物业公司行政管理手册

行政管理 文件编号:

版本状态:A/0

生效日期:

1 总则

1.1 行政管理是企业经营管理体系中的基础工作，围绕经营业务运作的实际需要，建立、维持和不断完善行政管理体系，是各物业分公司实现经营目标的重要保证。

1.2 各物业分公司行政人事部在日常工作过程中，必须树立“服务内部顾客”的观念，为其他业务工作部门提供快捷、便利、有效的后勤支持，确保公司整体运作效率的持续提升。

1.3各物业分公司行政管理必须遵循集团、管理公司发布的制度规定，因集团、管理公司制度中未明确规定或需要进一步细化的有关行政方面的事项，物业分公司可自行规定，但须项目所在公司审核，并报集团人力资源部、管理公司行政部审批，物业管理部备案后方可执行。

1.4 物业分公司行政管理工作包括，但不限于：

a) 会议管理；

b) 文件和记录管理；

c) 印章管理；

d) 其他后勤管理，如员工制装、车辆、宿舍、食堂等。

2 会议管理

2.1 会议管理的一般要求

2.1.1 各物业分公司应按本手册规定加强工作例会管理，将工作例会作为最基本的沟通和决策方式。工作例会包括总经理办公例会、部门例会及专业工作例会等。

2.1.2 为保证会议效率，各物业分公司必须重视会前准备工作，工作例会召集部门(公司领导) 在例会召开前应明确会议议程，并形成必要的会议资料，必须杜绝形式化地召开工作例会。

2.1.3 各类例会在时间安排上若有冲突，以上一级例会为准，下一级例会重新确定时间。

2.1.4 每次会议均应由召集部门负责组织与会人员办理签到, 填写《会议签到表》。参加会议人员必须按会议规定时间、地点准时参加，不得无故缺席、迟到或中途缺席。如有特殊情况不能参加的应事先征得领导同意。

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2.1.5 会议期间主持人应全面控制会议进程，包括会场秩序、会议议题、时间及与会人员的参与程度等，确保实现会议的预期目的。

2.1.6 每次会议须有会议记录，所有涉及多个部门参加的会议均应形成会议纪要。会议纪要经授权领导批准后分发或传阅。

2.1.7 所有会议决定和工作指示，会议召集部门(或行政人事部) 应进行督办，必要时进行现场验证。对会议决定不得在执行过程中改变，只有经过上一级领导批准或经过再次召开会议讨论改变决定。

2.2 公司年度工作总结会

2.2.1 公司年度工作例会是对公司年度工作进行全面总结、分析，并对下年度工作目标进行规划的会议，一般安排在年末项目所在公司、管理公司的年度工作会议召开之前完成。

2.2.2 各物业分公司年度工作总结会议应与管理评审会议合并进行，具体按《管理评审》的规定执行。

2.2.3 物业分公司年度工作总结会应与公司年度的员工大会区别开，员工大会所做的工作总结、表彰及下年度工作展望均必须基于年度工作总结会(管理评审会议) 的结论。

2.3 公司季度业务工作例会

2.3.1 物业分公司公司季度业务工作计划会议由总经理负责召开，每季度召开一次，一般安排在每季度的季末(最后一月的下旬) 进行，具体日期总经理决定。

2.3.2 召开公司季度业务工作计划会议的前提是已经完成以下工作：

a) 各部门本季度三个月份的业务工作计划执行总结；

b) 各职能(财务收支预算、工程维修、商业经营、员工培训) 季度工作计划的执行总结；

c) 收集各部门对工作计划的提案；

d) 项目所在公司、管理公司物业管理部对本公司季度工作报告的审查意见； e) 拟订并提前分发会议议程。

2.3.3 季度业务工作计划会议的与会人员包括：

a) 公司管理层成员；

b) 各部门负责人(正、副职) ；

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c) 不能有两名以上(含两名) 的与会人员缺席。

2.3.4 季度业务工作计划会议的基本议程：

a) 上季度工作计划完成情况回顾；

b) 经营状况分析(完成情况与预期计划的差距、计划执行的有利和不利客观因素、计划执行过程中的成绩和不足、下一季度经营状况预测、对完成年度计划的影响等) ；

c) 年度工作计划的适宜性评估(是否需要调整) ；

d) 改进经营绩效的具体措施；

e) 下一季度经营计划。

f) 业主投诉情况汇总分析报告

g) 季度质量控制分析报告

2.3.5 季度业务工作计划会议的控制要点：

a) 提前发放公司季度工作报告(季度工作计划执行情况报告) ；

b) 与会人员意见应书面表达，并由行政人事部集中汇总提交会议交流讨论； c) 对客观影响因素、执行过程表现的分析必须依据正确的信息资料；

d) 应统一与会人员对年度工作计划的认识；

e) 会议纪要中必须明确改进经营绩效的具体措施、责任公司（部门、人员）、报告及检查节点等内容。必要时，应形成专项改进方案。

f) 品质部负责跟踪督办改进措施的落实。

2.4 总经理办公例会

2.4.1 物业分公司总经理办公例会由总经理负责每月召开一次，一般安排在每月的第一周进行，具体日期由总经理决定。因特殊情况，总经理办公例会可以临时取消，但不允许连续两个月不召开总经理办公会。

2.4.2 召开总经理办公会的前提是已经完成以下工作：

a) 各部门经理的月度工作报告；

b) 公司例行的月度工作检查；

c) 公司领导对各部门月度工作报告(月度工作计划执行情况报告) 的审查； d) 行政人事部收集各部门提出的会议补充议题。

2.4.3 总经理办公例会的与会人员：