办公室工作管理等内容

办公室工作内容

办公室主要负责公司人员、试用、任用、离职登记，工资审核，考勤登记，公司印章的管理及登记，员工节假日休息时间安排等。

办公室环境管理

1、每位员工都有责任维护办公室的环境卫生，下班前将所有文档存档，保证桌面整洁，保管好保密性文件，及时处理废纸；

2、办公室内禁止吸烟；

3、员工应爱护公共设施、注意公共卫生。

办公室安全

1、员工需要注意用电用水安全。

2、员工均有义务留意办公设备的用电状况，不使用时将设备关闭，以避免长时间待机造成的电力损耗。

3、员工应关注办公电脑的用电状况，待机时应关闭显示器，长时间不使用时(如因故外出)应将电脑关闭。下班时应检查电脑是否关闭，如未关闭请及时关闭。

4、员工离开或下班时应做到随手关灯，人走灯灭。特别是最后离开公司的员工应仔细巡查，关闭办公场所、走廊和卫生间电灯。白天室内光线够用时，尽可能不开灯而使用天然采光。

5、节约用水，反对浪费，用水后应及时将水龙头关闭。

6、各部门的办公区域内，对外的窗户在下班后或在下雨时，必须保持关闭。

7、如发现离开后未关灯者，一次扣10元。

复印机使用规定

1、复印时须本着节约原则，非重要文件应考虑使用二手纸复印或双面复印。

2、复印完毕务必按“OFF”键，使复印机进入待机状态。

3、除个人证件、毕业证、身份证、学历证等个人资料需要复印外，禁止复印其他私人资料。严禁因私大量复印文件、小说、书籍等非工作性文件。

空调使用规定

1、空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机。

2、下班后，各空调区域最后一个离开的员工，应自觉关闭各自办公区域的空调，以杜绝浪费。

3、使用空调，应注意节约，夏天在28℃以上方可开启空调制冷，制冷温度设置不应低于25℃;冬天方可开启空调制热，制热温度设置不应高于30℃。

4、使用空调期间，要将办公室的门窗关闭，以确保空调的使用效果。

5、下班后，未关空调者，一次扣50元。属于办公大厅的，扣办公大厅共享区域的所有人；单间的扣单间办公室所有人。

办公室秩序

1、遵守劳动纪律，不得迟到、早退、旷工；

2、每天最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并把所有办公室的灯，空调关掉；

3、不要将私人访客带入办公室；

4、离开办公室前将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好；

5、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。

电话管理

1、公司的电话主要作为方便与外界沟通，开展业务之用，员工不得使用公司电话服务于私人用途；

2、员工接听电话应使用普通话及礼貌规范用语，接听电话统一首语：您好！国龙公司！员工接听电话应对重要对话做好记录，记录好对方名称、联系人、联系电话及事由，并迅速传达相关人员；

3、与客户或公司领导及同事联系时，先问候对方，并自报某部门某人，简明扼要的告之本次谈话目的和要点，结束时礼貌道别，等对方放下电话后，自己再放下电话。

公司考勤和假期管理制度

一、工作时间

正常工作时间为星期一至星期五。

上午：08：30-12：00

下午：13：30-5：30

中午午休时间为：12：00-13：30

二、考勤

 迟到

员工一律不得无故迟到、早退、旷工或中途擅离工作岗位，迟到10分钟以内扣10元（一个月内可以免除3次迟到在十分钟以内的处罚），一个月内超过三次以上，即累计前三次免除时间，迟到10分钟以上30分钟以内扣30元，累计时间超过30分钟以上者按旷工半天处理；累计1个小时以上者按旷工1天处理，以此类推。  早退

员工一个月内第一次早退，扣减工资10元；第二次早退，扣减工资20元；第三次早退扣减工资30元。一个月累计时间超过30分钟以上者按旷工半天处理；累计1个小时以上者按旷工1天处理，以此类推。

 有下列情形之一者，按旷工处理：

（1）无故迟到、早退超过4个小时的，按旷工1天处理。

（2）若各类假期期满后，未经批准不按时上班或既不销假也不上班的，按实际未上班的时间计算旷工时间；

（3）拒不接受领导分配的工作或擅离工作岗位的，按实际未上班的时间计算旷工时间。

 旷工处理的办法：

（1）旷工半天扣除当天工资；

（2）1个月内累计旷工1天扣除当月工资的5%；

（3）1个月累计旷工2天扣除当月工资的10%；

（4）1个月累计旷工3天者，扣除当月工资的30%；

（5）凡一年内累计旷工达4天者，则扣发年终奖及绩效奖；

（6）凡属一年内累计事假时间超过15天（含15天）以上者，扣发年终奖；一年内累计事假时间超过20天（含20天）以上者，扣发年终奖及绩效奖。

三、外出办事

员工因公事临时外出，须与部门负责人汇报，亦告之紧急情况下联系方式，各部门负责人外出，应跟上一级直接主管领导汇报。

四、加班和公休

1、政府法定节假日需要加班的，按公司有关规定结算加班费，由办公室按员工的个人的日工资标准月底统一结算加班费。

2、员工需要公休的应将公休申请单报领导审批，并交办公室备案。

3、因工作需要参加各类业务培训的，经部门领导同意后报领导审批，并交办公室备案。

五、休假

1、法定假：国家规定的法定节日和公休假日为员工有薪休假日；

2、事假：员工请假应按相关规定办理，办公室员工有事必须提前一天亲自向办公室请假，原则上，每位员工每年事假累计不能超过12天，超过三天以上的应事先到办公室办理请假事宜。凡休事假的员工按实际发生的时间扣发工资，根据工作性质，常驻办公室的所有员工应向办公室请假备案，不常驻办公室的应向主管部门请假，办公室随时抽查；公司主管人员如有事应向总经理请假，并报办公室备案。一

个月事假在二天内，按实际未到天数×工资/21.5天扣除。事假在二天以上四天以内的，扣除当月50%的奖金；事假在四天以上的则扣除当月全月奖金（月奖按年终奖平摊计算）。

3、病假：员工一年中累计不超过一个月的病假（凭市级医院出具的疾病证明书为准否则按事假计算）。全年累计病假休假超过一个月者扣发年终奖金。

4、年假：在公司任期满三年的员工可享受5天年假，以后每年递增1天，年假总数不超过15天，在公司任职未满一年的员工，不享受年假。

员工有下列情况之一的，不享受当年的年休假

（1）员工请事假一年累计超过20天以上的；

（2）累计工作满1年不满10年的员工，请病假一年内累计1个月以上的；

（3）累计工作满10年不满20年的员工，请病假一年内累计2个月以上的；

（4）累计工作满20年以上的员工，请病假一年内累计3个月以上的。

5、产假：女员工符合法定生育条件的，享受国家法定的产前15天加产后75天共计90天的产假，难产者增加15天的产假，多胞胎每多一胎增加15天产假；

6、婚假：男性25岁以下3天假，25岁以上7天假；女性23岁以下3天假，23岁以上7天假，均不含路途，只能一次性使用，路费自理。

7、丧假：员工的父母、配偶、子女，配偶的父母死亡，可享受3天

丧假（不含路途），路费自理。

办公室汇总

1、各主管部门应于每月1号前将上月考勤表及工资表审核后报送办公室备查，5号发工资；若未及时上报考勤，本月工资暂缓，与下个月一同发放。

2、所有请假记录将作为员工工作表现考核依据之一；

3、行政管理人员负责每月公布一次员工考勤情况。

介绍信、公章管理制度

1、公司的公章由办公室主任统一负责保管；

2、因出差、对外联系工作等公事需开具介绍信、证明信和发文需要加盖公章的，应填写用章审批单，经公司领导审批后，方可使用印章；

3、介绍信就填写所去单位的全称及具体内容和有效期限。原则上不开具盖有公章的空白介绍信，特殊情况需公司领导批准；

4、使用公司印章必须登记事由、日期、用章单位和批准人（填报用章申请表）；

5、凡公司与外单位签约的合同协议需要公司章的，必须经公司领导同意，公司领导不在场又急需办理的，也应同办公室主任与公司领导电话联系征得同意后方可用印；

6、工地资料需要盖章的，一律实行审批制度。凡经领导批准方可盖印，并由其负责（填报用章申请表）。凡不符合用印需要的，均应拒绝盖印。用印人填写用印登记簿，领导在该表上签批。使用印章，一律实行登记制度，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。

任 用

一、经核定录用人员，于报到时填写下列资料：

1、填写本公司新进职工录用表；

2、提供毕业证、职称证、身份证，扫描件报办公室备案；

3、提供近期正面半身免冠照片（纸质8张、电子版一份）。

二、报到完毕随后应办理下列事项：

1、更新员工花名册；

2、收齐报到应缴资料建立个人资料档案；

三、试用

1、原则上所有员工试用期为三个月，期满合格者，办理转正手续才正式聘用，个别适用成绩突出者，可提前转正；

2、试用不合格者另发通知单；

3、调（升）职者，由办公室办理异动作业；

4、薪资变更者，由办公室主管办理调薪。

四、辞职

正式任用的员工如感工作不适合或其它原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由部门主管及办公室签具意见后，呈公司经验检准，再转回办公室，办公室凭此办理停薪及相关资料用品的移交手续。

企业应聘人员基本情况登记表

单位名称： 填表日期： 年 月 日

填表人： 审核人：

企业员工试用期工作考核表

单位名称： 部门名称： 年 月 日

填表人： 审核人： 总经理：

企业员工录用登记表

单位名称： 年 月 日

填表人： 审核人：

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员工离职通知书

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企业员工进出登记表

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