企业规章制度管理的创新和应用

企业规章制度管理的创新和应用

凤凰山矿是晋城无烟煤矿业集团有限责任公司下属的一个生产矿井。始建于1965年，生产能力超过400万吨，拥有职工六千余人。曾荣获“行业一级企业”、“特大型现代化生产矿井”等荣誉称号。1996年通过北京新世纪质量体系认证，2000年被中煤政研会首批授予全国“文明煤矿”称号。2001年，我矿在集团公司总体思路的指导下，针对“资源枯竭、三产堪忧、观念滞后”的现状，从体制上入手，逐步推行实施了分块管理，全面优化组织结构，以优化组织结构为切入点，全面降耗体效，探寻企业改革、进行二次创业之路，取得了良好的效果。在此基础上，如何保障各项管理在体制实现改革后规范有序运行，成了摆在凤凰山矿人面前的难题。而规章制度建设作为企业管理的基础工作之一，则是实现企业管理良性运转和推进依法治企进程的根本保证。

我矿决策层高度重视规章制度建设工作，针对体制改革过程中规章制度建设存在的各种问题，本着夯实管理基础、服务管理实践的原则，提出了规范程序、创新管理，构建科学合理的规章制度管理体系的工作目标。围绕这个目标我矿进行了有宜的探索和尝试，通过对规章制度建设的不断规范和创新，提高了各单位依法治企的自觉性，保证了职能职责的顺利履行，铺就了企业可持续发展的制度化轨道。

一、企业规章制度管理的创新和应用的背景

成功的企业在企业规章制度实施方面具有共同的特点，那就是规范性的规章制度编制或创新以及规范性规章制度实施的效果等因素较其它企业成功，而且在不断地、稳定地创新优化过程中，循环性升级式地提高规范性规章制度的实施质量，保持和增强科学高效的企业规章制度管理体系的高效运转功能。

规章制度是各单位在职能履行过程中，以界定管理责任、规范管理程

序、明确管理要求、落实检查考核为主要内容而制定的具有普遍约束力的制度规范，它是企业经营目标、管理理念的现实载体，是履行管理职能、实现管理目标的程序、方法和途径选择。伴随着矿井服务年限的延长和管理体制的改革，规章制度管理工作中存在的问题也逐步暴露出来，不同程度地影响了企业正常生产经营活动的开展和顺利实施。

发现问题，是有效解决问题的关键。在完善规章制度初期，我们本着实事求是的态度，对规章制度管理中存在的问题进行了系统的调研分析，存在问题如下：

（一）规章制度“本位主义”严重。

规章制度普遍具有“双向”性，它既对被管理者提出了要求，也对管理者行使权力提出了制约，即制度面前人人平等。在实际工作中，各专业规章制度管理各行其是，没有统一的立项、审核部门，导致各专业管理部门在制定过程中对规章制度定位出现偏差。一方面把管理制度当作一种工具，只强调管“人”而忽视律“己”；另一方面在制度设计上从维护单位利益和小团体利益出发，对被管理单位或个人只提要求和考核，而忽视本单位在其中应该履行的职责，人为地设置了管理障碍和陷阱，从而使规章制度失去了它的科学性、公正性，而且这样制定出的规章制度多是存在职能规定重复、交叉、冲突或空缺的现象，使得执行单位无所适从，不能有效地指导各单位的业务工作。

个别单位在落实上级部门相关精神时，以完成下发任务为主，没有把上级部门的相关规定与本矿、本单位实际情况相结合，进行转化，从而导致下发的制度名称出现“关于×××办法的补充规定”，甚至是“关于×××办法的补充规定的补充规定”、“关于转发×××办法的通知”、“关于转发×××办法的通知的通知”，或者以黑头文件或便函的形式下发，打了擦边球。这样的规章制度没有具体明确各相关单位在此项管理中承担的职能职责，在执行中不能有效指导各单位工作

（二）规章制度落实执行力不足。

规章制度落实执行力不足存在原因有四：

一是制定过程中制定单位缺乏有效的沟通联系导致执行单位的执行大打折扣；

二是制度执行过程中，执行单位个别职工认识不到位，存在侥幸心理，认为“制度是死的，人是活的”，甚至有“制度就是为了应付上级检查”的心理。为了自我方便或获得某种捷径，从而出现了“各自为政、各取所需”和“避重就轻、避实就虚”的现象，严重影响了规章制度应有的权威性和严肃性，客观上形成了规章制度“严格不起来、落实不下去”的局面；

三是制度的核心内容缺乏可操作性、科学性。部分单位在制定过程中仅仅是简单的预测加良好的愿望，结果在具体实施过程中，由于缺乏科学的预见性，使规章制度执行力度不足甚至是不符合业务工作发展实际，难以执行；

四是绕开制度，会议决定。遇到一些没有把握或不便个人表态的“棘手”问题，企业管理者通常会召集会议讨论，临时形成和决定某项管理程序，这是权大于法在企业里的一种表现形式。国家现行的有关法规规定，涉及员工切身利益的制度，得由员工代表大会或企业工会组织按一定的法律程序通过才能变动或废除，但实际管理中并非完全如此操作，显然，这已经不仅仅是个遵守企业规章制度的问题了。

（三）规章制度考核、监督、检查不力。

规章制度关键在于执行。对于不能完全有效的执行，必须奖罚分明、及时考核。由于考核、监督、检查力度不够、不严格，部分单位在实际执行过程中甚至使用的是无效版本的规章制度。对不能严格按照规章制度执行的单位“高抬贵手”，易使得单位间相互仿效，最后不得不以“法不责众”收场。长久下来，规章制度的执行单位也就失去了严格遵守规章制度规定的警戒性和自觉性，规章制度的规范、引导和培训的三大功能也逐步

弱化。

（四）规章制度检索困难、使用不便。由于规章制度大部分是以公文的形式发布的，按照公文管理的要求，必须按年装订、归档和保存，客观上给规章制度的检索和使用造成了诸多不便。同时，由于部分规章制度文本无法找到，导致该项管理程序或制度逐步被遗忘或不能落实到位。

二、企业规章制度管理的创新和应用的主要做法

为了充分发挥规章制度的规范、引导和培训功能，保证规章制度的先进性和可行性，针对上述问题，我矿坚持科学、民主的原则，统一思想，集思广益，对规章制度管理方面进行了一系列有宜的探索和尝试。我们的工作思路是：以明确机构设置、职能分配为前提，以现行有效的规章制度为基础，通过规范规章制度立项审批程序，动态编制制修订工作计划，逐步构建科学合理的规章制度管理体系，设计开发规章制度电子查询系统，方便检索和使用，稳步提升矿山管理水平。

（一）规范程序，改善管理

首先，要明确规章制度到底“管什么”、“为什么管”、“怎么管”、“管到什么程度”，要有统一的标准和规范。本着“统一立法渠道、推行分级管理、规范实施检查、提高管理效率”的原则，我矿于2004年6月颁布了《凤凰山矿规章制度管理办法》，旨在通过对规章制度的立项、起草、审查、审批、发布、废止等程序的科学规范，理清管理思路，统一工作要求，从而有效克服规章制度在制定和管理上的随意性和混乱性。

为了使企业的管理思想、管理方式不因变化而随意变化，最大限度地减少人为因素对企业管理水平的影响。在这个办法中，根据实际工作需要和本矿机构设置情况，依靠规章制度的科学性、严密性、连续性和可操作性，首先理顺了规章制度管理职能，明确了规章制度责任体系，规定了各单位在规章制度建设中的管理权限和职责，形成了各单位积极参与、齐抓共管的规章制度建设氛围，组成了由主管部门、牵头单位、责任单位构成

的三级责任体系，从而增强了部门与部门之间业务的协调性。

同时，按照清晰、顺畅、效率高的原则，围绕关键控制点，对规章制度下发过程中的各个环节进行重点控制和把关，使整个规章制度管理流程脉络清晰，内容不重叠不交叉不漏项，各个节点环环相扣、紧密衔接，管理链条直接简短、便捷高效，确保运行成本最低化、工作效率最高化。

1、立项。办法明确了矿办企管作为规章制度的归口管理部门负责对规章制度进行统一归口管理。要求各单位制/修订规章制度前必须向矿办企管申请立项，并填写规章制度立项申请表，同时要就制/修订原因和必要性、在规章制度管理体系中的地位和作用、与其它相关规章制度的关系、所要解决的主要问题、预设框架和主要内容和事项进行具体说明。

2、起草。基础性规章制度由矿办企管牵头组织专门人员起草，专业性规章制度根据职能分配由专业归口部门牵头起草。起草工作坚持“合法、合理、全面、具体”的原则，要全面把握规章制度定位及其与相关规章制度的关系；要符合相关法律法规要求和上级部门规章制度的基本要求；要深入调查研究，广泛吸取各相关部门的意见和建议；绘制管理流程图，确实无法形成管理流程图的要明确基本的管理程序；要注明其中所引用的规章制度的编号和名称；要使用全称或规范性简称。在征求意见的同时，要详细记录并在出现分歧时进行充分沟通。确实无法达成一致意见时，要报请业务分管矿领导进行裁定，并在报送审批时说明情况和理由。起草后牵头部门负责人要在送审稿上签署意见，联合起草的由联合起草单位负责人会签。

3、审查与批准。这是个关键环节。规章制度的审查分格式审查和专业审查两种。格式审查由矿办企管在接到送审稿三天内进行。审查的主要内容包括是否与《凤凰山矿管理条例》确立的基本原则相一致、是否符合《凤凰山矿规章制度管理办法》的相关规定、牵头起草单位是否权力大于义务、是否“严于律人、宽以待己”、名称是否符合规章制度命名的一般

要求、是否与其他相关规章制度协调统一、是否对相关建议和意见进行了适当和妥善处理。格式审查结束后矿办企管要签署意见。对不符合要求的退回原起草单位进行修改，符合推荐要求的进行专业审查。专业审查的主体是矿务会，审查的主要内容包括是否与相关法律法规及上级要求相一致、职责规定是否合理、主要措施是否符合实际并具有可操作性、需要审查的其他事项。专业审查结束后要做出是否准许下发的决定。起草单位根据矿务会要求对文件进行适当处理，报分管矿领导批准后下发。通过此环节的实施，有效地避免了规章制度内容的重复、冲突或管理空白的问题。

4、发布。规章制度采用公文或管理标准的形式发布，为了保持规章制度的连续性和稳定性，我们鼓励各单位采用管理标准形式发布。以公文形式发布的管理制度要符合公文管理的一般规定，以管理标准形式发布的管理制度要符合管理标准的基本要求。同时发放时发放单位要填写发放登记表，以确保在适用场所能得到相应规章制度的有效版本。办法同时规定规章制度一般在发放30天后开始实施，不立即实施将影响正常管理制度的可在发布之起实施，但不允许提前实施。

5、解释与备案。规章制度发布后需进一步明确相关规定或出现新情况需调整其实施范围和适用依据的，要制定规章制度的解释，并按制定程序报请分管矿领导批准后生效。另外，规章制度发布后一周内要到矿办企管备案，并同时报送相关电子版本。

通过以上措施的严格执行和逐个环节的梳理，有效地减少了规章制度制定的随意性、盲目性和权利义务不对等现象，极大地避免了管理事项规定重复或冲突的问题，进一步提高了规章制度的科学性和可操作性，为规章制度的顺利实施提供了保证。截至2005年底，各单位规章制度共立项40个，审查制度34个，已正式下发30个，不同程度地完善了各项专业管理。

（二）立足实际，健全体系

为了解决部分专业管理规章制度底数不清和管理相对混乱的现象，确保规章制度的规范性、有效性，2004年年底，结合一体化管理体系文件评审的要求，我矿对全矿专业性规章制度（不包括各单位内部管理制度）进行了全面清理，要求各单位以满足工作实际需要为目的，以本单位牵头的专业管理职能为依据，对本单位牵头的专业性规章制度重新进行了科学识别、严格评审。

识别评审的规章制度状态包括有效、需修订、制定三种。有效即现有规章制度能够完全满足目前管理职能和工作需要；需修订即现有规章制度不能够完全满足工作要求，需要结合实际进一步完善；制定即本单位牵头的管理职能缺乏有效的规章制度支持，需要制定。

对类似计划生育、社会保险等专业管理直接采用的上级部门规章制度或法律法规，由于受管理权限制约，我们进行了专门归类，并根据上级部门要求及时更新所适用规章制度。

矿办企管对各单位识别评审后的相关资料进行了收集汇总和综合分析，并进一步和各单位沟通确认后根据管理事项的不同，对各单位评审的有效规章制度逐一进行了分/归类，构建起了凤凰山矿规章制度管理体系框架，形成了《凤凰山矿现行有效规章制度目录》。该目录包括16项专业管理、72个管理事项、215个专业规章制度，并注明了规章制度文号、名称和归口单位。建立目录后，声明未列入本目录的规章制度全部被废止，不再遵照执行。

《凤凰山矿现行有效规章制度目录》下发后，各专业管理的牵头单位以此为蓝本，结合本单位工作实际需要和计划，对需要修订或制定的规章制度提出了完善建议和计划。矿办企管立足矿山发展，对各单位规章制度完善建议和计划进行归纳分析，正确处理重点突破和整体推进的关系，根据循序渐进和轻重缓急的原则，分别制定和下发了上半年和下半年规章制度制／修订工作计划，并严格规定了制/修订完成时间，特别是对那些影响

职能职责顺利履行的规章制度。各单位根据该计划的安排，按《凤凰山矿规章制度管理办法》的要求，依照立项、起草等环节修订或制定专业规章制度。

矿办企管坚持力求实效的原则，以规范实用为准绳，注重规章制度内容和文本的针对性、操作性和可追溯性，按照程序化、规范化、标准化的要求，联系企业管理中存在的问题，逐级逐项逐个环节地进行审查，以确保制定出台的各项制度文本能够切实付诸实践，并经得起实践的检验。同时根据计划对不能够按时完成工作计划的单位要进行了严格考核。

（三）完善机制，科学考核

履职意识淡薄、执行能力弱化，是企业管理的顽疾之一。规章制度管理体系是一个多层次的体系，需要各个不同的主体包括职能部门、基层队组和个人，形成“合力”才能完成。根据《凤凰山矿规章制度管理办法》的要求，我矿建立了各专业管理部门例行检查和矿办企管监督检查制度，分层次、有重点地检查规章制度实施过程中存在的矛盾和问题，并及时采取措施，确保规章制度执行到位。

各专业管理部门例行检查的内容主要包括规章制度的贯彻落实情况及存在的问题；矿办企管专业检查的内容主要包括各单位规章制度完善、执行情况及各单位例行检查情况，同时对各单位规章制度无效版本有效使用的现象进行逐步更正。矿办企管在监督检查过程中，一方面和各单位积极沟通，向其宣贯规章制度建设的意义以取得各单位的认可并达成共识；另一方面，参照体系审核的方法，结合各单位管理职能职责，随机抽取某个规章制度进行现场审核，对规章制度实施的有效性进行评价，即实际生产经营活动是否与规章制度要求相一致。同时，根据规章制度其中的关键性条款规定，在现场寻找相关证据。根据现场审核结果，对受检单位规章制度贯彻落实情况进行打分，经单位领导认可后签字。

专业检查后要形成书面总结或小结，对各单位规章制度执行情况进行

总结分析，对各单位间存在的尖锐矛盾进行客观描述，并提交矿务会或矿领导进行裁决。通过专业检查，增强了各单位遵章守法、按章作业意识，及时地解决了部分单位间长年存在的矛盾或冲突，进一步理顺了专业管理，促进了规章制度的有效实施。

为了推动规章制度深层次建设工作，2005年矿决策层专门设立规章制度管理奖，对按时完成规章制度制修订工作计划和制度执行良好的单位进行奖励，提高了各单位参与规章制度建设和贯彻执行规章制度的积极性、主动性和创造性。

（四）创新载体，实现共享

在规章制度管理程序逐步走向正常化和程序化后，部分专业性规章制度得到了补充完善，管理程序得到进一步规范。但是，《凤凰山矿现行有效规章制度目录》存在的弊端也日益凸显。由于是以文本的形式下发到了各单位，所以在规章制度得到补充完善后，不能及时对该目录进行更新。同时该目录提供的仅仅是规章制度的名称，无法阅览到其具体内容。

针对这些问题，矿办企管集思广益，多次征集建议，最终决定以《凤凰山矿现行有效规章制度目录》为蓝本，设计开发规章制度电子查询系统。首先是确定适当的系统软件。选择的标准是实用、易操作、易检索，具有可靠性、稳定性；其次是对该系统软件的界面进行美化亮化，充分反映出我矿的文化特色；再次是规章制度内容的录入。矿办企管对录入标准进行了全面统一，包括字体、大小、段落格式。同时，在每个规章制度标题后正文前增加了一个附注。该附注内容包括规章制度文号、制定单位、颁布日期、关键字等四项内容。设置附注主要是为了方便检索。通过模糊检索即通过检索附注内容中其中的任意一项，都可以检索到在其范围内的规章制度。

该系统主要采用树状结构，总目录为干，子目录为枝，在总目录下分数个子目录，子目录下又分成数个小子目录，如此递推。《凤凰山矿现行

有效规章制度目录》中涉及到的规章制度分门别类，共分两大部分，第一部分组织制度，规范了企业组织机构设置、职能界定，明确了有关人员和单位的职能职责；第二部分管理制度，分管理基础工作、人力资源管理、经营管理、行政事务管理、安全管理、机电管理、调度管理、原煤生产管理、煤炭资源与煤质管理、洗选加工管理、物资管理、物业管理、社区管理、科技（环保、节能、职教）管理、精神文明建设等十五篇，明确了各项具体工作的管理程序。同时，为了保证规章制度的权威性和严肃性，我们对系统中其他功能进行了权限规定。首先是对系统的使用权限进行了规定，设置了进入系统或打开系统的密码；其次是使用单位对规章制度内容只能进行查询、浏览、打印，不能够对规章制度内容进行任意地编辑处理。同时该系统预留了网络接口，在集团公司局域网投运后即可通过网络实现动态更新和维护。

同时，要求各单位在发布新的规章制度后要报送一份电子版本的规章制度到矿办企管（集团公司投运后即可减少报送的必要性）。矿办企管每季度对新修订或制定的规章制度进行整理并导入规章制度电子查询系统，实现对各单位查询系统的及时更新，从而达到资源共享。自05年6月系统投入使用以来，矿办企管已对全矿各单位规章制度电子查询系统进行了两次全面更新。

三、企业规章制度管理的创新和应用的效果评价

通过规范程序、创新管理、构建科学合理的规章制度管理体系，狠抓规章制度建设，进一步规范了企业管理，较为彻底地解决了规章制度管理中存在的突出问题。

（一）促进了规章制度的完善，基本实现依法治企。

通过规章制度建设，修订完善各项规章制度，使专业管理工作纳入到了规章制度管理体系中，大大增强了各单位有法可依的意识；通过对管理程序的规范，主动进行专业性检查，保证了规章制度的有效实施，进一步

促进了各单位有法必依的自觉性，基本实现了依法治企目标。2005年，各单位修订规章制度20个，制定规章制度10个。同时，对能够积极主动完善本单位规章制度的，矿办企管进行了适当奖励，大大提高了各单位完善规章制度的积极性和主动性。

（二）实现了资源共享，提高了工作效率。

通过设计开发规章制度查询软件系统，我矿各单位间实现了资源共享，大大缩短了一些不必要的查询时间，提高了工作效率。现在各单位查询其他专业规章制度或文本已归档的规章制度，都会自觉查询规章制度电子查询系统。

同时，我矿欲借集团公司局域网建设的东风，在局域网投入使用后，充分利用网络的便利，进一步升级和优化该系统。通过网络，拓展系统信息传递新模式，达到资源共享，基本实现无纸化办公目标。

（三）提高了企业整体管理水平。

企业要提高整体管理水平，就必须有规章制度作基本保障。通过实施规章制度建设，使规章制度内容更加合理和科学，使规章制度程序更加规范、顺畅，使规章制度落实更加及时、有效，保证了各项工作职能职责履行真正落到实处，形成事事有人管、人人有事干，事事有章法、人人守规章的良好局面，并通过不断地持续改进，保证了企业整体水平不断提高。

规章制度建设是一项系统工程，需要我们在实际工作中不断摸索研究，不断创新发展。只有持续完善规章制度建设，有法可依，才能确保各项管理工作顺利有效的实施；只有抓好规章制度，有法必依，才能不断提高管理水平；只有坚决贯彻和落实好规章制度，执法必严，才能保障各单位利益；只有加强监督检查，违法必究，才能真正发挥规章制度的三大功能作用。只有这样，我矿的各项生产经营活动才能正常有序进行，并不断取得良好的经济效益。

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企业规章制度管理的创新和应用

矿办企管

2005年12月

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