岗位说明书填写注意事项

岗位说明书填写注意事项

一、岗位基本情况

（一）岗位名称：需统一规范，不可出现前后同一岗位名字不符的情况；

（二）岗位类别：综合管理类、专业管理类、专业技术类、生产操作类、业务类和服务类；

（三）所属部门；

（四）直接上级：通常同一岗位的直属上级只有一个，不能出现多头领导的情况；

（五）直接下级；

（六）岗位编制：即岗位在职人数；

（七）编制时间：根据岗位说明书最近一次修订开始的日期填写，详细至月份。

二、职责与工作任务

（一）职责概述

是指对岗位最核心职责的高度概括，可以理解为该岗位设置的目的。要求准确、客观、精炼，用1句话概括岗位的主要功能，简短而准确地说明该岗位为什么存在。可以从以下角度通俗的进行理解：

1、公司或部门职责的哪一部分或哪几部分由该岗位完成，并对这些内容进行概述。

2、该岗位对公司的主要或独特贡献是什么？

3、我们为什么需要这一岗位？

例如办公室负责人通常的职责概述为：负责综合办公室全面工作，统筹管理公司行政后勤服务工作。

（二）职责与工作任务的划分及描述方法

1、职责的划分

在修订岗位说明书时，至关重要的是要准确填写该岗位的职责以及承担这一职责所要完成的任务。在编写职责时。首先应将本岗位职责的几个大块找出来，并按与业绩有关的重要职责、日常工作职责以及临时突发职责进行排序。在进行职责划分时需结合部门职能职责，保证每一条部门职责都有对应岗位执行。此外，同一岗位职责不可由多个岗位负责，一个岗位应尽量避免跨部门的职责。

例如：对办公室主任来说，其职责大块有文秘管理、公关管理、日常行政管理、档案管理、部门内部人员管理以及领导交办的临时工作六大模块，以上述职责排序已经按照与业绩有关的重要职责、日常工作职责以及临时突发职责进行排序。

2、职责描述

在具体描述时，每项职责都应尽量以流程的形式描述，一般的描述格式为动词+名词宾语+进一步描述的词语 。例如“组织拟定并审核公司各种公文、报告和会议文件。”“动词”是“组织拟定并审核”，“名词宾语”是“公司各种公文、报告和会议

文件”，如需“进一步描述”，可添加如“监督文件内容的落实”等内容。

3、任务描述

在描述任务时要注意任务和职责的联系和区别，任务是对职责的支撑，因此一项职责往往对应多条工作任务，可以说职责是告诉我们需要做什么，而工作任务则是告诉我们需要怎么样做。我们在衡量一个职责是否履行时，主要看与这项职责相关的工作任务是否完成。

例如出纳的某一职责是“负责办理现金收付业务”，这一职责下有三项工作任务：

① 按照国家有关现金管理制度的规定，复核现金收付凭证并据以办理现金收付业务。

② 登记现金日记帐和库存现金登记表。

③ 定期核对库存现金和现金日记帐，保证账账、账实相符。 我们在衡量出纳“负责办理现金收付业务”是否履行时，我们就看这三个任务是否完成。

三、其他说明

（一）工作权限

工作权限表述示例：

1、xx 的决策权；

2、xx 的建议权；

3、xx 工作的监控权；

4、对公司员工奖惩的决定权；

5、对下属人事任免建议权；

6、对所属下级的工作争议有裁决权；

7、对下级的岗位调配有建议权；

8、对员工出勤的监督权；

（二）工作协作关系

即完成该岗位的职责所需要协调的内、外部关系。按照协调范围，工作协作关系分为内部的协作关系和外部的工作协作关系。

内部的协作关系是指为完成本岗位工作，需要与本部门或公司其他部门进行协作、配合。外部的工作协作关系是指为完成本岗位工作，需要与公司外部有关单位、机构、部门产生工作协作关系。

（三）任职资格

1、教育水平

是指从事本岗位工作所需的最低学历要求，学历要和岗位工作相对应，例如：大专及以上、本科及以上、硕士及以上。

2、专业要求

从事本岗位工作所需的相关专业，例如：人力资源管理专业、财务会计、金融学、管理学类等。

3、职称要求

职称是指从事本岗位工作所需要的职称，例如; 初级职称、

中级职称、高级职称。

4、工作经验

工作经验是指从事本岗位工作所需的行业、工作以及岗位经验，其中如果是管理岗位，则需要管理工作经验，例如：1-2年主办工作经验，3年以上主管工作经验，10年以上部门经理工作经验等。

5、知识要求

知识要求中应重点填写岗位所需的专业知识，且专业知识应区分其精通程度：精通程度可以用知晓、熟悉、精通等词加以区别。例如：

一个软件设计人员必须精通相应的软件语言知识；

一个人力资源主管必须精通工作分析的方法、薪点制方法、考核设计的方法；

一个部门管理人员必须知晓必要的财务知识、人力资源管理知识、时间管理知识等。

6、能力素质

能力包括基本技能和业务能力：基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的操作技术。通常指“写作能力、外语能力和计算机能力”，例如：英语四级、计算机三级。

业务能力是指运用所掌握的知识完成业务工作的能力；如项目经理需要具备“根据项目合同编制项目工作计划和控制项目进度的能力”、业务员需具备“开拓市场的能力”。填写时并不需

要将所要求的能力逐一填写，而是根据其能力的重要性，有选择性的填写。

7、从业资格

需明确从业资格不是职称，而是指从事本工作所必须的证件。例如：

会计和出纳必须有会计证才能上岗；其中专业要求是财务会计，其职称要求是中级会计师，从业资格为持有会计证。

8、修订说明

修订说明是记录岗位说明书中的修订事项，应根据修订内容的重要性记录修订时间、修订内容和修订人。需要注意的是，针对新编制的岗位说明书以及仅规范部分措辞的情况，无需一一记录，而对部分重要职责进行修改的，则需要详细填写修订内容。

9、其他

主要包括：工作所需工具/设备、工作环境、工作时间特征。填写时应根据实际工作条件填写，措辞准确规范。例如：

会计岗位所需工具/设备：一般办公自动化设备；

工作环境：办公室；

工作时间特性：常白班，偶尔加班。

附：岗位说明书空白表