企业物资采购合同审计的主要内容及取证方法

作者：张传德

铁路采购与物流 2008年06期

　　一、合同主体审计

　　合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证采购合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。

　　1.审查签订合同的主体。重点审查供货方是否为依法登记的企业法人，审查供货方提供的营业执照（要求企业提供营业执照副本原件），确认供货方是否为法人企业，避免与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的公司职能部门、分公司签订合同。审查企业最近一期在工商部门的年检情况，是否及时年检；企业营业期限是否已经过期或即将到期。

　　2.审查供货方经营范围。重点审查营业执照注明的经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围。

　　3.审查供货方有无履约能力。审查供货方提供的各种资质文件，关注各种资质的取得日期、到期期限及业务主管部门的年检情况；审查企业的年度财务报告，了解资产结构、生产经营人员状况、生产能力及上一年度生产供应情况、库存状况，判断供货方的履约能力；适当审查企业的资产负债情况，了解企业的偿债能力。

　　4.审查授权委托代理人的代理资格是否合法。审查授权代理书是否经公司法人授权批准，授权书是否签章齐全，提供证明身份的有效证件是否与授权人及被授权人相符。

　　二、合同签订前进行招标比价审计

　　1.注重对价格信息的收集。采购合同审计不仅需要一般的财务会计知识、基本审计取证方法，也要求审计人员掌握采购物资的市场供需变化、价格变动趋势、供应渠道、运输方式等等。审计人员平时应加强这方面的知识积累，做好市场调查，通过亲临市场、电话查询以及网上询价等途径，了解各种物资材料的来源和供销价格，并建立对应的市场信息库。

　　2.充分运用信息化管理手段。企业生产经营所需大宗物资的采购，一般具有重复性，其结果可以为以后的物资采购提供参考。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入计算机系统，审计采购合同时，可及时从计算机中得到该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期等情况。审计人员可在此基础上，结合市场变化情况，估算现阶段合理的采购价格，并与合同价格进行对比，以保证工作质量，提高审计效率。

　　3.加强对招标过程的审查监督。通常情况下，企业小量、小额采购业务由企业自购，批量、大额采购进行公开招标，审计人员应重点审查招标程序是否合法，操作是否规范；审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。

　　三、对合同条款的审计

　　1.对合同内容的审计。根据企业生产经营计划、库存管理办法、合同管理审批程序等要求，对采购合同内容的合法性、真实性、有效性及可行性进行严格审查。首先检查合同是否违反国家的法律法规，违反法律法规的合同自签订起就是无效合同，不受法律保护；合同是否以真实的经济交易为基础；合同是否有缺陷、是否遗漏必要条款、是否存在不利条款；合同是否可行、是否显失公平等。

　　2.对合同条款的审计。《合同法》中规定了购销合同的必备条款，对这些条款应逐项进行审计。

　　①当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位、营业执照名称是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致，住址是否与营业执照公司登记的法定地址一致。②标的。重点审查合同标的物资是否与公司按计划要实施采购的物资相符，型号及规格是否准确、齐全。③数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款。应重点审查合同上是否清楚具体地写明了确切的数量及计量单位，质量要求要明确执行的是国家标准、行业标准、技术标准等。④价款或报酬。该条款是采购合同的核心条款。实行招标采购的，应重点审查采购合同价格是否为中标价格，是否为一口价；非招标采购的，应审查价格是否进行过市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价，是否包括运费、装卸费等相关费用。⑤结算方式及期限。审查采购合同是否明确结算方式和付款期限，是否符合有关结算规定，如大额资金收支不能以现金结算。付款期限应明确是一次性付款，还是分期付款，是否预留一定比例的质保金，质保金返还的最后期限等。⑥交付标的物的方式、时间、地点。审查采购合同是否明确了交货方式、交货时间、交货地点。⑦验收标准、方法、地点及期限。审查验收标准是否明确，是用国家标准、行业标准还是技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；是否约定了验收期限。⑧违约责任及解决办法。审查合同的违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围、赔偿方式等；解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁，还是诉讼，首选法院是哪家。

　　四、合同执行情况及变更情况的审计

　　审查合同的实际履行情况，是否存在不执行或执行不完全的合同，分析原因，以利于企业尽快采取措施，将合同损失降到最低，也为企业将来签订采购合同提供经验教训；审查合同的变更情况，变更理由是否真实、合理，变更合同是否采用了书面形式，是否履行了变更批准、审签手续等。

作者介绍：张传德 北京中路华会计师事务所山东分所