撰写毕业论文的一些方法和技巧

撰写毕业论文的一些方法和技巧

作者：tonyjzit

2007年11月21日

目 录

1 绪 论 ....................................................................................................................................... 1

1.1 选题意义 ....................................................................................................................... 1

1.2 研究现状 ....................................................................................................................... 1

1.3 本文的主要内容 ........................................................................................................... 1

2 写作前的准备工作 ................................................................................................................... 2

2.1 工具栏的设置 ............................................................................................................... 2

2.2 模板的制作 ................................................................................................................... 3

2.3 自动编号 ....................................................................................................................... 5

3 图、表的交叉引用 ................................................................................................................... 8

3.1 定义题注 ....................................................................................................................... 8

3.2 插入题注和交叉引用 ................................................................................................... 9

4 公式的插入 ............................................................................................................................. 11

4.1 MathType在Word中的界面 ..................................................................................... 11

4.2 公式的插入 ................................................................................................................. 12

5 参考文献的插入 ..................................................................................................................... 15

5.1 Endnote在Word中的界面 ........................................................................................ 15

5.2 Endnote的设置 .......................................................................................................... 15

5.3 参考文献插入Word的方法 ...................................................................................... 16

参考文献 ......................................................................................................................................... 17

1 绪 论

1.1 选题意义

网上读书园地的朋友大多是有学历的，因此都有撰写毕业论文的经验和体会。在撰写毕业论文时，一方面要考虑文章的结构和内容，另一方面还要分神去设置不同标题的字号、字体，实在是一项艰巨而烦琐的工作。论文初稿完成后，交到老板手里，老板总会提出一些修改意见的。如果只是一些字句的修改还好说；如果要求增减图、表或者公式，那么增减处之后的图、表、公式等的序号都需要一一修改。费尽九牛二虎之力按老板的意见修改完成，这还不算完，还有内审、外审的修改意见等着你呢！因此，有必要对“如何避免这些麻烦”、“有哪些word的使用技巧可以使复杂工作简单化”等问题进行研究和探讨。

1.2 研究现状

目前，介绍Office系列软件的书籍和资料层出不穷，内容却大同小异。本人在此推荐两本独具特色的书籍：《Word排版艺术》和《其实你还没懂Word》。

《Word排版艺术》(侯捷, 2004)的作者侯捷先生是台湾著名的电脑图书作家，已发表著作、译作数十种，他撰写该书有三大优势：①他是电脑软件专家，对Word有深入了解；②他亲自用Word排版制作了近30种图书，对Word排版了如指掌；③侯捷先生文笔功底深厚，表述流畅生动，向来深受大家称许。

《其实你还没懂Word》(顾经宇, 2002)的作者顾经宇同学是位在读的医学博士。该书充分讲述了一般Word教程未曾详述的样式、文档结构图、大纲、自动编号、域、宏、目录、题注及交叉引用、主控文档等，使大家在最短的时间内，最有效地掌握最切合实际需求的实战技能，从而极大地减少低级操作所无法避免的大量重复劳动，并进而实现许多低级操作根本无法实现的需求。

另外，从网上下载的一篇罗庆丰的文章《Word长文档的制作技巧》(

长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能。 罗庆丰, 2004)，介绍了

1.3 本文的主要内容

本文主要介绍作者在撰写论文时的一些方法技巧。

第2章介绍在撰写论文前的一些准备工作，包括word工具栏的设置、文档模板的制作以及标题自动编号的设置。

第3章介绍如何使用“插入题注”和“交叉引用”完成图、表的序号插入。

第4章介绍使用MathType输入公式以及公式序号的方法。

第5章介绍使用Endnote插入参考文献序号以及设置参考文献格式的一些方法和技巧。

2 写作前的准备工作

磨刀不误砍柴工！在准备撰写毕业论文前，将准备工作做好、做足，可以起到事半功倍的效果。

2.1 工具栏的设置

Word的默认工具栏将一些常用命令和工具的图标收集其中，非常方便使用。但默认的“常用”未必是我们认可的“常用”，有必要按自己的喜好重新设置，将自己最常用的命令、工具添加至工具栏内。设置方法如下：

⑴ 点击菜单“工具”－“自定义”，选择“命令”，如图 2-1所示。

图 2-1 自定义工具栏

⑵ 在“类别”中选择常用命令所属的类别。如“页面设置”属于“文件”类别，点击“文件”，然后在“命令”一栏中，找到“页面设置”。

⑶ 鼠标左键点中选择的命令，如点中“页面设置”不放，然后将其拖至工具栏中自己认为合适的位置，放开左键。

⑷ 鼠标右键点击工具栏里的图标，可以修改图标的一些属性，如图 2-2所示。为了节约工具栏的空间，可以选择“默认样式”，则只显示图标不显示说明文字；如果选择“图像与文字”，则既显示图标又显示说明文字。另外，可以通过“按钮图像”的一组工具，复制、粘贴、编辑命令图标，直到自己满意为止。当然，自己不常用的命令图标，也可以使用“删除”命令将其请出工具栏。

图 2-2 修改命令图标的属性

⑸ 通过上面的几个步骤，将自己常用的命令图标依次拖至适当的位置，工具栏的设置工作就完成了。

图 2-3是我的word工具栏。常用命令的所属类别分别为

页面设置（第1排第4个）：文件 打印„（第1排第6个）：文件

题注（第1排第18个）：插入

文档结构图（第1排第24个）：视图

下标（第2排）：格式

图 2-3 我的word工具栏 来自文件„（第1排第17个）：插入 交叉引用„（第1排第19个）：插入 公式编辑器（第2排）：插入 上标（第2排）：格式

2.2 模板的制作

如果你经常需要写不同格式的文章，建议你按下面介绍的方法，为每种格式创建一种模板，方便今后的使用。

建立模板的步骤如下：

⑴ 新建一个空白文档，点击菜单“格式”－“样式和格式”，在屏幕的右侧出现如所 图 2-4所示的窗口。

⑵ 假设需要修改“标题1”，则把鼠标指向“请选择要应用的格式”下面的“标题1”，然后按右侧出现的下拉箭头，选择“修改（M）„”，出现如图 2-5所示的弹出窗口。

⑶ 根据自己的需要，修改“标题1”的字体、字号、加粗、倾斜、下划线、居中等属性，或者从“格式”下拉菜单中对字体、段落等进行更细致地定义。强烈建议给常用的几种格式定义快捷键！

图 2-4 “样式和格式”窗口

表 2-1 本文的模板中各格式的属性

格 式

标题1

标题2

标题3

标题4

正 文

图注(中)

图注(英)

表注(中)

表注(英)

参考文献 属 性 黑体三号字，居中，段前段后间距：10磅，快捷键：Alt+1 黑体四号字，悬挂缩进1.02厘米，段前段后间距：6磅，快捷键：Alt+2 楷体小四号字，悬挂缩进1.27厘米，段前段后间距：0.5行，快捷键：Alt+3 宋体五号字，加粗，悬挂缩进1.52厘米，段前段后间距：3磅，快捷键：Alt+4 宋体五号字，多倍行距：1.1行，快捷键：Alt+S 黑体小五号字，居中，段前：0.5行 Times New Roman小五，居中，段后：0.5行 黑体小五号字，居中，段前：0.5行 Times New Roman小五，居中，段后：0.5行 宋体小五号字，悬挂缩进2字符

图 2-5 修改样式

⑷ 设置完成后，点选“添加到模板”和“自动更新”，然后点“确定”。至此，“标题1”属性的修改完成。用同样的方法，对其它格式进行修改。本文的模板中各格式的属性如表 2-1中所列。正式的毕业论文中图、表要求有中文和英文的编号、说明，即表中所列的“图注（中）”、“图注（英）”和“表注（中）”、“表注（英）”。

⑸ 各种样式和格式设置完成后，点击菜单栏中的“文件”－“另存为„”，在“保存类型”选择“文档模板”，然后给这个模板起个名字（如paper.dot）即可。

⑹ 如果需要利用这个模板建立一个空白文档，双击此模板文件（paper.dot）即可。

2.3 自动编号

标题的自动编号是在模板的标题设置中完成的。

⑴ 首先对“标题1”的编号进行设置。图 2-5中点击“格式”－“编号”，弹出如图 2-6

所示窗口。点击“多级符号”，然后在其中任选一种多级符号，点击“自定义„”，弹出图 2-7所示的窗口。

图 2-6 项目符号和编号

图 2-7 自定义多级符号列表

⑵ 设置“标题1”的编号时，在“级别”中选择“1”，起始编号为“1”，“将级别链接到样式”选择“标题1”。

⑶ 设置“标题2”～“标题4”时，在图 2-6中选择“标题1”的多级符号，在图 2-7

中分别选择“级别”：“2”～“4”，起始编号仍为“1”，“将级别链接到样式”选择“标题2”～“标题4”。

⑷ 将以上设置保存在模板中，自动编号的设置就完成了。

设置简单，应用起来就更简单了。比如本章的标题，首先在空白文档的第一行输入“写作前的准备工作”，然后按Alt+1（标题1的快捷键），出现图 2-8所示的样子。由于在模板中对“标题1”的“起始编号”设置为“1”，因此按Alt+1后，编号自动为“1”。对于除第1章外的其它章，需要进行修改。

图 2-8 Alt+1后的第2章标题

点击菜单“格式”－“项目符号和编号”－“多级符号”，选择设置的多级符号，点击“自定义”，将“起始编号”改为对应的章数，如“2”，就会出现图 2-9所示的样子。

图 2-9 修改后的第2章标题

好在只需要对“标题1”做以上的修改，对于“标题2”～“标题4”，直接按“Alt+2”～“Alt+4”，就会自动按顺序编号，不会出现错误的。

准备工作暂且介绍到这儿！赶快动手为你的报告、期刊论文、毕业论文„„制作几个模板吧。

3 图、表的交叉引用

一般来说，文章中的图、表要求有相应的序号和说明，以方便文中的引用。很多人在输入图序、表序、图表说明和引用时，是手工一一输入的。这种输入方法存在一个问题：当文章中需要插入图或表时，后面的图序、表序、说明和引用都要一一修改。如果文章比较短小，图、表比较少，这种修改尚可接受；如果是象毕业论文这样的长论文，图、表相对较多，修改起来很令人心烦，而且容易漏改、误改。本章介绍的插入“题注”和“交叉引用”的方法，可以避免这种烦恼。

3.1 定义题注

点击菜单“插入”－“引用”－“题注”，弹出如图 3-1所示的窗口。从“标签”中可以看到，Word的初始选项中只有“图表”和“表格”标签，而我们论文的习惯是“图”、“表”。因此，需要新建两种标签。

图 3-1 题注窗口

点击图 3-1中的“新建标签”，弹出“新建标签”窗口，填入“图”或“表”，按“确定”，即建立了“图”或“表”的标签，在“标签”内可以看到新建的标签。然后点击“编号”，弹出如图 3-2所示的“题注编号”窗口，可以在此设置图序或表序的格式。

图 3-2 题注编号窗口

在图 3-2中，如果不选“包含章节号”，图序的形式为“图1”，不包含章节号；如果选

择了“包含章节号”，则可以在“章节起始样式”中选择“章号”或“节号”。如本文中，“标题1”对应着“章号”，“标题2”对应着“节号”，所以选择了“标题1”，图序的形式就为“图 3-1”。在“章号”和图号之间的分隔符，可以通过“使用分隔符”来选择。

表序的设置与图序一样。正规毕业论文或期刊论文，要求有中英文的图序和表序，因此需要用此方法设置英文图序“Fig.”和英文表序“Table”。

3.2 插入题注和交叉引用

下面以一个例子介绍插入图形、插入图序、文中引用（即交叉引用）的过程。

⑴ 把光标定位在需要插入图形的位置，然后点击菜单“插入”－“图片”－“来自文件„”，根据提示选择需要插入的图形。

图 3-3 “插入题注”示例

⑵ 换行后，点击菜单“插入”－“引用”－“题注”，从“标签”中选择“图”，点击“确定”，文中自动出现“图 3-3”的字样，图的序号是自动排列的。然后输入图的说明““插入题注”示例”。

图 3-4 选择“图示（中）”的样式

⑶ 由于在模板中已经定义了“图注（中）”的样式，此时，只需从“样式”栏中选择“图注（中）”即可，如图 3-4所示。图 2-5

⑷ 在文中需要引用图序号时，点击菜单“插入”－“引用”－“交叉引用”，弹出如图 3-5所示窗口。在“引用类型”中选择“图”，“引用内容”中选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”中选择需要引用的题注，点击“插入”。

图 3-5 “交叉引用”窗口

上面介绍了图的交叉引用的过程，显然表的交叉引用方法是相同的。想不想体验一下交叉引用的方便之处？

⑴ 即将出现的引号里面就是一个交叉引用，按住Ctrl点击一下试试：“图 3-3”。是不是自动跳转到了图 3-3的位置？

⑵ 在第2节标题“3.2插入题注和交叉引用”的前面插入一张图，并在图下面插入一个“图”的题注，看看原来的“图 3-3”～“图 3-5”是不是自动变成了“图 3-3”～“图 3-5”？再注意观察一下，文中的交叉引用似乎并没有跟着变过来。别着急，其实它们已经改变了，只是交叉引用的域未更新而已。按Ctrl+A选择全文，然后按“F9”键，就可以看到改变过来的交叉引用了。

鉴于“插入图片”、“插入题注”和“交叉引用”这三种命令使用的很频繁，在设置工具栏时，将这三种命令的图标添加至工具栏内，详见2.1。

4 公式的插入

论文中公式的输入，一般应用MathType软件。Office2003附带的MathType版本是3.0，其输入功能不够完善，而且无法自动导入公式的序号。本章主要介绍MathType5.2汉化版在Word中插入公式及公式序号的方法，具体的公式输入请参看有关MathType软件的说明和介绍。

4.1 MathType在Word中的界面

安装了MathType软件后，该软件将在Word的主菜单上自动添加菜单项，如图 4-1所示。

图 4-1 MathType在Word中的菜单

但是，也会出现意外，即在主菜单中没有“MathType”一项（很不幸，我在安装完后就没有这一项）。我猜测：如果将Office和MathType完全卸载（包括注册表中的信息），然后先安装Office，再安装MathType，应该会出现“MathType”菜单。由于本人比较懒，不想卸载重新安装，所以找了以下的替代方法。

点击菜单“工具”－“模板和加载项„”，出现如图 4-2所示的弹出窗口。在“共用模板及加载项”中，选中“MathType Commands 5 For Word.dot”，按“确定”，在工具栏会出现MathType各种常用命令图标的工具栏，如图 4-3所示。但是仍然有几个命令的图标没有出现在该工具栏中，可以按照下面（参照第2章）的方法加入。

图 4-2 “模板和加载项”窗口

图 4-3 MathType工具栏

点击菜单“工具”－“自定义”－“命令”，在“类别”中选择“宏”，然后在“命令”中选择相应的MathType命令。上图显示的工具栏中，已经增加了两个常用命令，分别是：

“MathTypeCommands.UILib.FormatEqnSec” （图 4-3工具栏中第7个）

“MathTypeCommands.UILib.FormatEqnNum” （图 4-3工具栏中第9个）

4.2 公式的插入

公式的插入分两种情况：一种是“插入内嵌式公式”，一种是“插入序号右对齐公式”。

4.2.1 内嵌式公式（Insert Inline Equation）

将光标停在需要插入公式的位置，点击图 4-3工具栏中第1个图标，即打开MathType的输入窗口，公式输入完毕后，关闭窗口，即可在Word中显示出输入的公式。如果想要输入一些特殊符号，也可以用此方法。

4.2.2 插入序号右对齐公式（Insert Right-Numbered Display Equation）

理工科论文一般要求公式的序号是右对齐的，因此主要介绍这种公式的插入方法。 ⑴ 将光标停在需要插入公式的空行，点击图 4-3工具栏中第4个图标，如果这是该文件中第一次输入右对齐公式，会弹出如图 4-4所示的窗口。“Starting chapter number”可以不管，在“Starting section number”中输入章序号。如本章，则输入“4”，按“OK”后，

弹出MatyType的输入窗口。

图 4-4 插入公式序号时的弹出窗口

公式输入完毕后，关闭窗口，即可在Word中显示出输入的公式。公式自动居中，序号右对齐，如式(4.1)所示。

xyz (4.1) ⑵ 在文中需要引用公式的序号时，首先将光标停在需要引用的位置，然后点击图 4-3工具栏中第6个图标，接着找到需要引用的公式序号，双击此序号，则在光标位置自动出现了公式的序号。

⑶ 如果章号改变，要求公式的序号随之改变。可以点击图 4-3工具栏中的第7个图标，弹出窗口如图 4-5所示。在“Section number”中输入相应的章号，按“OK”，文中的公式序号随之改变，引用的序号也跟着改变。

图 4-5 “更改章节号”窗口

⑷ 序号的格式也可以按要求改变。点击图 4-3工具栏中第9个图标，弹出窗口如图 4-6所示。在此窗口中，可以修改“Section Number”（对应着章序号）、“Equation Number”（公式序号）、“Enclosure”（括号）、“Separator”（分隔符）。有些论文要求分隔符用短线，即在此修改。

图 4-6 “格式化公式序号”窗口

采用本章介绍的插入公式方法有三大好处：版面简捷美观；双击引用的公式序号，自动跳转到该公式处；若文中增减公式，随后的公式序号自动更改。

5 参考文献的插入

文献管理软件有很多种，功能上也大同小异。这一章介绍Endnote X1在Word中插入参考文献的方法。

5.1 Endnote在Word中的界面

安装了Endnote X1后，在Word的菜单“工具”中会出现“Endnote X1”的子菜单，如图 5-1所示。

图 5-1 Endnote在Word中的菜单

也可以在工具栏的空白处，点击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“Endnote X1”调出“Endnote X1”工具栏，如图 5-2所示。

图 5-2 Endnote X1工具栏

5.2 Endnote的设置

不同类型的文章对于文献格式的要求也不同，因此首先需要设置论文的参考文献格式。 ⑴ 点击图 5-2中第2个图标，打开Endnote软件。

⑵ 点击Endnote的菜单“Edit”－“Output Styles”，如果要新建一种文献格式，则接着点击“New Style„”；如果要在某原有格式上进行修改，如默认的Annotated，则点击“Edit “Annotated””（强烈建议采用此方法，可以省事不少），将打开如图 5-3所示的窗口。

图 5-3 修改文献格式窗口

⑶ 选择左栏中“Bibliography”下面的“Templaes”，在右栏就显示出不同文献种类的显示格式，如Journal Article（期刊文献）、Book（书籍）、Thesis（毕业论文）、Conference Proceedings（会议论文）等。在此基础上进行修改，然后点击菜单“File”－“Save as„”，就完成了文献格式的设置。具体如何修改，请参阅Endnote的软件介绍。

图 5-3中是按照毕业论文的参考文献要求修改的格式，插入Word后的效果如下（文献类型依次为：期刊、书籍、毕业论文和会议论文）：

[1] 醉乡常客, 野樵, 天人合一. BBS灌水合法性初探[J]. 网上读书园地学报, 2007, 6(11): 13-16

[2] 小兔子,老板娘. 虚拟社区中的“赚钱”大法[M]. 北京: 园地茶馆出版社, 2007

[3] 醉乡常客. 从灌水菜鸟到总版主的成才之路[D]. 网上读书园地博士学位论文, 2007

[4] 野樵,彳亍. 园地马甲数量的模糊统计方法[A]. 第三届网上读书园地管理技术探讨年会[C]. 广州: 网上

读书园地出版社, 2007: 111-114

5.3 参考文献插入Word的方法

正式文章要求文后的参考文献按其在正文中出现的次序排列。下面介绍正文中插入参考文献序号的方法。

⑴ 打开欲插入参考文献的Endnote文件，选择将要插入的参考文献（一个或数个）。 ⑵ 将光标停在Word文档中欲插入参考文献的位置。

⑶ 点击图 5-2中第4个图标，Endnote自动将文献序号插入正文中，并且在文章最后按序号排列参考文献。当再次插入参考文献序号时，所有的序号将按出现的顺序重新排序，文章后面的参考文献也按序号重新排列。

⑷ 此时，参考文献的样式（字体、字号等）并不符合要求。没关系，先选择整个参考文献，然后从“样式”下拉菜单中选择已定义好的“参考文献”样式，就会出现满意的效果了。

参考文献

顾经宇, (2002). 其实你还没懂Word. 上海科学技术出版社, 上海. 侯捷, (2004). Word排版艺术. 电子工业出版社, 北京.

罗庆丰, (2004). Word长文档的制作技巧. 天极办公软件.