘书新人的工作特点

1、工作“简单”：貌似“打杂”

2、工作繁重：时间长，任务重

3、待遇较“低”：奖金一般

4、工作“清闲”：无聊、上网

二、自我提升

1、充分发挥主观能动性

要求：（1）需要充分发挥主观能动性，自己找事做；

（2）必须有强烈的上进心；

（3）必须注意自己是否越位。

2、提高工作的含金量

要求：工作中要精益求精的态度，给自己每一份工作增加“附加值”，提高工作中的“含金量”。

3、充分发挥职务优势

秘书如何利用优势：

第一，仔细阅读和琢磨自己经手的各种文件和资料。

第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话。

第三，留意网上和报纸上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂得问题就向同事请教。

4、在“打杂”中创造机会

【实用案例】

小萌是东北通用机械股份有限公司总裁办的秘书。小萌是英语专业的硕士毕业生，半年前来到总裁办，平时也只是打杂，如接电话，取文件，写通知等。但是，她并不觉得自己是大材小用从而感到委屈，她认为如果自己连“杂”都打不好，领导是不会把更重要的工作交给自己。

上个月的一天，总裁让她到四楼的研发部取份材料，他说自己刚给技术总监打过电话。技术总监给她的是一份公司开发纳米产品的可行性报告。由于机加工行业的利润率越来越低，所以，公司决定开发系列纳米产品，以形成新的利润增长点。她习惯性地仔细阅读了自己经手的材料，看完可行性报告之后，她预感到公司有可能要进行这方面的投资，于是，她开始注意收集有关“纳米”的材料。过去她对“纳米”也没什么了解，现在她不仅注意收集信息，而且还充分利用自己工作上的便利条件，在与研发部打交道时，注意跟有关人员“套磁”，如经常开开玩笑说说笑话，向他们请教关纳米方面的一些问题；见总裁办秘书向自己讨教，工程师们自然诲人不倦；久而久之，小萌不仅积累了丰富的纳米知识，而且还与从事纳米产品前期研发的工程师们建立了良好的关系。

这天公司召开临时董事会，讨论投资纳米产品项目的问题。由于大多数董事过去都是从事机械加工的，对“纳米”没什么了解，所以，尽技术总监用原子、电子负荷等理论解释了半天，大家仍然感到有些云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了，这时，坐在他身后负责担任会议记录的小萌悄声问总裁是否可以让自己解释一下什么是纳米。总裁马上点头，于是，小萌用非常通俗的语言解析了什么叫纳米和纳米产品的功效„„会议达到了预期的目的，结束时总裁宣布让小萌负责公司整个纳米项目的协调工作。这样，当总裁让她负责协调整个项目时，她早己胸有成竹了。

提问：案例中，秘书小萌如何利用“打杂”的优势，不断创造机会，追求发展。

总结：秘书不仅要有主动积极的精神，也要有勇气，不断创造机会

第三节 秘书必备的品质

【实用案例】张茜对上司的日程是这样准备的：要在下午七点之前到达泰安，就必须下午两点半之前上火车，因为从北京到泰安快车大约需要4个小时，再加上从泰安火车站到办事处约半个小时；如果与东北的客户吃饭预定花一个半小时，加上从燕京饭店到北京站和提前上车需要一个小时，那么，只需要在十二点开始进餐就行。根据这种反推法，张茜安排司机十一点半从公司送上司到燕京饭店(半个小时足够)，并订了下午二点半的火车票，通知泰安办事处的人下午六点半接站。

但是，第二天意想不到的事发生了：上司与客人吃饭时一聊天就把时间忘了，直到两点钟才从饭店出来。他一看手表，说忘记了时间，问在饭店外等候的司机，去泰安下一趟火车最早是几点，司机说不清楚，上司有些不耐烦，于是司机马上打电话问张茜。没过一分钟，张茜就用短信将今下午北京站路过泰安的所有火车的开车时间发了过来，因为张茜预计到了这种情况可能出现，提前做好了准备。当时上司很惊讶，但也很满意。

第四节 秘书必备的能力

一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

一、判断能力与执行能力

1、能分析问题

实用案例：参见书本第14页

【总结】冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。

2、具备解决问题的常识和经验

3、能迅速采取行动

二、理解能力与洞察能力

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。

三、信息收集能力和写作能力

对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。

四、交流沟通能力

处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面面进行交流沟通。

第五节 秘书的仪表

一、打扮的基本原则

1、保持大众化

2、切忌标新立异

3、互相提醒

二、基本的仪表

1、发型：留短发；长发应将盘起或扎起

2、化妆：化淡妆

3、饰品：最好不要戴首饰

4、手表：必备品

5、鞋：中跟；稳重的颜色（黑色、茶色）

6、服装：端庄；方便

三、举止优雅

秘书在工作中绝对不能出现以下情况：

1、坐着时跷起二郎腿。

2、说话时盘着胳膊。

3、说话时做些摸头发等让对方觉得不专心的动作。

4、用一根手指或用下巴指示人或物。

5、有意地不回答对方，无视对方的存在。

四、健康的生活方式

1、保持有规律的生活节奏，做到睡眠充足。

2、饮食均衡。

3、坚持适当的运动。

4、定期做健康体检。

5、保持良好的工作姿势。

6、保持清洁。

7、精神愉快。

8、劳逸结合。

六、热爱生活

1、心情舒畅

2、释放压力

3、情绪管理

第六节 注意保密

一、保密对秘书的重要性

1、秘书保密的重要性

（1）在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。

⑵秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。

⑶现在的秘书大多年轻，社会经验不足，很容易被一些人利用。

2、秘书保密的习惯

（1）看完资料后把它合起来

（2）下班要锁好抽屉

（3)及时用碎纸机处理各种过期资料

(4)工作中用到的各种小便条及时处理，不能随手乱扔。

二、日常保密

秘书在日常工作中应注意以下几点：

1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别人问起你时，你都要回答“不知道”。

2、不管是在公共场合还是在家里，都不谈论工作上的事情。

3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。

4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意，而且在销毁时更要注意。

三、计算机保密

1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。

2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。

3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。

4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。

5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换代。

6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。

7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。

四、保密不是封闭

作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们老总住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来看，的确无可非议。但是，因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密，对方

可从许多渠能知道，所以，你这种保密，就没有什么实际意义了。

第七节 领导人选择秘书的标准

一、看着舒心

二、感到放心

三、用着省心

1、经验丰富

2、身心健康

 小结

通过学习，从中学习到从事秘书工作前应该具备什么条件，需要提前做什么准备？从事秘书工作需要的能力，职业准则是什么？仪表如何要求？这些都是需要了解，并且掌握的。

 作业

案例分析：阅读课本22页案例1，分析几种选择，认为那种选择比较合适，并说明理由，评析各种选择。