Excel讲课稿

Excel 2003的使用 Excel 2003是微软公司（Microsoft）最新推出的办公系列软件Office 2003中的一个组件，它是目前最好的电子表格，被广泛用于制作财务报表和进行数据分析。

Excel能与Word等软件共享数据。

Excel 2003的基础知识

 工作环境

 启动

单击：开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Office Excel 2003 双击：Excel文档（.xls）快捷方式  退出

文件→退出

单击关闭按钮

控制框

按Alt + F4键

 工作簿和工作表

Excel的文档（.xls）就是工作簿，一个工作簿由一个或多个工作表组成。

一个工作表就是一个二维的电子表格，由行和列组成。

工作表标签 活动工作表

 窗口组成

标题栏、菜单栏、工具栏、名称框和编辑栏、工作区、工作表标签、列标、行号、滚动条、状态栏

工作簿的基本操作

 新建

启动Excel后，将自动产生一个新的工作簿 文件→新建

“常用”工具栏上“新建”按钮

 打开

双击Excel文档

文件→打开（选择多个文件，单击“打开”按钮，可一次打开多个文件）

“常用”工具栏上“打开”按钮

打开最近使用过的文档，直接单击“文件”下拉菜单底部的文件名

 保存

文件→保存

“常用”工具栏上“保存”按钮

第一次保存，会出现“另存为”对话框： 保存位置 文件名 “保存”与“另存为”

单元格的基本操作

一、 单元格和单元格区域的概念

Excel工作表的基本元素是单元格。在工作表中，每一行、每一列的交叉点就是一个单元格。一个工作表最多可达到256列、65536行。行号用数字1~65536表示，列标用字母表示，A~Z、AA~AZ、BA~BZ、„„IA~IV。

单元格在工作表中的位置用列标和行号组成，如C3，AA25

单元格区域是指由工作表中一个或多个单元格组成的矩形区域。区域的地址由矩形左上角的单元格和右小角的单元格组成，中间用“：”相连。如B2：E8。

二、 选定单元格和单元格区域

选定一个——单击

选定多个连续的——拖动

选定多个不连续的——单击，Ctrl+单击

选定行——单击行号

选定列——单击列标

选定所有单元格——单击左上角行号与列标交叉处

注意：在名称框中直接输入单元格或区域名称，也可选中该单元格或区域。

三、 向单元格输入数据

方法一：单击单元格，输入数据

方法二：双击单元格，插入点出现在单元格内，输入或修改数据

方法三：单击单元格，单击“编辑栏”，在编辑栏输入或修改数据

输入的内容显示在编辑栏上。即使输入的内容超出了单元格的宽度，所有的内容也可以被显示出来。按Esc键或单击编辑栏中“×”放弃输入，按Enter键或Tab键或单击编辑栏中“√”完成输入。

单元格定位：↑↓← →，PageUp，PageDown，Ctrl+Home，Ctrl+end

（1） 文本的输入

如果单元格的宽度容纳不下文本串，可占相邻单元格的显示位置；如果相邻单元格已经有数据，就截断显示。对齐方式默认左对齐。

（2） 数字的输入

如果单元格的宽度容纳不下一个未经格式化的数字，就用科学记数法（如：7.89E+8）显示它；如果单元格的宽度容纳不下一个格式化的数字，就用若干个#号代替。对齐方式默认右对齐。

提示：对于全部由数字组成的字符，为了区分，在输入时前面加’，如’123。

（3） 日期和时间的输入

Excel能够识别多种格式输入的日期和时间。例如，为输入日期1993年12月1日，可按照下面任意一种格式输入：

93-12-1，1993-12-1

93/12/1，1993/12/1

1-dec-93

13/1，1/13

无论在单元格中是按哪一种格式输入的，出现在编辑栏的日期总是1993-12-1，否则就认为输入的不是

日期。

可按照下面任意一种格式输入时间：

16:15

16:15:15

4:15 PM

4:15:15 P

99-7-14 16:15

能够被系统识别为日期和时间的数据在单元格中的对齐方式默认右对齐。

Ctrl+；输入当前日期

Ctrl+Shift+；输入当前时间

提示：要输入分数3/7，需先输入0、空格，再输

3入3/7，否则被当作日期；输入分数17，应输入1、空

格、3/7。

（4） 使用“自动填充”功能输入数据

填充柄：是指位于当前区域右下角的小黑方块。当鼠标指向填充柄时，鼠标指针变为黑十字。

① 选定单元格，如果单元格中含有Excel提供的自定义序列，通过拖动单元格填充柄，可以将选定单元格中的内容复制到同行或同列中的其他单元格。

选定单元格中为“10月6日”，要接着输入

“10月7日”、“10月8日”等。

选定单元格中为“一月”，要接着输入“二月”、“三月”等。

注：工具→选项，“自定义序列”

② 如果选定单元格中包含有Excel提供的可扩展序列中的数字、日期或时间段，通过拖动单元格填充柄，可以自动将这些数据按序列增长而非简单的复制。

输入学号XX020101、XX020202„„

③ 对于数字型数据，若使用“自动填充”功能输入按规律增长的数据，要求输入至少两个数据，然后选定两个单元格，再拖动填充柄。

输入名次1、2、3„„

输入数据2、4、6„„

Ctrl键可以用于复制方式和序列方式之间的切换。

（5） 批注的输入和修改

给一些特别的单元格加批注，能使你更容易记忆和理解。

方法：右击单元格，“插入批注”（编辑批注、删除批注、显示批注）

加了批注的单元格右上角有红点标记，当指针移动到单元格时，就会在旁边显示批注。

一个单元格的信息包含3部分：内容、批注和格式。内容和批注需要输入，而格式需要设置。格式设置将在后面介绍。

四、清除单元格数据与删除单元格

清除单元格内容：选定单元格，按Delete键 清除：选定单元格，编辑→清除→全部（格式、内容、批注）

删除：选定单元格，编辑→删除

注意：“清除”不同于“删除”，清除只是删除了单元格的内容、格式、批注或全部，单元格仍然保留在工作表中；而删除了不需要的单元格后，这些单元格将被移去，周围的单元格填补删除后的空缺。

五、移动和复制单元格数据

（1）移动或复制整个单元格（包括内容、批注和格式）：

方法一：选定单元格，“剪切”或“复制”，选定目标单元格，“粘贴”

方法二：鼠标指向选定区域的边框，指针变为箭头时：

拖动鼠标——移动

Ctrl+拖动鼠标——复制

（2）复制单元格中的特定内容：

方法：选定单元格，“复制”，选定目标区域左上角，编辑→选择性粘贴，选择特定的粘贴内容

在移动或复制的过程中，选定的区域被闪烁的虚线框所包围，称为“活动选定框”，按Esc键可取消。

六、插入行、列、单元格

选定行、列、单元格（个数与要插入的个数相等），插入→行（列、单元格）

七、查找与替换单元格数据

使用查找与替换功能可以在工作表中快速定位，还可以有选择地进行替换。

选定搜索区域：编辑→查找（替换）

工作表的管理

一、插入、删除、重命名工作表

插入→工作表，或 右击工作表标签，在快捷菜单上选“插入”，将在当前工作表之前插入一个工作表。

编辑→删除工作表，或 右击工作表标签，在快捷菜单上选“删除”，将删除当前工作表。

格式→工作表→重命名，或 右击工作表标签，在快捷菜单上选“重命名”，输入新的工作表名。

二、移动、复制工作表

在当前工作簿中移动工作表——拖拽工作表标签 在当前工作簿中复制工作表——Ctrl + 拖拽工作表标签

Excel允许在不同工作簿中移动或复制工作表，方法如下：

选定工作表，编辑→移动或复制工作表

或 右击工作表标签，在快捷菜单上选“移动或复制工作表”，

注意：如果是复制，选中“建立副本”。

三、选定工作表

选定单张工作表——单击工作表标签；

选定多张工作表——先选定第一张工作表，Ctrl键，Shift键„„；

选定所有工作表——右击工作表标签，单击快捷菜单“选定全部工作表”

可以同时在多张工作表上输入并编辑数据。可以一次复制多张工作表。

四、隐藏或显示工作表

隐藏工作表——选定工作表，格式→工作表→隐藏

显示工作表——选定工作表，格式→工作表→取消隐藏

五、在滚动时保持行列标题可见

如果一个工作表很大，滚动时将看不到列标题或行标题，给我们带来不便。Excel的冻结窗格功能可以使工作表的行、列标题在滚动时保持可见状态。

选定某个单元格作为冻结点，窗口→冻结窗格，冻结点左边及上边被冻结，滚动时始终显示在屏幕上。

取消冻结窗格——窗口→取消冻结窗格

工作表格式化

建立和编辑工作表后，还可以根据需要对其外观进行设计，以形成一张清晰、漂亮、令人赏心悦目的工作表。这可以通过设置工作表格式来完成。

像Word一样，格式的设置大多数可以用工具栏上的按钮，或者用菜单命令。

一、设置字体、字形、字号、颜色等

方法一：工具栏上按钮

方法二：格式→单元格 “单元格格式”中“字体”

方法三：快捷菜单中“设置单元格格式”

二、设置单元格的数字格式

“单元格格式”中“数字”

“格式”工具栏上按钮

三、改变单元格的列宽、行高

方法一：选定列标或行号（可多个），用鼠标拖拽列标或行号的边线

注：要使列宽或行高与单元格中的内容相适合，双击边线

方法二：选定行，格式→行→行高；格式→行→最适合的行高

选定列，格式→列→列宽；格式→列→

最适合的列宽

附加知识 隐藏行与列

选定行（列），格式→行（列）→隐藏

选定包含隐藏行（列）的区域，格式→行（列）→取消隐藏

如果隐藏了第一列，怎样取消隐藏？

四、单元格数据的对齐

在默认“常规”格式的单元格中，文本是左对齐的，而数字、日期和时间是右对齐的。

方法一：工具栏上按钮 左对齐、右对齐、居

中、合并及居中

方法二：“单元格格式”中“对齐”

● 水平对齐及缩进、垂直对齐、方向

水平对齐及其缩进、垂直对齐：用来改变单元格中文本的对齐方式。

方向：用来改变单元格中文本旋转的角度。在“度”增量框中若输入正数，文本逆时针方向旋转，输入负数则顺时针方向旋转。

● 文本控制：自动换行、缩小字体填充、合并单元格

自动换行：Excel根据列宽将单元格中的文本折行，并自动改变单元格的高度，使全部内容都能显示在该单元格上。

缩小字体填充：缩小单元格中文本的字体，使单元格中文本的宽度与列宽一致。

合并单元格：将多个单元格合并成一个单元格。

五、单元格的边框和底纹

 设置边框：选定单元格区域，“单元格格式”中“边框”

提示：利用边框中的斜线和文本控制的“自动换行”（或者用Alt+Enter在单元格中分段），可以给Excel中的表格设置斜线表头。

 设置底纹：选定单元格区域，“单元格格式”中“图案”

六、使用自动套用格式

像Word一样，Excel提供了多种工作表格式。 选定单元格区域，格式→自动套用格式，选择类型。

七、条件格式

使用条件格式可以根据指定的公式或数据确定搜索条件，然后将格式应用到符合条件的选定的单元格中，并突出显示满足条件的数据。

选定单元格区域，格式→条件格式，输入条件，设定格式（字体、边框、底纹）

最多可设定三个条件。如果满足多个条件，只使

用第一个。可以更改、添加和删除条件格式。

如果单元格中的值发生更改而不再满足条件，Excel会暂停突出显示格式，但条件格式依然存在，除非清除格式。

怎样清除条件格式？

公式与函数的使用

除了在工作表中输入数据外，通常还需要对数据进行统计计算，如求和、求平均值，并把计算的结果反映在表格中。

使用公式可以对单元格中的数值进行加、减、乘、除等简单和复杂的计算，也可以处理文字。

函数是Excel中已经定义好的内置的公式，有数百个，使用函数可以提高公式计算的效率。

一、公式的创建和编辑

公式应有运算符和运算数，运算数可以是常数、单元格引用、单元格名称和函数；常用运算符有算术运算符、文本运算符和比较运算符。

下面是几个公式的例子：

=73+20

=SUM(A1:C1)

=(A1+B1+C1)/D2

=(B4+25)/SUM(D5:F5)

=A1&A2

=A5>=60

公式也是单元格的内容，像数字或文本一样输入、修改和删除，但是输入时要先输入“=”号。

公式的基本特征：

 以等号开始

 输入公式后，计算结果显示在单元格中

 选中单元格后，公式显示在编辑栏中

 双击单元格后，公式显示在单元格中

案件统计表中的求和 “自动求和”按钮的使用

求和是最基本、最常用的计算，因此Excel特别

在“常用”工具栏上设了“自动求和”按钮。自动求和以当前选定的单元格为基础，猜测要求和的单元格区域，如果自动求和选择了错误的单元格区域，我们可以重新选择。

Excel 2003已经把“自动求和”的实用功能扩充为包含了常用函数的下拉列表。

公式中的运算符

运算符用于对公式中的元素进行特定类型的计算，Excel的常用运算符有算术运算符、比较运算符和

文本运算符。P162表10.1

二、单元格引用和公式的移动和复制

引用单元格，就是在公式中使用引用来表示单元格中的数据。可以引用另一个工作表的单元格和区域，甚至引用另一个工作簿中的单元格和区域。以下是几个引用的例子：

B3:D4

Sheet2!A1:C8

D:\CJ\[LX1.XLS]Sheet3!B3:D4

公式也是单元格的内容，像数字和文本一样可以移动和复制。移动和复制公式的操作同单元格数据的移动和复制是一样的。

移动公式时，公式中对单元格引用并不改变。 复制公式时，公式中对单元格引用会改变，因为我们用的是相对引用。绝对引用则不会改变。

案件统计表中的求和

绝对引用是指引用特定位置的单元格，须在行号和列标前都加上$符号，如$C$3。相对引用和绝对引用可以混合引用，只在行号前或只在列标前加上$符号，如$C3表示列是固定的，而行可以改变，C$3则

反之。

三、函数

函数是Excel中已经定义好的内置的公式，有几百个，使用函数可以提高公式计算的效率。函数通过参数接收数据，参数可以是数字、文本等，也可以是单元格引用。例如，=SUM(A10，B2:B5)是一个求和函数。

 函数使用方法

方法一：直接在单元格或编辑栏中输入函数（包括参数）

方法二：选定要输入公式的单元格，单击“常用”工具栏上“粘贴函数”按钮，在 “粘贴函数”对话框中选择函数分类和函数名，按“确定”后，出现函数选项板，输入参数（也可以点击“工作表”

按钮后到工作表用鼠标选取单元格或区域，然后按“返回”按钮或按回车键），按“确定”按钮。

 几个常用函数：

SUM函数

AVERAGE函数

MAX函数

MIN函数

COUNT函数

数据管理与分析

除了可以对数据进行统计计算外，Excel还提供了数据排序、数据筛选、分类汇总等功能。

首先要引进数据清单的概念。Excel中，数据清单是包含相关数据的简单表格，每一列中包含同一类数据。数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段，并且数据清单的第一行是列标题，或称为字段名。在Excel中，对数据清单可执行类似于数据库中的查询、排序或分类汇总等。

为了有效发挥Excel的数据管理功能，一个数据清单最好独占一个工作表。如果做不到，至少也要用空行和空列与其它信息分隔开。同一数据清单中要避免出现空行和空列。

一、数据排序

一般情况下，工作表中的数据都是随机输入的。为了使数据更具可读性，Excel提供了多种方式对工作表区域的数据进行排序。可以根据一列或多列（不超过3列）的内容按升序或降序对选定的区域进行排序。

方法：1

、可以直接使用“常用”工具栏上的升序按钮和降序按钮。

2、单击数据清单中任一单元格，数据→排

序

二、数据筛选

对工作表的一个基本操作就是从中查找满足条件的记录，“筛选”就是一种用于快速查找数据的方法。Excel提供了两种筛选：自动筛选和高级筛选。这里只介绍自动筛选。

“自动筛选”是一种非常容易用的方法，经过筛选的数据清单中只显示满足条件的记录，以供浏览、分析和打印之用，那些不满足条件的记录被筛选掉并被隐藏起来。

方法：单击数据清单中任一单元格，数据→筛选→自动筛选

培训班名单（文本筛选）、成绩表（数值筛选）

用“（前10个）”选项可以筛选出最大或最小的记录（对数值型字段），用“（自定义）”选项可以自定义筛选条件，这样大大扩展了自动筛选的功能。

使用了自动筛选的字段，其字段名右边的下拉箭头变成蓝色。可以对多个字段使用自动筛选。

如果要退出筛选状态，从而恢复显示全部数据，再次数据→筛选→自动筛选。

三、分类汇总

分类汇总是Excel用于分析数据的一项有力工具。

例如，要分类汇总出男、女职工的基本工资平均值，可按下列步骤操作：

①单击数据清单中任一单元格

②数据→排序（按性别）

③数据→分类汇总（分类字段：性别，汇总方式：平均值，汇总项：基本工资）

从结果可见，在建立了分类汇总的工作表中，数

据是分级显示的，对应工作表左侧的按钮

据需要单击它们显示不同级的数据。

也可单击隐藏或显示相应分组中的明细数据。

如果要取消分类汇总，数据→分类汇总，单击。

图表

图表是工作表数据的图形表示。将数据以图形形式显示，可以使数据更直观、更清楚、更容易理解。图表也可以帮助你分析数据、比较数据之间的差异。

图表与生成它们的工作表数据相链接，当修改工作表数据时，图表会自动更新。不仅如此，修改图表数据也可改变工作表中的数据。

一、创建图表

在Excel中，用“图表向导”创建图表非常方便。

，可根按钮

步骤如下：

①选定表中数据所在的单元格区域（连行列标题，否则创建的图表中没有这些信息），可以选择不连续区域。

②单击常用工具栏上“图表向导”按钮

入→图表），进入“图表向导”。

③按照“图表向导”进行操作即可，一共有四个步骤。

值得注意的是，“图表向导”中每一步都有预览和“完成”按钮，只要通过预览已经满意，就可以单击“完成”按钮。

图表各部分的名称如图所示：

数值轴

（或插

可用“图表”工具栏编辑图表。

二、编辑图表

图表的移动、复制、删除和缩放与Word中的图形对象相同，这里不再介绍。我们介绍在图表创建好后如何修改图表数据、改变图表类型以及如何重新设置各种图表对象。

1．修改图表数据

Excel允许在创建图表之后对图表中的数据进行修改。创建图表之后，图表与工作表数据之间自动建立了链接，当修改或删除工作表数据时，图表会自动更新。

如果仅仅删除图表中的数据而不改变工作表中数据，可在图表中选定该数据系列（如一个条形、一个柱形、一个点等），然后按Delete键即可。

如果要向图表中添加工作表中的数据，最简便的方法是选定工作表中的数据，将其拖放到图表中。

还可以通过修改图表数据源的方法来修改图表数据，方法：

图表→源数据

单击“系列”选项卡，可“添加”和“删除”图表数据。添加数据时，要注意名称和值都要指定。

2．重新设置图表选项

从图表向导-步骤3可以看到，有关图表选项的设

置很多，如标题等，我们在创建图表时往往不能确定。但是我们完全可以在图表建好之后重新设置它们。

方法是：单击图表，图表→图表选项，重新设置图表选项。

3．更改图表类型

如果创建后的图表不能直观地表现工作表中的数据，还可以更改图表类型。

对于大部分二维表，既可以更改整个图表的图表类型，也可以更改数据系列（如上图中“刑事案件”系列）的图表类型。

方法是：选定数据系列或图表区，图表→图表类型，重新选择图表类型。

Excel提供了强大的图表功能。有14种标准图表类型，每一种图表类型又有多种子类型，还有若干自定义类型的图表。不同图表类型适合于表示不同数据类型。

注意：某些图表类型不能与其它图表类型组合在一起，这时系统会给出提示。

柱形图：突出各项之间的比较

条形图：分类轴垂直，数值轴水平；突出数值的比较

折线图：适于描述各种数据随时间的变化趋势 面积图：强调幅度的变化；直观地显示部分和整体的关系

饼图：数据系列中每一项占该项总值的百分比，只用于一个数据系列

圆环图：数据系列中每一项占总值的百分比，可含有多个数据系列

4．更改图表位置

在Excel中，图表既可以与原始数据放在同一个工作表中，也可以作为一个单独的图表工作表存放。前者称为“嵌入图表”，能够移到工作表的任意位置；后者称为“独立图表”。

可以把嵌入图表改为独立图表，也可以把独立图表改为嵌入图表。

方法是：单击图表，图表→位置。

5．设置图表对象格式

图表建好后，如果你对图表的颜色、图案、系列次序、坐标刻度、字体等不满意，还可以进行调整，通过调整达到修饰、美化图表的目的。各种图表对象都可以调整。

方法一：右击图表对象或双击图表对象，在打开的设置格式的对话框上进行设置。

方法二：在图表工具栏“图表对象”列表框中选择图表对象，单击设置格式按钮。（有时某图表对象不易点击选中，如在网格线较密的情况下要选中绘图区）

注①：三维图表比二维图表增加了背景墙等对象。如果要改变三维图表的显示效果，图表→设置三维视图格式

注②：可以点击选中某数据点，单独设置数据点格式（如数据标志、颜色等）。

Excel允许用户在图表中添加直线、圆等图形以及文本框、艺术字、剪贴画和图片文件，以增加图表的自说明能力和吸引力。

方法：利用“绘图”工具栏，或插入→图片

在图表中添加的图形对象不能拖到图表外。当然，在工作表中也可添加图形对象，其实，图表就是一个图形对象。

向最高数据点添加箭头和说明

打印工作表

一、页面设置

不同的工作表可进行不同的页面设置。

选定工作表（可多个），文件→页面设置

 在页面设置中可设置纸张大小和打印方向，可调整缩放比例，或以指定的页数打印工作表；  在页面设置中可调整页边距和居中方式；可输入和修改页眉页脚；

 如果工作表很大，需要在分页上重复行（列）标题，可在页面设置中设置；

 在页面设置中还可以设置是否打印网格线、行号列标、批注等。

二、控制分页

如果要打印的工作表内容不止一页，Excel会根据所设置的纸张大小、页边距等选项自动将工作表分成多页。

我们可以通过插入分页符来改变分页。单击行号、列标或单元格，插入→分页符可插入人工分页符；要删除人工分页符，则选定分页符下边或右侧的一个单元格，插入→删除分页符。

用鼠标拖拽分页符出去可删除分页符。

在“打印预览”窗口中进行页面设置等操作。

三、打印预览与分页预览

文件→打印预览 或在“打印”对话框中单击“预览”按钮。

可以在“打印预览”窗口中进行页面设置、用拖动法调整页边距等操作。

在打印预览窗口中单击“分页预览”按钮，进入“分页预览”状态，此时可用鼠标拖拽分页符改变分页（把分页符拖走可删除分页符），拖拽边线改变打印区域。要从“分页预览”视图转换到“普通”视图，视图→普通。

四、打印

文件→打印

Excel的打印分成3种情形：打印选定工作表（可多个）、选定区域（可多个）或整个工作簿（即所有工作表）。

不同的工作表打印在不同的页上，不连续的区域也打印在不同的页上。

五、图表打印

打印工作表时，图表随工作表一起打印。如果要单独打印图表，则先选中图表，再单击菜单栏上的文件→打印命令，图表将单独打印出来。