现代公文的写作与处理:公文概述

现代公文的写作与处理：公文概述

作者：陈华平 王太钧孙杰

公文的涵义与特点

一、公文的涵义
公文是“公务文书”的简称。
从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文。
从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时所使用的公文。
现在，在行政机关，习惯上将公文和文书、文件这三个名词通用。实际上，公文和文书、文件是三个既密切联系又相互区别的概念。文书与公文、文件是包含与被包含的关系，在被包含关系中，公文与文件可以是并列、交叉、重合关系；公文与文件又是包含与被包含关系；因此，文件是公文的一部分，而公文又是文书的一部分。
二、公文的特点
主要有：
（一）公务性
公文的首要特点就是公务性。
（二）规范性
公文的规范性是指公文具有规范的体式，即规范的体裁和格式。公文规范的体裁和格式是其区别于其他文章的显著标志。
（三）法定性
公文的法定性是指公文作者的法定性。公文使用的主体是单位，也就是说，只有依法成立并能以自己的名义行使权力和承担责任的组织或其法定代表人，才能充当公文的作者。
（四）程序性
公文的程序性是指公文必须履行规范的程序方为合法有效。从公文的撰拟、形成到发布，必须依次经过相应的程序，否则它就不能生效。
（五）政治性
公文的政治性是由国家政权的性质、政党以及国家机关的阶级性质及路线方针决定的。
（六）权威性
公文的权威性来自公文制发机关的权威性和合法地位。
（七）时效性
公文的时效性是指公文在特定的时间区限内具有效力和过了特定的时间区限后及被新的公文取代后即失去效力。
公文的作用
归纳起来，公文的作用有：规范和约束作用、领导和指导作用、沟通和合作作用、宣传和教育作用、依据和凭证作用、档案和史料作用等六个方面。
公文的分类
从对公文的制发和处理具有实际利用价值出发，通常对公文按其效力、使用范围、性质作用、行文方向、收发方式、机密程度、时限要求和载体等方面进行分类。
一、按公文的效力分
按公文的效力分，可分规范性公文和非规范性公文两种。这种划分可适用于所有的公文。
所谓规范性公文，是指具有法定效力和规范体式的文书。这类公文在形成的颁发程序、执行落实上比较规范，约束力强，下级机关必须贯彻执行。
所谓非规范性公文，是指制发程序、行文格式无严格规定，约束力相对较小的文书。
二、按公文的使用范围分
按公文的使用范围分，可分通用公文和专用公文。
所谓通用公文，是指在党政机关、社会团体和企事业单位普遍使用的文书。它又可分为通用规范性公文和通用非规范性公文两类。通用规范性公文是指一切党政机关、社会团体和企事业单位在公务活动中经常使用的，在形成制发程序、执行落实上比较规范，约束力较强的文书。通用非规范性公文是指一切党政机关、社会团体和企事业单位在日常事务活动中形成和经常使用的，其制发程序、行文格式无严格规定，约束力较小，实用性和事务性很强的文书。
所谓专用公文，是指在一定业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文，包括法规公文、司法公文、外交公文、军事公文、经济公文、公关公文等。
三、按公文的性质作用分
按公文的性质作用分，可分法规性公文、指挥性公文、知照性公文、报请性公文、记录性公文。
所谓法规性公文，是指国家权力机关、国家行政机关依据《宪法》规定的权限，制定的法律、法令、行政法规和规章，具有明显的强制性。法规性公文一般包括命令（令）、章程、条例、规定、办法、细则等。
所谓指挥性公文，是指向所属机关传达、贯彻党和国家领导机关的方针政策，体现领导意图，实施工作指挥的公文。指挥性公文一般包括命令（令）、决定、决议、批示、批复、意见等。
所谓知照性公文，是指向受文机关通报情况，知照事项，要求遵守或办理的公文。知照性公文一般包括公告、通告、通知、通报、公报、函、简报等。
所谓报请性公文，是指下级机关向上级机关报告工作，反映情况，提出建议，请示问题的公文。一般包括报告、请示等。
所谓记录性公文，是指用于记载、归纳会议议定事项的公文。一般包括会议纪要、会议记录等。
四、按公文的行文方向分
按公文的行文方向分，可分为上行文、下行文、平行文。
所谓上行文，是指下级机关向具有隶属关系的上级机关报送的公文。如请示、报告等。
所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关发送的或向公众公布的公文。如命令（令）、决定、决议、批示、公报、公告、通知、通告、通报、批复、会议纪要、简报等。
所谓平行文，是指同级机关或不相隶属机关之间为协商或通知有关事项而制发的公文。如函、通知、议案等。
还有一类公文，它既可以用于上行文，又可以用于下行文，还可以用于平行文。如意见、会议纪要等。这类公文又可称为“通行文”或“泛行文”。
五、按公文的收发方式分
按公文的收发方式分，可分为收文、发文。
所谓收文，是指本机关收到的其他机关（包括上级、下级和平级机关）送达的公文。
所谓发文，是指本机关发往外机关（包括上级、下级和平级机关）的公文。
六、按公文的机密程度分
按公文的机密程度分，可分秘密公文、普通公文。
所谓秘密公文，通称密件，指内容涉及党和国家机密的公文。它只能在限定的时间、范围内传达和阅办，以确保机密的安全。密件又按涉密程度分为绝密、机密、秘密三个密级。
所谓普通公文，通称平件，按阅读范围又分为内部文件和公布文件。内部文件指文件内容虽不涉及机密，但也不对外公开发布，只在机关内部运转的文件。公布文件是指向人民群众或国内外公布周知的公文，如公告、通告、法规类的公文，以及某些重要的方针政策性文件。
七、按公文办理的时限要求分
按公文办理的时限要求分，可分常规公文、紧急公文。
所谓常规公文，是指按正常的速度、程序制发和处理的公文，通称平件。
所谓紧急公文，是指内容涉及到重要问题，需要从快制发和处理的文书。紧急公文根据紧急程度可分为“特急”、“急件”，其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
八、按公文的载体分
按公文的载体分，可分纸质公文、电子公文。
所谓纸质公文，是指外在形式以各种纸张、纸板为载体的文书，是沿用时间最长、使用最普遍的文书。
所谓电子公文，是指在计算机系统中形式、处理、传输和存储的电子文书。