02.01文件与资料管理程序

Q/MK广东蒙特科瑞莱空气处理设备有限公司企业标准Q/MK 02.01—2011文件与资料管理程序2011-08-05 发布2011-08-10 实施广东蒙特科瑞莱空气处理设备有限公司 发 布

Q/MK 02.01—2011前言GB/T 19001规定的质量手册、程序文件，是管理标准的一种形式，企业按照GB/T 19001规定建立形 成文件的质量管理体系。 本标准由品质保障中心提出。 本标准由品质保障中心归口。 本标准起草部门：品质保障中心。 本标准所代替标准的历次变更情况如下表：版本/次 A/0 修订日期 2011.08.05 修订内容 修订理由 首次制定 批 准 审 查 何平 制 定 何沛锦I

Q/MK 02.01—2011文件与资料管理程序1 范围本标准规定了公司文件与资料统一的管制办法， 明确管理体系要求有关的文件管理责任， 对文件的 编辑审批和收发使用进行控制，确保了本公司管理体系文件的有效性和持续性。 本标准适用于公司所有与管理体系有关的文件。 2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件， 仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 1.1 标准化工作导则 第 1 部分:标准的结构和编写规则 Q/MK 02.02 记录管理程序 3 职责 管理体系相关文件与资料之审批权责见表 1。 表1文件类别 一阶文件 二阶文件 三阶文件文件与资料的制定、废止、收发与管制权责表核 准 审 查 制 定 管制单位 品质保障中心 品质保障中心 品质保障中心 总经理 总经理 经理 上级主管 管理者代表 上级主管 管理者代表 权责部门 相关技术人员5管理体系作业内容5.1 体系文件制定规范参见附录 A。 5.2 文件制定、修订、废止作业流程图见附录 B。 5.3 文件制定、修订、废止作业 5.3.1 文件制定作业 各部门依企业标准体系要求或实际需要提出标准草案，经相关部门会签、会审后，由起草部门汇整 并提交品质保障中心审查后,依条款 4 规定送签。经批准的文件依条款 5.5 规定执行。 5.3.2 文件修订作业 各部门依实际作业需要，将修订内容简要描述于“文件制定、修订及废止签署单” （见附录 D）上， 组织相关部门会签、会审后，由起草部门汇整并提交品质保障中心审查后，依条款 4 规定送签。经批准 的文件依条款 5.5 规定执行。 紧急修正， 如发现已发行的受控文件有明显错误的， 由制定部门修改人员修正， 并签上姓名和日期， 使用部门经理确认签上姓名、日期执行。文件制定部门应在 5 天内完成版本替换工作。 5.3.3 文件废止作业 文件废止作业时，由提出部门将作废理由简要描述于“文件制定、修订及废止签署单”上，交制定 部门审查，相关部门会审，权责人员核准后废止，原编号列入管制，不得重复使用； 5.4 文件审查与核准：文件制定、修订、废止之审查及核准作业依条款 4 执行。 5.5 文件发行、回收管制作业 5.5.1 管理体系文件收发管制，品质保障中心依据“文件制定、修订及废止签署单”注明的各部门的 需求份额，填写“文件分发/回收记录表” （见附录 E）进行分发。1

Q/MK 02.01—2011 5.5.2 工艺文件收发管制，品质保障中心按“工程文件变更单”中各部门的需求份额，填写“文件分 发/回收记录表”进行分发。 5.5.3 文件、资料原件由品质保障中心负责保存，副件加盖蓝色“文件发行”章和红色“受控文件” 章（见附录 C）后发至各使用部门。未盖文控中心管制章的文件，不在文件管制范围。 5.5.4 文件修订及废止时，旧版本失效之文件于新文件发行时回收，回收份额与发行份额数量一致， 内容完整。若有遗失，记录于“文件分发/回收记录表”备注栏，并由部门主管签名确认，事发部门对 此进行调查分析，并作出相关处理。 5.6 暂行文件之管制 5.6.1 因急需而暂时新增或变更的图纸、标准，由对应的制定部门主管及以上签字，接受部门主管及 以上签字，方可施行。 5.6.2 紧急修正，如发现暂行文件有明显错误时，制定部门修改人员应优先修改生管部文件，并签上 姓名和日期，生管部主管确认签上姓名、日期执行。 5.6.3 暂行文件统一由生管部保存。注：凡是需要发行的文件，应在 5 天内完成正式版本的发行工作。5.7文件生效日 文件撰写完成，依条款 4 签署完毕，于发行日起，若无异议，发行日视为生效日，所有表单、记录 需配合之。 5.8 文件保存、销毁作业 5.8.1 文件保存作业 a） 现场使用的文件须置于现场，非现场使用的文件由部门自行集中管理； b） 所有受控文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方； c） 任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借及影印正式发行的文件（表单不限制复印） ， 应确保文件的清晰、易于识别和检索； d） 文件新增或变更时，品质保障中心应做好“文件经历管理台帐” （见附录 H）登记工作； e） 文件若发现有遗失破损，字迹模糊，遗失或份数不足等需要补发时，由需求部门填写 “文件 增/补申请单” ，并注明申请原因，经管理者代表核准后由品质保障中心予以补发，回收损坏文 件，并记录于“文件分发/回收记录表”上； f） 文件资料可为书面文件或电子资料，所有资料均应编制目录，便于查阅。各使用部门应根据文 件性质归档，并登记于“文件归档清单” （见附录 I）上； g） 受控文件原稿由品质保障中心专人管理，文件控制需纳入内部审核项目中，以确保文件资料的 正确使用； h） 外来文件由品质保障中心统一列管；各类发行的受控文件由接收单位自行保管； i） 旧版原稿文件，须保留作废文件原稿最后一版次，由品质保障中心在旧版原稿封页上加盖“作 废文件”红色印章（见附录 C） ，签署作废日期，并将其与有效文件分开保存。 5.8.2 文件销毁作业 收回的作废文件由发放部门统一销毁。 5.8.3 文件查核、调阅、补发 a) 一般可公开的文件记录， 查询部门可直接向文件保管部门借阅， 保管部门依文件保管权责办理。 b) 发出的品质文件记录， 如客户/外协厂商查阅索取， 需填写 “借阅申请表” （见附录 G） ， 经 （副） 总经理以上核准后，方可发出借阅。 c) 已发行的受控文件，因文件损毁、遗失、涂改或相关职务工作需要，由需求部门填写“文件增 /补申请表” （见附录 F）向文控中心申请补发，经管理者代表核准，文控中心登记补发，需求 部门签收使用即可。 5.9 外来文件的管理 5.9.1 客户资料或国际标准之各类文件，如技术资料、检验标准、安规文件等，入厂时，经接收部门 主管初审后送品质保障中心，品质保障中心依文件性质送相关部门审查。文件审查通过后，加盖“外来 文件审核”章，并予以发行并列管之。 5.9.2 当外来文件有修订换版时，由使用部门或相关部门接收后交品质保障中心，按条款 5.9.1 规定 予以审核，其文件编号不变，版本/次予以更新。其发行依一般文件程序发行，并发行“外来文件一览 表” （见附录 J） ，便于使用部门查阅。 5.10 本标准所产生的记录依《记录管理程序》执行。2

Q/MK 02.01—2011 6 文件有效性管理为确保各类文件的时效性和准确性， 当发生以下情况时， 由品质保障中心组织相关部门对文件进行 评审： a) 文件出现失效状况时，由文件制定部门提出，品质保障中心组织关联部门对文件进行评审； b) 公司在进行年度内部审核时，内部审核小组应对各部门使用的文件是否得到有效实施进行监 查。发现文件未被执行情况，调查分析原因。如果因为文件失效的原因，由品质保障中心组织 关联部门对文件进行评审。如果是文件使用部门不执行的原因，则要求文件使用部门纠正。 c) 品质保障中心在每年的管理评审时组织有关部门对体系文件进行一次综合评审。 文件评审应结 合使用情况、 上级及外部要求等进行， 需要时进行修改， 评审记录予以保留。 收集的上级标准， 由品质保障中心每月进行一次汇总更新。 7 报告与记录 文件制定、修订及废止签署单……………………………………………………Q/MK 文件分发／回收记录表……………………………………………………………Q/MK 文件增/补申请表……………………………………………………………………Q/MK 借阅申请单…………………………………………………………………………Q/MK 文件经历管理台帐…………………………………………………………………Q/MK 文件归档清单………………………………………………………………………Q/MK 外来文件一览表……………………………………………………………………Q/MK 02.01-01a 02.01-02a 02.01-03a 02.01-04a 02.01-05a 02.01-06a 02.01-07a7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.73

Q/MK 02.01—2011 附录 A （规范性附录） 体系文件制作规范 A.1 文件的编制原则与要求 标准的编写格式可参照 GB/T 1.1，GB/T 1.2 的规定。 A.2 文件编写规则 A.2.1 文件编号示例： a) 一阶体系文件的编号：Q/MK 01.XX—XXXX； b) 二阶体系文件的编号：Q/MK 02.XX—XXXX； A.2.2 代号解释 a) Q/MK——广东蒙特科瑞莱空气处理设备有限公司企业标准的代号。 b) 01、02——文件类别代号， “01”代表一阶文件、 “02”代表二阶文件。 c) XX——文件流水号。以两位数字表示，从“01”开始编写，02，03 依此类推； d) XXXX——文件发布年代号。示例 1：Q/MK 01.XX－2011，表示该文件是质量管理体系的一阶文件，2011 年纳入体系并发布； 示例 2：Q/MK 02.XX－2011，表示该文件是质量管理体系的二阶文件，2011 年纳入体系并发布；A.2.3 其他说明 各类别文件顺序号均从第 1 号排起，互不混淆，以后新增或删除标准，都只在小范围内调整，不会 影响整体编号。 A.2.4 文件版本/次的管理 A.2.4.1 第一次制订之原版以 A/0 表示，A 版第一次修订为 A/1 版，依此类推。 A.2.4.2 为避免版次修订太多影响文件之真实内容，凡版次为 5 次后，或文件修订后内容有较大变化 时，由原制订部门进行版本变更，发行 B 版，C 版，依此类推。 A.2.4.3 由该文件引出之表单附于后面。 A.2.5 文件的表单编号规则 Q/MK ××.×× — ×× ×版本号 流水号 标准编号 注：修改表单版本（只限于表单使用）后加小写英文字母表示，从“ａ”开始。A.3 其它文件编写规则 A.3.1 工艺文件(作业标准、检验标准、操作规程等) 编写规则 a) 工艺文件格式不限，以内容表达完整为原则。 b) 工艺文件的编号规则如下： MK — × —××× — ×××流水号 产品系列类别及特性代号 工艺文件类型代号 公司代号A.3.2部门增补表单编号规则如下： MK — Z — ××× ×版本号 流水号 增补表单代号 公司代号A.3.3外来文件代号4注 1： 规格图面及客户提供之样品源用客户的编号；

Q/MK 02.01—2011注 2：外来文件标准（例：ISO 相关标准、IEC 相关标准等） 、法律法规等以外来文件代号(外来文件统一使用 S 为代 码)、年号加以流水号编码而成。S — ×× — ×××流水号 年号 外来文件代号A.3.4 代号解释 a) 公司代码：公司代码用大写英文字母“MK”表示； b) 工艺文件类型代号； ——作业标准代号用大写英文字母“F”表示； ——检验标准代号用大写英文字母“D”表示； ——操作规程代号用大写英文字母“K”表示。 c) 文件流水号：以三位数字表示，从“001”开始编写，002，003…以此类推； d) 表单流水号：以两位数字表示，从“01”开始编写,02，03 依此类推；修改表单版本（只限于 表单使用）后加小写英文字母表示，从“ａ”开始。5

Q/MK 02.01—2011 附录 B （规范性附录） 文件制定、修订、废止作业流程图 文件制定、修订、废止作业流程图见下表：作业流程 文件制定、 修订、 废止的提出 责任部门 作业描述 ●各部门依需要提出文件制定、修订工作，将原因简要描述于“文 件制定、修订及废止签署单” ，并将制定或修订的标准草案送审。 ●各部门依需要提出文件作废工作，将作废原因简要描述于“文件 制定、修订及废止签署单” ，按规定程序送审。相关部门审查 通过不通过 归口部门●归口部门对文件作初步审查，如通过则移交给品质保障中心组织 评审，如不通过则返回给提出部门修改。 注：视情况决定是否召开评审会议。不通过 会审 通过品质保障中 心 相关部门●品质保障中心提前将文件草案发给相关部门，视需要组织评审会 议。并将评审结果记录于“文件制定、修订及废止签署单”中。文件定稿起草部门●起草部门根据评审意见，对文件进行修改定稿。审批 通过不通过 权责人员●品质保障中心对文件格式进行审查。 ●相关权责人员对文件进行审批。文件登录品质保障中 心●品质保障中心对文件进行登录，编号。公布发行品质保障中 心 相关部门●品质保障中心对文件公布发行，相关人员签收。文件处理品质保障中 心●品质保障中心对作废文件（含旧版）进行销毁。6

Q/MK 02.01—2011 附录 C （规范性附录） 文件发行章、受控文件章、外来文件审核章、作废文件章 文件发行章、受控文件章、外来文件审核章、作废文件章如下图：年月日受心控文件文控中图 C.1 文件发行章（蓝色）图 C.2 受控文件章(红色)作废文件图 C.3 外来文件审核章(蓝色)图 C.4 作废文件章(红色）7

Q/MK 02.01—2011 附录 D （资料性附录） 文件制定、修订及废止签署单 文件制定、修订及废止签署单格式见表 D.1： 表 D.1 文件制定、修订及废止签署单 NO： 表单编号：Q/MK 02.01-01a文件名称 项目负责人 文件状况 报批 资料 起 草 人 原因 说明 签字： 归口 意见 签字： 评 审 人 评审日期 评审 意见 主管 领导 审批 意见 发布 日期 标准 编号 承办人 及日期 文件分发 部 门 份 数 实施日期 评审地点 姓 名 单 位 职称或职务 姓 名 日期： 年 月 日 单位 职称或职务 日期： 年 月 日 姓名 单位 职称或职务 姓名 单位 职称或职务 □制定 □修订 □废止签字：签字：版本号8

附录E

（资料性附录） 文件分发/回收记录表

文件分发/回收记录表格式见表E.1。

表E.1 文件分发/回收记录表

NO： 表单编号：Q/MK 02.01-02a

文件名称 版本/版次

文 件 分 发

部 门

签 收

时 间

份数

缴 回

时 间

份数

文件编号 页 数 文 件 回 收

备 注

记 录：

附录F

（资料性附录） 文件增/补申请单

文件增/补申请单格式见表F.1。

表F.1 文件增/补申请单

表单编号：Q/MK 02.01-03a

序 号 发行部门

文 件 名 称

份 数

需求日期

申 请 原 因

申请部门

核 准： 承 办：

附录G

（资料性附录） 借阅申请单

借阅申请单格式见表G.1：

表G.1 借阅申请单

文件借阅部门： 年 月 日 表单编号：Q/MK 02.01-04a

文件名称 借阅日期 借 阅 原 因：

申请人：

核 准

审 核

经 办 人

版 本 借阅期限

文件编号 归还日期

Q/MK 02.01—2011

附录H

（资料性附录） 文件经历管理台帐

文件经历管理台帐格式见表H.1。

表H.1 文件经历管理台帐

文件类别: 管理部门： 管理担当： 表单编号：Q/MK 02.01-05a

NO

文件编号

文件名称

制定 单位

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变更经历（版本及发行日期） ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . . ; . .

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分 发 部 门

备 注

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Q/MK 02.01—2011

附录I

（资料性附录） 文件归档清单

文件归档清单格式见表I.1。

表I.1 文件归档清单

文件类别： 管理部门： 管理担当： 表单编号：Q/MK 02.01-06a

NO

文件编号

文件名称

制定 单位

变更经历（版本及发行日期）

备 注

Q/MK 02.01—2011

附录J

（资料性附录） 外来文件一览表

外来文件一览表格式见表J.1。

表J.1 外来文件一览表

NO： 年 月 日 表单编号：Q/MK 02.01-07a

接收日期

文件名称

文件编号

接收单位

接收人

批准人

备注（标准号）

审 核： 制 定：

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