安全标准化工作体系文件及档案管理制度

安全标准化体系文件及档案管理制度

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5. 目的 适用范围 职责 工作程序 档案管理

1、目的

为了实现对公司安全标准化管理体系文件进行有效的控制，确

保有关部门和人员使用有效版本的文件，防止使用失效或作废文件，特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于与公司安全管理，公司生产有关的管理性文件，

也包括适当范围的外来文件，如标准、法规和顾客提供的文件，文件形式包括书面的、硬拷贝和电子媒体。

3、职责

3.1 公司安委会负责本制度的编制、管理和实施，监督检查执行情况。

3.2 公司各部门按规定对文件的评审、发放、使用、更改、再次批准，回收以及标识、归档、保管、作废等进行管理。

4、工作程序

4.1 文件的分类

a)安全标准管理体系文件，包括安全标准化手册（A文件），管理制度（B文件），操作规程和记录（C文件）

b)与公司生产和产品有关的法律、法规性文件，如国家标准、行业标准、地方标准、规范、规程和其他文件及上级部门下发的法规性文件等。

c）与产品相关的文件，如输出文件、顾客提供的文件。

4.2 文件的控制、批准和发布

4.2.1 安全标准化体系文件

a)安全标准化手册（AQA文件）由公司董事长批准并签署发布，由安委会发放、登记和管理。

b)安全标准化管理制度文件夹（AQB文件）由公司总经理或管代批准并签署发布。 c)安全标准化管理制度文件（AQC文件及记录）由公司管代或安委会负责人批准并签署发布。

d)公司安委会每年至少发布一次全公司安全标准化管理体系文件有效版本清单，填写《安全标准化管理体系文件有效版本清单》AQB5.3.3-29-D01

4.2.2 法律、法规、规范、标准及其它文件

4.2.2.1 安委会负责确定国家、行业、地方有效法律、法规、标准、规范及其他文件的适用性，对上述文件进行动态管理，并每年至少发布一次有效版本清单，填写《安全生产法律法规、标准规范及其他识别和获取管理制度》AQB5.3.2.

4.2.2.2 公司办公室负责上级部门下发的往来文件的管理、登记（注明收文日期、文件来源、适用的产品等），并呈主管部门领导批阅后，下发到有关部门。有关部门阅办后，文件原件返回办公室，并由其登记归档，填写《文件发放（回收）登记表》AQB5.3.5-D03。

4.2.2.3 公司各部门提出与之相关的国家标准、行业、标准的订购数理及发放范围的需求，报安委会审批，各部门负责本部门专用文件的、标准的保管和登记。

4.3 文件的评审和更新及状态标识

4.3.1 文件发布实施后，在必要时应对文件进行评审和更新，按《安全管理制度评审与修订管理》AQB5.3.5，管理由安委会负责实施。

4.3.2 修改后的文件应按《安全记录管理制度》AQB5.10.2管理的有关规定予以标识，以确保修订状态的识别。

4.4 防止作废文件的非预期使用

4.4.1 安委会应规定并发布识别文件状态的标识，随时修订或更改稳中有降类文件的有效清单，以防止使用失效或作废的文件。

4.4.2 安委会应采取有效措施从所有发放或使用场所及时撤出失败或作废文件，并决定是否销毁，填写《文件销毁登记表》AQC5.3.5-D02

4.4.3 对出于正当理由需要保留的作废文件都应进行标识，由安委会加盖“作废保留章”，并和正在使用的文件隔离存放，防止误用。、

4.5 安全记录按《安全记录管理制度》AQB5.10.2执行。

5、档案管理

5.1 文件材料的收集管理

5.1.1 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

5.1.2 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

5.1.3 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门

5.1.4承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

5.2归档范围

5.2.1 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

5.2.2 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

5.2.3 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

5.2.4 本公司的请示与上级机关的批复。

5.2.5 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

5.2.6 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

5.2.7 信访工作材料。

5.2.8 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5.2.9 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

5.2.10 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

5.2.11 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

5.3 立卷

5.3.1 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

5.3.2 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

5.3.3 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

5.3.4 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

吉林省百年六福堂药业有限公司

7月20日