内部沟通要计划

内部沟通要计划

作者：Bill Quirke、Richard Bloomfield

发表时间： 2005-04-01

编者按：

在许多企业里，沟通工作的地位达到了前所未有的高度。外部沟通如此，内部沟通更是如此。遗憾的是，如今的问题在于，沟通不是太少而是太多了－－－其中的大多数都是"有害无益"的。频繁而杂乱的沟通工作传达出来的是相互矛盾的信息，将对员工产生消极的影响。 本文作者指出：制定一个统一的规划程序，有助于确保企业内部信息沟通的一致性与协调性。采用本文介绍的规划方法，可以对企业各层面上的内部沟通工作进行有效的管理与优先分级。

古语说，"凡事预则立，不预则废"。虽是古语，却体现了"合理规划乃沟通之核心"这一现代企业沟通管理的最高原则。

对于一个高效的沟通工作者来说，合理规划是其工作的重中之重。举例来说，来自企业内部的出乎意料且不受欢迎的消极信息防不胜防，令沟通部门的主管疲于招架。对他们来说，光是应对风云多变的外部环境已经相当困难，这些企业内部意外信息的"友军误伤"无疑是雪上加霜。

对于跨国企业中负责全球沟通事务的管理人员来说，他们希望全面了解公司业务在各个国家的发展情况以及各分支机构及各职能部门的经营情况。而企业在各个国家的分支机构却不希望受到来自总部的各种意外且耗时的不适当的信息沟通工作的干扰。

在矩阵型的企业中，从事沟通工作的人的数量正在呈几何级数增加。企业中的某一分支机构一旦设立了自己的沟通部门，各种时事通讯与路演的数量就会立即大幅增加。一方面，企业员工对铺天盖地袭来的信息颇有微辞，另一方面，企业总部的各部门不断推出各种改革议案，而企业全球主管人员又一味追求所谓的"扁平透明的沟通方式"。这样一来，员工就淹没在来自全球各地的大量信息之中，却无法从中发现任何明确的联系。他们不得不自行对诸多信息进行拼凑，以期获得一个完整的概念。不用说，他们通常会曲解其中的意思。

许多企业已经认识到保持信息一致的重要性，以确保各种信息相互支持而不是相互抵触。只有这样才能保证所有人员都能对企业形成一致的认识。在结构复杂的企业中，要保证信息的连贯性与协调性，就必须进行周密的沟通规划，进

行沟通工作的人必须紧密协作。

规划沟通工作：三个层面

在企业的对外沟通中，混乱矛盾的信息会影响企业的品牌

与信誉。而在企业的内部沟通中，这种混乱与矛盾则会引

起员工的不安情绪，加深员工的疑虑。在变革时期，员工

往往希望通过各种信息了解企业领导的真实意图与目的。

他们会仔细研究来自不同领导人员的信息之间的细微差异，希望从中发现矛盾与分歧的问题所在、权力的更迭以及企业的真实情况。来自企业上层的不一致信息往往被基层员工误认为是内部矛盾的信号，并因此激起种种猜测甚至密谋。

大多数企业已经明白，稳定企业人心的关键并不在于信息通讯预算的多寡和通讯简报的数量。而关键的因素在于这些信息能争取到员工多大的关注。

企业如果不清楚自己应该优先考虑的事项是什么，也没有将注意力集中在自己向员工传递的信息上，那么员工就会对上层所发布的信息充耳不闻。越来越多的企业发现，信息量的增长不但没有让员工进一步明白企业的目标，反而造成了矛盾与混乱。

成功的企业应当在三个层面上对信息沟通工作进行规划：

宏观层面——确保信息沟通工作服务于企业的优先考虑事项，并锁定关键的核心战略信息进行沟通。

沟通层面——经理人员必须清楚地知道自己要向员工传达的关键信息是什么，同时要了解其他经理人员的沟通计划并探求合作，以避免造成信息的重复与混淆。

地区性层面——具体的项目计划与举措，确保项目经理应用相同的方法制定沟通规划，从而确保企业能对地区性事务进行优先分级与协调。

改进规划流程：三个步骤

企业怎样才能改进沟通规划流程的效率？下列步骤能够有效地缓解信息超载与混乱的情况。 第一步：在宏观层面上进行检查。对宏观层面进行检查是第一步。在这一层面，企业需要精简信息量并消除重复沟通相同信息现象；确保发出的信息具有很高质量并且协调一致；给予员工足够的空间去理解与领会接收到的信息；确保关键信息的突出地位。

对宏观层面进行检查，还意味着加强对信息的优先分级管理并且减少信息量。要实现这个目标，企业需要采用"空中交通管制"的原则。借助这一方法，企业可以明确组织的日常

工作事项安排，确定各种沟通活动的相对优先权，并找出可能会受到这些活动影响的人员。

然后，这种"空中交通管制系统"会根据这些信息对企业经营的重要性与优先次序，安排进行计划好的沟通活动的时间与空间，而不会以信息发布者对信息的宣传程度决定。

这种方法体现了企业对内部沟通的协调与管制，从而减少了意外的冲击性很大的沟通举措的出现。

第二步：要求进行沟通工作的所有人员使用统一的沟通方法。在这一层面，企业应当为组织里进行沟通工作的人员制定统一的沟通方法；明确哪些信息应该优先发布，哪些是关键信息；并协调企业各部门之间的沟通工作。

进行沟通工作的人员在响应本部门特殊需要的同时，还必须采取统一协调的方法进行更大范围的信息沟通工作。为确保做到这一点，企业必须为他们制定统一的沟通方法、原则与标准，并为他们创造聚会和交流最佳实践与创意的机会。

第三步：使沟通活动的规划方式标准化，从而为对地区性沟通活动提供支持。要确保进行沟通工作的人员采用相同的工作模式与方法，企业就应当从这一步开始使沟通活动的规划方式标准化，以保证对各种项目与计划的支持。

实际上，只要程序简便易行，项目经理非常乐于为让员工了解他们的项目或举措而进行沟通规划。对一些企业来说，这就意味着开发一种在线规划工具，使项目经理了解一个沟通计划有哪些关键的组成部分，并借助该工具创造出符合企业沟通标准与程序的高质量的沟通计划。

加强沟通合作：三类信息

在今天这样一个瞬息万变的商业环境中，经理人员绝不能盲目行动。他们需要借助严格的规划程序与标准，避免令企业出现信息超载的情况，并保证所有的信息沟通活动都是围绕企业的优先考虑事项而展开的。

为提高信息的一致性、明确性与可信度，企业必须加强以下三种沟通工作的协调合作：聚焦于企业优先考虑事项的战略信息；来自企业内从事沟通工作的人员的信息；以及来自区域性项目经理的信息。

现已证明，合理的信息规划可以有效地减少：

● 来自企业内部各种人员的意外的、不受欢迎的信息。

● 来自企业总部的，既耗费时间又未经规划或者不适合当地具体情况的计划与建议。 ● 大量战略相关性很低的信息，从而防止这些次要信息淹没那些更为重要的关键信息。 ● 令员工对企业的优先考虑事项产生理解偏离的误导性的、矛盾的信息。

● 缺乏规划指导与规划工具的经理人员发送的低质量信息。

企业内部人员的工作日程安排与优先考虑的沟通事项各不相同，如果组织缺乏统一的规划构架与程序，就很难管理以上一切。设定统一的规划程序有助于在企业内部建立一个统一的沟通标准，加强信息的连贯性、提高各种计划的可比性。