信贷档案管理办法(2010)222

00县农村信用合作联社

信贷档案管理0办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范全县农村信用社信贷档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据《中华人民共和国档案法》、《贷款通则》、《陕西省农村信用社贷款操作规程》和“三个办法一个指引”等有关法律法规的规定，结合全县农村信用社实际，制定本办法。

第二条 本办法所称信贷业务档案是指各信用社、信用分社(含联社营业部 下同)在办理信贷业务过程中形成的用以记录和反映信贷业务全过程及与信贷客户关系的重要文件、凭据和图表、声像资料。主要由客户和担保人基本资料、信贷管理资料、信贷业务中的相关契约和法律文件等组成。

第三条 信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第四条 管理原则及管理方式。信贷档案管理坚持真实性、完整性、及时性原则；实行逐级建档、统一管理的方式。

1、真实性：信贷档案要求为正本、原件，对于无法收集原件而只能收集复印件的重要信贷档案资料，信贷员应将复印件与原件核对后，在复印件上加盖“与原件核对无误，再复印无效”字样的

红色印章，注明核对日期，并签字确认。为了档案的整齐，资料装（夹）订以下、右齐，要求复印件统一为A4纸张。

2、完整性：信贷档案资料要求内容完整、要素齐全。

3、及时性：信贷档案资料要及时更新、补充，每季定期收集企事业单位或自然人的财务等信息及贷后检查记录和所需要的其它资料，并及时归入信贷档案。

第五条 县联社、信用社、信用分社分别设立信贷业务档案室，信用社由风险专管员、信用分社由分社主任担任本机构档案管理员，集中管理本级信贷业务档案。

第二章 管理职责

第六条 信贷档案移交档案室管理前，信贷人员按照“谁经办、谁负责”的原则，收集、整理信贷业务档案资料，并对资料的真实性、有效性、规范性和完整性负责。

第七条 信贷档案管理员职责。审核、接收信贷人员收集整理合规的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性进行把关；按照档案管理的要求管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。

第三章 档案内容及收集、整理与建档

第八条 信贷业务档案资料按信贷业务操作流程分可为四类：申报资料、审查审批资料、发放资料、贷后管理资料(附件1、附件

2)。

第九条 档案资料的收集和整理。

(一)农户经济档案的收集、整理和归档。①农户经济档案由管片信贷人员管理，随时更新；②信用等级评定会议记录、审批记录、贷款额度核定表等审批资料，于核定额度工作结束后5个工作日内由所在信用社风险专管员以行政村(或社)为单位装订成册并加盖骑缝章后移交信贷档案室专柜保管。信用分社由社主任以行政村(或社)为单位装订成册并加盖骑缝章后移交信贷档案室专柜保管。

(二)农户小额信用贷款建档标准：单户余额在2万元以上(含2万元)按户建档。

(三)对分类确定的2万元以下的农户小额信用贷款发放资料、贷后管理资料由管片信贷人员收集，于每笔贷款发放后5个工作日内，以行政村(或组)为单位统一整理、汇集立卷，编制交接清单移交信贷业务档案室专柜保管，一组一盒保管。

(四)农户其他贷款、个体工商户和公司类贷款信贷档案按户分类立卷建档。

(五)每笔信贷业务的申报资料、审查审批资料、发放资料由信贷人员收集，按申报资料→审查审批资料→发放资料顺序整理成卷；贷后管理资料由管户信贷人员按资料形成时间先后顺序按户收集整理成卷。

(六)信贷人员将收集、整理成卷的资料，按卷内资料顺序逐页编制流水页码，填制《宁强县农村信用社信贷业务档案卷内目录》

(附件3)一式两份。

第十条 档案资料的移交。

(一)移交时间。申报资料、审查审批资料、发放资料应在每笔信贷业务发生后5个工作内，经办信贷员及时向档案管理员移交。

(二)信贷业务档案的移交必须严格履行交接手续。档案管理员按照《宁强县农村信用社信贷业务档案卷内目录》对资料进行点收、核对无误后，与移交人在《宁强县农村信用社信贷业务档案卷内目录》上共同签字，一份附案卷作检索目录，一份由移交人员留存。对不符合整理和移交要求的，档案管理人员不予接收。如档案管理员工作不认真接收了不符合规定、资料不齐的信贷资料，被信贷部门及稽核审计检查发现责任由档案管理员负全部责任。

(三)抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等权证原件应于收件当日移交出纳部门入库视同现金管理，会计部门纳入表外科目核算。

(四)信贷业务执行期间，档案采用拉杆式文件夹盛放，以利不断补充和使用。

(五)对移交档案后形成的贷后管理文件材料，管户信贷员应随时整理并移交，移交方式同上。

第十一条 档案管理员对经办信贷员移交的信贷资料要在7个工作日内按照便于保管、查找和使用的原则，分户建档。

(一)档案管理员将收到的案卷资料按户整理。档内有多笔业务

的，按笔立卷，以信贷业务发放时间排列卷号，按户编制档案号，将档案资料按户专盒(夹)(附件4)保管。档案盒(夹)上应标明，客户名称、建档时间、档案号、保管期限、盒号。

1、档案号的编制方法：①农户小额信用贷款按“贷款社机构代码(综合门柜系统机构代码)+村(综合门柜系统村代码)+组(综合门柜系统组代码)+入档顺序号”组成。如张某某为0县00镇0村坝村一组村民，入档顺序号为88号。其档案号为：[1**********]8(注：060611为00联社00信用社的机构代码，02为0村代码，Ol为街民村村一组代码，88为入档顺序号)；②农户其他贷款、个体工商户贷款和公司类贷款由“贷款社机构代码+客户类别区分码+年份(后两位)+入档顺序号(四位)”组成。贷款社机构代码即综合门柜系统机构代码（后六位）；客户类别区分码分为公司类客户和个人客户代码，公司类客户代码“A”，个人客户代码“B”；入档顺序号按入档时间顺序从0001依序编列。公司类客户和个人客户档案号应分别编制。举例说明：●公司类客户档案编号：如00县000有限责任公司2010年6月18日在联社营业部借款1笔400万元，人档顺序号28笔。其档案号为：060601A100020（注：060601为联社营业部机构代码，A为客户类别区分码，10为年份(后两位)，0028为入档顺序号四位）；●个人客户档案号：如赵某某2010年8月8日在00社借款1笔80万元，入档顺序户666笔。其档案号为： 060602B100666（注：060602为00社机构代码、B为客户类别区分码、10为年份(后两位)、0666为

入档顺序号4位）。

2、以档案号顺序分客户类别建立《00县农村信用社x x类客户信贷业务档案登记簿》(附件5),客户类别为：农户小额信用贷款类、个人类和公司类。

3、存放保管。个人客户和公司类客户档案应分柜存放保管，柜内档案盒(夹)按《宁强县农村信用社x x类客户信贷业务档案登记簿》登记顺序排列。

(二)已结清信贷业务的档案要以业务时间顺序按季(年)装订成册，归为备查类。

(三)与房地产开发商、汽车经销商、小额贷款担保中心等合作批量办理的个人住房贷款业务、个人消费信贷业务，创业促就业信贷业务可将合作协议项下的客户归集建立总档，以客户名称、发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档。分档参照立卷、建档要求管理。

第十二条 贷款审批委员会(贷款审批小组)的审批运作资料(审批会议记录)，由信用社指定专人收集，按笔以会次时间顺序按年装订，信用社由风险专管员、信用分社由社主任加盖骑缝章后，编制交接清单移交信贷档案室专柜保管。超权限上报审批的贷款，发放机构留存原件为常用类，上级审批机构留存复印件为备查类。 第十三条 信贷档案资料实行分类整理归档，具体划分为，常用类、备查类、参考类和综合类。

常用类：①未收回贷款的原始资料（资料内容包括附件1、附件2）；②已核销贷款资料；③央行专项票据已置换贷款资料，分三个区域分别保管。

备查类：档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清贷款客户的贷款资料从常用类立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，按季(年)整理装订成册，转入备查类归档保管。

参考类：凡本单位各项信贷考核、监测表、信贷计划执行情况表等，进行分类按年装订、分盒管理。

综合类：主要包括：各类信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报，及各种临时报表；信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告等资料；信贷资产五级分类各种材料及各类台账；信贷宏观管理文件、国家有关政策规定、本辖区基本情况、上级和本单位制订的制度规定办法措施、信贷工作总结等资料，分类装订，分盒入档管理。

综合类档案在次年的第一季度前归档。报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。

综合类、备查类、参考类档案要采用三孔一线的装订方法，不能装订的案卷，如各种报表，应使用统一的报表封面、封底，用细线装订。卷内文件材料要取掉金属物，卷面及档案皮按规定填写清

楚。

第四章 档案调阅

第十四条 系统内人员因工作需要借阅信贷业务档案，借阅人应填写《00县农村信用社信贷业务档案借阅登记簿》(附件6)，登记借阅人姓名、借阅日期、借阅内容、借阅用途等，信用社由社主任、信用分社由分社主任审批同意后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，且必须当天归还。

信贷人员如需借阅或影印，除按上述规定登记审批外，档案管理员必须全程陪同。

第十五条 系统外人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明，并经县级联社分管信贷管理的主任审批后方能查阅(法律明文规定不予审批的除外)，查阅或影印时应派专人和档案管理员在场陪同，严禁将原件借出。

第十六条 档案管理员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并立即向信用社主任报告。必要时要向联社领导报告。

第十七条 因业务需要提取出纳业务库中的权证类(抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等)档

案时，信贷员要填制重要抵(质)押品出库单(附件7)，经信用社负责人签批，交给档案管理员，档案管理员到会计部门办理必要的出入库手续。

第五章 保管期限

第十八条 ①“常用类、综合类中的信贷统计报表年报、信贷政策、制度、办法类文件”档案列为永久保管；②“备查类”档案保管期限为15年；③“参考类、综合类中除信贷统计报表年报、政策、制度、办法类文件外的其它资料”保管期限为10年。

第六章 档案销毁

第十九条 对超过保管期、需要销毁的信贷业务档案由档案管理员提出并慎重鉴定，编制《00县农村信用社信贷业务档案销毁清册》(附件8)，经本单位审查提出，报联社主任办公会议研究通过，由联社业务发展部专文报请省联社汉中办事处审批后组织销毁单位进行销毁。档案销毁须由联社信贷管理部门、会计部门、稽核部门派员现场监督。档案管理员、信贷部门、会计部门和稽核部门负责人同时在销毁清册上签字备查。

第二十条 政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行。

第七章 其他规定

第二十一条 存放。信贷档案资料放置在坚固的箱、柜内，并加强防盗、防火、防潮湿、防虫蛀、防腐蚀等方面的设施。

第二十二条 档案管理员应保持相对稳定，因工作变动离岗的，应对信贷档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。档案资料办理移交手续，要由有关本单位负责人进行监交。

第二十三条 信贷业务档案管理工作的检查和督导。联社每年应进行一次档案管理检查，对未按规定要求设立信贷业务档案室集中管理信贷业务档案或未按规定履行档案管理职责形成风险的，按照有关制度规定追究相关责任人责任；对信贷业务档案管理工作成绩突出的，给予表扬和奖励。

第八章 处 罚

第二十四条 信贷档案管理员因工作失误造成信贷档案（含电子档案）丢失、虫蛀、腐蚀、涂改、复制的每个资料处罚现金200元，造成债权债务失去法律效力的要追究信贷档案管理员贷款赔偿责任。

第二十五条 信贷档案管理员不按照程审批序办理信贷档案借阅，造成信贷档案丢失、腐蚀、涂改、复制的每个资料处档案管理员处罚现金200元，造成债权债务失去法律效力的要追究信贷档案管理员的贷款赔偿责任。

第二十六条 借阅人从信贷档案室借出的信贷档案造成丢失、腐蚀、涂改、复制、不按时归还的处罚借阅人300元罚款，造成债权债务失去法律效力的要追究借阅人的贷款赔偿责任。

第二十七条 随意退还信贷档案、资料、外借信贷档案的处罚责任人现金500元，造成债权债务失去法律效力的要追究责任人的贷款赔偿责任。

第二十八条 信贷业务办理完结，信贷人员不按规定时间将信贷档案移交档案室归档的每笔处罚信贷人员100元。

第二十九条 有下列行为之一的，给予有关责任人经济处罚200元-1000元罚款并给予警告至记过处分；情节严重或造成严重后果的，给予记大过至开除处分或解除劳动关系：

(一)不按时归档，或归档文件材料不齐全，经批评教育仍不改正的；

（二）擅自缩小信贷档案接收归档范围，造成严重后果的；

（三）将应当归档的文件、信贷资料等据为己有，拒绝交档案管理员归档的，经批评教育仍不改正的；

（四）玩忽职守，造成信贷档案重大损失的；

（五）明知所保存档案面临危险而不采取有效措施；

（六）未经审批，擅自销毁档案或涂改、伪造档案的；

（七）未经主管部门批准，擅自在网上公布带密级档案的；

（八）以牟利为目的，出卖档案的。

第三十条 联社稽核员要依法履行职责，对不认真执行信贷档案管理办法的单位和责任人，有权依照本办法相关条款规定进行现场处罚。如稽核员工作不尽职，对信贷档案管理不规范、不按办法

要求建档的没有进行现场处罚或者没有发现的，如被上级各种检查发现，除对相关责任人进行处罚外，同时对包片稽核员依照对相关责任人处罚金额的50%进行罚款。

第九章 附 则

第三十一条 本办法实施前所发放的未还清的贷款，信贷档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档(历史旧档案，确无法完善的，以现有的装订归档管理)；对新发生的贷款，信贷档案管理要严格按本办法进行管理。

第三十二条 本办法由00县农村信用合作联社制定、解释和修订。

第三十三条 本办法自发文之日起施行。