江苏分公司本部公务接待管理办法

太平洋寿险江苏分公司本部公务接待管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为大力弘扬求真务实、勤俭节约的优良作风，进一步规范和改进公司公务接待工作，促进公司公务接待工作程序化、规范化，展现公司良好形象，助推公司转型发展服务，根据集团、总公司精神，结合分公司实际，特制定本办法。

第二条 公司公务接待工作应遵循以下原则：

（一）控制从严。坚持以“厉行节约、合理开支、严格控制”的原则，合情合理的安排公务接待的规模及标准，不得搞将排场和铺张浪费。

（二）统筹安排。

1、省委省政府、监管机构等单位相关领导到公司所属单位考察调研时，要严格执行报告制度。接到通知后，按照政府及相关单位要求做好有关工作的同时，应在第一时间报告办公室，由办公室统筹协调，接待方案经办公室审核后执行，事后向办公室报告接待情况。

2、公司领导到外单位考察调研、检查工作、出席会议和活动，要提前按程序报办公室，由办公室统筹协调安排，应根据工作性质和内容，及时向相关单位和部门沟通情况，避免在时间和地点上过于集中。由办公室函告通知相关单位和部门，做好接待准备工作。

（三）注重实效。考察调研活动的接待安排，要坚持实事 求是，一切从实际出发，坚决反对形式主义和弄虚作假。围绕 考察调研主题，有针对性地选择考察点，便于领导深入基层， 了解实情，指导工作。

（四）热情周到。接待安排要周密完善，尊重外宾、少数 民族来宾的宗教、饮食、衣着、语言等风俗习惯，回避民族、 宗教、生活和工作忌讳，来宾无论职务高低，都要热情接待。

（五）强化责任。原则上安排同级别领导和对口部门接待，强化接待工作中的责任分工和落实，重要环节和关键点要配置AB角，及时相互补位，加强闭环管理，做到事前有布置，事中有监控，事后有反馈。

（六）归口管理。办公室是公司系统公务接待工作的归口 管理部门，负责制定接待管理相关工作制度，指导、统筹协调、检查和监督公司系统的有关接待工作；负责指导、监督各部门或个人开展接待工作。

第三条 本办法适用于分公司本部各部室，各辖属机构可据此制定本机构的接待工作实施办法和接待标准。

第二章 接待的分类和分级

第四条 公务接待工作按不同的接待对象分为对外接待和对内接待。

对外接待是指保监会、政府有关领导、监管机构、行业协会、保险学会、金融学会等有关单位部门、以及有关重要企事

业单位、社会组织等的领导同志到公司考察调研、来访、会谈、参加会议等活动，以及同业公司、系统各兄弟公司领导来访、学习交流等活动的接待工作。

对内接待是指集团、总分公司领导、分公司本部各部室负责人及有关人员到有关单位、辖属机构考察调研、督导检查工作、参加会议等活动，以及辖属分支机构之间工作往来接待。

第五条 根据接待对象，对外接待工作分为对外一类接待、对外二类接待、对外三类接待。

（一）对外一类接待，接待对象为保监会、省政府、监管机构重要领导等。

（二）对外二类接待，接待对象为行业协会、保险学会、金融学会等有关单位主要领导、系统兄弟公司负责人带队的工作团队，公司领导批示的重要企事业单位或社会组织的处级以上领导等。

（三）对外三类接待，同业公司、系统兄弟公司部室负责人来访、有关重要企事业单位或社会组织的科级领导带队的工作团组等。

第三章 接待的组织管理

接待工作主要由接待主办部门、接待配合部门（相关职能部门）、属地协办单位按分工共同完成。

第六条 接待主办部门是指主办负责组织开展全过程的接待工作。接待配合部门是指接待活动中按照部门职能分工及

接待安排为来宾提供相关接待服务的业务对口部门。

（一）对外一类接待由公司主要领导或受其委托的公司分管领导统筹协调，办公室牵头负责，本部相关部门配合组织实施。

（二）对外二类接待由公司分管领导统筹协调，主要对口 部门牵头负责，本部有关部室配合组织实施。

（三）对外三类接待由对口部门牵头负责组织实施。

第七条 属地协办单位是指接待工作中涉及到如参观、考 察、调研等活动现场，负责属地接待活动安排及相关后勤、服 务等工作的基层单位。

第四章 接待工作筹备及实施流程

第八条 接待筹备阶段

（一）接待任务的接收。公司有关部门接到对外一类、二类接待任务后，统一报送办公室，办公室及时呈报公司领导签批。根据领导批示，办公室确定接待的主办部门、总协调人。

（二）接待方案的制定。主办部门编制接待方案，内容包 括：活动日程、来宾名单、住宿餐饮安排、会场及参观、调研 等现场安排、乘车安排、安全保卫、宣传报道、工作人员分工 及注意事项等，需报办公室审核备案。公司领导到辖属机构考察调研、检查工作、会议等活动，辖属机构应提前与分公司办公室充分沟通后制定接待方案。

（三）执行方案的编制。根据接待方案，主办部门编制执

行方案，分级落实责任，分解任务，将工作要求、完成时间、地点、责任人、替代人、检查人等细节落实到位，同时编制接待预算。接待方案、执行方案和费用预算报公司总经理室审批：对外一类接待经公司总经理审批后执行；对外二类接待经分管总经理审批后执行；对外三类接待由牵头部门负责人及办公室审批后执行。执行方案均经财务部会签确认。

第九条 接待实施阶段

（一）来宾确定：提前与来宾联系，最终确认来宾身份、 人数、出行方式、抵达时间等信息，必要时印制接待指南。

（二）交通安排：根据来宾信息，提前确认接送车辆和行 车路线，掌握路况信息。

（三）来宾迎接：按抵达时间安排人员在约定地点迎接。

（四）住宿安排：原则上一律安排在协议酒店，来宾到达住地，工作人员协助来宾登记入住，引导至房间休息；按活动日程安排，提供叫醒服务。

（五）餐饮服务：按照来宾的饮食习惯（特别是尊重少数 民族的饮食习惯），安排好时间、地点、伙食标准、进餐方式， 由工作人员按时提醒并引导来宾前往餐厅就餐。

（六）会见会谈：如有会见会谈活动，要按接待规格和礼 仪，提前安排好时间、地点、陪同人员、座次、背景材料等。

（七）会场组织：对上级检查调研，要按照有关要求安排 汇报会或座谈会。提前布置好会场，调试好设备，安排好座次、

会议材料、会议服务，组织参会人员提前进入会场候会。对口接待部门引导来宾进入会场。

（八）考察调研：按照来宾参观、考察、检查、调研的目 的，组织有关部门介绍情况，陪同参观现场；做到活动日程编 制详细，沿途路线、参观场所、考察单位安排合理，现场标识 规范，交通、引导服务到位，介绍、讲解思路清晰，环节联系 紧密顺畅。

（九）来宾送别：工作人员提前收集来宾返程信息，提供 代订机（车）票服务。协助来宾结算食宿费用，提前安排车辆 和行李托运，协调有关领导、对口部门送机（站）。

第十条 接待总结阶段

活动结束后，应认真总结接待活动的经验教训，必要时召 开专题会议分析总结，研究改进措施。主办部门应按档案管理 规定负责收集、整理有关文字音像、图片等资料，及时向分公司办公室移交归档。

第五章 接待管理

第十一条 接待人员的管理

接待期间，工作人员要按预先安排和分工积极履行职责， 相互协作，及时补位，同时要根据现场情况灵活应变处置，确 保活动各环节衔接紧密有序。要严格遵守纪律，服从统一指挥，参加接待活动时应按要求统一着装，佩戴工作证等证件；提前到岗到位，保证活动所需的工作设备工况正常，备品备件充足。

第十二条 宣传报道的管理

（一）活动涉及的标识应严格按照公司品牌标识的有关标准制作应用，并由办公室负责审核检查。

（二）对外一、二类接待活动，主办部门应会同办公室按照有关宣传报道管理办法，根据接待任务和有关要求，编制报道方案，根据需要提前联系相关新闻媒体，办公室加强审核把关。涉及公司领导及重大活动的宣传报道，由办公室按照集团、总分公司的有关要求组织做好审核上报工作。

第十三条 接待车辆的管理

公司本部公务接待用车统筹安排、合理有效使用车辆，尽量集中乘车，减少用车数量。活动车辆不足时，可由办公室统一调用辖属有关车辆，或根据需要临时租用社会车辆。 第十四条 接待费用的管理

业务接待费用实行预算管理，由办公室牵头组织，各部门 配合，于每年年底编制下年度预算，在公司本部预算统筹安排，按预算程序履行审批。接待标准参照《江苏分公司本部日常办公费用及其他费用管理办法》等相关规定执行。公务接待执行“事先申报、审批后使用”管理制度，严禁 “先使用、后审批”的情况出现。凡进行公务接待前，必须到办公室填写《公务接待审批单》，原则上一个消费点一次接待填写一张《公务接待审批单》，不允许出现多处消费填写一张《公务接待审批单》，报分管领导审批同意后，方能通知经办人进行接待。接待费用由

主办部门按预算标准结算。

第六章 对内接待工作要求

第十五条 对内接待工作要严格执行公司规范对内公务接待活动的有关规定，注重实效，务求从简，厉行节约，杜绝浪费。

（一）陪同安排。要轻车简从，不搞层层陪同，尽量减少陪同人员和随行人员。

集团、总公司公司级领导：除参加有关会议或调研活动等工作需要外，分公司本部一般不超过3个部门负责人陪同，陪同的有关部门负责人一般不带工作人员。分公司总经理成员轮流或1位分管领导全程陪同，尽量减少其他工作人员。

集团、总公司部门级领导：公司本部1位分管领导及有关对口业务部门陪同人员1-2人，陪同人数不得超过接待对象的三分之一。

集团、总公司工作人员：由接待部门负责人或对口业务部门工作人员1-2人陪同。

（二）迎送安排。不搞区域边界迎送，不组织职工迎送，不安排献花，不悬挂或张贴欢迎标语、横幅、气球，不铺红地毯。抵离时要简化迎送，尽量减少迎送人员。

（三）车辆安排。公司内部接待要尽量安排集体乘车，减少随行车辆。

（四）食宿安排。接待住宿和用餐要严格执行有关规定，

尽量安排在公司内部职工食堂、培训中心或协议酒店，提倡用工作餐、自助餐，以当地家常菜为主。杜绝大吃大喝、铺张浪费及假借工作名义相互宴请等行为。不添置豪华设施，不增配高档生活用品。

第十六条 不安排专场文娱活动。不安排到营业性娱乐、健身场所活动。不安排公费旅游。不准让接待单位承担车、船、飞机票费用，不准在接待单位报销任何因公因私费用。不准以任何名义赠送贵重礼品、纪念品。不准向接待单位提出任何与工作无关的要求。

第七章 有关工作要求

第十七条 对外接待工作要按照党政机关及集团、总公司的有关规定，坚持“务求从简、厉行节约”的原则，反对奢侈浪费。加强工作策划，统筹安排好对外接待工作，展示公司的良好形象。

第十八条 外事接待应按照外事礼仪和外事纪律及有关规定执行。

第十九条 承担接待任务的部门和参与接待的人员，必须严格执行有关保密规定，加强接待文件和会议资料的管理，切实做好接待保密工作。

第二十条 各单位、部门要健全和完善接待规章制度，严格执行有关规定和接待标准，不得超标准接待。加强接待费用管理，不得突破预算计划支出。按照公司有关厉行节约的要求，

压缩费用支出。公司财务部门、办公室负责对各部室接待标准和费用的监督审查。

第二十一条 加强纪律监督。纪检监察部门要认真履行职责，坚决查处公务接待工作中的铺张浪费、假公济私、赠送礼品礼金等问题。实行责任追究制度，对于在公务活动中违反接待管理规定的，要视情节轻重对有关责任人进行批评教育、诫勉谈话、通报批评、组织处理或按有关规定给予纪律处分。

第八章 附 则

第二十二条 本办法自印发之日起实施。

第二十三条 本办法由分公司办公室负责解释。

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