毕业设计(论文)格式设置经验总结

第一章 引言

在毕业论文的制作过程中，笔者发现格式问题是困扰很多同学的一个大问题。大部分同学对于格式的调整少则要花费一天的时间，多则近乎两天。笔者通过对我校硕士生论文格式要求的细心研究，加之对数位同学论文格式的修改经验，总结出一套快速设定论文格式的方法，希望对同学们的论文写作起到直接的帮助。

使用这套论文格式设置方法，可以有效地节约设置时间，并且修改方便。其主要原则有以下三点：第一，论文写作与论文格式设置分开，不要在写作过程中调整任何格式；第二，将论文分为四个部分，分别设置格式，最后合并文档形成完整的论文文档；第三，针对格式要求逐项设置，不要使用模板。避免遗漏和套用格式会发生的冲突。

第二章 论文写作前的准备工作

文章写作前要做好以下几个准备工作。

2.1 word软件设置为显示所有选项

具体方法如下：在word软件下，点击“工具”→“选项”→“视图”→“格式标记”，在“全部”一框前面打勾。之后，您会发现，在word的页面上包括空格、回车等隐形的符号都可以看清，这样可以避免在论文写作过程中，多加空格或者回车格式不对等问题。

2.2 论文写作中不要设置格式

在论文写作过程中，注意对word文档不要设置格式，这样有利于我们在文章写完后根据要求统一设置格式。

（1）在有其他格式的文本（如网页内容、caj格式内容、pdf格式内容）拷贝到论文文档中时，注意将原有的格式清除掉。具体方法有二：

1、将复制的内容拷贝到记事本中，在从记事本中拷贝到word文档中。

2、将复制的内容拷贝到word文档中，选中拷贝的内容在工具栏中，选择清除格式，将格式清除。

（2）大家注意到对于拷贝来的文档在编辑时，会发生这样一种现象：在修改时，增加的内容会覆盖后面的文字。这是由于word打开了改写模式，即大家发现在最下面的改写两字由无色变为了黑色。这时我们双击变黑的“改写”两字，就可以关闭改写功能，可以正常地使用了。

2.3 注意设置分节符

一般而言，在写作过程中在以下地方必须及时设定分节符。封面与授权说明之间、授权说明与中文摘要之间、中文摘要与英文摘要之间、英文摘要与目录之间、目录与第一章之间、各章之间、最后一章与参考文献之间、参考文献与致谢与声明之间、致谢与声明与个人简历在学期间发表的学术论文与研究成果部分之间，即所有独立的部分之间必须加入分节符。

第三章 分阶段设置论文格式

在论文写作完成之后，采用针对内容的不同部分分别设置论文格式是比较方便的方法。对不同部分设置完毕之后，再合并文档，便可以得到一篇完整的毕业论文。一般而言，笔者习惯于将论文分为封面与授权说明部分、正文部分（包括摘要、Abstract、正文）、参考文献部分、其他辅助内容部分（包括致谢与声明、个人简历、在学期间发表的学术论文与研究成果部分），即四个word文档。下面按步骤逐个介绍其格式的设置。

3.1 封面与授权说明部分

这一部分完全可以按照提供的格式要求，将论文的相关信息填入其中。唯一需要注意的是在封面和授权说明部分需要加入分节符（下一页）。（设置方法参见第8页）

3.2 正文（包括摘要、Abstract、正文）

这一部分就是我们最后写完的论文的主体部分。这一部分是论文格式设置的核心部分。可以按以下几个步骤设置，较为方便快捷。在做这一阶段之前，所要做好的准备工作是

（1）清除文档所有格式，具体方法是选择整个部分的文档（目录等第三章合并文档时进行设置）选中，在工具栏中，选择清除格式，将格式清除。清除的方法见2.2。

（2）设置文章整体部分的字体和格式要求。针对05年的论文格式要求具体而言，可以分为以下几个步骤：

1、全选文档，设置：采用小四号（12pt）字，汉字用宋体，英文用Times New Roman体，两端对齐书写，段落首行左缩进2个汉字符。行距为固定值20磅（段落中有数学表达式时，可根据表达需要设置该段的行距），段前空0磅，段后空0磅。

2、设置各层的标题。具体方法为，首先按照格式要求，设置各章标题，例如：“第1章 引言”。章序号与章名之间空一个汉字符。采用黑体三号字，居中书写，单倍行距，段前空24磅，段后空18磅。论文的摘要的标题也使用上述格式；论文“Abstract”部分的标题“Abstract”采用Arial体三号字加粗。

在设置完第一章的标题之后可以使用格式刷，将第二章直到最后一章的标题格式统一。此时有一个检验办法：即打开“视图”→“文档结构图”，会发现各章的标题，检验是否有遗漏。

按照这一方法，逐层设置各级目录，具体格式要求请参见写作指南。同样在文档结构图中可以发现设置好的各级目录。进一步检验是否有遗漏。

3、设置脚注。

（1）首先许多同学会发现自己的脚注的模板与其他同学不同。此时首先需要按照第四章脚注的制作将自己的脚注格式模板进行修改。

（2）按照格式要求的内容将脚注内容和格式进行核实。要达到这一目的可以按照第四章的要求完成。

4、设置分节符，即在每一章的结束设置分节符，具体方法参见第四章分节符的制作。

5、页眉页脚的设置，请参见第四章页眉页脚的设置。

通过以上五个步骤，正文部分已经基本完成。

3.3 参考文献

参考文献的制作必须参照文科注释和参考文献的要求。具体步骤为：

1、用格式刷按照各章名称的格式要求将“参考文献”标题统一；

2、按格式要求写完参考书目，并按格式要求设置其格式；

3、设置页眉页脚。页眉页脚的内容和正文部分基本一致。

3.4 辅助内容

辅助内容部分包括致谢与声明、个人简历、在学期间发表的学术论文与研究成果部分。这一部分完全可以按照提供的格式要求，将论文的相关信息填入其中。唯一需要注意的是在各部分之间需要加入分节符（下一页）。（设置方法参见第8页）

3.5 注意事项

1、有时个别注释比较长，因而会发生在一页上未写完的注释拖到下一页中，这是不合理的。解决办法有三：第一，通过对内容进行稍许改写，将注释统一到一页上；第二，通过页面下方留白，将注释统一到一页上；第三，通过分页符将注释整理到一页中。

2、有时我们论文一章结束在一个单独的页面上只有一行或者两行，十分不雅观，这也是不合理的。解决办法有二：第一，通过对内容稍许改写，将内容精简或扩充；第二，通过

更改该节的页面设置，页边距、页眉页脚距边界各增加或减少0.5磅，这在外观上看不出来，却能有效地解决问题。

3、有时我们论文的中文摘要可以统一在一页内，但是英文摘要却有两页，此时不能在中文摘要的反面打印英文摘要，否则目录等的首页就会到页面的反面，十分不雅观。此时，应将中文摘要的背面空白，可以解决问题。

第四章 合并文档与最终整理

在各部分的内容设置完毕之后，最后需要合并文档和进行最终的整理，以使得文章的格式要求符号要求。

4.1 合并文档

即将前面所述四个部分合并到一个最终文档之中。具体方法就是新建一个最终文档，按照最终顺序，将各部分复制粘贴到一起。此时要注意两个问题。

1、在复制每一部分之后会发现右下角一个图标，点击它，选择保留源格式。这样原来设置的格式不会改变。

2、在复制完每一部分之后一定要加入分节符，否则（1）此后操作无法进行；（2）前面复制的页眉和页脚容易被后面所更改。

4.2 制作目录

具体方法见第四章目录的制作。

4.3 最终整理

这一部分是最后的整理和检查过程，十分重要。主要方法和步骤是：

1、分别检查每一部分的页面的大小是否符合要求。如封面的要求是上下页边距是170.1磅，左右页边距是113.4磅。正文部分的页边距和页眉页脚距边界的距离按格式要求进行检查。

2、分别检查各部分的字体间距要求是否符合要求。

3、检查脚注是否符合要求。

4、检查页眉页脚是否正确。

整理完成。

第五章 论文中Word使用技巧

在论文制作过程中许多新型word的使用方法是我们日常不常用的，主要有以下几种，下面分别进行介绍。（详细内容可以参见制作的ppt）

5.1 分节符的制作

1、分页符与分节符

（1）什么情况下需要插入分页符？在希望文档的某一部分从新的一页开始时，有些人对未写满的页面用回车符来开始新的一页。建议不要用这种方法，而是在需要从新的一页开始的字符前插入分页符，以保证光标的跨页定位。

（2）在什么情况下需要插入分节符？（1）封面、声明、目录页一般不标注页码。在需要和不需要页码的分界处插入分节符；（2）在需要设置不同的页码格式（如：阿拉伯数字和罗马数字）或分段页码（如，各章的页码都从1开始）的分界处插入分节符；（3）在需要进行不同页面设置(如插入的表格需要页面由纵向变为横向，而表格结束后又需要将页面恢复为纵向)的分界处插入分节符。

2、在毕业论文的写作过程中，我个人比较习惯于都用分节符，这样便于页面格式的设置。简单来说，分节符设置后，每一节相当于一个独立的文本，可以自由进行设置格式。

3、插入分节符的方法如下：

（1）找到需要插入的点，将光标定位于此处：

（2）点击“插入”→“分隔符”

（3）选择“分节符类型”→“下一页”，点击“确定”即可。

（4）完成。

5.2 自动生成目录的制作（附：正文的格式设置）

1、使用自动目录的两大优点：避免手工编制目录的繁琐和容易出错的缺陷；当文档修改使得页码变动时，可以实现目录的自动更新。

2、推荐方法：通过设置大纲级别生成自动目录。

3、主要操作步骤：

操作步骤1：设置页码

根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然后为不同的“节”分别设置页码。页码设置问题请参见页眉页脚制作的内容。

操作步骤2：设置标题级别

在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。

标题级别的设置方法：

1、将页面视图切换到大纲视图；

将光标移到将要设置的标题前，打开大纲级别选择框，确定标题级别；

所有级别的标题设置完毕，打开 “显示级别”下拉框，显示所有级别的标题，检查是否有未设置的标题；

操作步骤3：插入自动目录

各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移到目录页准备插入自动目录的位置，点击“插入”→“引用”→“索引和目录”。

选择“目录”，并选好显示级别，点击“确定”

系统即可自动生成目录。对目录的格式也可以进行调整。

操作步骤4：更新自动目录

如果因为修改文档内容，使得页码发生变化，就需要相应地更新目录。具体为在生成的目录上的任一位置，点击右键，点击更新域，便可选择对目录整体或者仅仅是页码进行更新。

4、结束语：

自动目录的生成除了本文中推荐的设置大纲级别这种方法外，还可以通过设置标题的样

式等方法来生成，在此不做介绍。如有需要请联系：[email protected]。

5.3 页眉页脚的制作（含页码的制作）

页眉页脚的制作是在论文格式设置中最为困难的一点。笔者建议在合并文档，并添加目录之后可以进行设置。

1、设置页眉

在需要设置页眉的页面上，点击“视图”→“页眉和页脚”便可打开页眉的设置工具栏。

在页眉中输入该部分的页眉设置。包括其字号和格式。

在下一部分，一般而言分节符后，修改新的页眉。但是很容易发现，下一章节的页眉也换成了上一章节的页眉。如：

此时点击右上方页眉与页脚工具栏的链接到前一个，便可以断开与前一章页眉的联系，使得可以重新编辑本章的页眉。而此时原本有的与上一节相同，也将不存在。

页眉可以得到修改。

2、设置页脚。页脚主要是页码，其与页眉的设置基本相似。不同的是存在连续编码或者不连续编码的情况。根据2005的格式要求，方法如下。

（1）对于用罗马数字的页码，在需要页码的第一页页脚，选择插入页码，并选择格式：

此后在以下需要接着编码的一节，重复上述工作，但需选择续前节。

这样便可以连续编码了。

（2）对于用阿拉伯数字的编码，同理在第一页设置格式，但不选择续前节，而选择起始页码为1。这样此后为阿拉伯数字连续编码。

5.4 脚注的制作

1、默认格式的修改。部分同学发现在开始写论文时，其脚注的格式就同别人的不一样。那是因为脚注分隔符的默认设置不同。如：

重新设置脚注分隔符的步骤如下：

（1）切换至普通视图。（2）执行“视图”→“脚注”，在“查看脚注”对话框中，选择“查看脚注区”，显示脚注编辑窗格。（3）在窗格中的下拉列表中选择“脚注分隔符”。（4）选择分隔符，可进行颜色、边框等格式的修改；选中后按Delete键可删除分隔符；也可以

将其改为其他类型，例如插入“剪贴画”或键入文本符号等。提示：要恢复为默认的分隔符，可单击“默认设置”按钮。另外，在此窗格中，还可以对“脚注延续分隔符”、“脚注延续标志”等进行设置。

★ 在普通视图下，执行“视图”→“脚注”。

★ 选择“脚注分隔符”

★ 按格式要求进行修改。

★ 点击“关闭”，在页面视图下，发现已经更改完成。

2

、其他按格式要求进行注释。需要注意的是：前面的角标应换成小五的字号。

（1）插入脚注

（2）选好格式

（3）写完注释

（4）更改格式

（5）将前面的注释的角标选中，清除格式。

（6）格式修改完成