例会管理制度--2016-3-11
例会管理制度
一、目的
(一)为提高会议质量和运营管理效率,更好地推动各项工作,特制订本办法。
(二)公司对组织会议,实行计划审批和预算管理制度。
二、管理规范
(一)会议室管理
(1)会议室是专用于召开会议、研讨工作和业务培训,未经允许,任何部门、人员不得挪借他用。
(2)会议室由公司综合管理部统一负责管理,会议涉及使用设备设施及会议服务,由综合管理部指定专人负责。
(3)会议期间,未经允许,非参会人员不得随意进入会议室。
(4)各部门申请使用会议室,须明确时间、会议主题、参加人员、人数等,原则上提前两天通知综合管理部,以便于统一安排。临时会议或紧急会议需用会议室时,可及时向综合管理部提出申请并登记使用。
(5)如会议室使用时间发生冲突,则按照局部服从整体的原则,公司会议优于部门会议,部门会议由部门之间本着重要紧急优先的原则,由综合管理部统一安排解决。
(6)会议室使用过程中,会议室的设备设施由综合管理部派专人负责操作,其他人不得擅自使用、操作,结束时应及时整理场地,会议负责人关闭各种设备及照明并通知综合管理部,并由综合管理部派人及时清理打扫,方便公司其他会议的随时使用。
(7)无会议期间,严禁在会议室会客打牌、嬉戏打闹、休息、聚会等。
三、会议费用
(一)公司对会议经费实行预算管理,综合管理部按年度会议计划对会议经费进行管理。
(二)会议经费开支与标准严格按照年初公司预算执行,会议经费的使用应先审批,后支用,会议召开前主办部门应编制费用预算计划,按年度财务预算管理办法并报总经理、董事长审批。
四、会议禁则
(一)勤俭办会。经批准召开的会议要严格控制会议数量、规模、会期和经费,会议主办部门不得违反国家有关规定,不得突破公司会议经费标准。
(二)注重会议质量。组织召开会议必须目的明确、准备充分、关注成果,会议出席对象应与会议直接有关,自觉遵守会议纪律。
五、例会管理
(一)经理办公会
会议时间:每周一(中午12:30—14:30)
主持人:总经理
记录人:总经理秘书或指定人
参加人:副总经理、各部门经理、主管
会议内容:(1)各部门主管、经理、副总经理汇报上周工作开展情况;
(2)部门间就工作中的一些问题进行协调沟通;
(3)学习公司及政府相关文件、法规,学习培训有关新知识。
会议要求:
(1)会前做好准备,会议时间控制在1小时之内;
(2)重要工作编制计划表,各部门主管、经理、副总经理会后做好各项工作的布置、推进工作;
(二)部门例会:
会议时间:各部门例会时间见附则
主持人:部门经理/主管
参加人:部门全体人员
会议内容:(1)各成员汇报上周工作开展情况;
(2)部门内就工作中的一些问题进行协调沟通;
(3)学习公司及政府相关文件、法规,学习培训有关新知识。
会议要求:
(1)会前做好准备,会议时间控制在1小时之内;
(2)重要工作编制计划表,部门经理会后做好各项工作的布置、推进工作;
会议附则:(1)公司例会,各部门人员原则上不允许请假,会议必须准时参加;
(2)本制度各项条例纳入绩效考核范畴;
(3)会议记录按公司统一格式,每场会议结束后两个工作日内将电子版本会议记录发送至综合管理部统一存档备案,总经理、董事长随机抽查、审阅。
(4)各部门例会时间安排如下,无特殊情况严格按此时间执行: