技术资料归档管理规定

蒲城清洁能源化工有限责任公司

70万吨/年煤制烯烃项目

技术资料归档管理规定

（执行版）

2014年4月

1目的

为统一本工程项目施工技术文件材料的归档工作，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制订本规定。

2适用范围

本规定适用于公司建设项目各管理部门、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位及参与项目建设的其它单位。

3定义

3.1项目文件

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。

3.2项目前期文件

指工程开工之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

3.3项目竣工文件

指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

3.4项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映建筑、安装情况的文件。

3.5项目竣工图

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.6项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

3.7项目竣工验收文件

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

3.8项目文件归档

指建设项目的设计、施工、监理单位在项目建设完成时向建设单位或者委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

3.9项目档案

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.10项目档案的移交

项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项验收后，向生产使用单位移交。

4项目档案管理组织机构及职责

4.1组织机构

为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在蒲城清洁能源化工有限责任公司项目竣工资料验收领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级负责的原则，

4.2管理职责

4.2.1公司档案管理工作由技术开发部档案室归口管理，负责对项目文件的形成、收集、整理、归档工作进行检查、指导和监督；负责项目档案专项验收的组织工作；接收和管理公司项目档案。

4.2.2项目控制与施工管理部根据归档范围和归档责任负责完成自身所形成文件的收集、整理和归档工作；负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作，并在交工资料的真实性、准确性、齐全性及完整性严格把关；负责项目文件向技术开发部档案室移交的工作。

5项目文件的收集和编制

5.1收集和归档责任

项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。具体归档范围及归档责任详见表5.1所示

表5.1

分类号工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表（仅供参考）归档范围保管期限、份数归档责任

6.10基本建设一期工程

工程项目建设管理过程中形成的特殊载体材

料（声像、照片、电子光盘）（包括奠基、开

工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设

重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各

专题会、试生产、竣工验收等）

前期文件

可行性研究文件

1.项目建议书及报批文件

2.项目选址意见书及报批文件

3.可行性研究报告及评估、报批文件

4.项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件

5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及

报批文件2份永久永久永久永久永久

2份

永久项目控制与技术开发部技术开发部项目控制与施工管部承包单位6.10.00.00永久/2份6.116.11.01.006.11.02.00设计基础文件1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报

告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、

重要土、岩样报告及说明

2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及

重要设备安装测量定位、观测记录

3.水文、气象、地震等其它设计基础资料永久永久

2份

永久

永久

永久规划部6.11.03.00征地移民文件1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片

6.12

6.12.00.00设计管理文件设计文件2份技术开发部

1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评

价、鉴定、审批文件

⑴基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP

长期

审查文件）

⑵审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要

等

⑶设计评价（估）报告、鉴定、审批等

2.设计联络往来文件

⑴开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题

会议纪要等

⑵传真

⑶信函

⑷通知

⑸备忘录

⑹内部、外部工作联系单

6.12.01.00总体规划设计文件永久/2份

永久/2份

永久/2份技术开发部技术开发部技术开发部长期永久长期6.12.02.XXX各装置的基础设计文件（初步设计）6.12.03.XXX各装置的详细设计图纸（施工图），按照以

下专业图号排列

1．工艺

2．管道

3．仪表

4．设备

5．机械

6．电气

7．热工

8．暖通

9．电信

10．给排水

11．建筑

12．结构

13．消防

14．总图

15．储运

16．分析化验

6.12.05.XXX关键技术设计文件或引进技术文件6.13项目管理文件

永久/2份技术开发部

6.13.00.001、专项审批文件

⑴震评价报告及报批文件

⑵地质灾害评价报告及报批文件

⑶水土保持评价报告及报批文件

⑷水资源论证报告（含水权转换报告）及报

批文件

⑸职业危害预评价报告及报批文件

⑹工业卫生评价报告及报批文件

⑺劳动安全预评价报告及报批文件

⑻消防、人防、规划等申请、批复文件

⑼节能评估报告

⑽矿产资源压覆审批文件

⑾军事文物文件

2、配套协议文件

⑴水、电、天然气、通信、供排水、能源动

力、防疫等配套协议文件

⑵材料、燃料供应、外部运输等来源协议文

件永久/2份按职能分工由各相关部门负责归档长期/2份长期/2份

项目控制与

施工管理部

永久

长期

长期

永久

2份

长/短期

长/短期

长/短期

长期/永久

长/短期规划部、项目控制与施工管理部6.13.00.01项目部管理文件1.项目总体策划及审核、发布文件2.项目例会、专题会、项目经理例会、调度会会议纪要3.签报（阅批件）4.工程建设大事记6.13.01.00投资控制管理文件1.总体建设进度计划、项目执行计划2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统计报告3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报告4.工程概算管理及结算文件5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理

文件

6.13.02.00工程质量管理文件

1.工程质量管理体系文件

2.工程质量监督报告

3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通

知单及回复、检查通报、通知

4.工程质量事故处理文件2份长期永久长期永久

2份

永久

短期

长/短期

2份项目控制与施工管理部6.13.03.00HSE管理文件1．安全事故处理文件2.HSE检查通报及整改回复HSE管理部6.13.04.XXX施工管理文件1．施工综合管理文件（信函、传真、工作联

络单、通知等）

2内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量

整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回

复、中交验收文件）项目控制与施工管理部2份

6.13.05.00财务管理文件

1.银行借贷及资本金方面文件及批复

2.税务方面的文件及批复

3.外汇管理方面文件及批复

4、工程建设项目财务计划及执行、年度计划

及执行、年度投资统计文件

5、交付使用的固定资产、流动资产、无形资2份长期永久永久永久永久

短期

2份

长/短期财务资产部产、递延资产清册、竣工决算文件6、项目会计档案6.13.066.13.06.00

6.13.06.01商务管理文件商务管理工作中形成的综合性文件商务合同正、副本（包括招标、投标、评标

文件）

1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑

文件

2.投标书、资质材料、委托授权书和投标澄

清文件、修正文件（包括承诺函，保证性文

商务与采购部、企业管理部长期永久

件）

3.评标记录

4.中标通知书

5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、

合同变更文件

6.13.07

6.13.07.00

6.13.07.01采购管理文件项目采购工作中形成的综合性管理文件采购合同正、副本（包括招标、投标、评标

文件）

1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑

文件

2.投标书、资质材料、履约类保函、委托授

权书和投标澄清文件、修正文件

3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、

评标记录

4.中标通知书

5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、

合同变更文件

6.14

6.14.00

01勘探阶段

02土方阶段

03强夯阶段

04桩基阶段

6.14.XXX（主各装置综合卷项号）.00

1．封面A

2．封面B

3．交工文件总目录

4．交工文件总说明

5．施工组织设计

长期长期永久2份长/短期商务与采购部、企业管理部长期永久长期长期永久施工文件基础工程永久/2份项目控制与施工管理部承包商永久/2份项目控制与施工管理部承包商

6．单位工程分部分项划分表

7．承包商资质报审

8．综合性工程技术专题洽谈记录、各专业综

合性图纸会审纪要

9.综合性会议纪要

10．开工报告

11．停、复工令

12．项目管理计划

13．专业施工三级质量控制点划分表

14.设备、仪表等制造厂商及设备、仪表清单

15．重大质量事故处理鉴定报告

16．工程尾项清单

17．工程中间交接验收申请

18．备品备件移交证明

19．工程实体照管责任移交证明

20．专用操作、维修工具移交证明

21．工程质量保修书

22．单位工程质量评定表

23．工程质量评价报告

24.工程中间交接证书

25.工程交工证书

交工文件三方会审单

6.14.XXX（主各装置专业卷项号）

（按综合册、施工技术册、工程质量验收资

料、使用功能安全功能控制资料顺序进行案

卷排列）

6.14.XXX．一、综合册XX．001

XX指专业号1．封面A永久/2份项目控制与施工管理部承包商

XXX指主项号2．封面B

3．专业工程交工文件总目录

4．交工文件说明

5.特殊工种人员资质报审6．开工报告7．备忘录、技术总结

8．施工方案及报审表、施工计划、施工安全技术措施、施工工艺文件

9．工程变更一览表及设计变更和工程联络单10．专业工程技术洽商记录交工文件三方会审单

在综合册后

二、施工技术册

流水排列

1．封面B

2.交工技术文件说明3．技术交底、图纸使用说明

4．施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探5.专业施工记录

6.检测（验）、试验、调试、试车记录交工文件三方会审单

在技术册后

三、工程质量验收资料

流水排列

1．封面B

2.交工技术文件说明3．施工质量验收记录

4.分部、分项工作质量验收评定记录5、单位工程质量验收评定记录交工文件三方会审单

永久/2份

项目控制与施工管理部承包商

在工程验收

册后流水排四、使用功能、安全功能控制册列

1．封面B2.交工文件说明

永久/2份

项目控制与施工管理部承包商

3.材料/设备质量证明文件一览表4．材料报审表

带附件：（1）数量清单及自检结果

（2）出厂质量证明文件（3）合格证

交工文件三方会审单

6.14.XXX（主

土建专业卷

项号）.01

6.14.XXX（主

设备安装专业卷

项号）.02

6.14.XXX（主

管道专业卷

项号）.03

6.14.XXX（主

电气专业卷

项号）.04

6.14.XXX（主

电信专业卷

项号）.05

6.14.XXX（主

仪表专业卷

项号）.06

6.14.XXX（主

消防专业卷

项号）.07

各装置竣工图（按照设计图纸专业图号顺序

6.15.XXX（主归档）

各专业单独组卷，每专业卷前加“封面B”项号）

“交工文件三方会审单”

1．工艺2．管道3．仪表4．设备5．机械6．电气7．热工8．暖通9．电信10．给排水11．建筑

永久/2份

项目控制与施工管理部承包商、技术开发部、各设

计院

12．结构13．消防14．总图15．储运16．分析化验

6.16.XXX（主

无损检测资料

项号）

6.16.XXX（主

一、综合管理资料

项号）001

1.检测单位资质2.施工合同

3.开工报告/停复工报告4.项目经理任命文件

5.单位资质证书、项目部组织机构人员及资质

6.会议纪要及往来信函7.施工组织设计等

6.16.XXX（主

二、施工技术文件

项号）002

管道单线图等

6.17.XXX（主

各装置监理文件

项号）

施工监理文件

6.17XXX（主

（按综合册、施工监理册顺序进行案卷排

项号）.01

列）

一、综合册1．封面A2．封面B

3．交工技术文件总卷宗目录4．交工技术文件说明5．监理规划、细则及批复

6．施工及设备器材供应单位资质审核，7．施工进度、延长工期审核

无损检测单

位

长期/2份

项目控制与施工管理部监理单位

8．变更价格审查、支付审批、索赔处理文件9.开（停、复、返）工令、许可证10.监理通知、监理工程师指令、指示、来往函件、报告11.协调会议纪要

12.主要材料及工程投资计划、工程量完成报表及分析统计文件13.监理月报14.监理工作总结二、施工监理册1．封面B

2．设计变更、材料、零部件、设备代用审批3．外观、质量、文件等检查、抽查记录4．旁站记录

5．单元工程检查及开工（开仓）签证6．工程分部、分项质量认证、评定7．工程质量评价报告8．监理工作声像材料

设备采购、监造文件

6.17.XXX（主

（按综合册、材料册、施工记录册顺序进行

项号）.02

案卷排列）

1．封面A2．封面B

3．设备制造单位资质审核4．会议纪要

5．监理工程师通知单、来往文件6.监理工作联系单7．监理月报

8．设计变更、材料、零部件、设备代用审批9．质量事故处理文件10．监造工作声像材料11．设备采购、监造工作总结

6.17.XXX（主

生产技术准备、试生产文件

长期/2份

项目控制与施工管理部监理单位

2份生产部

项号）.00

1．技术准备计划

2．试生产管理、技术责任制3．开停车方案4．技术培训材料

维护记录，事故分析报告6．试生产运行记录

7．工业卫生、劳动保护、环保、消防运行检测记录

8．试生产产品质量鉴定报告9．产品技术参数、性能、图纸

6.18.XX（竣工验收年度后两位）.00

竣工验收文件

1．项目竣工验收报告2．工程设计总结3．工程施工总结4．工程监理总结5．项目质量评审文件

6．工程审计文件、材料、决算报告7．环境保护、安全、劳动卫生、消防、水土保持、档案等验收审批文件

8．竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

9．项目评优报奖申报材料、批准文件及证书10．工程现场声像文件

5.2项目文件编制的基本准则

归档的项目文件必须完整、准确、系统、规范，要能够真实记录和反映工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试、试生产及竣工验收的全过程，做到图物相符、数据可靠、签署完备；项目施工文件按照“存、交分离”的原则，执行《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》(SH/T3543-2007)、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程质量验收统一标准》（GB50300-2002）

短期短期短期短期长期短期短期短期永久2份永久永久永久永久永久永久永久永久长期永久

项目控制与

施工管理部

《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》(SH/T3503-2007),一并交业主归档。项目文件整理时，要保持文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，案卷编目、装订等符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2008)的要求。(注：建设工程中有关铁路、公路、桥梁、电信、35KV以上送变电工程等交工技术文件及格式应按有关国家标准、行业标准规定执行)5.3

项目文件编制质量要求

5.3.1归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备，并应剔除易腐蚀的金属物。

5.3.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯兰墨水、圓珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份复印件。

5.3.3材料质量证明文件必须是加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的原件,或供应商在产品质量文件复印件加盖确认印章的延续性质量证明文件。

5.3.4竣工图由EPC承包商或设计单位负责编制。在图签栏内注明“竣工阶段”，图签栏内的设计、校核、审核等签署齐全。若竣工图根据设计变更在最终版设计发生修改,应在竣工图注明修改依据的变更单号。竣工图完成后应逐张加盖并签署竣工图章，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处。（竣工图章详见图5.3.4）

图5.3.4

5.3．4

竣工图章（单位为毫米，图章中“竣工图”三号、宋体、居中；其余文字：小四、

宋体、居中）

5.3.4.1竣工图章的使用应按照DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定的竣工图章执行，竣工图章的式样、内容、尺寸如图5.3.4所示

5.3.4.2所有竣工图均应逐张加盖竣工图章，图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边20±10mm距下边20±10mm）加盖竣工图章，竣工图章应使用不易裉色的红色印泥，加盖在图纸标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。

5.3.4.3编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣工图章的内容应齐全、清楚，签名栏不得由他人代签或以个人印章代替签名，应是签名本人可辨识的手写体亲笔签名，其中“编制人”、“技术负责人”原则上不能为同一人；“监理人”应该是专业监理工程师或总监理工程师签名，因个人签名难以辨识时应在卷内备考表中说明。

5.3.4.4实行工程总承包的项目，由工程总承包单位或施工分包单位签署，未实行工程总承包的项目由施工单位签署。

5.3.4.5一个工程由两个或两个以上施工单位共同完成的，施工单位各负其责，完成责任段内的竣工文件的编制，交由总包单位统一组卷，最后交监理单位审核。

5.3.4.6竣工图章中的编制单位、监理单位可填写规范的单位名称简称，也可在竣工图章制作时直接标明。

5.3.4.7竣工图章中编制日期一般填写竣工图编制完成的日期5.3.4.8竣工图的整理应区别情况按工程竣工验收的要求组卷。5.3.4.9字体“竣工图”为宋体三号，其他为宋体小四；5.3.4.10在刻制竣工图章时，应表达单位全称；

5.3.4.11当建设工程实施EPCM承包管理模式时，竣工图章中的“监理单位”应改为“EPCM单位”，“现场监理”应改为“专业负责人”，“总监”应改为“项目经理”。

5.3.5竣工图应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）的要求折叠，幅面为A4大小、手风琴式，图面向里，且标题栏显露在右下角。

5.3.6录音、录像文件应保持载体的有效性，对录音、录像文件的管理应执行《录音录像档案管理规范》的有关规定，照片档案的管理应执行《照片档案管理规范》的规定。5.3.7长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。当设计、施工文件以只读光盘形式提供时，必须提供一份经责任人员签字确认的原件，并确保光盘内容与纸质文件的一致性。电子文件的归档管理应按照《电子文件归档及管理规范》（GB/T11822-2000）有关规定执行。5.4施工文件的审查要求5.4.1施工文件的过程控制责任

各工程EPC承包商在装置（单元）的建设过程中，要确保所形成施工文件的完整、准确；监理单位和各项目组要对施工文件进行过程控制，在过程控制中履行审查责任，各装置（单元）在中间交工验收前，项目控制与施工管理部要组织工程承包商将项目文件进行初步整理、组卷，以供中间交工验收时进行内容审查。为了确保施工文件的真实、可靠以及与实物的一致性，各装置（单元）在中间交工验收过程中，各专业验收小组在验收实物的同时，必须审查施工不同质量控制点，进行相应的报审和签字认可。项目组要确保施工文件的齐全、完整、准确。5.4.2

施工文件的审查要求

各装置（单元）在中间交工验收前，为了确保施工文件的真实、可靠以及与实物的一致性，各装置（单元）在工程实体子单位或分部工程验收1个月内及时组织进行内容审查，中间交工验收过程中，各专业验收小组在验收实物的同时，必须审查施工文件的内容，主要是审查材料质量证明、设备、仪表等制造厂商文件以及竣工图等，并在“施工文件内容三方会审单”中签署审查意见。

5.5项目文件的归档时间和份数

5.5.1项目前期文件在前期阶段及时归档2套（至少1套原件），电子版文件DVD光盘2份。5.5.2设计文件的归档应在设计阶段结束后归档。对于基础设计文件应整理归档2套(至少1套原件)；详细设计文件也应归档2套（蓝图）；设计管理文件在各设计阶段结束后完成归档2套（至少1套原件）；设计文件电子版DVD光盘归档2份。

5.5.3项目管理文件由各相关部门负责，按年度进行收集、整理、组卷、保存，在项目完工时归档2套（至少1套原件），施工管理文件（含中间交工验收文件）在完成装置(单元)中间交工验收后1个月内完成整理、组卷并归档2套，至少1套原件，电子版DVD光盘2份。

5.5.4试生产文件由生产运营部负责收集、保存，在试生产结束后归档2套（至少1套原件）。5.5.5施工文件（含施工图）在工程实体子单位或分部工程验收3个月内进行整理、组卷，并完成内容的审核、确认，经项目控制与施工管理部验收案卷质量后移交技术开发部档案室归档，归档2套，电子版DVD光盘2份。

5.5.6竣工图在工程实体中交验收后3个月内完成整理、组卷，并完成内容的审核、确认，盒内散装，按各个专业单独整理、组卷后移交2套，电子版光盘2份。

5.5.7设备、仪器类资料包括：制造厂产品合格证、规格书、产品外形图、装配图、安装指导、操作指南、维修手册、备品备件清单、检查报告记录、特种设备监检证书及其他相关文件图

纸等。业主采购的设备、仪器及仪表，采购员在开箱后，将全部资料移交给承包商，及时办理相应的移交手续（资料名称、编号、页数、份数、原件及复印件等，承包商签字盖章手续齐全），并负责将移交手续提交至档案室。商务采购部最终负责提交其所购买的针对于此承包商的设备、仪器、仪表的汇总清单，以便档案室核对承包商所移交资料的齐全、完整及准确的情况。承包商负责提交档案室2套进行管理保存，以满足工厂联动试车和试生产的需要。在实体中交验收后3个月内，最终由承包商将2套（至少1套原件）完整的设备厂商资料整理、组卷，移交至档案室验收归档，同时归档2套电子版DVD光盘；承包商采购的设备仪器类，承包商负责提交档案室2套进行管理保存，以满足工厂联动试车和试生产的需要。在实体中交验收后3个月内，最终由承包商将2套（至少1套原件）完整的设备厂商资料整理、组卷后，移交至档案室验收归档，同时归档2套电子版DVD光盘。

5.5.8业主采购的材料类文件原件由商务采购部负责将原件提供给承包商，由承包商进行整理、组卷。

5.5.9监理文件应在完成中间交工后3个月，与承包商的施工文件同时归档，归档2套（至少1套原件），电子版DVD光盘2份。

5.5.10电子文件的编号、整理、归档必须与纸质文件对应一致。电子文件刻录为DVD光盘2份进行移交。电子版文件格式为：可编辑电子版1份，签署信息齐全的PDF版1份。

5.5.11项目建设过程中所形成的重大事件的照片、录音、录像文件，由形成承包单位及管理部门及时收集、整理、保存，按年度或项目中交后，向档案室归档2套。6项目文件的整理和编目6.1项目文件整理组卷原则

6.1.1项目文件的整理组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理的要求。

6.1.2本项目所有应归档文件的整理、组卷，由文件的形成单位或承办单位负责，由相关部门或专业验收小组审核，并按归档时间要求移交档案室，归档时，同时移交电子版文件。6.2项目文件整理组卷方法

6.2.1建设单位各单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备仪器类文件、施工文件、生产试运行文件及竣工验收文件，应根据文件的性质、内容分别按阶段、装置或单位工程整理组卷。生产试运行文件由生产运营部负责收集、整理、组卷后，一并归入项目档案中。6.2.2项目管理文件按问题和时间整理组卷，其中施工管理文件按装置、问题、时间整理；

商务、采购合同及合同管理文件按装置、合同号进行整理，并按招、投、评文件、合同书、合同管理文件综合组卷，如一卷文件太多可分开组卷；会计档案的整理组卷执行财政部、国家档案局1998年8月21日发布的《会计档案管理办法》。

6.2.3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，按装置和专业整理组卷。6.2.4施工文件的整理、组卷

6.2.4.1组卷要遵循文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，区分不同保管期限，符合档案管理要求，手续齐全，便于借阅。

6.2.4.2项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按问题组卷；原材料按单项工程、单位工程组卷；

6.2.4.3同一专业的交工文件按综合、技术资料、材料质量证明、施工记录分别组册，并在同一分类号中，以案卷流水号进行统一的案卷排序。同一装置如有几个施工单位分别建设其单位工程、分部、分项工程时，所形成的施工文件原则上应单独整理组卷，不同施工单位之间的资料不拆分，不互相拼接，但必须由总承包商在交工技术文件说明中加以说明；6.2.4.4建筑工程类（包括钢结构和水暖卫生设备、管道）文件，按单位工程整理组卷；6.2.4.5设备安装工程类文件（包括设备附属钢操作平台）按设备位号、安装工艺顺序组卷；同一台设备的记录放置在一起，辅助机应编入主机设备项目中，本系统设备的保温、保冷、脱脂、防腐等一并编入；

6.2.4.6管道安装工程类文件（包括室外给排水工程）应按安装工序顺序组卷，阀门检验、调试、保温、保冷、脱脂、防腐等一并编入；

6.2.4.7电气安装工程类应按供配电系统每台设备和系统位号顺序组卷；6.2.4.8仪表安装工程类文件应按控制、检测系统位号顺序组卷；

6.2.4.9设备、原材料和半成品质量证明文件按单项（单位）工程、专业整理，并按照品种、规格、材质、质量证明文件类型等分类、顺序组卷，列明目录和材料的使用部位和数量。6.2.4.10竣工图按装置、详细设计划分的专业、图号分别组卷。

6.2.5监理文件按综合、材料、施工监理分别组册，如文件较少可组成综合卷。6.2.6案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。6.3

案卷内文件的排列规则

6.3.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

6.3.2设备文件按依据性、开箱验收、产品合格证、检测、试验报告、随机图样、安装使用说明及操作维修手册等顺序排列。

6.3.3竣工图按主项（装置）、专业、图号排列。

6.3.4施工文件按管理、依据、评定、验收、建筑、安装、检测实验记录排列。

6.3.5卷内文件排列，一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定草稿在后。6.4案卷编目规则

6.4.1卷内文件页号的编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号；各卷之间不连续编页号。6.4.2卷内目录编制

内应编制覆盖所有资料的“卷内目录”,主要内容如下：

6.4.2.1序号:应填写登录案卷的流水顺序号，从阿拉伯数字1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

6.4.2.2文件编号（文件形成单位的编号）:应填写文件文号或图样的图号、设备位号或项目代号；

6.4.2.3责任者:应填写文件形成者或第一责任者；6.4.2.4文件题名:应填写文件标题全称；

6.4.2.5日期:应填写文件形成日期，如一份文件有几个日期，则填写该文件的起止日期。如隐蔽工程检查验收记录，有数页，最早日期为“20130330”,最晚日期“20130712”则日期应填写为“20130330-20130712”。6.4.2.6页数:应填写每件文件的总页数；

6.4.2.7备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。6.4.3案卷封面和脊背的编制

案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。内封面采用《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503-2007）的封面A和封面B；外封面采用“档案封面”，主要内容如下：6.4.3.1案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目（名称、代号、装置（单元）代码及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包

括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；6.4.3.2立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门；6.4.3.3起止日期：应填写卷内文件形成的起止日期；

6.4.3.4保管期限：应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限；6.4.3.5密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级；

6.4.3.6档号：应根据建设单位的档案分类编号方案，填写档案的全宗号、分类号和案卷流水号。施工文件的档号，在整理组卷时由建设单位统一给定(注：档号由档案室统一填写)；6.4.3.7背脊采用“档案背脊”，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。6.4.4卷内备考表卷内应设“卷内备考表”。

6.4.4.1卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等；6.4.4.2卷内备考表排列在卷内文件之后；

6.4.4.3互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式。

6.4.4.4总页数：应填写案卷内全部文件的页数之和。6.5案卷的装订

6.5.1勘察设计文件原则上要求是A4大小，图纸和文字装订成册，厚度不超过5厘米。6.5.2基础设计文件采用装订成册或打孔成册，不能散装或打捆交付（一般保留设计单位原文件的成册形式，不宜拆卷重新装订）。每册装订厚度不得超过3厘米。封面和脊背采用可插入式的硬塑质文件夹，文件夹的尺寸为310毫米×250毫米（最大宽度不超过270毫米）。6.5.3详细设计和竣工图，由设计单位（或承包商）归档。需装订成册或按专业散页折叠装盒。散页装盒的图纸需要每张加盖档号章，对页数较多的A3、A4幅面的图纸如，文字材料、材料表、设备表或管道空视图等，可以是非蓝图，装盒时，可在图纸目录上加盖档号章即可，不必每页盖章。图纸装盒的厚度按专业图纸的多少合理分配，一般不超过2、4、5或6厘米，不同幅面的图纸按《技术制图复制的折叠方法》（GB/T10609.3-2009)统一折叠成A4幅面，手风琴式，图面向里且标题栏显露在右下角。

6.5.4案卷文件以件为单位装订，并在每件文件首页右上角空白处加盖档案号章，并填写档号和序号（档号由档案室填写）。

动力部在资料的真实性、准确性、齐全性及完整性等方面审核无误后，由项目控制与施工管理部负责向技术开发部档案室移交项目档案，移交时必须填写“竣工资料移交清册”，一式3份，经交接双方核对无误后签字，作为移交凭证各执一份保存，其中一份承包商自行留存。8

相关文件

《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-2009）；

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；《工业安装工程质量检验评定统一标准》（GB50252-2010）；《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）；《建筑工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）；《建筑工程质量验收统一标准》（GB50300-2002）；《石油化工工程建设交工技术文件规定》（SH3503-2007）；《电子文件归档及管理规范》（GB/T11822-2003）；《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）；《录音录像档案管理规范》（DA/T15）；

《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局1998年8月21日发布）；

陕西省石油化工建设工程质量监督站编制的《陕西省石油化工建设工程交工资料整编要点》

说明：本项目工作建筑使用《陕西省建设工程资料管理软件》规定用表格式，工程安装使用《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）用表格式。

9附表

“工程档案验收签字表”“竣工文件材料案卷审查会签单”“卷内目录”“备考表”“案卷封面”“案卷脊背”

10说明

原公司档案管理有关规定与此文件有差异的以执行版为准，请各工程管理部门、承包商、施工单单位、监理单位认真遵照执行。

蒲城清洁能源化工有限责任公司

工程档案验收表

工程名称：70万吨/年煤制烯烃项目

装置名称：(主项/单位名称）

档案移交单位（章）：

签字：档案移交日期：

XXX工程

竣工文件材料案卷审查会签单

单位工程名称案卷名称编制责任单位审查单位

审

查

编制时间意

见

单位工程编号

资料齐全、准确、工整。（可打印）

监理单位

总监：专业工程师：

审查时间：

建设单位

项

目控制与施工管理部

资料齐全、准确、工整。

技术部经理：专业工程师：

审查时间：

符合档案管理要求。

技术开发部

审查人：审查时间：

蒲城清洁能源化工有限责任公司档案验收签字表

档案移交总包单位自检意见

单位（公章）移交档案负责人签字：

年

月日

监理单位意见

单位（公章）监理单位总监签字：

年

月

日

工程主要负责部门审核意见

（公章）

工程部门负责人签字：

年

月

日

档案部门验收意见

（公章）档案部门负责人签字：

年

月

日

卷内目录

档号：

序号

文件

责任者

编号

文件题名

日期

页数备注

备注：序号列宽10mm文件编号列宽20mm，责任者列宽20mm，文件材料题名列宽70mm，日期列宽20mm，页号列宽15mm，备注列宽15mm。

档号

蒲城清洁能源化工有限责任公司70万吨/年煤制烯烃项目（主项号）+单位（单项）工程名称

+卷名

（字号为宋体三号）

立卷单位起止日期保管期限密

级

(案卷封皮样式）

‐30‐

归档文件移交清册

建设项目：序号1

案卷题名

装置/单元名称：卷内目录序号

单位

数量

总页数

起止日期

编号：载体

备注

承包商：（盖章）签日

字：期：

监理单位：（盖章）签日

字：期：

移交单位：（盖章）移交人：移交日期：

接收单位：（盖章）接收人：接收日期：

审核人：

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