Office办公软件常见操作技巧
Office办公软件常见操作技巧
一. Word常见操作技巧
● 选择技巧
1、把鼠标放在最左端,当出现向右上方的箭头后,点击一下,选中一行;连续点击两下,选中一段;连续点击三下,选中全文。
2、纵向选择区域:按住ALT键,然后拉住鼠标从左往右拖,可纵向选择区域。
3、CTRL+SHIFT+END选中区域为从当前光标位置到结尾
CTRL+SHIFT+HOME选中区域为从当前光标位置到开头
●编辑技巧
1、CTRL+1 1倍行距
CTRL+2 2倍行距
CTRL+5 1.5倍行距
2、可在文档任意空白处双击鼠标输入文字,自动产生制表符,可通过移动标尺上的L来移动其位置以对齐上面文本
3、英文大小写切换
1)快捷键方式:用光标选中英文字符后,按键F3+shift 可进行大小写切换
2)菜单方式:格式/更改大小写
● 图标
1、常用图标:剪贴板、格式刷(双击后可刷无数次)、特殊符号
2、如何增加图标?
1)在自定义/命令中选中图标后,拖动至工具栏上
2)点击工具栏最右边向下的箭头添加
● 表格
1、可拉动表格的右下斜角放大或缩小
2、直接拖动表格到文字中可实现环绕效果
● 剪贴板
1、Office剪贴板支持Word\Excel\PowerPoint之间的复制粘贴,最多可达24次;
2、剪贴板内可删除任意剪贴项目;
3、选中内容,点击两次复制,则可显示剪贴板
二.EXCEL常见操作技巧
●基本操作
1、选定当前区域的两个方法:
1)把光标移到区域内第一个单元格后按ctrl+shift+“→”+“↓” 注意:选中区域是一个含有文字的矩形
2)工具/自定义/命令/编辑/选定当前区域按钮
(PS:还有一个选定可见单元格按钮也很常用)
2、移动光标位置
选中任意单元格后,移至单元格边框的上(下/左/右)横线,当出现向四周的箭头标志后,双击鼠标,即可移动到此单元格所在列或行的首格(底格/最左格/最右格)
3、显示单元格数值之和:选中单元格,右下方任务栏即可显示其求和值(单击鼠标右键还可查看均值、计数等等)
4、注意事项:
1)若输入身份证号或不足五位工号,要先输单引号“’”再输数字
2)画斜单元格对角线时同时按住alt和“\” 可以自动对齐,而且可随单元格行高、列宽的调整而自动调整???
●公式
1)复制公式:选中已输入公式的单元格后,当出现黑十字时,双击即能按公式自动往下(单元格)计算
2)公式审核:ctrl+~
●行、列
1、移动整列:选中列,移动鼠标当单元格边框出现向四周的箭头标志后,按Shift拖动
2、插入、删除行/列:工具栏/自定义/命令/插入或编辑
●工作表
1、选择工作表:在工作表左下方 处点击右键即可显示所有工作表列表
2、复制工作表:选中工作表标签,边按ctrl边拖动至选定位置
3、插入工作表:选中工作表标签,点击鼠标右键
● 拆分窗口
1、上下拆分:将光标移至工作表边框右上角,出现上下方向箭头标志后往下拉
2、左右拆分:将光标移至工作表边框右下角,出现左右方向箭头标志后往左拉
● 打印
若想把全部内容打印为一页,可选择:页面设置/页面/缩放调整为“1页宽,1页高”(类似123的调整全部内容)
● 数据有效性
1、数据/有效性
2、进行输入数据的设置,最小值及最大值亦可来源于选定区域
3、可设置输入提示及出错警告
说明:输入提示与批注类似,但附注只能用光标显示
● 自动筛选和高级筛选
1、数据/筛选/自动筛选或高级筛选
2、在列表中选择,如需高级查找(如条件>400)可点击自定义
● 建立嵌套分类汇总
1)数据/排序:先对所有数据排序(若需全部排序,选中任意单元格即可;若选中某一区域,则只排该区域的数据)
2)数据/分类汇总
● 分类汇总的复制
若只想复制汇总栏而不想复制明细栏目,可先选定可见单元格再复制
●数据透视表
1、创建:数据/数据透视表
2、将列表中的不同项目拖入数据透视表中相应区域(行区域、列区域、页面区域、数字区域)
3、分类条件(页面区域数据)只有1个,显示条件可有多个
4、在表中单击鼠标右键可创建数据图
● 单元格的保护
1、锁定单元格:设置单元格格式/保护/锁定
2、隐藏公式:设置单元格格式/保护/隐藏
● 工作表的保护
工具/保护/保护工作表
● 工作簿的保护
工具/保护/保护工作簿
三.PowerPoint 基本使用介绍
● 创建演示文稿
1、 新建页快捷方式:在左方窗格处选定指定页后敲回车,即可在此页后新建一页
2、把胶片内容发送到word文档:文件/发送/Microsoft Word
● 设置幻灯片外观
● 设定背景
● 应用模板
● 添加动画
● 自定义动画设定
● 增加声音
● 使用超链接
(特殊效果演示)