开会的故事
开会
案例演示：
软件部助理组织了一次公司内部会议以宣传一套新开发出来的软件，会议定于周五上午10：00准时开始。10点，只有技术总监一人到场，直到10：10，看人到得差不多了，软件部经理宣布会议正式开始。
在软件部经理讲了一番新软件开发的背景和意义后，该开发经理讲述软件功能，却发现开发经理没来（在开发实验室打盹），等开发经理在困意中讲完后，大家讨论对外宣传策划，却发现根本没有请市场人员。在软件经理去找市场人员的过程中，售后服务工程师离开了会场。这时，技术总监铁青着脸宣布散会。事后做检查，呈现给技术总监的结果是：
软件部助理：软件部经理只告诉我要开会，所以我就定了会议室，发了会议通知；
市场经理：软件部经理只给我口头说过，但我没有接到正式通知；
开发经理：我昨晚又熬一个通宵，实在太困了；
普通参会人员：公司开会经常性推延5-10分钟，去早了也得等别人；
售后服务工程师：通知上也没有说需要我们做什么，我一看人不齐，所以有事就先走了； 案例诊断：
问题究竟出在哪里？谁的理由更充分？
的确大家都有自己的客观原因，似乎有情可原。但如果大家都本着负责态度，事情会如此发展吗? 助理作为会议的组织者，其职责是确保会议成功召开，因此应该主动了解清楚会议的要求；开发经理的职责是在会议上做清晰的呈现，应该提前做好准备；软件部经理应该监督会议的组织过程而不是自己现场抓急。同样，市场经理、售后工程师及其他技术人员，难道都和此软件项目没有任何关系吗？
另外，会议的组织没有方寸。一般而言，组织召开一次会议，必须关注以下环节：发会议通知前，摸清主要参会人员能否参加？在会议通知中，要逐一明确：会议主席是谁？会议主题是什么？会上准备解决哪些问题？哪些问题是必须有结论的？哪些问题是探讨的？会议参与人各自的职责，需要在会议中贡献什么？会议的时间起始点？
如果与会者对这些问题的回复是“I don’t know”，那么，会议结果必定是“only the god know”。 本案引发的思考：
● 每一次开会前，我们可以自问：清楚自己的角色吗？做好了准备吗？知道会议期望的结果吗？参会的人都与此事有关吗？
● 一次会议就如同一个项目，其实都需要精心去组织；
● 而组织一次会议，决非仅仅预定会议场所及设备，而是需要每一个与会者“心”的准备。 ● 会议通知时请让所有与会者清晰“5W1H ”：
WHY ——开会的目的 WHAT——会议的内容 WHO——参会人员+主持者
WHEN——时间 WHERE——地点 HOW——注意事项和细节