进一步做好电子公文归档管理工作
电子公文是国家电子政务建设迅速发展的必然产物。电子公文运行管理的状况，直接影响国家电子政务建设的发展。上海市长宁区的经验告诉我们，电子公文的运行管理，不仅涉及新技术的推广应用，而且涉及管理体制、管理方法、管理理念等方面的创新和变革，涉及各级机关公文处理的改革和发展。通过切实加强电子公文的运行管理，不仅大大提高了政府机关行政效率，而且为社会、为老百姓服务的能力也得到了加强，保障了电子政务建设的健康发展。
长宁区的经验还更加明确地告诉我们，归档工作是电子公文运行管理的一个重要环节，同时也是传统意义上文件与档案相互衔接的关键。从某种意义上讲，电子公文能否正确归档，电子档案能否科学保管和有效利用，是衡量电子公文系统及其管理水平的重要指标，是检验电子公文运行管理好坏的基本尺度，是电子政务建设成败的试金石。长宁区电子公文归档管理工作的有效开展，极大地推动了电子政务环境下国家信息资源的建设，为逐步构建起完善的政府基础信息资源库，满足不同层次对政务信息的利用需求奠定了良好的基础，为保证国家电子政务的顺利实施提供了强有力的保障。来自各地的代表普遍反映，这次会议对于进一步认清电子公文的运行特点，电子公文如何归档和管理，电子公文管理系统建设中应着力把握和解决一些什么问题，具有重要的借鉴和示范作用。
一、提高认识，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感
电子公文的归档和管理，无论对各级文书部门，还是对各级档案部门，都是一项新的工作。这项工作做得如何，关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用，因此，我们要从国家电子政务建设、国家信息资源建设的高度，从新形势下做好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度，深刻认识电子公文归档管理工作的现实意义和重要作用，进一步增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感。
中共中央政治局候补委员、书记处书记、中央办公厅主任王刚同志对电子公文归档管理工作非常重视、非常关注。２００３年，王刚同志在一次批示中指出：“电子公文的归档与管理，档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作。”王刚同志的重要批示，对我们进一步做好电子公文归档管理工作提出了明确的要求，也给了我们很大的鼓舞。在现代信息技术特别是办公自动化和电子政务快速发展的形势下，电子公文日益成为各级党委政府有效施政的一种重要手段。电子公文的运行涉及生成、流转、传输、归档、保存、利用等诸多环节，涉及各个部门。为了加强电子政务建设中的电子公文归档管理、档案基础文献数据库建设、档案信息资源开发利用等工作，国务院在２００２年３月成立国家电子政务协调小组的时候，专门确定国家档案局为成员单位。同年８月，国务院办公厅在部署全国政府系统办公业务资源网传输电子公文工作的时候，又提出了由国家档案行政管理部门制定电子公文归档工作相关法规的任务。据此，国家档案局研究制定了《电子公文归档管理暂行办法》，经王刚同志同意后以国家档案局６号令发布实施。国务院信息化工作办公室对这个《暂行办法》的制定和实施也给予了充分肯定。我们这次会议的根本任务，就是要通过观摩学习长宁区的成功做法，在全国各级档案部门进一步形成共识，增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感，把贯彻王刚同志指示精神的各项工作扎扎实实落到实处。
电子公文的归档管理，是新形势下国家信息资源建设的一个重要方面。国家信息资源的建设与开发利用，是国家信息化的核心任务，是贯穿国家信息化建设进程的主线和取得实效的关键。档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分。今年２月，国务院信息化工作办公室领导同志和国家信息化专家咨询委员会的有关专家到档案部门就档案信息资源开发利用工作进行专题调研时，曲维枝主任就多次强调，档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各级党政机关、企业事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。只有认真把好电子公文归档管理环节这一关口，才能切实保障政府基础信息资源不流失，完整、规范、安全地进入国家信息资源宝库，并且得到科学保管和有效利用，为全面建设小康社会服务。
二、学习借鉴，进一步探索电子公文归档管理工作的新思路和新举措
长宁区的许多管理理念、管理方法和工作思路值得学习和借鉴，长宁经验一个非常突出的特点，就是思想领先、规范操作和注重实效。在这里，我再从三个方面强调一下长宁区电子公文归档管理工作给我们的启示。
第一，长宁区电子公文管理系统建设是区委、区政府领导高度重视的结果。电子公文的归档管理，是电子政务系统建设和运行过程中一个不可分割的组成部分，是电子政务条件下机关公文处理改革发展的举措。实施这样的改革，需要党委、政府的统筹兼顾。长宁区在电子公文和电子档案管理系统的建设中，区委、区政府没有把此项工作局限于档案局的工作，而是作为整个政府职能转变的一个具体行动。从立项、论证、研制到实际运行，区政府都要求档案局提前介入政务网建设的每个阶段，使电子公文归档管理与区政务网建设紧紧结合在一起，保证了电子公文归档管理在电子政务系统设计之初就作为必须的功能列入计划，使电子政务系统中的电子公文管理功能齐全完整。
第二，长宁区电子公文管理系统建设是各有关部门通力合作、齐抓共管的结果。信息时代的档案工作与文书处理工作、信息化工作等联系更加紧密。电子公文的归档管理，既是文书部门的日常工作和档案部门的基础业务工作，同时也是信息化主管部门的一项重要工作内容。没有相关部门的协同作战，这项工作是无论如何做不好的。长宁区电子公文管理系统建设的顺利进行，其中一个非常重要的因素，就是得益于文书部门的高度重视和密切配合，得益于档案部门积极主动的提前介入，得益于信息化主管部门的大力支持和指导。正是由于相关部门齐抓共管，从而避免了部门分割和相互脱节，保证了电子公文信息流始终流转顺畅、规范、有序。特别应当强调的是，电子公文归档管理作为电子政务的重要组成部分，必须得到信息化主管部门的支持和指导，列入相关建设规划和工作框架，使电子公文归档管理与电子政务同步建设，实现档案工作信息化与国家信息化建设的协调发展。
第三，长宁区电子公文管理系统建设是长宁档案工作者主动工作的结果。电子政务环境下的档案工作和文书工作之间的界限更加模糊，文件档案一体化管理是一种必然趋势，从保证归档后电子公文真实、完整、长期可读等要求出发，必须从电子公文产生之初就要进行相关控制，如元数据、背景信息的齐全完整等。这些工作如果档案部门不主动开展，就可能造成电子公文归档后数据不全，影响到电子档案的真实、完整、可靠。因此，主动介入电子政务建设，自觉承担起电子公文归档管理工作，是档案部门义不容辞的职责。长宁区档案局的同志们主动汇报，多方联系，积极工作，得到了各级领导和相关部门的同志们充分理解和大力支持。
长宁的经验和做法为我们做好电子公文归档管理工作提供了很好的模式。全国各个省市也对这项工作给予了高度的关注，比如：北京、上海、江苏、浙江、广东、云南等地档案部门会同信息化主管部门制定出台了有关电子文件归档管理的法规性文件；广东许多地方建立的电子文件管理中心，由档案部门集中统一管理党委政府各部门产生的电子文件；湖北省把省档案局列为全省首批电子政务试点单位之一；四川省把电子公文管理列入党政网建设的统一规划之中，并且由省信息办和省档案局共同组织在全省范围内推广应用统一的电子公文归档管理系统；沈阳市档案局认真研究非规范电子文件归档格式转换系统，已经获得了初步的成果；等等。总之，电子公文归档管理工作得到了各级党委、政府以及各部门的高度重视，呈现出良好的发展势头。希望各级档案部门在认真学习长宁及有关地区好的做法的基础上，根据本地区、本部门的实际情况，调整思路，研究对策，把这项工作尽快开展起来。同时，也希望各省区市信息化主管部门一如既往地对电子公文归档管理以及整个档案工作给予大力的支持和帮助，共同把信息化时代的档案事业推向前进。
三、真抓实干，进一步开创电子公文归档管理工作的新局面
电子公文归档管理已成为信息时代档案工作者面临的重大挑战和发展机遇。各级档案部门要以科学发展观为指导，抓住机遇，加快发展，推进工作，服务社会。
第一，要用科学发展观指导电子公文归档管理工作。当前，全国各行各业都在学习科学发展观、树立科学发展观、实践科学发展观。电子公文归档管理是一项全新的工作，需要用科学的态度和发展的眼光来对待电子公文归档管理中遇到的每一个问题。电子公文与纸质公文相比，归档管理的技术要求更高，对管理人员的科学技术素质要求更高，而且随着信息技术的不断发展应用和我国行政管理体制的不断完善，电子公文归档管理方法和手段也会不断有所变化，这就需要各相关部门要用科学发展观指导电子公文归档管理实践，不断研究新问题，不断取得新突破。
第二，要用协同作战的精神推动电子公文归档管理工作。电子公文归档管理工作需要多部门通力合作、齐抓共管。电子公文归档管理的一个显著特点是文件管理和档案管理结合得更加紧密，电子公文的产生、运行、归档和电子档案的管理利用都在一个系统中完成，电子公文的产生、运行是否规范，将直接影响到所形成电子档案的真实、完整、可靠。国内外研究和相关实践表明，要保证电子档案的真实、完整、可靠，必须从电子公文的产生之初就实施前端控制，也就是要用档案管理的理念和方法来规范、控制电子公文的产生、运行。长宁电子公文管理系统给这项工作做出了很好的示范。按照纸质文件档案管理职能划分，文件管理和档案管理是两个不同的阶段，在许多单位分别归属不同的职能部门管理，这种管理体制显然不适应电子公文和电子档案管理的要求，因此，把电子公文管理和电子档案管理职能合一，是必然的发展趋势。长宁区采取由档案部门牵头对电子公文运行的全过程进行管理，是值得肯定和推广的。各级档案部门应该积极与当地信息化主管部门联系，积极参与，积极配合，主动承担相关工作，使电子公文归档管理工作健康有序地开展。
第三，要用统一的法规标准规范电子公文归档管理工作。电子公文归档与管理必须依照相关法规和技术标准，纳入科学化、法制化的轨道。当前，各级档案部门要按照国家档案局第６号令和王刚同志批示精神的要求，把电子公文归档管理作为一项重要工作纳入议事日程，参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。有条件的地区和部门应该根据国家档案局６号令总的要求，制订出台操作性强的电子公文归档管理办法、实施细则、技术标准等。
今年年初，广州市人民政府出台了《电子公文和信息交换管理试行规定》。该规定不仅提出电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力，确立了电子公文的法律地位，而且明确规定“电子公文办理完毕后由各使用单位办公室（或机要室）自动向广州市档案馆内部网归档保存”，确定了政府各部门开展电子公文归档相关工作的具体要求，赋予了档案部门集中统一保管电子公文的职责。
第四，要用先进的科研成果深化电子公文归档管理工作。电子公文是伴随着信息技术的发展和应用而产生的，信息技术发展很快，电子公文归档与管理中新的问题将不断出现，必须认真研究新情况，采用先进的管理方法和技术成果，解决电子公文和电子档案保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用。□
（本文是国家档案局副局长、中央档案馆副馆长杨公之在电子公文归档管理工作座谈会上的讲话，本刊发表时略有删节。）